摘? 要：分類方案在編制和具體應(yīng)用過程中，對歸檔文件的整理而言，具有非常重要的影響和作用。該文針對歸檔文件整理分類方案的價值以及具體編制方法進(jìn)行分析，在對該方案進(jìn)行編制時，不僅要對其中的基本要求給予足夠的關(guān)注和重視，而且還要保證分類方案在編制時的科學(xué)性和合理性，這樣才能夠?qū)⒎诸惙桨缸陨淼膽?yīng)用價值充分發(fā)揮出來，提高歸檔文件整理水平。

關(guān)鍵詞：歸檔文件? 整理分類? 分類方案? 方案價值? 編制方法

中圖分類號：G27 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）04（c）-0243-02

歸檔文件整理分類方案在制定和具體應(yīng)用過程中，其主要目的是通過各種不同類型的方案收集、整合和利用，實現(xiàn)對這些方案的分類，這樣不僅可以方便獲取，而且還可以保證這些方案在編制時的準(zhǔn)確性和有效性。該方案在提出以及具體應(yīng)用過程中，貫穿在歸檔文件分類的整個過程當(dāng)中，對這些不同類型的歸檔文件編號、編目等都提出了非常高的要求，必須要結(jié)合實際情況，積極采取有針對性的措施，實現(xiàn)對這些檔案內(nèi)容的監(jiān)督、管理。

1? 歸檔文件整理分類方案的價值

分類方案在提出以及具體應(yīng)用過程中，是保證可以落實檔案規(guī)范化管理措施的必要前提條件，同時也是其中非常重要的一部分。分類方案在整個檔案管理工作實施過程中，具有非常重要的價值。首先，分類方案在編制和應(yīng)用時，其可以被看作是歸檔文件在分類整理過程中的重要保證措施。與此同時，如果缺乏分類方案在其中作為有效的指導(dǎo)，那么在整個分類過程中，就會出現(xiàn)很多問題，甚至還會出現(xiàn)嚴(yán)重的混淆現(xiàn)象。其次，在對分類方案進(jìn)行編制時，需要注意的一點就是，該方案本身可以被看作是歸檔文件分類的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。也就是該方案在制定和具體應(yīng)用過程中，可以實現(xiàn)對整個分類工程的整體設(shè)計，同時還可以將分類方案在實踐中實現(xiàn)科學(xué)合理的利用。在與實際情況進(jìn)行結(jié)合分析時，發(fā)現(xiàn)在實踐中歸檔文件分類的本質(zhì)就可以被看作是在實踐中直接將歸檔文件的實體進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，讓其根據(jù)不同的目錄、編目等要求來進(jìn)行分類[1]。除此之外，分類方案在實際應(yīng)用過程中，必須要保證歸檔文件自身的分類號、目錄等全部都具有真實性和有效性，這樣才能夠從根本上保證該環(huán)節(jié)的有效落實。在具體操作過程中，需要注意的一點就是，歸檔文件在實現(xiàn)分類時，在對各種不同類型的分類方法進(jìn)行選擇和利用時，必須要結(jié)合實際要求，同時還要與歸檔的順序、依據(jù)等進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠保證歸檔編號編制的合理性和科學(xué)性。由此可以看出，在實踐中通過對各種不同類型分類方案合理利用，可以對同一個卷宗內(nèi)的歸檔文件進(jìn)行有的分類處理，在此時就會出現(xiàn)各種不同類型的編號、編目等。另外，分類方案在編制以及具體應(yīng)用過程中，為了保證分類方案在實際應(yīng)用過程中的有效性，需要結(jié)合實際情況，積極采取有針對性的措施，同時還要對計算機(jī)進(jìn)行科學(xué)合理的利用，這樣不僅可以實現(xiàn)快速有效的整理和歸檔，而且還可以保證文件在搜集、利用時的有效性。

2? 歸檔文件整理分類方案的編制

2.1 基本要求

歸檔文件整理分類方案在編制時，為了從根本上保證編制的質(zhì)量和效果可以達(dá)到理想化的效果，必須要結(jié)合實際情況，尤其是要與基本要求進(jìn)行結(jié)合分析，這樣才能夠從根本上保證分類方案在編制時的有效性。在對分類方案進(jìn)行編制時，除了要與實際情況進(jìn)行結(jié)合之外，還要對卷宗內(nèi)的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的利用和管理。在這一基礎(chǔ)上，還要與現(xiàn)有的規(guī)則和方法進(jìn)行有效結(jié)合，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)有管理方法與具體工作相互之間有效結(jié)合。所以，在這種形勢下，在對分類方案進(jìn)行編制時，就必須要按照以下的要求來進(jìn)行，這樣才能夠取得良好的效果[2]。首先，在具體操作過程中，必須要制定和落實符合實際要求的基本規(guī)定，同時還要對現(xiàn)有的規(guī)則、保管期限等進(jìn)行科學(xué)合理利用，這樣才能夠保證分類方法的合理利用。也就是只有保證分類方法在實踐中的有效落實，才能夠?qū)崿F(xiàn)對分類方案有針對性地編制和利用。與此同時，在一致性要求提出以及具體應(yīng)用過程中，在該要求當(dāng)中明確提出，要保證分類方案在制定和落實時，實現(xiàn)同一標(biāo)準(zhǔn)的劃分，這樣做的根本目的是為了促使同一級類目相互之間不會存在相互交叉的現(xiàn)象，為歸檔文件在分類過程中的準(zhǔn)確性和有效性提供保障。除此之外，除了上述要求之外，還對該方案提出了穩(wěn)定性的要求，該要求當(dāng)中明確出分類方案在制定和具體應(yīng)用過程中，尤其是在比較長的時間范圍內(nèi)，要盡可能滿足全宗內(nèi)檔案分類過程中提出了個性化要求[3]。在具體操作過程中，需要注意的一點就是在對類目進(jìn)行設(shè)置時，不可以實現(xiàn)隨意變更的情況，同時也不能夠隨便對本單位經(jīng)常會使用的變更類目等進(jìn)行選擇和利用。在對該方案提出安全性要求時，明確提出比較高的類目必須要包含與其相對應(yīng)的比較低一級的類目，這樣做的根本目的是為了最大限度地保證歸檔文件在分類過程中，可以直接被納入到符合實際要求的類目當(dāng)中，為分類的合理性和科學(xué)性提供有效保障。

2.2 分類方案的編制

分類方案在編制和具體應(yīng)用過程中，方案的編制效果將會直接影響到歸檔文件在整理和具體應(yīng)用過程中的情況。由此可以看出，分類方案在整個歸檔文件整理過程中具有非常重要的影響和作用。首先，在具體操作過程中，必須要結(jié)合實際情況，對分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)合理的選擇和利用，同時還要對分類層次進(jìn)行確定。檔案工作人員在日常工作過程中，必須要對現(xiàn)有的歸檔文件來源、保管期限等進(jìn)行全方位有效的分析，同時還要對各種不同類型的類目進(jìn)行分析，這樣可以對其中的數(shù)量、具體實施部門等進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃和設(shè)計，從中對符合實際要求的分類方法進(jìn)行選擇，這樣可以對類目進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)置和利用。比如，歸檔文件在實際應(yīng)用過程中，會選擇利用保管、期限、年度以及機(jī)構(gòu)等方式，通過這種分類方式對其進(jìn)行分類管理時，必須要結(jié)合實際要求，這樣才能夠保證該分類方法在實際應(yīng)用過程中的作用和價值充分發(fā)揮出來。尤其是對于行政部門而言，由于這一環(huán)節(jié)會涉及到的歸檔文件比較多，數(shù)量比較少，所以，在對其進(jìn)行分類時，如果分類比較過于細(xì)致，那么很有可能會直接導(dǎo)致管理比較繁瑣，對整個庫容將會造成非常嚴(yán)重的影響。所以，在對該問題進(jìn)行分析和處理時，比較適合利用保管期限、年度這種類型的分類方法。除此之外，在對分類方法進(jìn)行選擇和具體應(yīng)用時，要對分類方案進(jìn)行科學(xué)合理的編制和利用，這樣才能夠發(fā)揮出良好的應(yīng)用效果。分類方案在表述過程中，通常情況下可以直接利用文字來進(jìn)行表達(dá)，或者是也可以利用樹狀圖表等各種不同類型的方式。如果是直接在類目當(dāng)中對數(shù)字代碼進(jìn)行利用，那么就必須要保證該代碼自身在實際應(yīng)用過程中具有非常良好的穩(wěn)定性。另外，在具體操作過程中，必須要對分類說明進(jìn)行合理的選擇，在說明當(dāng)中必須要涵蓋的內(nèi)容包括分類方法的具體選擇、分類的層次確定等，這些都是其中非常重要的內(nèi)容，所以可以適當(dāng)對類方案進(jìn)行補充、完善，這樣可以最大限度地保證分類方案在實際應(yīng)用過程中的價值。

3? 結(jié)語

歸檔文件整理分類方案在編制和具體應(yīng)用過程中，由于其自身具有非常重要的價值體現(xiàn)，所以在對其進(jìn)行編制時，必須要結(jié)合實際情況，遵循基本要求。這樣不僅可以保證該方案在應(yīng)用時的效果，而且還可以提高歸檔文件整理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃瑩妍，鄢嫦.《歸檔文件整理規(guī)則》特點分析與新規(guī)解讀[J].資源信息與工程，2018，33（6）：184-186.

[2] 李紅.歸檔文件整理工作實踐及認(rèn)識[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2017（4）：178-180.

[3] 王協(xié)舟，尹偉灃.《歸檔文件整理規(guī)則》解讀——基于新舊規(guī)則兩個標(biāo)準(zhǔn)的文本分析[J].檔案學(xué)通訊，2016（6）：75-79.

作者簡介：李建華（1979，4—），女，漢族，山西孝義人，本科，館員，研究方向：檔案管理。