□劉艷華

【內(nèi)容提要】檔案管理是老年大學(xué)管理工作中的重要組成部分，目前我國(guó)老年人的數(shù)量逐漸增加，老年大學(xué)也得到了越來越多的關(guān)注。本文將針對(duì)老年大學(xué)的文書檔案管理工作展開研究，確定各項(xiàng)工作的實(shí)際開展措施，提高文化檔案管理的綜合水平，最終達(dá)到促進(jìn)老年大學(xué)的文書檔案管理工作良好發(fā)展的目的。

檔案管理是老年大學(xué)管理工作中的重要組成部分，老年大學(xué)的人數(shù)越來越多，文書檔案的數(shù)量也越來越多，檔案管理難度逐漸提升,提高文書檔案管理的綜合水平，能夠有效促進(jìn)老年大學(xué)的發(fā)展。

老年大學(xué)文書檔案管理特點(diǎn)

目前老年大學(xué)的文書檔案管理工作在實(shí)際開展過程中，主要具有以下特點(diǎn)：第一，檔案信息變化速度較快，課程設(shè)置的種類較多。加上老年人的流動(dòng)性較高，因此老年大學(xué)的文書檔案信息收集工作、整理工作難度較大。加上老年學(xué)員入學(xué)時(shí)間不統(tǒng)一，在正式教學(xué)的過程中需要根據(jù)老年人的心理和生理特點(diǎn)進(jìn)行考核，相應(yīng)的課程調(diào)整在所難免，因此信息也相對(duì)復(fù)雜。第二，在我國(guó)老年大學(xué)中，仍有不少學(xué)校采用紙質(zhì)檔案管理方式，信息化的管理方式亟待進(jìn)一步加強(qiáng)。這種情況下非常容易出現(xiàn)檔案管理效率不高以及準(zhǔn)確性低的情況。

老年大學(xué)的文書檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

老年大學(xué)的文書檔案管理中存在的問題主要包括以下幾點(diǎn)，第一，檔案管理制度不完善，目前許多老年大學(xué)雖然制定了相應(yīng)的文書檔案管理制度，但是并沒有將制度充分落實(shí)到實(shí)際管理工作中，導(dǎo)致老年大學(xué)的文書檔案管理制度逐漸向著形式化方向發(fā)展。另外，在制度內(nèi)容建設(shè)的過程中，并沒有根據(jù)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)以及時(shí)代發(fā)展情況制定內(nèi)容，導(dǎo)致與時(shí)代發(fā)展脫軌，無法將老年大學(xué)的文書檔案管理制度的價(jià)值充分發(fā)揮出來。第二，文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，在實(shí)際檔案管理的過程中，檔案管理人員依舊存在缺乏專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)態(tài)度的情況，無法提高檔案管理工作的實(shí)際開展質(zhì)量。這一情況就導(dǎo)致在檔案管理中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理不規(guī)范甚至是管理遺漏的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的開展效果。第三，信息技術(shù)應(yīng)用效率不高。目前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到人們生活中的各個(gè)階段，但是在老年大學(xué)的文書檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用效率并不高。導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因就是人們對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，并且無法充分掌握信息技術(shù)，造成檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用效果提升較慢。

加強(qiáng)老年大學(xué)文書檔案管理的措施

（一）建立全面的文書檔案管理制度

制度是老年大學(xué)文書檔案管理工作開展的基礎(chǔ)條件，因此相關(guān)人員需要根據(jù)當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案管理的要求，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，在此過程中需要根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)展開研究，同時(shí)，將制定完成的管理制度應(yīng)用到實(shí)際管理工作中，避免出現(xiàn)管理制度趨于形式化的現(xiàn)象。例如，針對(duì)文書檔案管理中的檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案鑒定以及檔案處理等工作，都要制定相應(yīng)的規(guī)章管理制度，通過這種方式提高檔案管理制度建設(shè)的全面性和有效性。并且保證檔案制度建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、要求統(tǒng)一以及使用統(tǒng)一，刪除傳統(tǒng)管理制度中不科學(xué)的部分，使整個(gè)管理制度能夠符合當(dāng)今時(shí)代的要求和發(fā)展。

（二）建立數(shù)字化的管理平臺(tái)

建立數(shù)字化的管理平臺(tái)，是老年大學(xué)的文書檔案管理工作未來發(fā)展的主要方向，同時(shí)也是必然選擇。例如，利用云端網(wǎng)絡(luò)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)文書檔案管理中心的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，在不同老年大學(xué)之間建立相應(yīng)的數(shù)字管理平臺(tái)，這種方式能夠?qū)崿F(xiàn)不同大學(xué)之間的檔案數(shù)據(jù)信息共享。通過這種形式，使老年大學(xué)的文書檔案管理工作人員之間相互學(xué)習(xí)、分享經(jīng)驗(yàn)、交流溝通，利用相互借鑒的方式，共同促進(jìn)自身工作的優(yōu)化和發(fā)展。另外，由于數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)需要有設(shè)備作支撐，因此需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行經(jīng)常性的維護(hù)、優(yōu)化，保證數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠在該設(shè)備上穩(wěn)定運(yùn)行。例如，采購高配置的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)線以及多媒體終端等設(shè)備，為數(shù)字化文書檔案管理平臺(tái)的建設(shè)和發(fā)展提供條件。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想提高文書檔案管理工作的開展質(zhì)量，最重要的一點(diǎn)就是對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行有效培養(yǎng)。在此過程中可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。第一，對(duì)文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行宣傳，從而使檔案管理人員從思想上認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，為接下來的專業(yè)訓(xùn)練提供條件。第二，對(duì)管理人員的理論知識(shí)展開研究，使其了解相關(guān)理論知識(shí)，在此基礎(chǔ)上對(duì)實(shí)際管理技能進(jìn)行培養(yǎng)，將理論知識(shí)與實(shí)際工作相互結(jié)合。第三，定期對(duì)管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，這一方式能夠了解到管理人員的工作開展情況，并發(fā)現(xiàn)其在實(shí)際工作中存在的問題，并根據(jù)問題給予針對(duì)性的解決，避免出現(xiàn)管理人員水平與時(shí)代發(fā)展相互脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）將信息技術(shù)充分應(yīng)用在其中

信息技術(shù)已經(jīng)成為保證工作準(zhǔn)確性和工作效率的主要手段，因此要想提高老年大學(xué)的文書檔案管理水平，就需要將信息技術(shù)應(yīng)用其中，保證整個(gè)文書檔案管理工作的順利開展。例如，將OA 系統(tǒng)應(yīng)用在其中，該系統(tǒng)能夠自動(dòng)完成接收文件以及發(fā)送文件的工作，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式。另外，還可以利用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、存儲(chǔ)以及檢索，整個(gè)過程能夠高效準(zhǔn)確的完成。在檔案檢索的過程中，可以利用信息技術(shù)建立一個(gè)多層次和全方位的檔案檢索體系，只需要輸入相應(yīng)詞匯，即準(zhǔn)確、快速完成檢索工作，提高整個(gè)檔案管理工作的開展效率。將信息技術(shù)應(yīng)用到其中，能夠降低檔案查閱和檢索的難度，還可以簡(jiǎn)化整個(gè)管理流程，無論對(duì)于檔案管理人員還是老年人來說，都具有較高的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。在老年大學(xué)實(shí)際的文書檔案管理中，需要從形式、技術(shù)應(yīng)用以及人員等方面展開優(yōu)化完善，并充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)整個(gè)老年大學(xué)管理的重要性，只有這樣才能不斷提高檔案管理工作開展的科學(xué)性和有效性，不斷促進(jìn)我國(guó)老年大學(xué)文書檔案管理工作的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。