張麗

摘??要：辦公室文秘負(fù)責(zé)辦公室日常的文件整理、下發(fā)、編輯以及領(lǐng)導(dǎo)安排的具體工作。檔案管理主要是對(duì)接收的檔案進(jìn)行收集與歸檔。隨著辦公室文秘職能多元化發(fā)展要求的日漸明顯，如何有效地統(tǒng)籌兼顧檔案工作，也成為當(dāng)前辦公室文秘職業(yè)發(fā)展的主要方向。本文分析辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的內(nèi)涵以及具體的實(shí)施思路。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;檔案工作;高效兼顧

一、辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的內(nèi)涵

在日常的辦公室文秘工作中，不僅需要完成領(lǐng)導(dǎo)指派的相關(guān)任務(wù)，還需要結(jié)合自身的崗位需求，做好整體的協(xié)調(diào)工作。在這一背景下，有效地統(tǒng)籌工作時(shí)間，做好檔案管理工作也具有極為重要的意義。在進(jìn)行兼顧的過(guò)程當(dāng)中，不僅需要在工作的內(nèi)容方面進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜诤吓c統(tǒng)一，還需要從整體的辦公室工作的目標(biāo)出發(fā)，對(duì)二者兼顧的具體工作環(huán)節(jié)以及工作流程等方面進(jìn)行必要的統(tǒng)籌兼顧。通過(guò)這種方式來(lái)為今后辦公室工作的順利開(kāi)展奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。需要強(qiáng)調(diào)的是，二者的兼顧需要實(shí)現(xiàn)合力，也就是最大化的工作目標(biāo)。只有這樣才符合兼顧的要求。

實(shí)現(xiàn)辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧，主要是指在工作內(nèi)容方面實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接，在工作效果方面實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。通過(guò)專(zhuān)人專(zhuān)管的方式來(lái)提高文秘和檔案工作的協(xié)調(diào)性、一致性，進(jìn)一步地提高工作效率，降低單位人力資源成本支出。在當(dāng)前的辦公室管理中，如何有效地提高辦公室文秘和檔案工作的兼顧效果，已經(jīng)作為一個(gè)重要的議題，提上了議事日程。

二、辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧中需要注意的問(wèn)題

在日常的辦公室文秘以及檔案工作過(guò)程當(dāng)中，兩者在內(nèi)容方面有著一定的相通性，同時(shí)，在具體的流程以及工作環(huán)節(jié)等方面也存在著一定的差異。這就意味著在，具體的高效兼顧實(shí)現(xiàn)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該高度注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

（一）明確兼顧的意義

在以往的辦公室工作中，文秘工作和檔案管理工作，一般是由相關(guān)人員來(lái)進(jìn)行具體的負(fù)責(zé)。隨著辦公室管理體系的改革，整合管理資源，降低管理成本，提高管理效率已經(jīng)成為了將兩者進(jìn)行高效兼顧的一個(gè)主要出發(fā)點(diǎn)。因此，在進(jìn)行二者高效兼顧的實(shí)現(xiàn)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該首先在思想層面明確二者兼顧的重要意義。

（二）完善兼顧的工作流程

在進(jìn)行檔案管理工作中，檔案管理工作的時(shí)間以及檔案信息的匯總與具體的檔案篩查等工作都需要嚴(yán)格按照檔案管理的制度來(lái)進(jìn)行執(zhí)行。同時(shí)，辦公室文秘工作也需要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的工作安排以及相關(guān)的辦公室管理制度來(lái)進(jìn)行實(shí)施。這就意味著，在進(jìn)行高效兼顧的過(guò)程當(dāng)中，該從兩者的共性出發(fā)，在工作流程，尤其是在工作時(shí)間的安排方面進(jìn)行必要的統(tǒng)籌與優(yōu)化。

（三）做好兼顧準(zhǔn)備工作

無(wú)論是辦公室文秘工作，還是檔案管理工作都需要建立在專(zhuān)業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)備和必要的工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上。因此，在進(jìn)行辦公室文秘與檔案管理等相關(guān)兼顧工作的具體實(shí)施中，還應(yīng)該圍繞檔案管理工作以及辦公室文明工作的職能要求，進(jìn)行崗位培訓(xùn)。通過(guò)在知識(shí)技能、經(jīng)驗(yàn)等方面進(jìn)行培訓(xùn)和提升來(lái)最大層面地做好兩者的高效兼顧前的準(zhǔn)備工作。

總之，在今后的辦公室文秘和檔案管理工作的高效兼顧過(guò)程當(dāng)中，一方面，需要在思想層面明確兼顧的意義;另一方面，也需要系統(tǒng)地完善堅(jiān)固的工作流程，并且做好必要的準(zhǔn)備工作。只有這樣，才能夠達(dá)到預(yù)定的高效兼顧目標(biāo)。

三、辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧實(shí)施思路

在上文中，簡(jiǎn)要分析了辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的基本內(nèi)涵，以及在具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程當(dāng)中需要注意的問(wèn)題。在借鑒相關(guān)研究成果基礎(chǔ)上，本文嘗試從以下幾個(gè)方面提出今后的具體實(shí)施思路。

（一）提升工作人員綜合素養(yǎng)

在進(jìn)行辦公室文秘以及檔案工作的高效兼顧過(guò)程當(dāng)中，工作人員自身綜合素養(yǎng)水平的高低，扮演著極為重要的角色。因此，在今后的工作過(guò)程當(dāng)中，單位的人事部門(mén)應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)人員的綜合素養(yǎng)培訓(xùn)。一方面，在源頭上把關(guān)，注重復(fù)合型人才的引進(jìn)。另一方面，還應(yīng)該不斷地結(jié)合日常的辦公室文秘工作以及檔案工作兼顧的需求，在技能以及兼顧的方法方面進(jìn)行強(qiáng)化。通過(guò)這種方式來(lái)更好地滿足兩者的高效兼顧需求。

（二）強(qiáng)化崗位責(zé)任機(jī)制

眾所周知，在當(dāng)前的辦公室文秘工作以及檔案工作過(guò)程當(dāng)中，嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)是重要的工作態(tài)度。因此，為了有效的落實(shí)這一目標(biāo)，還需要強(qiáng)化崗位責(zé)任機(jī)制。在日常的辦公室文秘和檔案工作中對(duì)于存在的問(wèn)題要嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任追究制度。通過(guò)將責(zé)任落實(shí)到位來(lái)提高整體的工作效果。同時(shí)，還應(yīng)該將崗位的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制與責(zé)任機(jī)制有效地融合在一起。通過(guò)物質(zhì)激勵(lì)以及精神激勵(lì)的相結(jié)合的方式，來(lái)強(qiáng)化員工工作的主動(dòng)性，從而為辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）及時(shí)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流與學(xué)習(xí)

在當(dāng)前的辦公室文秘以及檔案工作的高效兼顧過(guò)程當(dāng)中，隨著工作范圍以及工作內(nèi)容的不斷擴(kuò)大，相關(guān)的挑戰(zhàn)和問(wèn)題也在不斷增多，因此，需要進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的交流與學(xué)習(xí)。單位的相關(guān)部門(mén)應(yīng)該組織好崗位人員進(jìn)行走出去學(xué)習(xí)，或者邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行專(zhuān)題培訓(xùn)。借助這種方式來(lái)有效地縮短工作人員自身在知識(shí)、技能等方面的差距。在進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)過(guò)程當(dāng)中，不僅需要參加相關(guān)的平臺(tái)，還需要不斷地強(qiáng)化工作人員自身的主觀能動(dòng)性。以日常工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題為突破口，不斷地進(jìn)行自我的梳理和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。借助這種主動(dòng)學(xué)習(xí)來(lái)滿足未來(lái)辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的需求。

總之，在今后的辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)該強(qiáng)化工作人員的綜合素養(yǎng)。同時(shí)，在崗位責(zé)任機(jī)制以及交流學(xué)習(xí)平臺(tái)的搭建方面進(jìn)行系統(tǒng)的整合。只有這樣，才能夠達(dá)到辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧的預(yù)定目標(biāo)。

結(jié)束語(yǔ)：

在當(dāng)前的辦公室工作過(guò)程當(dāng)中，文秘工作和檔案工作存在著一定的交叉性，這就為兩者的高效兼顧奠定了良好的基礎(chǔ)。本文從辦公室文秘和檔案工作高效兼顧的基本內(nèi)涵出發(fā)，探討在今后的兼顧過(guò)程當(dāng)中，需要注意的問(wèn)題以及具體的實(shí)現(xiàn)思路。希望本文的研究能夠有助于促進(jìn)辦公室文秘以及檔案工作高效兼顧相關(guān)理論及實(shí)踐研究的豐富與完善。

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