摘 要：檔案信息化管理工作對(duì)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展有著重要意義。本文針對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施，旨在為相關(guān)工作人員提供可參考的理論性依據(jù)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，使檔案管理工作更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;軟件開發(fā);信息系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷運(yùn)用和發(fā)展，檔案信息化管理也逐漸成為機(jī)關(guān)單位文檔管理的重要形式。但在信息化管理過程中，仍然存在如管理制度不完善、技術(shù)水平有限，信息安全系統(tǒng)不健全等問題，需要管理人員根據(jù)實(shí)際情況，提出合理的解決對(duì)策，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息服務(wù)。

1 機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中存在的問題

第一，檔案管理工作不夠重視。部分機(jī)關(guān)單位管理者對(duì)檔案工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不夠全面，忽視了檔案信息化管理的重要性，使檔案信息比較散亂，缺少統(tǒng)一管理，造成管理工作難以進(jìn)行。

第二，信息化管理制度不完善。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，也未健全信息化管理制度，在檔案管理中，工作人員因缺少相關(guān)的規(guī)章制度作為參照的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，使管理工作不能順利地進(jìn)行。

第三，信息化的管理水平不高。因信息化管理軟件的老化，管理設(shè)備和技術(shù)水平的落后，加上缺乏專業(yè)技術(shù)人員的指導(dǎo)，使檔案信息化管理工作中存在各種風(fēng)險(xiǎn)問題，極大降低了檔案管理的質(zhì)量。

第四，管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低。檔案信息化管理工作需要工作人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)，我國機(jī)關(guān)單位檔案管理中缺乏專業(yè)的管理隊(duì)伍，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平普遍不高，缺少新技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理工作的開展受到制約。

第五，缺少信息管理安全意識(shí)?？萍妓降倪M(jìn)步為管理工作者帶來了很大的便捷，同時(shí)也帶來了病毒和風(fēng)險(xiǎn)，一些不法分子正是利用信息系統(tǒng)存在的故障，采用非法方式盜用重要信息，給機(jī)關(guān)單位的管理工作帶來了很大的困難。

2 機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理中現(xiàn)存問題的對(duì)策

1）重視檔案信息化管理。做好檔案信息化管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)單位的發(fā)展十分重要。針對(duì)當(dāng)前部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度不足，對(duì)管理工作的不夠重視等問題，需要相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)信息化管理的宣傳工作，充分利用現(xiàn)代傳媒、信息技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方式，開設(shè)有關(guān)信息管理的宣傳專欄，通過媒介工具使人們對(duì)信息管理技術(shù)有更加全面的認(rèn)識(shí)和了解。加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的思想工作，使檔案工作人員樹立正確的管理理念，嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)單位的規(guī)章制度履行自己的工作義務(wù)，根據(jù)當(dāng)下的情況對(duì)信息化建設(shè)中所需要的資金、設(shè)備、制度深入分析，對(duì)不同業(yè)務(wù)的檔案資料進(jìn)行細(xì)化管理，提升工作的時(shí)效性。同時(shí)，需要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，利用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)和服務(wù)方式充分發(fā)揮檔案管理的作用，為人們提供準(zhǔn)確的信息。機(jī)關(guān)單位重視檔案信息化管理，避免檔案工作趨于形式化，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的性質(zhì)和重要性，能夠保證管理工作的順利開展，提升機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2）完善信息化管理制度。檔案信息管理工作包括多個(gè)環(huán)節(jié)，如對(duì)信息采集、收錄、分類等等，在對(duì)信息進(jìn)行管理時(shí)，需要工作人員注意反復(fù)審核，避免因其中某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)導(dǎo)致信息結(jié)果出現(xiàn)誤差，帶來不必要的損失。因此，要求相關(guān)部門完善檔案信息化管理制度，為管理人員進(jìn)行信息管理工作提供參考依據(jù)和保障。首先，在收集檔案信息時(shí)，要嚴(yán)格按照機(jī)關(guān)單位規(guī)定的規(guī)章制度，確保文件信息的廣泛性、完整性、準(zhǔn)確性，根據(jù)信息的主要內(nèi)容進(jìn)行文件歸納，在收錄信息文件過程中，管理人員要根據(jù)文件的類型進(jìn)行有差別的分類收錄，保證收集檔案的科學(xué)性和規(guī)范性。其次，機(jī)關(guān)單位因所統(tǒng)計(jì)的科室較多，信息量大，需要各科室加強(qiáng)協(xié)作，避免信息過于分散化，對(duì)信息進(jìn)行整合管理，確保存檔的信息可以及時(shí)調(diào)用，提高了管理的時(shí)效性。最后，相關(guān)部門要做好檔案的保存工作，采用建立檔案室和密封保存等方式，做好對(duì)歸檔的檔案信息的記錄工作，保證信息的保存地安全可靠，避免信息被泄露或是盜用。

3）提高信息化管理水平。機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案信息化管理過程注重對(duì)管理軟件的開發(fā)和利用，能夠有效地提高信息化管理水平，提升檔案信息化管理的質(zhì)量。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，管理人員要樹立正確的信息化理念和服務(wù)意識(shí)，達(dá)到檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)機(jī)關(guān)單位建立和健全信息管理體系，重視對(duì)檔案管理工作的投入。在管理工作中樹立創(chuàng)新理念和發(fā)展意識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提高對(duì)信息的處理和信息管理水平，注重對(duì)相關(guān)技術(shù)軟件的開發(fā)和使用，及時(shí)修整和淘汰落后的技術(shù)軟件，采用新技術(shù)開發(fā)和推廣新的管理軟件，進(jìn)行信息管理的優(yōu)化整合。在對(duì)管理軟件進(jìn)行研究和開發(fā)時(shí)，要注重適用于不同類型、不同層次以及不同管理人員的需要，根據(jù)單位的工作特點(diǎn)和工作性質(zhì)研發(fā)適合本部門管理的軟件。同時(shí)，控制檔案信息化管理軟件在國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，如果超過規(guī)定的范圍，可能導(dǎo)致信息管理的分散，造成檔案信息的遺漏和不準(zhǔn)確，需要研發(fā)人員注意信息化管理軟件開發(fā)的可靠性、準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，提升機(jī)關(guān)單位檔案信息管理水平。

4）提升管理者綜合素質(zhì)。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率很大程度上與管理者的綜合素質(zhì)有關(guān)，尤其在當(dāng)下數(shù)據(jù)信息化階段，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理技術(shù)，提高專業(yè)技能水平和業(yè)務(wù)能力，以此充實(shí)自己的信息管理經(jīng)驗(yàn)。因此，需要機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)加以重視，注重對(duì)管理工作者的培訓(xùn)工作。根據(jù)管理人員的實(shí)際需求，開展技能強(qiáng)化訓(xùn)練和綜合素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)，提高工作者的檔案管理意識(shí)。此外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化技能方面的提升，通過知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的信息技術(shù)，使從業(yè)人員更快地適應(yīng)檔案管理工作。機(jī)關(guān)單位應(yīng)格外注重對(duì)人才的培養(yǎng)，建立信息化管理的骨干隊(duì)伍，通過績效考核的制度充分調(diào)動(dòng)員工參與管理工作的熱情和積極性，增強(qiáng)工作者的自我約束意識(shí)，強(qiáng)化專業(yè)技能，提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，為機(jī)關(guān)單位的管理工作提供人才支持，能夠有效地提高管理工作的水平。

5）注重信息系統(tǒng)的安全。保證檔案信息系統(tǒng)的安全性是機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理工作的重要環(huán)節(jié)。需要相關(guān)技術(shù)人員在檔案信息化管理過程中，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)監(jiān)控信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)黑客入侵和病毒故障的問題，及時(shí)采取有效的措施，維護(hù)信息系統(tǒng)正常運(yùn)作，防止信息被泄露，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。也要求信息管理工作者對(duì)系統(tǒng)故障和網(wǎng)絡(luò)問題有充分的了解和認(rèn)識(shí)，針對(duì)信息安全問題制定合理可行的應(yīng)對(duì)措施。為保證機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，從業(yè)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)軟件和基礎(chǔ)設(shè)施的檢查和運(yùn)用，充分利用監(jiān)控設(shè)備、錄像機(jī)以及掃描儀等設(shè)備提高檔案管理的質(zhì)量，使檔案信息系統(tǒng)更加安全和規(guī)范化。同時(shí)，針對(duì)難以防范的系統(tǒng)故障問題，需要管理人員提前做好信息數(shù)據(jù)備份，防止因系統(tǒng)受到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失等嚴(yán)后果，使檔案信息管理得到有效的保障。

3 結(jié)論

我國機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作上基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但在信息處理過程中仍舊存在許多問題，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案信息化管理，完善管理制度，提高工作者的水平和綜合素質(zhì)，注重對(duì)信息系統(tǒng)安全的維護(hù)，進(jìn)一步提高檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

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作者簡介

覃麗（1981-），女，瑤族，廣西來賓，在職研究生，畢業(yè)于廣西師范學(xué)院，初級(jí)檔案管理員，研究方向：檔案學(xué)。