白楊

摘 要：隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增長和網(wǎng)絡計算機技術的迅速發(fā)展，人類已全面進入信息化時代，人事檔案管理領域內興起一個信息化建設概念。信息化技術在人事檔案管理過程中的全面普及與應用，不斷有助于人事檔案管理工作質量和效率的全面提升，且在某種程度上能夠為檔案安全與穩(wěn)定提供可靠保障。鑒于此，文章從人事檔案管理信息化建設的必要性角度出發(fā)，深入挖掘現(xiàn)代社會環(huán)境下，傳統(tǒng)人事檔案管理所暴露出的弊端與缺陷，并結合實際有針對性、有目的性的提出一系列現(xiàn)代信息化建設策略與路徑，以期通過信息化建設轉變當前人事檔案管理方法和工作模式，進而促使單位整體工作質量和效率的全面提升。

關鍵詞：人事檔案管理;信息化;管理

人事檔案具有記錄單位人員發(fā)展經(jīng)歷、更新職位信息的特點，人事檔案是一個人主要經(jīng)歷、獎懲情況、品德作風等詳細文件材料，里面包含有個人家庭、學習、生活各方面情況介紹，屬于個人隱私，是保密性極高的資料。人事檔案是事業(yè)單位管理中容易忽視的部分，也是單位檔案管理重要的組成部分。隨著科技的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術的更新，深化人事檔案管理已經(jīng)離不開現(xiàn)代科技的技術支持和大數(shù)據(jù)技術的應用。因此，在人事檔案信息化建設的過程中要注重網(wǎng)絡安全和人事動態(tài)化管理等問題，而做好人事檔案信息化管理，可從以下幾個方面努力。

1 人事檔案管理信息化建設的必要性

在信息技術不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息化建設是必然趨勢。主要是表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，順應行業(yè)發(fā)展內在要求。信息技術在現(xiàn)代社會各個行業(yè)應用范圍不斷擴大，人事檔案管理工作中涉及大量信息，傳統(tǒng)管理方式工作效率較為低下。積極開展信息化建設工作，將能夠更好提升人事檔案管理效率，促進該項工作朝著社會化、開放化方向發(fā)展[1]。第二，切實保證人事檔案的安全性。傳統(tǒng)人事檔案管理，主要是紙質檔案資料，其在長期的保存、管理和利用環(huán)節(jié)會容易受到蟲類、潮濕等因素的影響，還易丟失和損毀。使用信息化技術手段，開展人事檔案管理信息化建設工作，能夠有效保證各類信息資料的安全，為后續(xù)開展檔案資料的查閱和使用活動提供良好支持。第三，有效提升人事檔案管理的整體水平。在信息化技術手段支持下，數(shù)字化處理各項人事檔案信息資料，工作效率逐步提升，還能夠充分共享信息資料，簡化工作流程，促進整體人事檔案管理工作不斷完善，提升人事檔案管理工作的實施效果。

2 人事檔案信息化管理

2.1 提升信息化檔案系統(tǒng)專業(yè)水平

人事檔案信息化進程的關鍵是配備一套安全可靠的系統(tǒng)，該系統(tǒng)要能夠幫助從業(yè)人員快速整理和啟用人員檔案信息，幫助從業(yè)人員能夠利用最短的時間完成檔案信息的更新和整合。首先，要加強系統(tǒng)的基礎配置，系統(tǒng)相關的硬件和軟件要能跟上檔案管理需求。其次，檔案系統(tǒng)要實現(xiàn)規(guī)范化操作，實現(xiàn)模式整合最大程度地滿足檔案管理人員對于檔案整理、調取、轉移的需求。同時，對于單位內部的紙質版檔案資料要及時地做好電子化操作，即能夠有效地完成系統(tǒng)錄入、儲存、調取、查閱等一系列一體化工作。此外，在大數(shù)據(jù)時代最有價值的就是各項資料和文件的數(shù)據(jù)化，且單位在檔案實現(xiàn)信息化后要盡量減少紙質檔案的儲存，在日后工作中盡量做到紙質檔案與電子檔案雙儲存。對于涉及個人隱私的檔案信息在系統(tǒng)設置時要做好權限管理設置，保證內容在不損害職工個人的情況規(guī)范化查閱。

2.2 轉變和更新工作理念

現(xiàn)階段檔案管理部門首先要不斷轉變和更新自身工作理念，高度重視信息化建設在人事檔案管理方面的重要性，堅持信息化建設的指導方針，促進管理工作順利開展并取得良好成效。其次，檔案管理部門可以定期組織座談會，研究如何更好發(fā)揮人事檔案管理信息化建設的作用。檔案管理部門相關人員要注重加強學習，深入研究信息化建設的實施路徑，創(chuàng)新管理方式和手段，高度重視先進信息化技術手段的應用成效。再者，檔案管理部門在引進信息化建設理念和方法的過程中，要結合單位的實際情況，強化工作實踐，有效應用信息化技術手段，發(fā)揮其優(yōu)勢，始終遵循著循序漸進的原則，加大技術研究方面的投資力度，針對管理內容和管理系統(tǒng)進行不斷完善和改進。

2.3 擴大資料收集范圍以豐富信息化檔案管理內容

相較于紙質檔案管理，信息化的人事檔案管理優(yōu)勢較為突出。例如，無需較大空間便可完好保存音頻資料和視頻資料，使得人事檔案管理在內容上不斷豐富。因此，新環(huán)境下單位或企業(yè)人事檔案信息化建設需投入大量人力、物力，系統(tǒng)掃描傳統(tǒng)紙質檔案完成相關錄入工作，確保對紙質檔案和電子檔案的共同儲存。此外，還需錄入人事檔案中相關人員的著作內容、形體特征、科研蒸鍋等資料，建立一份相對全面生動的人事檔案，做好后期人才儲備工作。

2.4 加強信息安全建設

在信息化時代，其數(shù)據(jù)安全也受到了一定威脅。相對于紙質檔案，其線上存儲的方式更容易被惡意利用。人事檔案具有私密性及法律效應，如被盜取，對于個人及社會都有一定的危害。就目前發(fā)展現(xiàn)狀而言，其應對信息安全問題主要包括防火墻及外網(wǎng)隔離方式。在利用信息化管理人事檔案時，其電腦用網(wǎng)應當與公司網(wǎng)絡分離，將其作為一個獨立模塊預防網(wǎng)絡截斷。除此之外，應當做好文件云端備份，避免計算機系統(tǒng)崩潰造成文件的丟失或損壞。

2.5 加大軟件和技術開發(fā)力度

提升人事檔案管理信息化建設工作的整體實施水平，需要注重相關管理技術，持續(xù)加大人事檔案管理信息化軟件和相關技術的研發(fā)投資，給科研工作的有效開展提供良好支撐。信息操作平臺是開展人事檔案管理信息化建設工作的載體，因而要注重對其進行研究，對人事檔案管理信息化建設過程中的各項操作軟件加以更新和優(yōu)化，使其適應不斷提升的檔案管理需求?？茖W構建人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確系統(tǒng)多方面的實際應用功能，包含查詢、格式管理、交換、信息維護以及代碼功能等。開展信息化管理人事檔案的過程中，數(shù)據(jù)系統(tǒng)中存在著大量的人事工作數(shù)據(jù)，要不斷優(yōu)化和升級信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面提升數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實際服務質量和使用效率，同時要開展定期維護工作，科學應用安全技術，做好病毒查殺，使得該項系統(tǒng)具有良好的安全性、統(tǒng)一性。

2.6 重視檔案利用和深度開發(fā)

人事檔案管理的最終目的是讓檔案服務于工作，能夠為單位的職工提供服務，所以在檔案的實際管理中要重視其實用性。事業(yè)單位在單位內部干部職位調動、職工崗位流動、人員工作歷程調查、職稱評定等都需要用到人事檔案資料。通常人事檔案資料被認為是為提供單位內部決策和參謀的第一手資料。在人事考核中，檔案資料也發(fā)揮著重要依據(jù)作用，對于職工在任期內的工作情況和單位人員優(yōu)化具有重要意義。為了發(fā)揮人事檔案服務于科技創(chuàng)新項目的作用，信息化分類中可以建立如職員榮譽、媒體報道、科研著作等專題檔案，幫助單位檢索。

3 結語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息化建設是各大企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，人事檔案管理作為企業(yè)發(fā)展及社會運行的重要部分，不應該成為企業(yè)管理的短板，因而其管理模式也應當與時俱進。綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下人事檔案管理的信息化建設存在著人力與物力的缺陷，與此同時，信息化管理體系也存在不足。因此，為了信息化建設能最大限度促進人事檔案管理智能化發(fā)展，應當加大投資力度，注重人員培養(yǎng)。與此同時，高層管理者應當正確定位信息化建設地位，在信息化技術的利用上做到張弛有度，實現(xiàn)人事檔案的柔性管理。

參考文獻

[1]張麗波.互聯(lián)網(wǎng)時代信息化建設上面臨的問題及對策——基于檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2017（18）：96-97.

[2]武慶文.新形式下人事檔案管理的信息化建設分析與研究[J].人力資源管理，2014，12（9）：263-263.