董星

摘要：在醫(yī)院的會(huì)議管理過程中，管理人員需要妥善處理會(huì)議室可預(yù)約數(shù)量統(tǒng)計(jì)、會(huì)議全程管理以及人員簽到統(tǒng)計(jì)等工作，但傳統(tǒng)的會(huì)議室管理在實(shí)際使用中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生不合理的占用以及使用沖突等。因此，為提高醫(yī)院會(huì)議室的使用效率以及辦公質(zhì)量，改善傳統(tǒng)醫(yī)院會(huì)議管理過程中存在的問題，本文針對(duì)醫(yī)院會(huì)議室使用的各個(gè)步驟分別進(jìn)行了探析，并提出了加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)議室管理質(zhì)量的措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;會(huì)議管理;創(chuàng)新

隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)療領(lǐng)域內(nèi)的信息化發(fā)展蓬勃。傳統(tǒng)的醫(yī)院管理過程需要大量的人力來管理相關(guān)信息，這會(huì)造成人力物力的一定浪費(fèi)并加大工作失誤出現(xiàn)的幾率。我國醫(yī)院各個(gè)管理部門的信息化程度已經(jīng)較高，但還存在一定的管理死角例如會(huì)議室管理等被管理人員忽視的領(lǐng)域。當(dāng)會(huì)議室管理較為紊亂時(shí)，無論是參加會(huì)議的人員還是會(huì)議室本身都會(huì)得到一定程度的浪費(fèi)，甚至?xí)鸸ぷ魃系臎_突，因此，分析醫(yī)院會(huì)議中的步驟，建立完善的信息化會(huì)議管理體系成為了目前醫(yī)院整體管理中的重點(diǎn)任務(wù)。

1 醫(yī)院會(huì)議管理中的各項(xiàng)步驟分析

我國目前醫(yī)院會(huì)議中的大部分管理模式都處在較為松懈的狀態(tài)，從會(huì)議的預(yù)訂、會(huì)議人員的通知以及人員簽到等方面，均存在一定程度上的問題。

1.1 會(huì)議的預(yù)訂

目前大部分醫(yī)院的會(huì)議預(yù)定還處在較為初始的狀態(tài)，即通過紙質(zhì)申請(qǐng)的方式進(jìn)行會(huì)議室的預(yù)訂。在預(yù)定之前首先需要填寫會(huì)議預(yù)訂申請(qǐng)表，表中內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議時(shí)長、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議題目以及會(huì)議人員等，在表格完成后需要提交到醫(yī)院會(huì)議室管理部門進(jìn)行審批，整體過程較為繁瑣，消耗了較多人力物力。當(dāng)會(huì)議室預(yù)訂發(fā)生改變時(shí)，例如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)決定更改時(shí)間或者人員時(shí)，申請(qǐng)人員需要重新修改申請(qǐng)表再進(jìn)行審批，整體過程較為繁瑣，大大降低了工作效率。

1.2 會(huì)議的通知

在會(huì)議預(yù)訂人員申請(qǐng)會(huì)議室使用通過后，則需要進(jìn)行參會(huì)人員的通知，目前使用較多的方式是通過郵件以及口頭通知，這種通知方式在實(shí)際使用中不太嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)，當(dāng)會(huì)議發(fā)生變動(dòng)時(shí)，需要申請(qǐng)人員再次進(jìn)行通知，耗費(fèi)了太多的精力。

1.3 會(huì)議簽到管理

在會(huì)議開始之前需要進(jìn)行人員的簽到工作，一般是有會(huì)議管理人員進(jìn)行參會(huì)人員簽到表的打印，在會(huì)議開始之前根據(jù)參會(huì)人次逐一簽到，這種簽到方式效率較低，并且還會(huì)因?yàn)椴糠謪?huì)人員的粗心大意造成簽到的漏簽、錯(cuò)簽等，大大降低會(huì)議的管理質(zhì)量。

2 信息化支持的醫(yī)院會(huì)議管理創(chuàng)新

隨著醫(yī)院信息化的不斷蓬勃發(fā)展，我國目前有部分醫(yī)院已經(jīng)上線了醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)，其在會(huì)議的預(yù)訂、人員通知以及會(huì)議簽到等方面都有良好的表現(xiàn)。

2.1 會(huì)議管理系統(tǒng)中的會(huì)議預(yù)訂

在會(huì)議管理系統(tǒng)中，會(huì)議申請(qǐng)人員只需要在自己工位上打開會(huì)議室預(yù)訂系統(tǒng)，然后選擇會(huì)議室、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議部門以及會(huì)議時(shí)長等條目，再點(diǎn)擊確定申請(qǐng)即可完成一次會(huì)議申請(qǐng)。申請(qǐng)通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)傳遞給管理部門進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)完畢后通過即可進(jìn)行會(huì)議。通過會(huì)議管理系統(tǒng)，申請(qǐng)人員可以迅速的完成會(huì)議申請(qǐng)，并且當(dāng)會(huì)議發(fā)生時(shí)間以及人員等的變動(dòng)時(shí)，會(huì)議管理人員可以及時(shí)在系統(tǒng)上進(jìn)行修改，大大降低了管理人員的工作量，提高了工作效率。

2.2 會(huì)議管理系統(tǒng)中的通知管理

在醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)中，當(dāng)會(huì)議申請(qǐng)通過后，會(huì)議管理人員需要對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行通知。在會(huì)議管理系統(tǒng)中，參加會(huì)議的人員都已經(jīng)錄入在醫(yī)院職工數(shù)據(jù)庫中，只需要點(diǎn)擊會(huì)議管理系統(tǒng)中的一鍵通知即可將通知發(fā)送給參會(huì)人員，當(dāng)會(huì)議發(fā)生變動(dòng)時(shí)也可進(jìn)行信息同步的傳達(dá)。

2.3 會(huì)議管理系統(tǒng)中的簽到管理

會(huì)議管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)是醫(yī)院?jiǎn)T工在醫(yī)院數(shù)據(jù)庫中的個(gè)人信息，在會(huì)議的簽到過程中，會(huì)議管理系統(tǒng)能夠接收會(huì)議室指紋簽到的信息，即參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室之前使用指紋簽到即可完成會(huì)議的簽到，會(huì)議管理系統(tǒng)能夠?qū)⒑灥叫畔⑸蟼鞑⒈４嬉t(yī)院數(shù)據(jù)庫，省去了紙質(zhì)簽到表簽到所需要的時(shí)間，提高了整體會(huì)議質(zhì)量。

3 加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)議管理創(chuàng)新質(zhì)量的措施

在醫(yī)院會(huì)議管理的創(chuàng)新過程中，需要針對(duì)一些不足提出改善措施，從醫(yī)院會(huì)議的管理模式、管理人員以及管理軟件上進(jìn)行優(yōu)化。

3.1 優(yōu)化醫(yī)院會(huì)議管理模式

信息技術(shù)促使醫(yī)院內(nèi)大量的信息資源得到了整合，信息化程度高的醫(yī)院還能擁有計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)支持下的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，極大程度上提高了醫(yī)院的行政管理能力。醫(yī)院會(huì)議各個(gè)方面的管理內(nèi)容多種多樣，傳統(tǒng)的會(huì)議管理模式無法全面的處理和應(yīng)對(duì)這些管理信息，而信息化程度高的醫(yī)院中所擁有的高素質(zhì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)人才可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成大量信息的整合以及處理，大幅提高醫(yī)院管理效率。會(huì)議管理系統(tǒng)優(yōu)化了醫(yī)院會(huì)議的管理模式并使其形成了信息化的管理流程，促進(jìn)了醫(yī)院整體管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

3.2 提高醫(yī)院會(huì)議管理人員素質(zhì)

會(huì)議管理人員是醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)建設(shè)的重要推動(dòng)力之一。管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的實(shí)用水平直接影響醫(yī)院會(huì)議管理系統(tǒng)的建設(shè)程度。高度信息化的醫(yī)院管理部門對(duì)于計(jì)算機(jī)人才的要求也是相對(duì)較高的，所以達(dá)成醫(yī)院管理信息化目標(biāo)的首要任務(wù)是加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院內(nèi)員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)過一定程度的培訓(xùn)，會(huì)議管理人員就能熟練的適應(yīng)以及掌握基礎(chǔ)的信息化會(huì)議管理工作流程。

3.3 優(yōu)化醫(yī)院會(huì)議管理軟件

醫(yī)院會(huì)議管理信息化的媒介就是會(huì)議管理軟件，隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，市面上浮現(xiàn)出了很多五花八門的會(huì)議管理軟件，這些軟件都是行政信息化在不斷發(fā)展的過程中出現(xiàn)的衍生品。因此，醫(yī)院行政管理人員要不斷適應(yīng)市場(chǎng)對(duì)于他們的要求，不斷更新自己的知識(shí)履歷以適應(yīng)不斷變化的市場(chǎng)要求。隨著新行政管理處理軟件的出現(xiàn)，醫(yī)院工作人員也應(yīng)該與此同時(shí)去學(xué)習(xí)使用新管理軟件所需要的行政信息化管理知識(shí)。

4 結(jié)語

在醫(yī)院會(huì)議管理過程中，管理人員需要進(jìn)行會(huì)議的預(yù)訂、人員的通知以及人員簽到等工作，傳統(tǒng)的會(huì)議管理模式中，無論是會(huì)議的申請(qǐng)還是會(huì)議的管理都需要管理人員消耗較多的時(shí)間去周旋，而會(huì)議管理系統(tǒng)的上線則大大提高了醫(yī)院會(huì)議管理的效率。除此之外，醫(yī)院會(huì)議管理的不斷創(chuàng)新，對(duì)于醫(yī)院整體的信息化發(fā)展也有著積極的作用。

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