楊進(jìn)鵬

摘?要： 傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案記錄的形式為紙質(zhì)形式。但是受限于信息載體的難以復(fù)制性，導(dǎo)致這些珍貴的檔案往往不能發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。其次，手工化的檔案記錄是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，在檔案信息的準(zhǔn)確度上，效率上，都有進(jìn)一步提升的空間。而在事業(yè)單位引入檔案電子信息化管理模式后，則能很好的解決上述問題?；诖?，本文將重點(diǎn)研討在新時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理的幾點(diǎn)途徑，希望能為檔案管理工作的開展有所裨益。

關(guān)鍵詞： 電子信息化;事業(yè)單位;檔案管理

【中圖分類號(hào)】G270?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）03-0297-01

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們對(duì)檔案信息的需求量也在與日俱增，如果仍然沿用傳統(tǒng)的人工，紙質(zhì)管理工作模式，將難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。因此，檔案信息數(shù)字化的使用，已是事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的必然之路，對(duì)于單位的發(fā)展的重要性不言而喻。

1?推動(dòng)事業(yè)單位檔案電子信息化管理的重要性

事業(yè)單位檔案電子信息化管理工作的開展，能夠促進(jìn)內(nèi)部間檔案共享程度的增加，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)際職能發(fā)生了變化。由以往的檔案管理與利用職能，逐漸走向了借助檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的目的。電子化檔案的分類方法眾多，借助不同的檔案調(diào)取需求，能夠滿足社會(huì)的各類需要，為社會(huì)提供高效，便捷，及時(shí)的服務(wù)，使檔案管理工作的效能得到最大程度的發(fā)揮。

2?新形勢(shì)下事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)電子化檔案信息管理的幾點(diǎn)途徑

2.1?將檔案管理變?yōu)闄n案服務(wù)

人們?nèi)缃駥?duì)于檔案的需求量越來越高，要求便捷性與可利用性兼具，在當(dāng)今的時(shí)代背景下，事業(yè)單位一定要結(jié)合自身的發(fā)展實(shí)際，將檔案管理變?yōu)闄n案服務(wù)，重點(diǎn)突出服務(wù)這一職能的體現(xiàn)，使得檔案管理工作的開展更加高效。建立起新的檔案管理理念，以信息化的手段為載體，為使用檔案的人群提供更加多樣的檔案類型，方便有需要的人進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取[1]。

2.2?變被動(dòng)管理為主動(dòng)管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人們對(duì)電子檔案的青睞越來越高。事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率，首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的管理理念，按照檔案所屬類別的不同，主動(dòng)的開展檔案的分類管理工作，為查閱者帶來方便，為自身工作的開展提高效率。為了一次性達(dá)成人們的查閱需求，檔案管理者應(yīng)當(dāng)注意延伸服務(wù)的開展，使得檔案調(diào)取工作能夠隨時(shí)隨地，更加便捷。

2.3?根據(jù)事業(yè)單位檔案管理類型的不同，創(chuàng)建針對(duì)性的檔案管理制度

數(shù)字化檔案管理工作的開展，涉及到的工作環(huán)節(jié)較為繁瑣，而一旦任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)了檔案錄入差錯(cuò)，都影響最終檔案的真實(shí)性。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理者而言，需要根據(jù)單位自身性質(zhì)的不同，對(duì)檔案工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)予以細(xì)化，明確個(gè)人的工作職責(zé)，使得檔案管理工作的開展有序進(jìn)行。創(chuàng)新性的檔案管理制度的建立，需要在日常的工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，建議管理者運(yùn)用PDCA管理模式，來對(duì)工作中存在問題的環(huán)節(jié)，結(jié)合日常工作經(jīng)驗(yàn)，將問題逐一的解決，能夠有效的減少后續(xù)工作中出現(xiàn)同樣問題的幾率，使得檔案管理工作可以更快更好的開展[2]。

2.4?重視事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫(kù)的研發(fā)工作，提升電子檔案信息處理的能力

在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中，要保證電子檔案的可查詢方式是多樣的。能滿足用戶圖文聲像、全文、目錄一體化檢索的目的，并能夠執(zhí)行用戶對(duì)特定查詢結(jié)果打印、轉(zhuǎn)存、排序、顯示等功能。

為了保證電子化檔案管理的數(shù)據(jù)傳輸安全，需要設(shè)置相應(yīng)的執(zhí)行權(quán)限。同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、軟硬件的安全，都要做到同步的防護(hù)。

2.5?以教育培訓(xùn)為抓手，提升檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)

新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理人員正面臨著多方面的要求。主要可分為以下三大要求;

（1）綜合素質(zhì)的完善。檔案管理工作涉及到文化、經(jīng)濟(jì)、政治等多學(xué)科的知識(shí)，只有管理人員頭腦中有足夠完整的知識(shí)體系，才能做好各類檔案的收集、檢定、管理、錄入、調(diào)取等工作。因此，對(duì)于事業(yè)單位來說，應(yīng)當(dāng)積極做好檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，以將檔案管理人才培養(yǎng)成多學(xué)科人才為導(dǎo)向，采用定期業(yè)務(wù)考核、學(xué)歷提升、綜合業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動(dòng)的開展，使得檔案管理人員自身既具備專業(yè)知識(shí)，又具備相關(guān)學(xué)科知識(shí)，使得檔案管理工作的開展能夠更加科學(xué)[3]。

（2）法律知識(shí)的完善。新時(shí)期的檔案管理者不僅僅要有專業(yè)的理論知識(shí)，也要具備一定的法律專業(yè)知識(shí)，檔案管理工作的內(nèi)容不僅僅是管理檔案這么簡(jiǎn)單，如果缺少一定的法律知識(shí)，將會(huì)對(duì)檔案的合理使用，調(diào)取上帶來困難。

（3）專業(yè)知識(shí)的補(bǔ)充。檔案管理知識(shí)的更新?lián)Q代的速度是很快的，為了不影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量，需要檔案管理者能夠及時(shí)更新頭腦中的知識(shí)，用最新的知識(shí)為檔案管理工作的開展起到一定的促進(jìn)作用[4]。

結(jié)束語：事業(yè)單位檔案管理工作的開展，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，不僅能夠影響到內(nèi)部人員考核工作的進(jìn)行，也直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的決策是否合理。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，可以提高檔案信息的時(shí)效性與完整性，而借助計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，則能很好的解決上述問題。因此，則要求新時(shí)代下的檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識(shí)，努力提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]?侯然然.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科學(xué)，2017，005（007）：196.

[2]?李在江.淺談對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考與對(duì)策[J].經(jīng)濟(jì)期刊，2016.

[3]?云庭.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].卷宗，2019，009（006）：116.

[4]?滿靜.對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理的思考[J].珠江水運(yùn)，2018，000（006）：69-70.