□ 廣東湛江 伍恵英 江紀花

（作者單位：湛江中粵能源有限公司）

湛江中粵能源有限公司（以下簡稱：公司）2017年6月進行重大技改——節(jié)能及超低排綜合升級改造工程項目（以下簡稱：“雙改造”）。“雙改造”項目共拆分成42個子項目，項目過程中產(chǎn)生大量的文件資料。子項目多、建設(shè)周期長、參建單位多、項目資料多，檔案管理工作量驟然增加。電力重大技改項目在迅猛發(fā)展，電力行業(yè)各領(lǐng)域在積極開展標準化工作，電力行業(yè)為了適應(yīng)行業(yè)管理規(guī)范化發(fā)展趨勢，制定和頒布了具有明顯行業(yè)特征、專業(yè)性較強的檔案管理標準。分析電力項目檔案管理現(xiàn)狀，有許多問題有待規(guī)范和解決。為了保證“雙改造”重大技改項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效利用和安全保管，就需要一套行之有效的方法加以保證。實施重大技改項目檔案標準化管理，真正實現(xiàn)重大技改項目檔案管理完整化、標準化、系統(tǒng)化。

一、項目前期階段，檔案標準制度化

1.雙向量化歸檔范圍，注重標準的可操作性。為了項目資料移交責任清晰和系統(tǒng)歸檔，進而便于管理利用，檔案管理部門識別標準，開展公司檔案管理標準的修訂工作。下表為所識別的相關(guān)標準制度。

表 修訂參考標準

此次標準修訂流程為：了解各部門職責→細化各部門產(chǎn)生的管理性文件范圍→初定保管期限（初稿）→征求各部門意見（反復(fù)征求意見，審定）→形成報批稿。重新修訂的文件歸檔范圍采用公司部門結(jié)構(gòu)法，具體文件歸口到各部門；關(guān)于各部門職責及產(chǎn)生的文件材料是參照公司各部門管理標準和工作標準，各類文件歸檔范圍都具體化，便于員工明確檔案的移交范圍。同時，組織宣貫學(xué)習，不斷提高員工對檔案管理工作的了解。文件材料歸檔范圍表的雙向量化確認修訂過程，可以讓專業(yè)技術(shù)人員知道哪些文件應(yīng)該歸檔，而檔案人員可以知道應(yīng)該及時收集歸檔哪些文件。各業(yè)務(wù)部門人員和檔案人員系統(tǒng)性對檔案歸檔范圍有明晰地把握，對重大技改項目檔案的完整和安全在源頭上實現(xiàn)了雙控制，是標準化管理的一項重大成果。

2.專人專項負責，職責明確有序開展。為了落實檔案管理職責，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，并將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，及時解決檔案工作所需的人力、物力等問題。比如分管領(lǐng)導(dǎo)全程督促、指導(dǎo)“雙改造”項目檔案收集整理工作；從生產(chǎn)部門抽調(diào)人員負責“雙改造”項目檔案資料的整理；安排新員工協(xié)助檔案整理，配合開展重大技改項目檔案電子信息化工作；根據(jù)檔案人員變動情況，結(jié)合崗位職責，對檔案室工作任務(wù)重新進行分配，形成檔案人員責任清單，按照時間和項目進度推進檔案的督導(dǎo)和移交，確保檔案工作有序地開展?！半p改造”項目檔案專職人員認真學(xué)習項目建設(shè)檔案工作的規(guī)章制度，全面了解項目進程，對重大技改項目的外來資料進行接收、整理、記錄、分發(fā)，落實對施工、監(jiān)理單位形成的文件資料收集整理的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，審核整理移交的歸檔資料，確保工程項目檔案系統(tǒng)、完整、準確，做到檔案工作與工程建設(shè)同步。

二、項目實施階段，檔案管理規(guī)范化

1.強化安全意識，進行安全現(xiàn)場檢查?！半p改造”項目在施工期間，大量的項目資料在施工現(xiàn)場流轉(zhuǎn)，存放在“雙改造”項目施工和監(jiān)理單位臨時資料存放點，為了安全保管這部分項目資料，檔案管理部門制定《關(guān)于開展汛期檔案安全保管專項檢查工作方案》，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由分管領(lǐng)導(dǎo)帶隊，檔案管理、消防保衛(wèi)、安監(jiān)和土建專業(yè)人員對公司檔案庫房、“雙改造”項目施工和監(jiān)理單位臨時資料存放點，開展專項大檢查，對發(fā)現(xiàn)的不符合項及時整改，確保檔案絕對安全。通過安全自查，對檔案安全工作進行總結(jié)，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題實行“立行立改”，同時制定相應(yīng)的整改計劃，加大檔案安全的宣傳力度，加強安全保管理念，建立檔案安全保管長效機制。

2.管理“三同步”，動態(tài)控制資料收集。為了全過程掌握項目資料收集情況，在項目開工之初，把檔案工作具體規(guī)范納入《“雙改造”項目管理手冊》；針對各部門及施工、監(jiān)理單位提出的關(guān)于檔案移交的難點及需協(xié)調(diào)的問題，定期召開了“雙改造”項目檔案工作協(xié)調(diào)會；“雙改造”項目期間，在公司每周工程例會，檔案管理部門匯報項目文件資料收集整理情況。同時，對施工、監(jiān)理單位臨時現(xiàn)場資料的安全保管、收集整理等情況進行每月例行檢查，形成書面的檢查記錄，并定期對施工、監(jiān)理單位照片檔案進行電子版拷貝。 為了保證項目外來文件的完整性，涉及項目的外來文件資料統(tǒng)一由檔案管理部門接收、整理、登記，及時發(fā)放至相關(guān)部門及施工、監(jiān)理單位，并制作《“雙改造”項目資料登記表》做好發(fā)放記錄。 對于有文件資料的設(shè)備物資到貨，項目負責人要及時通知檔案人員參與設(shè)備開箱驗收，驗收后即時收集資料登記歸檔。

三、項目收尾階段，檔案歸檔嚴格化

1.及時跟進項目驗收資料歸檔。項目驗收階段，檔案人員在檢查、指導(dǎo)施工單位的整理立卷情況中發(fā)現(xiàn)，施工單位整理資料所遇到的最大問題是驗收資料不齊全。驗收資料是一式四份，施工單位發(fā)起，其專業(yè)工程師簽名后，給監(jiān)理單位簽名，再到業(yè)主單位簽名，驗收資料監(jiān)理保留一份，業(yè)主單位保留一份，施工單位保留兩份。過程中，因為專業(yè)工程師審核簽名不及時或提出整改意見未及時處理等種種原因，驗收滯后，導(dǎo)致部分驗收資料混亂。針對這個問題，檔案室及時了解情況，匯報領(lǐng)導(dǎo)，多次在公司例會提出此問題，共同協(xié)商解決此事，保證項目資料的及時移交。為了保證項目檔案的完整、系統(tǒng)、準確，檔案人員梳理出未移交子項目資料清單，發(fā)布催交通知，提醒項目負責人抓緊整理相關(guān)資料，及時移交項目資料。

2.科學(xué)整理，嚴格審核，提升檔案質(zhì)量。為了保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，按照項目文件形成規(guī)律，每個子項立卷，“雙改造”項目檔案進行科學(xué)歸檔。按《DT/T5229-2005 電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》審核整理最終版竣工圖，并按GB/T10609.3折疊成手風琴式A4大小、圖幅向里，圖標欄外露。同時要求，凡在施工中有設(shè)計變更的，應(yīng)提供變更說明，注明修改處的圖名、圖號等。對于僅有竣工圖章的竣工圖，為了清晰責任，保證竣工圖的有效性，要求增加竣工圖審核章，竣工圖審核章中編制人、審核人、監(jiān)理簽名要求手簽。嚴格竣工圖圖章要求，明確設(shè)計院編制人員和專業(yè)監(jiān)理工程師的審查責任。

四、總結(jié)

檔案標準化管理是一個持續(xù)的活動過程，在“雙改造”項目期間開展項目檔案標準化管理，經(jīng)過一年多的實施執(zhí)行，收到了顯著的效果。

1.保證了重大技改項目從立項、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗收的過程中形成的大量項目檔案完整、準確、系統(tǒng)，有效利用和安全保管。在項目建設(shè)中，檔案資料為項目各項管理和工程施工建設(shè)提供技術(shù)資料保障；在項目竣工驗收時，檔案為項目竣工各項驗收提供文件的支撐；在工程創(chuàng)優(yōu)活動中，檔案成為證明工程質(zhì)量的見證；在項目竣工投產(chǎn)后，檔案是生產(chǎn)運行、設(shè)備維護、檢修以及未來工程擴建、改造提供必不可少的依據(jù)。

2.做到與項目建設(shè)“三同步”，形成重大技改項目檔案管理標準化成果?！叭健奔矗喉椖吭O(shè)計與檔案工作同步，項目施工與檔案工作同步，項目竣工驗收與檔案工作交付驗收同步，實行全過程動態(tài)標準化管理。通過檔案管理創(chuàng)新，形成了重大技改項目檔案管理規(guī)范和監(jiān)理、施工、調(diào)試單位項目文件管理工作流程等，可以作為推廣的成果，為日后技改項目的檔案管理工作起到借鑒作用。

3.強化檔案意識，人人重視檔案工作。員工在整理移交項目檔案的同時，自覺增強了檔案意識，明確了責任主體，清晰了文件歸檔范圍，從以前檔案人員三番五次“催促被動移交”變?yōu)楝F(xiàn)在的“積極主動移交”，更嚴格把握檔案質(zhì)量，促使了公司檔案資料收集更加完整和準確。

4.科學(xué)整理歸檔，順利提供完整的檔案信息。按照項目文件形成規(guī)律，科學(xué)整理歸檔，多次為公司安全性評價、安全檢查、項目竣工驗收、環(huán)保驗收及精神文明檢查等各項工作提供了完整的檔案信息，滿足了各部門的要求，檔案人員的工作得到認可，綜合提高了檔案管理水平，促進公司的管理水平更上一層樓。