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加強社保檔案管理的重要性

2020-05-28 09:37胡文惠
山西農(nóng)經(jīng) 2020年9期
關(guān)鍵詞:社保檔案管理重要性

胡文惠

摘 要:隨著社會發(fā)展與進步,我國的社保制度逐漸完善,社保的業(yè)務范圍逐漸擴大,參與社會保障的人數(shù)不斷上升,因此社保檔案管理人員的工作也越來越重要。我國社會工作的覆蓋面廣,參保人員的流動性很大,提高社保檔案管理水平和規(guī)范社保檔案管理成為社保事業(yè)的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞:社保;檔案管理;重要性

文章編號:1004-7026(2020)09-0102-02? ? ? ? ?中國圖書分類號:F842.6;G271? ? ? ? 文獻標志碼:A

社保檔案是社保工作中形成的資料,記錄了參保人員的個人信息。在新的社會形勢下,社保檔案管理人員要重視社保檔案管理的重要性,這樣才能實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范性管理。

1? 社保檔案管理的特點

在我國社保檔案管理工作中,社保業(yè)務是社會檔案管理的一個重要方面。《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》指出社會保險經(jīng)辦機構(gòu)要在辦理業(yè)務的過程當中形成記錄、證據(jù)、依據(jù),確保記錄參保人員的真實信息,為參保人今后享受社會保險提供重要依據(jù),為社會保險事業(yè)的發(fā)展提供寶貴資料[1]。

1.1? 參保數(shù)量繁雜且龐大

隨著社會保障制度的完善,該制度逐漸向農(nóng)村延伸,推進全民參保。因為現(xiàn)有的社保業(yè)務范圍廣,涉及人們生活的各個方面,主要項目包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險等。每個社保項目包含很多環(huán)節(jié),例如申請、審核、登記、繳費等。隨著參保人員增加,社保檔案數(shù)量也不斷增加,給我國社保檔案管理人員帶來了一定的工作壓力[2]。

1.2? 社保參保的規(guī)范性

因為社保工作的逐漸完善,參保人數(shù)增加,社保檔案管理工作逐漸規(guī)范化。一方面是對社保辦理活動的規(guī)范,例如辦理程序、收費標準;另一方面是參保前準備資料的規(guī)范,例如規(guī)范保險的記錄、登記表,讓每個單位的相關(guān)資料一致[3]。

2? 社保檔案管理存在問題

2.1? 不重視社保的檔案管理

近年來,隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,社保業(yè)務得到了社會各領(lǐng)域的關(guān)注,參保人員也呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢。這樣增加了社保檔案管理工作人員的工作強度,對社保檔案管理人員的工作要求有了很大的提高。但是在實際情況中,很多社會保險單位里有些檔案管理工作人員不重視管理社保檔案,沒有認識到管理社保檔案的重要性,對檔案的保存較隨意,對社保檔案管理的投入較少且管理制度比較落后,檔案管理工作人員、資源分配不到位,這些都嚴重阻礙了社會檔案管理工作的發(fā)展與進步。

2.2? 社保檔案管理水平低

我國一些企業(yè)單位積極引進電子檔案管理系統(tǒng),但是由于我國對社保檔案管理軟件的運用還不夠成熟,不能有效整理社保檔案的信息資源,這就造成社保檔案管理的方式有電子版和紙質(zhì)版兩種,而且紙質(zhì)版占很大的比重。這樣一來,電子檔案的管理就不能得到充分運用,且在一定程度上增加了管理成本,還會降低檔案管理的工作效率。

除此之外,管理部門對社保檔案管理的全局意識不足,沒有充分認識到電子檔案的管理方式對我國社會檔案管理的推動作用以及對檔案管理長遠發(fā)展的意義[4]。

2.3? 信息化管理低下

現(xiàn)如今,資源信息化已經(jīng)進入了人們生活的各個領(lǐng)域,政府各個行政部門的業(yè)務管理已經(jīng)實現(xiàn)了資源信息化。

資源信息化對提高社保檔案業(yè)務的效率具有很大的優(yōu)勢,社保檔案管理人員可以利用系統(tǒng)找出具體的社保資源信息。但是部分社保檔案管理工作人員缺乏現(xiàn)代信息化的管理意識,不能有效發(fā)揮社保檔案信息化的作用,影響了社保檔案管理的跨區(qū)域利用。

3? 加強社保檔案管理的重要性

3.1? 有利于使內(nèi)部發(fā)展科學化

科學發(fā)展觀的核心是以人為本,目標是實現(xiàn)人的全面發(fā)展,保障人民群眾的利益,為人民群眾謀發(fā)展,不斷滿足人民群眾日益增長的精神文化需求,切實保障人民群眾的政治、經(jīng)濟和文化權(quán)益,讓發(fā)展的成果惠及全體人民[5]。

3.2? 有利于推動社保深化改革

隨著社保檔案管理不斷深化,社保檔案管理部門不僅要做好社會保障工作,還要承擔離休人員的社會服務和管理責任,這些工作需要完整、準確的個人信息。因此,加強社保檔案管理能詳細記錄個人資料,可以在一定程度上推進社保檔案管理工作改革。

3.3? 有利于維護參保人員的切身利益

社保檔案管理工作涉及很多環(huán)節(jié),而且很多環(huán)節(jié)都涉及到了參保人員的利益,需要加強社保檔案管理工作。參保人從最初參保到享受社保待遇要經(jīng)歷很長一段時間,從填寫資料到繳費、續(xù)費,再到保險轉(zhuǎn)移、基金轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入等,都要進行記錄。這些記錄是參保人員享受社保待遇的重要依據(jù),是加強社保檔案管理工作的重要內(nèi)容,做好這些工作才能更好地維護參保人員的切身利益[6]。

3.4? 有利于提高社保部門的業(yè)務能力

隨著人們參加社保的意識提升,社保檔案管理工作面臨各種問題,例如斷保多年又要續(xù)保,這就需要工作人員做好參保人員的檔案管理工作。工作人員可以通過采集、整理、存檔和利用參保人員的檔案資料開展社保檔案工作。

在采集和整理社保檔案的過程中,不斷尋找不足、總結(jié)經(jīng)驗,為接下來的工作作準備。通過整合社保檔案,歸納總結(jié)各項數(shù)據(jù),得到準確的參考數(shù)據(jù),以此確保決策的科學性,這樣不僅有利于提高工作人員的業(yè)務質(zhì)量,還能提高工作人員的辦事效率。

4? 加強社保檔案管理的策略

社保對民生和社會具有積極影響,做好社保檔案管理工作非常重要。如何根據(jù)社保管理工作出現(xiàn)的問題改善社社保檔案管理工作,是一項很重要的內(nèi)容。

4.1? 建立社保檔案管理機構(gòu)

建立統(tǒng)一的社保檔案管理機構(gòu),統(tǒng)一全國社保管理。社保是民生之根本,是社會保障制度的重要組成部分。建立社保檔案管理機構(gòu)是為了制定社保的發(fā)展規(guī)劃和有關(guān)的規(guī)章制度,監(jiān)督社?;鸬墓芾砗褪褂们闆r,更重要的是設立專門管理個人檔案的機構(gòu),打破多方管理的局面[7]。

4.2? 規(guī)范社保檔案的管理

社保檔案詳細記錄著參保人員或單位所繳納的社保金以及參保人員享受的社保待遇等。制定完善的檔案管理制度能保障社保檔案管理的有效性。不同區(qū)域要根據(jù)《社會保險業(yè)務檔案管理辦法》的相關(guān)要求,結(jié)合實際工作,保證參保人員社保檔案的安全性。此外,建立完善的檔案管理制度和社保檔案管理標準,制訂統(tǒng)一的檔案存檔格式,確保檔案管理的規(guī)范性和準確性,可以提高運用社保檔案的合理性。

4.3? 提高工作人員的業(yè)務水平

社保檔案管理工作需要多方面投入。社保檔案管理工作人員需要掌握一定的專業(yè)知識和實際操作能力。相關(guān)作人員需要提高業(yè)務水平,并且有效結(jié)合社會保障制度與檔案管理的原則。在提高工作人員業(yè)務水平方面,需要對工作人員定期開展職業(yè)培訓,建立每年統(tǒng)一考核制度和相關(guān)的激勵機制。在社保檔案管理部門創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境,有效調(diào)動工作人員的積極性和創(chuàng)造性,使工作人員在日常工作中不斷提升自身的業(yè)務水平和能力,讓社保檔案管理更加科學化,促進社保管理事業(yè)快速發(fā)展[8]。

4.4? 明確崗位管理職責

社保檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多、人員比較雜,所以必須要嚴格依照《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》進行管理。

為參保人員辦理業(yè)務時,工作人員需要做好登記、審核和轉(zhuǎn)移等工作,并且在參保人員完成相關(guān)的保險業(yè)務之后,將參保人員的相關(guān)資料和信息歸檔。把管理責任落實到個人,使負責每一個項目的工作人員都能夠有效地履行自身的工作職責。為不同的檔案規(guī)定不同的保管期限。工作人員要做到具體事情具體負責,讓每件事情都能找到負責人,讓每一個工作人員都清楚地知道自己所負責的工作。明確崗位職責,是加強社保檔案管理的重要內(nèi)容之一。

4.5? 加強社保的信息化管理

在管理社保檔案的過程當中,需要補充參保人員的相關(guān)材料,而且社保檔案需要隨著參保人員的流動進行傳遞、共享,這就要求檔案管理人員具有一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)。

在社保中心與各個企業(yè)或政府之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,方便社保檔案管理信息和相關(guān)資料共享,減少因數(shù)據(jù)重復輸入而造成的資源浪費。還要加強建設與信息化管理相關(guān)的法律法規(guī),例如采用信息化系統(tǒng)授權(quán)的方式劃分相關(guān)人員的檔案管理級別,最終形成社保檔案管理標準,為社保檔案管理工作提供真實有效的信息。

5? 結(jié)束語

在社會快速發(fā)展的背景下,社保檔案管理是社會保險事業(yè)的核心部分。社保檔案管理應該順應時代潮流,在工作當中不斷進行創(chuàng)新與發(fā)展,有效提升社保工作人員的能力和素質(zhì),確保社保檔案的完整性以及安全性。

參考文獻:

[1]顧春雷.淺議社保檔案管理的重要性與法制化現(xiàn)狀[J].新農(nóng)村,2016(4):44.

[2]楊景絢.社保檔案管理重要性探討[J].人力資源管理,2017(7):361.

[3]韓風賢.淺談社會保險檔案管理[J].時代金融(中旬),2016(4):215,220.

[4]鐘立紅.論社會保險檔案及其管理對策[J].河北民族師范學院學報,2015(1):123-125.

[5]陸麗芬.芻議社保檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].經(jīng)營管理者,2016(36):353.

[6]李華.芻議社保檔案管理工作[J].魅力中國,2017(22):95.

[7]黃炳輝.淺談加強社保檔案管理的重要性及對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2018(12):136.

[8]敖毅.談社保檔案的重要性及其管理措施[J].辦公室業(yè)務,2016(9):99.

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