文/華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院 祝苑

針對我國機關(guān)檔案室的種種不足之處，檔案學(xué)界有許多不同的主張，一些學(xué)者認為應(yīng)該在我國推行文件中心；有的學(xué)者認為應(yīng)該推行檔案管理多元化，主張檔案館、機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心、文件中心等多種檔案機構(gòu)并存。而筆者認為，我國適宜推行檔案室和聯(lián)合檔案室。本文首先介紹和分析了國內(nèi)外的檔案機構(gòu)；通過對國內(nèi)外檔案機構(gòu)的介紹和分析，筆者認為我國適宜推行檔案室和聯(lián)合檔案室并列舉出了五點理由；最后分析了檔案室和聯(lián)合檔案室的發(fā)展方向，以期對我國檔案機構(gòu)的合理設(shè)置問題提供一定的想法和借鑒。

一、國內(nèi)外現(xiàn)行的檔案機構(gòu)

多年來，檔案室工作都是中國檔案事業(yè)的重要組成部分，在中國檔案事業(yè)建設(shè)中起著很大作用。檔案室是中國檔案事業(yè)的特點之一，世界上很少有國家設(shè)置檔案室這一機構(gòu)，但國外有與機關(guān)檔案室功能類似的文件中心或中間檔案館作為檔案機構(gòu)，文件中心在美國很常見且受歡迎，歐洲各國則大多設(shè)置中間檔案館來保管半現(xiàn)行文件。20世紀80年代末，國內(nèi)開始有一些檔案學(xué)界的專家學(xué)者對國外的文件中心進行了研究和介紹，甚至試點推行，1988年4月，我國第一個文件中心在甘肅省永靖縣正式建立。隨著我國政治經(jīng)濟體制的改革，檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、檔案咨詢機構(gòu)等新的檔案機構(gòu)也相繼產(chǎn)生。

（一）我國的檔案機構(gòu)。中華人民共和國成立不久，中共中央辦公廳、中央人民政府政務(wù)院分別召開會議，研究中央一級文書工作和機關(guān)檔案工作，確定黨、政、軍三系統(tǒng)的檔案實行分工管理，并各自建立起機關(guān)檔案室。這一時期的檔案室主要是貯存檔案，為本機關(guān)工作服務(wù)。黨、政、軍三個系統(tǒng)分別設(shè)立檔案室使檔案內(nèi)容被分割，不便于機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各項工作利用。1959年1月，中共中央頒發(fā)了《關(guān)于統(tǒng)一管理黨政檔案工作的通知》，要求對黨、政、軍機關(guān)的檔案實行統(tǒng)一管理，檔案室在業(yè)務(wù)上接受國家各級檔案管理機關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。根據(jù)這些精神，各級黨、政、軍機關(guān)都開始建立統(tǒng)一的檔案室，集中管理檔案。隨著我國改革開放和經(jīng)濟建設(shè)的深入發(fā)展，為了適應(yīng)社會各界對檔案的認識和需求發(fā)生的巨大變化，科技檔案室、綜合檔案室、聯(lián)合檔案室及各種專門檔案室相繼建立，在各項事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。1980-1988年，檔案管理體制改革處于探索階段，該階段主要試點建立了縱向和橫向的聯(lián)合檔案室；1988-1991年進入檔案管理體制改革的深化階段，開始觸動縣級機關(guān)檔案管理體系結(jié)構(gòu)，嘗試建立了縣級機關(guān)文件中心。隨著我國政治經(jīng)濟體制的改革，檔案工作發(fā)生了變化，出現(xiàn)了一些新問題，為了解決這些新問題，檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、檔案咨詢機構(gòu)等檔案機構(gòu)應(yīng)運而生。

（二）國外的檔案機構(gòu)。1.美國的檔案機構(gòu)。在美國，其各州政府及商業(yè)機構(gòu)用來保管半現(xiàn)行文件的機構(gòu)被稱為文件中心。由于文件中心能把機關(guān)從大量的檔案文件工作中解脫出來，且能保證移交檔案館的檔案文件的質(zhì)量，節(jié)省開支，所以美國各州政府以及各商業(yè)機構(gòu)都紛紛建立起文件中心。文件中心起源于美國，且問世后受到許多國家的青睞和效仿，紛紛建立了文件中心或類似于文件中心的機構(gòu)。2.歐洲的檔案機構(gòu)。英國在第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束時就開始為其中央政府機關(guān)籌建中間檔案館，直到1950年，英國公共檔案館在倫敦附近的海斯設(shè)立了一個中間檔案館，保存政府各部的檔案文件。法國1974年在巴黎附近的楓丹白露建造了一個大型的中間檔案館，被稱為巴黎市部際檔案館，也叫楓丹白露現(xiàn)代檔案城，用來保存法國中央各部的半現(xiàn)行文件，由法國國家檔案館管理。聯(lián)邦德國于1965年在波恩附近的巴特戈德斯貝格建立了一個中間檔案館，保存聯(lián)邦政府各部的檔案，并為其服務(wù)。1970-1971年，又在波恩附近的奧古斯汀建造了一個中間檔案館，代替先前的中間檔案館，它保管聯(lián)邦德國中央政府機關(guān)的文件，但不包括外交部和國防部的檔案文件，這兩個部門的文件由另外兩個中間檔案館分別保管。3.俄羅斯的檔案機構(gòu)。前蘇聯(lián)在美國及歐洲各國建立文件中心及中間檔案館的影響下，建立了機關(guān)聯(lián)合檔案館和跨機關(guān)檔案館。蘇聯(lián)解體后，俄羅斯聯(lián)邦境內(nèi)按前蘇聯(lián)黨中央檔案館被改造的模式組織了47個共和國級、邊疆區(qū)或州級的文件中心，還建立了兩個中央級文件中心，即俄羅斯近代文件保管與研究中心和現(xiàn)代文件保管中心。

二、我國適宜推行的檔案室和聯(lián)合檔案室

近年來，針對我國機關(guān)檔案室的種種不足之處，檔案學(xué)界有一些學(xué)者主張在我國推行文件中心；還有的學(xué)者認為應(yīng)該推行檔案管理多元化，主張檔案館、機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心、文件中心等多種檔案機構(gòu)并存。筆者認為，文件中心不適合我國的國情和現(xiàn)實需要，而檔案機構(gòu)的多元化也只會導(dǎo)致檔案管理的混亂，也違背了我國檔案管理體制“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的基本原則。因此，筆者主張在我國推行檔案室和聯(lián)合檔案室。具體原因有如下幾點：

（一）檔案室和文件中心的功能相同。檔案室是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu)，主要為本單位各項工作提供檔案服務(wù)，它是文件材料處理部門、業(yè)務(wù)部門與檔案館的中轉(zhuǎn)站。而美國的文件中心也是介于文件形成機構(gòu)和檔案館之間的一種中間性、過渡性的保管半現(xiàn)行文件的機構(gòu)。在我國，文件辦理完畢立卷歸檔后就被稱為檔案；在美國，具有永久保存價值的文件進入檔案館保存才叫檔案；在歐洲一些國家，則認為文件自形成之日起就是檔案。盡管國內(nèi)外文件和檔案的劃分不同，但都是分階段來管理的，并且各個階段都有對應(yīng)的保管場所和管理形式。因此，雖然我國和美國對這種中間性過渡性的機構(gòu)的稱呼不同，但從檔案室和文件中心兩者的性質(zhì)和功能來看，它們所發(fā)揮的作用其實是一樣的。

（二）我國和歐美國家的政體不同。眾所周知，檔案室是我國檔案事業(yè)的特點之一。我國之所以有檔案室這一檔案機構(gòu)的存在，與我國的國情和現(xiàn)實需要是分不開的，它是適合于我國的國情和我國檔案事業(yè)的現(xiàn)實需要的。文件中心起源于美國，其之所以能夠在美國得到發(fā)展和壯大，是由于它符合美國的國情和現(xiàn)實的需要。歐洲許多國家和美國同屬資本主義國家，雖然歐洲一些國家和美國對檔案概念的理解不同，但由于他們政治體制相同，所以可以互相借鑒和學(xué)習(xí)的可行性較大。而我國和美國的政治體制不同，這就導(dǎo)致了我國與其社會管理制度、檔案管理體制也不相同。所以，將文件中心直接照搬到我國當(dāng)然也是不合適的。

（三）檔案室和聯(lián)合檔案室在我國的發(fā)展較成熟。檔案室從我國建國起就開始建立和發(fā)展，且經(jīng)歷了草創(chuàng)階段、改進與發(fā)展階段、停滯階段和恢復(fù)與發(fā)展階段，發(fā)展到今天，我國檔案室已經(jīng)形成了其獨有的管理體系并取得了一定的成效。聯(lián)合檔案室的出現(xiàn)與推行也正是檔案室在社會進步和轉(zhuǎn)型的大環(huán)境下發(fā)展的結(jié)果。聯(lián)合檔案室是在相同的行業(yè)系統(tǒng)或區(qū)域，將原來若干“小而全”的檔案室以縱向或橫向的方式聯(lián)合起來，組織成為一個綜合性的檔案管理機構(gòu)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、整體開發(fā)、綜合利用。檔案室和聯(lián)合檔案室是根據(jù)我國國情和現(xiàn)實發(fā)展需要形成的，是我國現(xiàn)有檔案理論和檔案事業(yè)體制創(chuàng)新的結(jié)果。因此，筆者認為，撤銷檔案室和聯(lián)合檔案室代之以文件中心的做法是不現(xiàn)實的，在其現(xiàn)有的體系上重建一套文件中心的體系也是沒有必要的；實行檔案機構(gòu)多元化，檔案館、機關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室、檔案寄存中心、文件中心等多種形式檔案機構(gòu)并存會導(dǎo)致檔案管理的混亂，檔案機構(gòu)的多元化不應(yīng)該是沒有主體的多元化，而應(yīng)該遵循我國檔案管理體制的基本原則——“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”，在符合現(xiàn)實需要和實際情況的條件下，推行成熟高效的檔案管理方式和檔案保管機構(gòu)，檔案室和聯(lián)合檔案室即符合上述要求。

（四）推行檔案室和聯(lián)合檔案室符合我國法律法規(guī)。首先，推行檔案室和聯(lián)合檔案室符合中華人民共和國檔案法第二章（檔案機構(gòu)及其職責(zé)）第六條的規(guī)定：國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度、監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)。其次，推行檔案室和聯(lián)合檔案室也符合中華人民共和國檔案法第三章（檔案的管理）第十三條的規(guī)定：各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）推行檔案室和聯(lián)合檔案室符合精簡高效原則。檔案室已成為我國檔案事業(yè)中不可或缺的機構(gòu)之一，聯(lián)合檔案室經(jīng)過這么多年的發(fā)展也取得了明顯的成效。聯(lián)合檔案室有利于消除區(qū)、縣級機關(guān)原有單一檔案管理模式中機構(gòu)不健全、人員不穩(wěn)定、制度不規(guī)范、管理水平不高等缺陷，且節(jié)省人力、物力、財力等資源，符合精簡高效的原則。檔案室適合于中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)，而對于其他的區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人則適宜推行聯(lián)合檔案室。

三、適宜我國檔案機構(gòu)的發(fā)展方向

根據(jù)我國的實際情況，筆者認為，我國檔案室應(yīng)當(dāng)在中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)推行，而聯(lián)合檔案室則適宜在區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人推行。

中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)形成的檔案較多，需要單獨設(shè)立專門的檔案保管機構(gòu)，所以這些單位適宜由國家統(tǒng)一設(shè)置檔案室來保管檔案。而區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人的檔案“小而全”，這些單位的檔案室很難保證其工作質(zhì)量，甚至有些單位根本就沒有設(shè)置檔案室，這樣就導(dǎo)致了這些單位檔案保管上出現(xiàn)問題，因此，這些單位就適宜設(shè)置聯(lián)合檔案室來統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、整體開發(fā)、綜合利用，這樣有利于實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準化、有序化。關(guān)于檔案室的設(shè)置筆者就不贅述，而關(guān)于聯(lián)合檔案室的設(shè)置，筆者認為，其有兩種發(fā)展形式：

（一）國家統(tǒng)一設(shè)置的聯(lián)合檔案室。區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)由國家統(tǒng)一安排，分級、分區(qū)域設(shè)立聯(lián)合檔案室為這些單位無償提供檔案保管、利用和處置服務(wù)，聯(lián)合檔案室歸地方檔案局領(lǐng)導(dǎo)和管理。

（二）經(jīng)營性的聯(lián)合檔案室。針對小型團體、非國有企業(yè)、個人，則適宜設(shè)置有償?shù)穆?lián)合檔案室來為其提供檔案的寄存、保管、利用、處置等全方位服務(wù)。有償?shù)穆?lián)合檔案室自負盈虧，接受市場調(diào)節(jié)，它可以根據(jù)保管單位的要求及存放檔案的數(shù)量來決定保管服務(wù)的費用，檔案行政管理部門僅對其進行行業(yè)管理。當(dāng)然，國家應(yīng)當(dāng)采取一定的措施對有償?shù)穆?lián)合檔案室加以控制和規(guī)范，避免其出現(xiàn)盲目追求利益等不良后果。筆者認為，有償?shù)穆?lián)合檔案室既可以加快實現(xiàn)檔案的社會化管理、激發(fā)有償檔案機構(gòu)的良性競爭，也可以使檔案人員自覺提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)、服務(wù)意識和競爭意識，還可以促進檔案人員的就業(yè)。對于企業(yè)、單位和個人來說，有償?shù)穆?lián)合檔案室可以為其提供省時、省力且專業(yè)、全面、高效的服務(wù)。這樣“雙贏”的方式難道不是我們想看的結(jié)果嗎？綜上所述，我國應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案室為中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)服務(wù)；設(shè)置無償聯(lián)合檔案室為區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位服務(wù)；推行有償聯(lián)合檔案室為小型團體、非國有企業(yè)、個人服務(wù)。這樣的檔案機構(gòu)設(shè)置才是精簡、經(jīng)濟和高效的。

四、小結(jié)

關(guān)于我國檔案機構(gòu)的設(shè)置問題，檔案學(xué)界有很多不同的觀點，爭論了很多年也沒有一個確切統(tǒng)一的觀點。筆者認為，我國檔案室應(yīng)當(dāng)在中央、省、市級機關(guān)、事業(yè)單位和大型團體、國有企業(yè)推行，而聯(lián)合檔案室則適宜在區(qū)、縣級機關(guān)、事業(yè)單位和小型團體、非國有企業(yè)、個人推行。本文僅僅是筆者對我國檔案機構(gòu)設(shè)置的一些個人的看法和觀點，而我國到底應(yīng)該設(shè)置哪些檔案機構(gòu)？哪些檔案機構(gòu)才真正符合我國國情和現(xiàn)實情況？設(shè)置哪些檔案機構(gòu)才能使我國的檔案工作更加簡便、規(guī)范、高效和有序等等問題都是值得我們思考和進一步探討、統(tǒng)一確定的。