張敏

摘 要：基層數(shù)字檔案室建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是提高基層檔案管理水平的重要舉措。本文在簡(jiǎn)要分析基層數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討了基層數(shù)字檔案室建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：基層數(shù)字檔案室;建設(shè);思考

新時(shí)期，社會(huì)各領(lǐng)域處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，基層檔案管理亦是如此，唯有重視基層數(shù)字檔案室的建設(shè)，才能為提高基層檔案管理水平和工作效率提供保障。如何在實(shí)踐中，加快建設(shè)基層數(shù)字檔案室已經(jīng)成為基層檔案管理相關(guān)人員重點(diǎn)思考問(wèn)題?；诖耍疚膶?duì)“如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室”展開(kāi)深層次分析具備一定的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

1 基層數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.1 地區(qū)發(fā)展失衡

因經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和歷史等因素，對(duì)基層數(shù)字檔案室建設(shè)造成了一系列影響，當(dāng)中不乏積極影響，也不乏消極影響?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分基層檔案管理受制于經(jīng)濟(jì)條件影響，大部分以紙質(zhì)檔案為主要載體進(jìn)行管理，數(shù)字化建設(shè)程度亟需提高。尤其是一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的基層檔案管理工作，檔案收集、整理、利用等一系列操作，均是以人工方式進(jìn)行操作，無(wú)法滿足當(dāng)前用戶對(duì)檔案資源的個(gè)性化需求和多樣化需求[1]。而經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)，基層檔案管理部門基本實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理，且在日常管理中開(kāi)始正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為用戶提供了高質(zhì)高效檔案服務(wù)。正因如此，我國(guó)基層數(shù)字檔案室建設(shè)出現(xiàn)了不均衡性。

1.2 信息整理工作難度大

現(xiàn)如今，我國(guó)基層檔案管理工作中，產(chǎn)生了大量冗余數(shù)據(jù)，一定程度上浪費(fèi)了大量空間資源，且不利于檔案管理水平和檔案資源利用率的提高。因此，基層數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，需重視數(shù)字檔案資源歸檔材料的再加工，以此減少檔案資源重復(fù)問(wèn)題。部分基層檔案管理工作雖實(shí)現(xiàn)了電子檔案形態(tài)，但是由于不受制于檔案資源存儲(chǔ)空間限制，造成數(shù)字檔案資源重復(fù)和冗余，集中體現(xiàn)在基層普法性文件在不同部門檔案中重復(fù)出現(xiàn)、部分檔案室內(nèi)外實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，從而使得大量檔案信息資源冗余[2]。另外，部分檔案信息資源因業(yè)務(wù)工作需求，出現(xiàn)了交叉歸檔問(wèn)題，從而引起檔案信息冗余和重復(fù)問(wèn)題。正因如此，基層數(shù)字檔案室建設(shè)中，因檔案信息資源重復(fù)和冗余，使得檔案信息整理工作難度加大，不利于基層數(shù)字檔案室建設(shè)。

1.3 缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)人才

新時(shí)代，各級(jí)政府機(jī)關(guān)雖意識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，并且在部門工作中開(kāi)展了檔案數(shù)字化工作，建立了數(shù)字檔案室。但是數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，因缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和信息接口，致使不同地區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)各自為政，各自使用不同的檔案管理系統(tǒng)，甚至出現(xiàn)了不同檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，這種情況下，檔案信息資源共享成為一大難題，且會(huì)給異構(gòu)檔案資源互通產(chǎn)生巨大負(fù)面影響，從而不利于檔案信息資源利用率的提高[3]。

基層數(shù)字檔案室建設(shè)，需大量具備專業(yè)素質(zhì)的人才提供保障。但是近些年來(lái)各級(jí)部門雖高度重視數(shù)字檔案管理工作，但是作為國(guó)家政策的執(zhí)行者的基層檔案管理部門來(lái)說(shuō)，在建設(shè)基層數(shù)字檔案室時(shí)，出現(xiàn)了嚴(yán)重問(wèn)題，即缺乏專業(yè)人才，尤其是當(dāng)前部分基層領(lǐng)導(dǎo)人員尚未意識(shí)到基層數(shù)字檔案室建設(shè)重要性，致使檔案管理人員工作積極性受到顯著影響，一定程度上影響到基層數(shù)字檔案室建設(shè)。除此之外，基層檔案管理部門面臨人員專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)和職業(yè)道德素質(zhì)缺乏問(wèn)題，同時(shí)基層檔案管理人員本身就缺乏學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，對(duì)當(dāng)代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用缺乏認(rèn)知，從而給基層數(shù)字檔案室建設(shè)產(chǎn)生了重大負(fù)面影響。

2 基層數(shù)字檔案室建設(shè)路徑分析

2.1 建立合理的數(shù)字檔案管理機(jī)制

首先，基層數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，需建立基層數(shù)字檔案室建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，且將基層數(shù)字檔案室建設(shè)納入基層工作總體規(guī)劃當(dāng)中，進(jìn)行整體規(guī)劃和統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，嚴(yán)格遵循分步實(shí)施原則，逐步推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作。其次，確定基層數(shù)字檔案室人員編制，明確崗位職責(zé)的前提下，配備和基層數(shù)字檔案室建設(shè)相應(yīng)的高素質(zhì)專業(yè)性人才，為順利推進(jìn)基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作提供人才保障[4]。再次，完善基層數(shù)字檔案室建設(shè)制度，依據(jù)基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作需求，立足于基層數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀，建立完善的基層數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)制度和相關(guān)規(guī)范。例如：電子檔案信息資源歸檔制度、數(shù)字檔案資源使用管理制度、檔案數(shù)字化管理流程等，為推動(dòng)基層數(shù)字檔案室建設(shè)提供制度保障。

2.2 加強(qiáng)基層數(shù)字檔案室軟硬件平臺(tái)建設(shè)

基層數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，除了完善制度之外，還需要重視基層數(shù)字檔案室軟硬件平臺(tái)的建設(shè)，具體包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：首先，依據(jù)基層數(shù)字檔案室建設(shè)需求，配備齊全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施和設(shè)備，在保證檔案信息資源安全的基礎(chǔ)上，構(gòu)建局域網(wǎng)，并接入到基層數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和設(shè)備是收集、整理、存儲(chǔ)檔案資源的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，基層單位需結(jié)合自身實(shí)際情況，遵循節(jié)約成本、便捷等原則，為基層配備齊全的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，具體包括大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)運(yùn)、計(jì)算機(jī)終端、檔案信息數(shù)字掃描儀等[5]。檔案信息資源作為一類特殊的資源，具有重大利用價(jià)值，且具備海量化特征。因此，基層數(shù)字檔案室建設(shè)時(shí)，需密切關(guān)注數(shù)字檔案的安全程度。基于此，基層單位可考慮采用SAN 、 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的存儲(chǔ)構(gòu)架海量存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行存儲(chǔ)檔案資源。其次，建設(shè)基層數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)。基層單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，數(shù)字檔案管理軟件平臺(tái)是檔案數(shù)字管理的重要組成部分，也是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提，尤其是在檔案信息資源采集、整理、存儲(chǔ)等一系列操作中，管理軟件發(fā)揮著重要作用。因此，基層單位需重視基層數(shù)字檔案軟件建設(shè)，具體到實(shí)踐行動(dòng)中，具體包括業(yè)務(wù)功能需求、標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范建設(shè)、軟件平臺(tái)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和測(cè)試等多個(gè)環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，基層單位受制于條件不足，無(wú)法直接完成基層數(shù)字檔案軟件建設(shè)任務(wù)。因此，檔案管理部門需在基層數(shù)字檔案室建設(shè)平臺(tái)設(shè)計(jì)和研發(fā)方面，進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣?，加?qiáng)一些關(guān)鍵軟硬件設(shè)施和系統(tǒng)維護(hù)的建設(shè)。

2.3 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和培育專業(yè)人才

新時(shí)期政府單位需深刻認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性的基礎(chǔ)上，在實(shí)踐行動(dòng)中重視數(shù)字檔案室建設(shè)，且在建設(shè)中，需統(tǒng)籌考慮區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和信息接口，有機(jī)整合各地區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享提供保障，同時(shí)為異構(gòu)檔案資源互通提供保障，從而有效提高檔案信息資源利用率。除此之外，基層數(shù)字檔案室建設(shè)，需大量具備專業(yè)素質(zhì)的人才提供保障。針對(duì)基層單位人才不足問(wèn)題，有必要加強(qiáng)基層數(shù)字檔案室建設(shè)重要性宣傳，使得基層領(lǐng)導(dǎo)干部意識(shí)到數(shù)字檔案管理工作的重要性，促使其為基層數(shù)字檔案室建設(shè)中積極提供方便。同時(shí)，加強(qiáng)基層檔案管理人才培育，不斷傳授計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、檔案管理等領(lǐng)域的最前沿知識(shí)，有效提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員職業(yè)道德教育，促使其自覺(jué)規(guī)范做好檔案管理工作，以此推動(dòng)基層數(shù)字檔案室建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，基層數(shù)字檔案室建設(shè)是提高基層檔案管理水平的重要舉措。因此，基層單位有必要立足于基層數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀，積極構(gòu)建完善的基層數(shù)字檔案室建設(shè)管理制度，并重視標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和人才的培育，以此加快基層數(shù)字檔案室建設(shè)。

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