溫雪梅 劉昆

摘 要：本文簡(jiǎn)要分析了檔案管理建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀：配套設(shè)施不全、管理觀念滯后性、管理人員專(zhuān)業(yè)性不足，對(duì)此提出了檔案管理的有效對(duì)策：加強(qiáng)配套設(shè)施的建設(shè)力度、創(chuàng)新管理觀念、提升管理人員的從業(yè)專(zhuān)業(yè)性，旨在全面提升檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，保障檔案管理處于高效運(yùn)行的狀態(tài)。

關(guān)鍵詞：配套設(shè)施;管理觀念;檔案室

在重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測(cè)研究院中，有較多檢測(cè)數(shù)據(jù)與儀器規(guī)格信息有存儲(chǔ)需求，并且要求檢測(cè)報(bào)告的檔案信息，保持完整性與準(zhǔn)確性，發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，防止檢測(cè)信息的失真問(wèn)題，為各單位帶來(lái)工作不便。為此，應(yīng)加強(qiáng)檢測(cè)單位研究院的檔案管理能力，促進(jìn)其檢測(cè)工作良好運(yùn)行。

1 檔案管理科學(xué)化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 配套設(shè)施不完善

當(dāng)前部分企業(yè)的檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，較為關(guān)鍵的問(wèn)題是配套設(shè)施不完善，比如檔案室較為狹小、尚未進(jìn)行合理化檔案分區(qū)、檔案存儲(chǔ)方式較為隨意等，造成檔案資料存儲(chǔ)期間發(fā)生數(shù)據(jù)資料缺失、存儲(chǔ)凌亂、蟲(chóng)蛀、霉變等不良問(wèn)題，嚴(yán)重威脅著檔案資料保存的完整性與真實(shí)性，在一定程度上降低著檔案資料的基本價(jià)值，影響著企業(yè)調(diào)取檔案獲取信息的工作效率。配套設(shè)施問(wèn)題，成為檔案管理較為關(guān)鍵的影響因素。如若檢測(cè)相關(guān)單位出現(xiàn)檔案資料保存不完善的問(wèn)題，極易造成調(diào)取資料時(shí)的數(shù)據(jù)缺失，難以做出正確的測(cè)定判斷，為其后續(xù)工作帶來(lái)不利影響[1]。

1.2 管理觀念陳舊

檔案管理工作所應(yīng)用的管理理念，在一定程度上影響著工作的整體效果。大多數(shù)人對(duì)檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)偏失，將其視作檔案收集與整編類(lèi)的工作，尚未明確認(rèn)識(shí)此類(lèi)工作的重要性。在實(shí)際檔案管理工作運(yùn)行期間，如若缺失正確的管理理念，對(duì)其后續(xù)工作極易造成嚴(yán)重的不良作用，致使檔案管理工作難以順應(yīng)社會(huì)市場(chǎng)對(duì)其效率的需求。此外，如若檔案管理工作的從業(yè)人員與檔案資料用戶(hù)，雙方尚未建立良好的溝通機(jī)制，亦會(huì)影響檔案管理工作的有效運(yùn)行。

1.3 管理人員專(zhuān)業(yè)性不佳

管理人才的專(zhuān)業(yè)性，對(duì)于檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有決定性作用。當(dāng)前，較多單位的檔案管理從業(yè)人員，存在專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握不佳、專(zhuān)業(yè)技能欠缺、信息化應(yīng)用能力不足等問(wèn)題，影響著檔案管理工作的全面落實(shí)。基于檔案工作中接觸的數(shù)據(jù)資料較為豐富，以計(jì)量質(zhì)檢單位的檔案管理工作為例，其工作中一個(gè)企業(yè)參檢的儀器有多個(gè)，每個(gè)參加檢測(cè)的儀器擁有較多數(shù)據(jù)（儀器型號(hào)、檢測(cè)性能等），如若在檢測(cè)期間，將其中一種儀器的檢測(cè)報(bào)告與其他單位檢查資料發(fā)生混淆，極易造成對(duì)儀器的錯(cuò)誤檢測(cè)判定，影響被檢測(cè)單位的儀器使用，造成嚴(yán)重的不利后果。為此，加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，盡可能地減少檔案管理問(wèn)題事件發(fā)生，具有重要的發(fā)展意義。

2 檔案管理科學(xué)建設(shè)的有效途徑

2.1 加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)

計(jì)量質(zhì)檢單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，為檔案管理配套設(shè)施增加資金投入，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。與此同時(shí)，為落實(shí)檔案配套設(shè)施的全面建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化建設(shè)水平，應(yīng)提升計(jì)量質(zhì)檢單位管理者對(duì)檔案管理部門(mén)的重視，樹(shù)立其對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，促進(jìn)計(jì)量質(zhì)檢單位獲取良好的檔案管理運(yùn)行機(jī)制。檔案管理工作并不局限于資金的收集與存儲(chǔ)，更是具有服務(wù)性質(zhì)的管理部門(mén)，為此，計(jì)量質(zhì)檢單位應(yīng)建設(shè)完整的檔案管理制度，促進(jìn)單位內(nèi)部的檔案管理有序化運(yùn)行。

傳統(tǒng)的檔案管理中將工作重心放置在資料信息化錄入、資料整理兩個(gè)方向，對(duì)于資料的有效分類(lèi)與信息化檢索功能，尚未全面落實(shí)，造成檔案管理工作處于運(yùn)行不良的狀態(tài)，引起工作效率不佳的問(wèn)題。為此加強(qiáng)檔案室建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)提升檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化建設(shè)，提升其系統(tǒng)的應(yīng)用性能，增加檔案分類(lèi)與檢索信息技術(shù)，為檔案工作提供多元化輔助性功能。

檔案管理系統(tǒng)科學(xué)化建設(shè)的具體途徑為：1）細(xì)化檔案管理數(shù)據(jù)的分類(lèi)項(xiàng)目，計(jì)量質(zhì)檢單位應(yīng)檔案中數(shù)據(jù)資料進(jìn)行明確劃分，如按企業(yè)分類(lèi)、企業(yè)板塊中按儀器分類(lèi)、儀器板塊中按型號(hào)分類(lèi)，以此提升檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，促進(jìn)檔案資料處于精細(xì)化管理狀態(tài);2）建設(shè)管理系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)計(jì)量質(zhì)檢單位內(nèi)部各部門(mén)的系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，增強(qiáng)檔案資料的關(guān)聯(lián)能力，促進(jìn)檔案資料具有良好的調(diào)用能力，減少檔案管理不善造成的工作效率下降問(wèn)題，以此提升檔案管理的科學(xué)化建設(shè);3）搭建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，增強(qiáng)檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，促進(jìn)檔案工作有效存儲(chǔ)大量的儀器檢測(cè)資料，提升檔案管理的精細(xì)化管理能力，為各部門(mén)檔案資料的調(diào)取提供助力。

2.2 創(chuàng)新管理觀念

檔案管理工作在信息化建設(shè)的運(yùn)行周期內(nèi)，原有的管理理念已然難以適用現(xiàn)行的檔案管理工作，為此，為增強(qiáng)檔案管理工作的運(yùn)行能力，發(fā)揮檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)價(jià)值，為其配置相適應(yīng)的管理制度，以此促進(jìn)檔案管理行為的規(guī)范化，讓檔案管理工作處于有序化的運(yùn)行狀態(tài)，有效規(guī)避各類(lèi)檔案管理不善問(wèn)題，營(yíng)建檔案管理科學(xué)化建設(shè)帶來(lái)的高效率數(shù)據(jù)傳輸工作環(huán)境。在檔案管理工作運(yùn)行時(shí)，為其配置具有可行性的管理制度，將管理制度制作成手冊(cè)與文檔兩種形式，分發(fā)至檔案管理從業(yè)人員的手中，以提升科學(xué)化檔案管理制度的運(yùn)行能力，促進(jìn)科學(xué)化檔案管理工作的全面落實(shí)，以此加強(qiáng)對(duì)工作人員的檔案管理工作規(guī)范化約束，促進(jìn)其形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識(shí)[2]。

創(chuàng)新檔案管理工作流程，加強(qiáng)檔案管理工作的運(yùn)行效能，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行有效分類(lèi)，提升各部門(mén)調(diào)取檔案資料的效率，比如計(jì)量質(zhì)檢單位內(nèi)部有多個(gè)工作部門(mén)，具體表現(xiàn)為：人資部、財(cái)務(wù)部、發(fā)展部、技術(shù)質(zhì)量部、科技信息部等。其中對(duì)于長(zhǎng)度、力學(xué)、流量等性質(zhì)檢測(cè)部門(mén)的檔案資料，應(yīng)采取科學(xué)化建設(shè)，在其單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)中，建立分區(qū)模塊，以此提升檔案資料管理的有序化，促進(jìn)各部門(mén)獲取所需檔案數(shù)據(jù)的有效性，保障科學(xué)化建設(shè)的檔案管理工作，能夠順應(yīng)當(dāng)前計(jì)量質(zhì)檢單位的工作需求。

2.3 提升管理人員的專(zhuān)業(yè)技能

提升管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，加強(qiáng)計(jì)量質(zhì)檢單位的檔案信息安全，防止檔案信息的丟失與泄露，引起相關(guān)不利問(wèn)題。檔案管理科學(xué)化建設(shè)較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)在于：檔案安全性建設(shè)，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)檢測(cè)與安全防火墻等建設(shè)，并且設(shè)立檔案管理的系統(tǒng)安檢工作小組，定期對(duì)單位內(nèi)部的檔案資料開(kāi)展木馬檢測(cè)、系統(tǒng)維護(hù)工作，提升檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率。此外，加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能，分別提升其信息化應(yīng)用能力與檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，以此促進(jìn)檔案管理科學(xué)化建設(shè)全面發(fā)展。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作的科學(xué)化建設(shè)，在一定程度上提升了企業(yè)的工作效能，為其增加了工作輔助性動(dòng)力，減少檔案管理工作不善帶來(lái)的諸多制約性因素。在檔案管理處于科學(xué)化建設(shè)的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)管理人員的信息化應(yīng)用技能，提升各部門(mén)檔案管理工作的配合協(xié)調(diào)度，發(fā)揮檔案管理科學(xué)化建設(shè)的應(yīng)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]李霞.檔案管理科學(xué)化水平提升路徑探討[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（05）：35-36.

[2]劉永貴.檔案管理科學(xué)化水平的提升路徑[J].低碳世界，2018（05）：363-364.