曹吉

檔案管理的根本目的是滿足服務對象對檔案信息的利用需求，通過檔案利用服務，體現了這項工作的作用及其社會職能。因此提供利用是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，如何做好利用服務工作成為每個檔案人員必須要考慮的重要問題。

在傳統(tǒng)的檔案工作中，檔案人員工作的主要內容是保護和管理檔案的實體，往往首先是保證檔案實體不被破壞，其次是根據利用者的要求，提供相關檔案，滿足各項工作的信息需求。服務的方式為你查（提出需求）我調（提供檔案），解決信息需求問題。

傳統(tǒng)的檔案服務方式關注的焦點是是否提供了利用者要查找的檔案。實踐中，憑借檔案人員的精心管理和主觀努力，能夠實現焦點目標。但是常常也有這樣的情況，找到了要查的檔案，還是沒有利用者需要的信息。

隨著社會發(fā)展和信息時代的到來，一方面檔案數量激增，信息浩如煙海，另一方面各項工作對檔案信息需求的要求不斷提高，關注的焦點是是否通過檔案利用服務解決了利用者的問題。要實現這樣的目標并不容易，高等院校涉及的專業(yè)和事務眾多，機構體制比較完整，活動具有周期性和連續(xù)性，其檔案包括黨政文書、教學、科研、教師業(yè)務、學生、設備儀器、基建、財務會計、人事等諸多種類，信息涵蓋了教育教學、科學研究、行政管理、黨團活動、基本建設、后勤保障等各個方面的工作內容，利用者出于不同的角度，信息需求也是多種多樣的，對檔案利用工作會不斷提出新的更高的要求。

反觀現狀，以筆者所在學校為例，檔案利用服務工作在管理機制、資源建設、技術手段、人員素質等方面，受到這樣那樣主觀因素的影響和客觀條件的制約，目前還存在一定的差距，有的甚至成為管理的短板，工作人員的管理理念、管理方式方法、檔案利用效果往往不盡人意，拖了信息資源實現更大價值的后腿。

進一步做好檔案利用工作，更好地為各項工作服務既是時代的要求，也是學校發(fā)展的迫切需要，順勢而為刻不容緩，急待引起各方面的關注，筆者根據學校的具體情況，提出以下應對策略。

1 更新觀念，引入知識管理理念

人類社會進入知識經濟時代，知識成為社會發(fā)展的關鍵性資源，隨之產生的知識管理也日益成為重要的話題。知識管理指信息和知識通過獲得、創(chuàng)作、分享、整合、記錄、存取、更新、反饋等過程，形成不間斷的積累，成為智慧的循環(huán)和管理與應用的資本。越來越多的組織通過知識管理提高工作效率，塑造自身的核心競爭力。

知識管理可以拓展檔案管理的領域，傳統(tǒng)的管理體制往往強調檔案與文件、圖書、情報等的區(qū)別，限制了自身活動的范圍，也限制了自身發(fā)揮作用的領域。檔案具有知識屬性，知識管理要求將各種信息載體的知識進行整合與集成，構建知識資源體系，強調在各項工作活動中積累知識，創(chuàng)造知識，共享知識，應用知識，使檔案管理融入更加寬泛的活動領域。

知識管理可以提升檔案管理的價值，以往的檔案管理往往重管輕用，傾向于儲存檔案，諸多檔案記錄了學校發(fā)展的過程，但僅僅是過去式，歷史足跡對當前的各項工作不一定帶來益處。知識管理則強調創(chuàng)造知識，運用知識，對檔案信息進行研究，得到新的信息，發(fā)揮更大的作用，提升管理的價值。

高校檔案不僅記錄了學校發(fā)展的整個過程，也沉淀積累了豐富的知識，其實體既承載有顯性知識，也承載有隱性知識。知識管理作為一種新的管理理念，可以運用于檔案利用服務工作中，根據檔案利用需求，提煉檔案信息，歸納總結其中的知識，提供給利用者，解決其工作上的問題，實現從信息服務到知識服務的飛躍。

挖掘信息、提煉知識，引進知識管理，把信息資源的作用和價值充分發(fā)揮出來，為檔案管理提供了創(chuàng)新發(fā)展的方向與動力?？茖W地運用知識管理理念，通過知識服務解決利用者的困惑與問題，能夠進一步提高檔案利用服務工作的質量和效率。

2 建設與開發(fā)并舉，拓展信息資源

巧婦難為無米之炊，豐富的檔案資源是做好提供利用工作的基本保障，建設與開發(fā)并舉，是不斷拓展信息資源，持續(xù)做好利用服務工作的必由之路。

建設信息資源是事關千秋大業(yè)的基礎性工程，一要加大收集工作力度，在歸檔文件材料做到應收盡收、及時歸檔的同時，也要關注與學校有關，與室藏檔案有關的圖書資料信息，努力拓展收集范圍，有效增加信息存儲量。二要理順集中統(tǒng)一管理信息資源的機制，部門（檔案種類）割據式的運行機制會直接影響和制約信息開發(fā)的生機與活力，必須實現信息資源的科學整合，統(tǒng)一管理、綜合利用是建設檔案信息資源的必要措施。三要規(guī)范整理收集到的各種信息，把分散、孤立的信息歸納集中起來，使之有序化，把零散、雜亂的信息進行梳理篩選，使之系統(tǒng)化，夯實有效利用的基礎。

開發(fā)信息資源是檔案信息價值的升華和再創(chuàng)造。一要優(yōu)化開發(fā)利用檔案信息的內部環(huán)境，重視拓展檔案檢索途徑，全面完善多層次的各種檢索工具，人工查詢與計算機檢索相輔相成，不斷提高查全率和查準率。二要以信息加工為手段，通過精心提煉繁雜的原始信息，經分析、加工、整序，把檔案承載的信息從靜態(tài)轉化為動態(tài)，以信息產品的方式為利用者服務，最大限度發(fā)揮其資源優(yōu)勢。學校以往諸多實用的編研資料，深受廣大利用者的歡迎和好評，要結合各項工作的開展，進一步深化、細化編研工作，使其成為開發(fā)檔案信息的主要工具。三要宣傳檔案工作，通過各種渠道，借助不同的形式，大力宣傳學校檔案的豐富內容，反饋檔案利用取得的社會和經濟效益，提高廣大教職員工和學生的檔案利用意識，營造良好的外部環(huán)境，

檔案是一種歷史記錄，它所記載的內容是歷史形成的，不是根據現實的需求制作的，檔案使用價值的發(fā)揮必須要有現實需求為條件，方能將檔案的潛在價值轉化為現實價值。因此，檔案人員應當在經濟社會和信息化時代的大背景下認識檔案信息開發(fā)工作，必須了解和掌握各項工作開展對檔案信息產生的需求，了解和掌握學校的甚至社會的利用者的特點和變化情況，以信息利用需求為導向，對檔案資源進行有效的加工和提煉，結合學校各個階段的中心工作和社會關注熱點，不斷調整信息開發(fā)的結構，注重提高具有本學校特色的信息加工項目的比例，鍛造拳頭產品，實施品牌戰(zhàn)略，推進檔案信息資源開發(fā)工作不斷深化。

3 采用先進科技手段，提供方便快捷的服務

現代科學技術給各項事業(yè)的發(fā)展提供了蓬勃動力，特別是計算機和網絡通信的飛速發(fā)展，給傳統(tǒng)的管理方式帶來革命性的深刻變化。檔案管理同樣如此，科學技術給檔案管理插上騰飛的翅膀，也向管理手段提出嚴峻的挑戰(zhàn)，必須不斷引進先進技術，以信息數字化，利用網絡化來推進服務現代化，提升檔案利用工作的質量和效率。

信息數字化指不改變檔案的實質，使其結構和存在方式作符合信息原則的轉變，把各種載體的檔案資源轉化為數字信息，以數字化的形式存儲，利用計算機系統(tǒng)進行管理。檔案數字化可以大大提高信息存儲量和查詢、檢索的速度，利用計算機的處理能力，短時間內準確地找到需要的信息，極大地提高利用工作的效率和質量。

利用網絡化指借助計算機通信技術，實現不同平臺終端和地域之間的信息傳輸，及時提供各種利用者所需信息，提高利用服務的便捷程度，提升檔案信息的利用空間，而且一份檔案能同時提供給多個需要的用戶使用，擴大了信息覆蓋面，可以有效實現資源共享。

隨著辦公自動化技術的普及，學校檔案數字化工作已經起步，并有了一定的規(guī)模，由目錄數據化向全文信息化、多媒體化逐步發(fā)展。要保障數字化工作健康有序持續(xù)發(fā)展，必須在各類檔案數字化的基礎上，建立統(tǒng)一的信息數據庫，不管是現行的歸檔電子文件，還是經數字化信息加工的室藏檔案，各種類別的檔案信息都要納入其中，統(tǒng)一格式，確保安全，奠定方便、快捷提供利用的堅實基礎。

利用網絡化要借助學?，F有OA系統(tǒng)，積極開發(fā)并完善信息查詢功能，提供網上檔案查詢，業(yè)務部門足不出戶，盡享信息利用之方便。部分可以公開的信息，通過學校網站向社會提供，彰顯學校的特色和實力，發(fā)揮更大的社會效益。

檔案數字化、利用網絡化是綜合了數字掃描、數字攝影（錄音、錄像）、OCR檢索、數據庫、多媒體、信息存儲、網絡通信等計算機技術產生的信息加工、傳播方法，現代科學發(fā)展迅速，計算機技術一日千里，“先進”技術只是相對而言，更新淘汰率很高，新的技術手段層出不窮，檔案部門應當密切關注各種相關新技術的發(fā)展和技術要求的更新變化，根據實現現代化管理的需要和學校物質條件的可能，及時采取必要的軟硬件升級換代措施，切實保持檔案數字化、利用網絡化成果長期有效。

4 提升人員素質，適應事業(yè)發(fā)展需要

新的歷史時期，社會飛速發(fā)展對各項工作不斷提出新的、更高的要求。順應時代發(fā)展，不斷提升從業(yè)人員綜合素質，是擺在我們面前不可回避的問題。國家檔案局《檔案專業(yè)人員職務實行條例》指出：“檔案專業(yè)人員的素質，就是檔案專業(yè)人員的品質、能力和條件等的總稱，是檔案專業(yè)人員完成專業(yè)工作任務的保證”。

檔案人員具備較高的綜合素質，一要有較強的服務理念和正確的思想觀念。一方面充分認識檔案工作是一項基礎性和服務性的工作，“俯首甘為孺子牛”，有愛崗敬業(yè)、無私奉獻、淡泊名利、甘為人梯的精神，具備做好本職工作的決心和信心。另一方面能夠對主觀和客觀事物有比較正確的認識水平，有活躍的創(chuàng)新思維，努力追求知識創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術創(chuàng)新，主動尋求未知，把銳意進取和尊重客觀規(guī)律結合起來，把尊重歷史和創(chuàng)新精神結合起來，在工作中不斷發(fā)現問題，解決問題。有了這樣的思想基礎，才能夠為扎實的基礎工作和良好的服務手段提供堅強支撐。

二要具備較高的服務技能。檔案人員服務技能涉及合理的知識程度，既要有廣博豐富的學識，又要有適合崗位需求的知識結構和動手能力。對各類檔案涉及的文化知識有一個總體的把握，對學校的歷史沿革、建設發(fā)展、教育科研成果、重大事件、重要名人有一個基本的了解，在提供服務過程中能夠成為利用者的參謀助手，收到舉一反三、觸類旁通的效果。檔案工作專業(yè)性比較強，在多年的實踐中已經形成了一系列專門的管理原則和操作方法，檔案管理的每個環(huán)節(jié)都規(guī)定了專門的要求和嚴格的標準，檔案人員要精通這些理論，熟悉有關的規(guī)定，掌握具體的操作方法，并能夠學以致用，熟練地運用到本職工作中去。對業(yè)務知識、操作方法嫻熟的程度，決定了其處理和解決問題的能力水平。

面對知識經濟時代的到來，檔案信息資源不管從環(huán)境條件和思想理念、管理方法和工作手段都發(fā)生了巨大的變化，作為信息管理者的檔案人員要有緊迫感和危機感，通過不斷學習，勤于吸收，努力實踐，實現逐步提高的目標，無論是學校還是檔案人員自身，都要有意識、有目的地創(chuàng)造各種機會，促進檔案人員綜合素質的培養(yǎng)、鍛煉和提升，努力適應新形勢下各項工作對檔案管理的要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，為我們這個時代作出應有的貢獻。