孔憲波

【摘要】以往醫(yī)院的檔案管理工作存在重視程度不足、檔案管理不規(guī)范等問題，對醫(yī)院發(fā)展造成了不利影響，而在計算機(jī)技術(shù)日漸成熟的今天，隨著醫(yī)院檔案管理和計算機(jī)技術(shù)的深入結(jié)合，改善了檔案管理的工作環(huán)境，節(jié)約了人力和物力，檔案管理規(guī)范性和安全性也顯著提升。本文從計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢入手，討論醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并分析如何在醫(yī)院檔案管理中利用計算機(jī)技術(shù)，希望檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，最終有利于醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】計算機(jī)技術(shù);醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在當(dāng)前的諸多領(lǐng)域中已經(jīng)離不開對計算機(jī)的使用，隨著我國醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，在預(yù)約掛號、化驗結(jié)果生成中都利用了計算機(jī)技術(shù)，同樣在醫(yī)院的檔案管理中得到了利用。醫(yī)院的檔案管理主要是對醫(yī)療資源、醫(yī)護(hù)人員、醫(yī)學(xué)研究等文字、圖片、影像等信息資源進(jìn)行處理，包括的內(nèi)容十分廣泛。將計算機(jī)技術(shù)用到醫(yī)院檔案管理可以顯著的提升檔案管理效率，進(jìn)而為醫(yī)院的發(fā)展提供支持和幫助。

一、計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢

（一）查找檔案快捷。傳統(tǒng)的檔案資料查找需要根據(jù)類別以及存放的區(qū)域，按照序號對紙質(zhì)檔案進(jìn)行翻閱，所以在查找時較為困難。利用計算機(jī)技術(shù)在電子檔案中輸入關(guān)鍵詞、年限等就可以實現(xiàn)在線查找，不僅省時省力，而且準(zhǔn)確度高。

（二）數(shù)據(jù)管理方便。以往的醫(yī)院檔案管理需要存放大量的紙質(zhì)檔案資源，除了日常的存儲和調(diào)取還要定期進(jìn)行整理，并且要做好防潮、防火、防丟失的管理工作，對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和編制效率不高，出現(xiàn)差錯的概率也大。在利用計算機(jī)技術(shù)后，利用相關(guān)的軟件可以自動生成數(shù)據(jù)，進(jìn)而減少了檔案管理人員的工作量，數(shù)據(jù)環(huán)境也更加安全。

（三）檔案借閱靈活。在醫(yī)院的發(fā)展過程中，需要對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行借閱，以往在查找、簽字、歸還等環(huán)節(jié)較為繁瑣，而在計算機(jī)技術(shù)的利用下顯示出靈活的特點，可以在權(quán)限允許的情況下發(fā)送電子檔案，隨時對檔案進(jìn)行閱讀，讓醫(yī)院的運作更加流暢。

（四）便于檔案安全保存。檔案資料的重要性不言而喻，所以要保證存放的安全性，以往紙質(zhì)檔案在傳遞中難免出現(xiàn)部分丟失，而利用計算機(jī)技術(shù)管理檔案將其上傳到系統(tǒng)進(jìn)行存儲，在做好網(wǎng)絡(luò)安全管理工作的同時可以永久保存。

二、醫(yī)院檔案管理利用計算機(jī)技術(shù)存在的問題

（一）對醫(yī)院檔案管理應(yīng)用重視程度不足。雖然醫(yī)院在其發(fā)展中把計算機(jī)技術(shù)用于多個部門工作的開展，然而醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)還存在問題，比如說醫(yī)院管理體系中普遍建立了HIS系統(tǒng)和醫(yī)學(xué)影像傳輸系統(tǒng)，不過對檔案的數(shù)據(jù)化管理還有待完善，部分醫(yī)院管理層對檔案系統(tǒng)的更新、維護(hù)也缺乏應(yīng)有的關(guān)注。

（二）醫(yī)院檔案的管理技術(shù)不夠熟練。醫(yī)院在加強(qiáng)信息化建設(shè)的過程中，不僅要完善檔案管理部門的設(shè)施和設(shè)備，還要做好對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，但是在利用計算機(jī)操作的過程中，部分檔案管理人員對系統(tǒng)操作不夠熟練，在大量的檔案生成期間容易忙中出錯。比如數(shù)據(jù)錯誤或者檔案資料不全，同時一些計算機(jī)軟件并不完全適用于醫(yī)院的檔案管理，導(dǎo)致檔案管理人員沒有熟練利用操作系統(tǒng)，沒有充分發(fā)揮出計算機(jī)和應(yīng)用系統(tǒng)的優(yōu)勢。

三、在醫(yī)院檔案管理中利用計算機(jī)技術(shù)的關(guān)鍵點

之所以需要重視醫(yī)院的檔案管理，加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)的利用，在于檔案本身具有很高的價值，其中不僅包括使用經(jīng)費狀況和大量的學(xué)術(shù)研究資料，還包括《項目專利證明書》《項目合同》以及各種醫(yī)學(xué)報告和試驗證明的記錄，為了發(fā)揮出這些資料的實效性，需要做好以下幾個方面的工作：

（一）重視醫(yī)院檔案管理工作的開展情況。從醫(yī)院管理層的角度講，不僅要將管理重點放在醫(yī)療設(shè)備完善、藥物藥劑采購以及財務(wù)管理方面，還要對檔案管理工作尤其是加強(qiáng)信息化建設(shè)高度關(guān)注，要定期對檔案管理工作的開展情況進(jìn)行督察，要求本著對醫(yī)院發(fā)展負(fù)責(zé)的態(tài)度處理好信息的錄入、編制、整體、保存、上傳和查詢，對于由于違規(guī)操作或者造成醫(yī)院重大經(jīng)濟(jì)損失的情況要追究其責(zé)任。在計算機(jī)與醫(yī)院的檔案管理工作結(jié)合的過程中，檔案管理人員會經(jīng)手諸多的檔案資料，這就要求其樹立高度的責(zé)任意識，明確自身工作關(guān)系到醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)以及群眾的健康，這樣才能更好地進(jìn)行檔案管理工作，提升醫(yī)療檔案的價值。醫(yī)院管理層可以建立激勵制度，以此激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性，服務(wù)于醫(yī)院的建設(shè)。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理隊伍建設(shè)。在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中，檔案管理人員自身的素質(zhì)直接影響到工作的開展質(zhì)量。因此，想要做好醫(yī)院檔案管理工作，加強(qiáng)人才建設(shè)十分關(guān)鍵，檔案管理部門需要建立一支素質(zhì)過硬的管理團(tuán)隊，對人才引進(jìn)和培訓(xùn)環(huán)節(jié)重視起來，具體說來：檔案管理工作者需要具有專業(yè)的理論知識，懂得檔案管理的相關(guān)規(guī)定和操作流程，在人才的引進(jìn)上要在檔案管理專業(yè)人才中選拔，然后進(jìn)行崗位培訓(xùn)。對于在崗人員來說，也需要定期開展培訓(xùn)工作，主要是培訓(xùn)如何利用操作軟件，明確各個板塊的功能，同時在培訓(xùn)中也要對檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而始終保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

（三）加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理硬件、軟件建設(shè)。醫(yī)院的管理層不僅要督促檔案管理工作的開展，還要切實加大資金投入，確保檔案管理硬件、軟件建設(shè)。醫(yī)院檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)涉及很多的問題，比如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等軟件同樣需要做好維護(hù)。因此，醫(yī)院的相關(guān)管理人員需要定期對檔案管理部門的硬件和軟件進(jìn)行檢查和維護(hù)，以此保證系統(tǒng)的正常運行，比如設(shè)備維護(hù)人員需要定期做好軟件的升級，而檔案管理人員也要定期對計算機(jī)進(jìn)行殺毒，進(jìn)而打造安全的操作環(huán)境。此外，醫(yī)院還要加強(qiáng)醫(yī)療電子檔案庫的建設(shè)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存的方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，建立系統(tǒng)的電子檔案庫，可以將重要的檔案資源上傳到網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而為病例查找、臨床研究等提供幫助。

四、醫(yī)院檔案管理中計算機(jī)技術(shù)的具體利用

（一）在病案服務(wù)機(jī)制中的管理。病案主要是指醫(yī)務(wù)人員在診治期間記錄的醫(yī)學(xué)符號、數(shù)據(jù)資料和病理影像，病例檔案不僅對醫(yī)院的發(fā)展影響很大，更是我國醫(yī)學(xué)事業(yè)發(fā)展中的重大檔案資料，所以計算機(jī)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中有效利用可以強(qiáng)化病案服務(wù)機(jī)制，比如醫(yī)護(hù)人員對病人診斷之后，要及時將病案資料錄入計算機(jī)管理系統(tǒng)，進(jìn)而發(fā)揮出科研的作用。

（二）在人事檔案管理中利用。醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)院的發(fā)展中起到了關(guān)鍵的作用，進(jìn)行人事檔案管理主要是員工入職、工作成績（貢獻(xiàn)和失誤）等內(nèi)容進(jìn)行更新和管理，這些資料可以作為醫(yī)院對優(yōu)秀人才選拔的依據(jù)，對提升醫(yī)院的整體服務(wù)水平有顯著的作用。廣大醫(yī)護(hù)人員是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵，通過對人事檔案管理可以在一定程度上提升其文化素質(zhì)以及醫(yī)療技術(shù)，也有利于人力資源的合理配置。

（三）對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行檔案管理。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理內(nèi)容主要包括設(shè)備購買和維修的相關(guān)資料管理，對于提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平很有幫助，比如在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中備案，可以分析出醫(yī)療器械的市場價格進(jìn)而進(jìn)行相關(guān)的采購。同時，對維護(hù)成本進(jìn)行計算后，財務(wù)管理人員可以借助相關(guān)的信息全面開展計提折舊，通過對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行檔案管理讓管理成本降低，保證醫(yī)院的健康發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院是我國重要的事業(yè)單位，在保護(hù)群眾生命健康方面起到了重要的作用。對于醫(yī)院的管理來說，不僅體現(xiàn)在藥品、醫(yī)療器械采購以及醫(yī)護(hù)人員素質(zhì)的加強(qiáng)，還需要做好醫(yī)院的檔案管理工作。在今后的醫(yī)院檔案管理中，需要對計算機(jī)技術(shù)合理利用，同時也要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)以及軟硬件的建設(shè)，這樣才會讓醫(yī)院更好發(fā)展。

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