呂新民

編者按：基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案館各項(xiàng)工作的根基，是制約檔案館整體上水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為徹底扭轉(zhuǎn)省檔案館業(yè)務(wù)工作有所滯后的局面，2020年確定為省檔案館的“業(yè)務(wù)提升年”。本刊特設(shè)“業(yè)務(wù)提升年專題”，深入溝通交流做好重點(diǎn)基礎(chǔ)工作的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，全面展示省館在“業(yè)務(wù)提升年”中各項(xiàng)重點(diǎn)基礎(chǔ)工作的推進(jìn)力度和成果。

2020年，注定是不平凡的一年。省檔案館，迎來了機(jī)構(gòu)改革后職能定位轉(zhuǎn)變的第一個(gè)“業(yè)務(wù)提升年”和第二個(gè)春天。經(jīng)過解放思想的大討論，全體工作人員統(tǒng)一了思想，提高了認(rèn)識(shí)，鼓足了干勁，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，擼起袖子，決心為落實(shí)省委省政府和國家檔案局對(duì)省檔案館工作的目標(biāo)要求而大干一番，為整體提升省館業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作和再上一個(gè)新臺(tái)階，各盡其能，貢獻(xiàn)一份力量。在此背景下，根據(jù)省館業(yè)務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃，以及國家檔案局業(yè)務(wù)測評(píng)提出的整改要求，為給廣大利用者提供一部高質(zhì)量的檔案檢索指南，提高服務(wù)質(zhì)量，省館適時(shí)啟動(dòng)了《河北省檔案館指南》（以下簡稱《指南》）修訂工作。

一、調(diào)查摸底，發(fā)現(xiàn)問題，明確任務(wù)

沒有調(diào)查研究，就沒有發(fā)言權(quán)。深入細(xì)致的調(diào)查，科學(xué)地分析研究所獲取的調(diào)查材料，從而發(fā)現(xiàn)問題，有針對(duì)性地找出解決問題的辦法，進(jìn)而明確面臨的任務(wù)，做到心中有數(shù)，是做好《指南》修訂工作的基礎(chǔ)和前提。通過對(duì)館藏901個(gè)全宗卷內(nèi)容和相關(guān)案卷目錄，以及原《指南》體例結(jié)構(gòu)、篇目數(shù)量、時(shí)間斷限、內(nèi)容敘述方式等的調(diào)查，《指南》修訂工作存在的主要問題和承擔(dān)的主要任務(wù)是：

（一）存在問題。全宗介紹的編寫是修訂《指南》的前提和基礎(chǔ)。要對(duì)修訂《指南》存在問題有一個(gè)清晰、全面的認(rèn)識(shí)，就必須對(duì)全宗介紹（又稱全宗指南）的概念有一個(gè)基本的了解。全宗介紹是以文字?jǐn)⑹龅男问?，較全面地介紹和揭示某一全宗檔案內(nèi)容、成份及其利用價(jià)值的一種書本式檢索工具。全宗介紹主要由立檔單位機(jī)構(gòu)沿革 、全宗內(nèi)檔案情況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成份介紹三部分組成。立檔單位機(jī)構(gòu)沿革簡介主要包括立檔單位名稱（含更改名稱）、組建情況、成立時(shí)間，地點(diǎn)、性質(zhì)、任務(wù)、職能、隸屬關(guān)系，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職能、主要負(fù)責(zé)人姓名及變化情況等。 全宗內(nèi)檔案情況簡介主要包括檔案的數(shù)量及保管期限、 檔案的完整程度、 檔案的利用價(jià)值及鑒定情況、檢索工具的配置情況、檔案的整理情況。全宗檔案內(nèi)容和成份介紹主要以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系（如組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法、年度分類法等）結(jié)合問題采用綜合概括的方法介紹反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。通過調(diào)查摸底，存在的主要問題是：①全宗介紹的編寫速度、數(shù)量和質(zhì)量是制約《指南》修訂工作進(jìn)度的瓶頸，而后續(xù)接收的各單位檔案，在移交時(shí)基本沒有本單位全宗介紹。②制約全宗介紹編寫的瓶頸是立檔單位組織機(jī)構(gòu)沿革材料的搜集，立檔單位多、時(shí)間跨度長、難度大。如果采用查檔搜材的方式，人手少、用時(shí)長、效率低，工作進(jìn)度慢，且所獲材料未必齊全完整。③館檢索目錄，多數(shù)以大流水方式排列，沒有按“年代—組織機(jī)構(gòu)”或“問題”進(jìn)行排列，給全宗內(nèi)容的概括和分類歸納介紹帶來很大困難，增加了工作量，影響工作進(jìn)度。④收錄《指南》的新中國成立后全宗檔案數(shù)量，需逐一重新統(tǒng)計(jì)。⑤原《指南》約500余頁40多萬字需通過掃描或手錄方式錄入計(jì)算機(jī)，使之轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文本。⑥有7個(gè)全宗檔案和目錄在后庫存放，不便全宗介紹搜材和編寫工作。

（二）目標(biāo)任務(wù)。主要是對(duì)省檔案館概況，清代、民國、革命歷史、新中國成立后檔案全宗介紹，特殊檔案、館藏資料介紹，附錄、序言、彩色插圖等的修訂、續(xù)修，以及適當(dāng)增加新的全宗介紹。具體是：

1.省檔案館概況：續(xù)寫1997—2018年省檔案館歷史沿革;續(xù)寫1989—2018年館庫建設(shè)，1998—2018年業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)、開發(fā)利用檔案情況等檔案工作發(fā)展概況;修訂館藏檔案基本數(shù)據(jù)和起止年限、檔案來源、檔案內(nèi)容簡介的相關(guān)內(nèi)容;續(xù)修館藏資料內(nèi)容介紹;續(xù)寫1997—2018年檔案編研出版情況，更新相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。

2.清代、民國、革命歷史檔案全宗介紹：對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作核對(duì)或修改，對(duì)檢索工具有無新變化作必要補(bǔ)充;增補(bǔ)民國檔案全宗介紹5個(gè)，使民國檔案全宗介紹由原來的33個(gè)增加到38個(gè);增補(bǔ)革命歷史檔案全宗介紹15 個(gè)，使革命歷史檔案全宗介紹由原來的46個(gè)增加到61個(gè)。

3.新中國成立后檔案全宗介紹：對(duì)察哈爾省、熱河省檔案，新中國成立后檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作核對(duì)或修改，對(duì)檢索工具有無變化情況作必要補(bǔ)充;對(duì)后續(xù)檔案接收進(jìn)館的新中國成立后檔案的51個(gè)全宗，續(xù)寫全宗介紹的機(jī)構(gòu)沿革和檔案內(nèi)容介紹;增補(bǔ)24個(gè)具有時(shí)代特征，反映黨的建設(shè)、改革開放、市場經(jīng)濟(jì)、法制建設(shè)、安全保密、審計(jì)監(jiān)督、環(huán)保民生、信息化建設(shè)、住建旅游等內(nèi)容的全宗介紹，如審計(jì)廳、住建廳、旅游局、文物局、國稅局、環(huán)保廳、司法廳、機(jī)要局、黨史辦等，使新中國成立后檔案全宗介紹由原來的76個(gè)增加到100個(gè)。

4.特殊檔案與館藏資料：對(duì)檔案、資料統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)作核對(duì)或修改，對(duì)檢索工具變化情況作必要補(bǔ)充;只對(duì)新增資料部分作分類介紹。

5.附錄、序言、彩色插圖：主要是修訂館藏全宗名冊、編研出版情況一覽表、利用檔案規(guī)定和審批手續(xù)、編寫說明，更新和增補(bǔ)部分“彩色插圖”。

二、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，制定方案，扎實(shí)推進(jìn)

《指南》修訂工作是省館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要一環(huán)，館領(lǐng)導(dǎo)高度重視，并列入一級(jí)績效考核目標(biāo)，在充分調(diào)研論證的基礎(chǔ)上，制定了《指南》修訂工作方案。

（一）指導(dǎo)思想：以馬列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義，以服務(wù)省委省政府中心工作、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生、便利檔案的開發(fā)利用為宗旨，突出時(shí)代特征、地方特色，全面、客觀、系統(tǒng)地介紹本館各時(shí)期館藏重要全宗的檔案內(nèi)容，展示推介省檔案館館藏檔案珍品，把死檔案變成活檔案，給廣大利用者提供一部高質(zhì)量的檔案檢索指南。

（二）原則與方法：根據(jù)館藏檔案變化情況，確保完成原《指南》全宗介紹和其他篇目續(xù)寫;根據(jù)編輯人員配備情況，量力而行，適當(dāng)增加新的全宗介紹，暫計(jì)劃新增44個(gè)全宗介紹，使修訂后《指南》的全宗介紹由原來的155個(gè)達(dá)到199個(gè)。具體方法：對(duì)原《指南》已有全宗介紹續(xù)寫機(jī)構(gòu)沿革，完成至館藏檔案截止時(shí)間內(nèi)機(jī)構(gòu)沿革情況的搜材和編寫;對(duì)于內(nèi)容介紹，先照錄原《指南》檔案內(nèi)容介紹和起止時(shí)間，然后另起部分，續(xù)寫該全宗新的檔案內(nèi)容介紹和起止時(shí)間;對(duì)于新增全宗介紹的撰寫，則采取搜集立檔單位機(jī)構(gòu)沿革材料，查閱全宗目錄及檔案實(shí)體，按照機(jī)構(gòu)或者問題對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類歸納，完成檔案內(nèi)容介紹、核定起止時(shí)間。

（三）項(xiàng)目組織與推進(jìn)：當(dāng)前，由于館領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合“防疫”期間的工作特點(diǎn)，靈活指揮，有效地組織了全宗介紹的編寫工作，使《指南》修訂工作得到了有序高效的推進(jìn)。檔案保管利用部（后庫管理部）的多數(shù)同志，無論在何種崗位履行何種（下轉(zhuǎn)18頁）（上接24頁）職責(zé)，都相應(yīng)分擔(dān)了全宗介紹的編寫任務(wù)。同時(shí)，檔案干部培訓(xùn)中心的同志，也積極承擔(dān)了24個(gè)全宗介紹的編寫任務(wù)。這充分體現(xiàn)了全館工作一盤棋的大局意識(shí)，體現(xiàn)了團(tuán)結(jié)互助、攜手共進(jìn)、相互補(bǔ)臺(tái)，齊心干事業(yè)的良好工作作風(fēng)和精神風(fēng)貌，也是全館解放思想大討論的結(jié)晶。在編寫過程中，有的通過查目錄、調(diào)閱檔案搜集材料，既為下一步的撰寫做好材料準(zhǔn)備，又積極熟悉館藏，主動(dòng)提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì);有的彎道超車，跨越式跟進(jìn)，或利用省直部門專業(yè)志書的既有成果，或利用省直部門的既有人力資源，查抄組織沿革，節(jié)約時(shí)間，高質(zhì)量加快工作進(jìn)度。截止到3月底，已完成全宗介紹編寫15個(gè)，其他全宗介紹、篇目的編寫也已責(zé)任到人。目前，《指南》的修訂工作，正在有計(jì)劃按步驟地有序推進(jìn)。展望未來，有了館領(lǐng)導(dǎo)和全體檔案同仁的鼎力支持，我們充滿信心，定將勠力拼搏，爭取早日定稿出版，為省館業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的提升交一份滿意的答卷。

作者單位：河北省檔案館