都海濤

摘 要：文章簡單概述了事業(yè)單位檔案管理工作，論述檔案管理內(nèi)容，并探討如何做好檔案管理和檔案利用工作。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;檔案利用

1 引言

事業(yè)單位是我國重要的社會服務組織，帶有一定的公益性質(zhì)，承擔的服務項目很多，教育、科技、文化、衛(wèi)生等，日常工作業(yè)務范圍十分廣泛。因此，事業(yè)單位每天產(chǎn)生的檔案內(nèi)容很多，而檔案資料是對事業(yè)單位工作活動的真實記錄，是開展各項工作的依據(jù)和標準，這就需要有科學的檔案管理工作。本次就對事業(yè)單位的檔案管理和利用進行簡單分析。

2 事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位因為單位本身的社會服務性和公益性特點，其開展的檔案管理工作具有公共服務性和保密性特點。事業(yè)單位承擔為社會提供檔案資料查詢和借閱的服務，而其保存的檔案信息內(nèi)容涉及各行各業(yè)。事業(yè)單位堅持為人民服務的宗旨，作為我國的基礎機構組織之一，事業(yè)單位是我國重要的信息管理機構，服務于國家機關，提供詳細的信息和管理。以我單位為例，主要是從事退役軍人、離退休老干部、傷病殘等退伍軍人服務保障工作，所以檔案內(nèi)容主要是人員資料、社保資料等，具有一定保密性。

3 事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

3.1 檔案收集工作

事業(yè)單位開展檔案管理工作的基礎和前提就是檔案資料額收集，這是為檔案管理提供管理對象的工作。檔案資料的收集質(zhì)量直接關系到檔案管理的質(zhì)量，因此要做好最基礎的收集工作，為后續(xù)檔案管理各個環(huán)節(jié)奠定良好的基礎。檔案管理人員需要結合事業(yè)單位各項事務活動的開展，及時收集資料，保證資料的全面性和完整性，避免出現(xiàn)資料收集過少或者不真實的問題，否則可能帶來嚴重的不良后果。事業(yè)單位一般建立有信息化管理系統(tǒng)，借助專門的軟件打造數(shù)據(jù)庫，并將單位內(nèi)部所有部門聯(lián)系到一起，收集全面的資料信息。而收集之前，需要與各個部門進行溝通，確定好檔案資料收集的內(nèi)容和流程，收集過程中產(chǎn)生的各類文件都需要經(jīng)責任人處理，及時整理入卷，交給檔案室進行妥善保存。

3.2 檔案整理工作

檔案整理工作是緊接著檔案收集工作的下個工作環(huán)節(jié)，主要是負責對收集到的檔案資料進行分類歸納，整理，合并且編制文檔等，將檔案資料整理。檔案整理工作對于檔案管理十分重要，需要在這個過程進行查缺補漏，并保證檔案資料的有序性和規(guī)范性。據(jù)此，在進行檔案整理時，需要按照一定的標準對資料進行分類，突出每份資料的主題，然后進行歸納和整理，科學進行編目，并做好目錄，方便后期查詢。

3.3 檔案鑒定工作

檔案鑒定工作是檔案管理人員對檔案的價值進行分析，根據(jù)其價值含量，界定具體的保存時間。因為事業(yè)單位的業(yè)務內(nèi)容很多，工作范圍覆蓋面廣泛，所以檔案資料十分多，但其中的資料價值大小不一，為了做到高效保存，需要對其中沒有價值或價值含量很低以及超出保存期限的檔案資料進行及時銷毀處理。檔案的價值是由其利用價值決定的，所以檔案鑒定工作比較復雜，且具有一定難度。

3.4 檔案保管工作

檔案保管工作對于檔案管理水平有直接影響，因為檔案資料來自事業(yè)單位的各個部門，所以進行檔案保管需要與其他部門密切合作，積極溝通，避免出現(xiàn)檔案資料遺漏等問題。在檔案整理和利用過程中，需要按規(guī)定保護檔案，延長使用期限，避免檔案資料受損;同時檔案管理人員要定期檢測保管的檔案資料，尤其是紙質(zhì)檔案，避免出現(xiàn)潮濕等問題，影響保管，進而給事業(yè)單位帶來嚴重的損失。

4 加強事業(yè)單位檔案管理與檔案利用有效措施

4.1 規(guī)范檔案管理機制

事業(yè)單位要開展檔案管理和利用工作，首先需要健全檔案管理機制，完善管理制度，細化檔案管理流程，推動檔案管理工作的規(guī)范化進展。事業(yè)單位要考慮本單位的檔案管理工作實際，建立三合一的檔案管理制度，嚴格按照規(guī)定對檔案資料進行分類、鑒定和整理;嚴格檔案資料收集、整理、編目和保存的流程，保證資料的全面和真實性;制定完善的制度，包括歸檔制度、保密制度、利用制度、鑒定與銷毀制度等;劃分清楚檔案管理各項工作的責任，嚴格按照規(guī)章制度辦事，提升工作的合法性和合規(guī)性;建立檔案管理信息化部門，明確各部門責任人，要求每個部門都有檔案員，明確各自的責任;建立檔案管理監(jiān)督部門，對所有的工作和活動記錄進行監(jiān)督和管理，借助信息技術實現(xiàn)動態(tài)和實時監(jiān)督，打造一體化的檔案管理系統(tǒng);將檔案資料的收集和歸檔工作列為績效考核的一部分，嚴格按照相應標準進行檢查和考核，與檔案管理人員的績效掛鉤，配合科學的獎懲機制，提高工作人員的積極性。

4.2 強化信息化建設水平

在互聯(lián)網(wǎng)日趨普及的基礎上，事業(yè)單位也要積極引進先進的信息技術，實現(xiàn)檔案的信息化管理，借助各類軟件和系統(tǒng)的應用，進行智能化管理，提高檔案管理工作效率。一方面，要加強信息化基礎設施建設，事業(yè)單位要注意配備先進的計算機系統(tǒng)，搭建高速的網(wǎng)絡，并注意信息化設備的保存，避免潮濕，防止雷電等。規(guī)劃好信息化管理平臺的建設，針對檔案管理建立專門的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫，或者在事業(yè)單位網(wǎng)站中為檔案管理單獨開辟一個板塊，保證檔案管理的獨立性。結合事業(yè)單位工作實際引進先進的信息化軟件和硬件設施，做到信息化錄入、管理和查詢工作，提升檔案管理工作效率。同時借助信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案信息的實時跟蹤，及時收集各個部門的檔案資源，借助掃描儀等將紙質(zhì)資料轉變換成電子文件，并使用數(shù)據(jù)庫進行處理，歸檔保存，同時做好所有檔案資料的電子備份。另一方面，因為事業(yè)單位檔案管理涉及多個部門和單位，所以要積極與這些部門和單位溝通，實現(xiàn)互動式交流和信息共享，提升檔案工作效率。利用信息技術科學設計檔案數(shù)據(jù)庫的收錄程序、目錄、查詢系統(tǒng)等，方便進行信息錄入和檢索工作。另外要借助信息技術加強對檔案資料的開發(fā)工作，合理分析不同資料的價值，擴大利用范圍，挖掘潛在的價值，充分進行利用。

4.3 強化人員培訓

當前針對事業(yè)單位的檔案管理和利用工作實際，要定期安排檔案管理人員進行培訓和學習，事業(yè)單位最好引進專職的檔案管理人員，專門負責各類檔案管理工作，避免兼職情況的出現(xiàn)。事業(yè)單位要重視提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造高水平的人才隊伍，引進先進的檔案管理理念和模式，提升檔案管理水平。定期組織開展檔案管理相關知識培訓，提高理論知識豐富水平;組織開展思想意識教育，提升責任意識和法律意識，塑造良好的職業(yè)道德品質(zhì);積極學習信息技術的使用，提升信息化水平，可以熟練操作應用于檔案管理的各類軟件。定期召開工作會議，針對檔案資源進行匯總分析，強調(diào)這項工作的重要性;同時強化檔案的規(guī)范化書寫，并將之作為檔案管理人員考核的重要指標之一。另外要培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力，可以對檔案管理模式進行創(chuàng)新，提出更加方便快捷先進的模式，提升檔案管理效率;同時要培養(yǎng)檔案管理人員發(fā)現(xiàn)問題的能力，可以在工作期間發(fā)現(xiàn)下突出的問題，并能提出有效的解決措施。

5 結語

事業(yè)單位進行檔案管理和利用工作，關系到事業(yè)單位日常事務的開展和社會服務職能的發(fā)揮，所以要實現(xiàn)信息化管理和利用，提升檔案管理效率，擴大利用范圍，充分挖掘檔案資料的價值，為單位服務內(nèi)容的開展奠定資料基礎。

參考文獻

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