陳美鈿

時(shí)代在發(fā)展，數(shù)字化，信息化成為時(shí)代的發(fā)展主流，檔案信息化現(xiàn)代化，會(huì)逐漸成為檔案管理的發(fā)展主流，可以說(shuō)，在如今的時(shí)代背景之下，檔案信息化已經(jīng)有了自身發(fā)展的固定規(guī)律，并且傳統(tǒng)管理模式發(fā)展也在朝著實(shí)體管理制的方向發(fā)展。

1 信息化與檔案的關(guān)系

1）檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息記錄了人類在漫長(zhǎng)發(fā)展過(guò)程中的所有信息，是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄。人類依照這一客觀規(guī)律，運(yùn)用檔案的方式來(lái)將信息產(chǎn)品進(jìn)行記錄，而時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的變革，檔案作為原生信息源也被社會(huì)越來(lái)越重視，檔案的手機(jī)以及存儲(chǔ)，整理等問(wèn)題為檔案的利用以及開(kāi)發(fā)做足了準(zhǔn)備，在信息的加工，生產(chǎn)，傳播以及利用的整個(gè)過(guò)程中，逐漸完善，成為完備的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2）在如今的時(shí)代之下，信息化建設(shè)是國(guó)家發(fā)展的主線活動(dòng)，信息也是知識(shí)以及經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)。信息技術(shù)能否長(zhǎng)久，持續(xù)的發(fā)展與人類的生存環(huán)境息息相關(guān)，會(huì)逐漸形成全球化的共同體，而這種情況下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)會(huì)逐漸在整個(gè)社會(huì)的發(fā)展中貫穿全局。

3）信息資源的開(kāi)發(fā)利用需符合社會(huì)客觀發(fā)展的需求。信息資源在開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程中，始終堅(jiān)持?jǐn)?shù)據(jù)--信息--知識(shí)三方面的過(guò)程。一般機(jī)構(gòu)層面的信息開(kāi)發(fā)利用都是系統(tǒng)集成以及數(shù)據(jù)集成，在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合的基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，以此來(lái)滿足不同數(shù)據(jù)的需求，這點(diǎn)與我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理方式有些相同，也應(yīng)當(dāng)將這點(diǎn)納入檔案管理的內(nèi)容之中。這是時(shí)代賦予檔案部門在內(nèi)的社會(huì)信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的具體要求，也是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的必然要求。信息化建設(shè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)掌握時(shí)代的需求，根據(jù)相應(yīng)的義務(wù)以及權(quán)利來(lái)做出放映，進(jìn)一步為人們的生產(chǎn)生活以及社會(huì)發(fā)展提出根本保障。

4）信息化建設(shè)在如今的檔案工作管理當(dāng)中具有重要意義。社會(huì)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，所體現(xiàn)出來(lái)的基本信息就是信息生產(chǎn)量，需求量以及效益的大小。社會(huì)消費(fèi)需求主要有兩個(gè)方面，一方面是生產(chǎn)需求，另外一方面是信息生活需求，在時(shí)代的不斷變化，信息化建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展的過(guò)程中，現(xiàn)如今的社會(huì)，信息消費(fèi)需求水平也在不斷增長(zhǎng)，而中改變也促進(jìn)了檔案工作的進(jìn)一步改善。人類的文化需求以及精神需求和生產(chǎn)生活需求的不斷提高，讓人類對(duì)于檔案本身的重視度也在不斷增加，檔案管理不僅僅是在借閱，查閱方面，對(duì)于文化以及社會(huì)休閑等相關(guān)方面也在不斷發(fā)展?jié)B透，滿足著自身的根本需求。

2 準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

1）對(duì)于檔案信息化建設(shè)來(lái)講，想要做好，需要從管理手段以及方式上進(jìn)一步進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案工作所需要做的是圍繞部門的工作重點(diǎn)，同時(shí)組織信息，提供信息。在如今信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，逐漸形成了數(shù)據(jù)劃時(shí)代。檔案系統(tǒng)在數(shù)據(jù)化檔案以及網(wǎng)絡(luò)化管理上已經(jīng)初具形態(tài)，不斷完善。開(kāi)展信息現(xiàn)代化管理工作，需要對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行選擇，盡可能選擇包容性、規(guī)范性強(qiáng)的軟件。

2）檔案信息化建設(shè)的前提是建立文檔一體化，需要將檔案信息歸入到辦公自動(dòng)化當(dāng)中，與辦公自動(dòng)化逐漸融合，一同進(jìn)行。與此同時(shí)，還需要按照相關(guān)要求，讓檔案工作人員介入到該工作當(dāng)中，逐漸提出切實(shí)可行的歸檔計(jì)劃。

3）歸檔雙軌制度，這點(diǎn)是紙質(zhì)文件朝著電子文件轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要恪守的原則之一。電子文件可能會(huì)產(chǎn)生大量的應(yīng)用，但是其法律作用以及憑證作用還無(wú)法與紙張文件媲美，根據(jù)相關(guān)專家估計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)間之下，紙張文件以及電子文件會(huì)長(zhǎng)期并存，根據(jù)國(guó)家檔案局的要求，電子文件需要與相同版本的紙質(zhì)文件進(jìn)行一同歸檔。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則

1）前瞻性：檔案信息化建設(shè)的最終目的是建立數(shù)字化檔案館，而檔案資源以及檔案的管理是需要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及信息系統(tǒng)來(lái)完成傳輸?shù)?，需要最大限度的?shí)現(xiàn)信息資源社會(huì)共享。要按階段、分層次的進(jìn)行，這是一項(xiàng)耗費(fèi)巨大資金以及時(shí)間的工程，需要所有軟硬件設(shè)備按照數(shù)字化進(jìn)行投入，并且需支付昂貴的費(fèi)用。所以，信息化在建設(shè)的過(guò)程中，需要巨大的財(cái)力支持，需要細(xì)心觀察，經(jīng)過(guò)科學(xué)論證，保證軟硬件處理等都十分一致，將有限的財(cái)力發(fā)揮出更多的作用，符合信息化的特點(diǎn)以及要求。同時(shí)，還需要符合發(fā)展趨勢(shì)，避免資源浪費(fèi)。

2）人才儲(chǔ)備：由于電子檔案信息的發(fā)展已經(jīng)有了朝著數(shù)字化方向的發(fā)展趨勢(shì)，電子檔案保存的技術(shù)化以及開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，讓電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理方式有了根本的不同，對(duì)于新時(shí)期的電子檔案管理，需要對(duì)管理人員提出更高的要求，相關(guān)人才問(wèn)題解決，才能進(jìn)一步提高我國(guó)的檔案信息化建設(shè)，才能讓社會(huì)發(fā)展與檔案管理工作相適應(yīng)。

3）實(shí)用性：檔案信息化在建設(shè)的過(guò)程中，檔案館應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)用的原則，這點(diǎn)不僅僅是需要檔案目錄對(duì)數(shù)字化進(jìn)行處理，還需要對(duì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化管理。如今信息化的發(fā)展，需要內(nèi)容上的新穎，獨(dú)特，才能滿足人們大眾的品味需求，同時(shí)，讓信息具備唯一性，讓利用者看到龐大的信息網(wǎng)，從而滿足對(duì)檔案利用的根本需求，為利用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

當(dāng)前，信息化的發(fā)展趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案工作在這種時(shí)代背景之下，只有奮起直追，克服困難，才能與其他行業(yè)共同發(fā)展進(jìn)步，更好的服務(wù)于社會(huì)。

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