趙耀

The Practice Exploration of OA Office Automation System in Unit Information Management

ZHAO Yao

（Aerospace Wanyuan Industrial Co. Ltd.， Beijing 100076， China）

【摘? 要】 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是Office Automation（辦公自動(dòng)化）的簡(jiǎn)稱，還有很多研究者認(rèn)為OA是協(xié)同辦公簡(jiǎn)稱。OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)單位信息化管理具有重要意義，所以各單位對(duì)其重視程度逐漸加深。論文主要通對(duì)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在單位信息化管理中的實(shí)踐進(jìn)行了探索，希望可以為單位信息化管理提供一定幫助。

【Abstract】 OA office automation system is the abbreviation of Office Automation， and many researchers think OA is a cooperative office abbreviation. OA office automation system is of great significance to the information management of the unit， so each unit has gradually paid more attention to it. This paper mainly explores the practice of OA office automation system in unit information management， hoping to provide some help for unit information management.

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng);單位;信息化;管理

【Keywords】 OA system; unit; information; management

【中圖分類號(hào)】TP313? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0033-02

1 引言

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）功能強(qiáng)大，幾乎涵蓋了企業(yè)所有日常辦公與管理事務(wù)。該系統(tǒng)主要功能包括新聞處理、郵件處理、公告處理、任務(wù)處理、領(lǐng)導(dǎo)日程、發(fā)文等，這些功能對(duì)于單位信息化管理十分有利，只是當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)并不知道要采用何種方式才能保障OA系統(tǒng)最大化提升企業(yè)管理信息化水平。

2 OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則分析

2.1 OA系統(tǒng)技術(shù)原理

OA系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)離不開相關(guān)設(shè)計(jì)技術(shù)原理，該系統(tǒng)在EPR基礎(chǔ)上對(duì)企業(yè)相關(guān)信息資料進(jìn)行管理。系統(tǒng)中包含了數(shù)據(jù)集成與信息管理兩種主要技術(shù)，由于信息管理與集成強(qiáng)大，一方面提升了企業(yè)信息資源共享能力，另一方面提升了企業(yè)信息應(yīng)用能力，也能不斷提升管理水平促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前OA系統(tǒng)是大多數(shù)企業(yè)信息化管理核心，提升OA系統(tǒng)實(shí)踐能力無疑可以提升企業(yè)信息化管理水平。

2.2 OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

相關(guān)技術(shù)人員在進(jìn)行OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需要注重相關(guān)原則，按照原則提升系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平，使得系統(tǒng)可以不斷完善，更好地為企業(yè)管理水平提升提供保障。第一，注重相關(guān)移動(dòng)辦公技術(shù)開發(fā)。在OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中相關(guān)技術(shù)人員要注重移動(dòng)辦公技術(shù)開發(fā)，不斷滿足企業(yè)與社會(huì)需求，提升企業(yè)管理能力。第二，注重自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用。OA系統(tǒng)目的之一在于推進(jìn)企業(yè)辦公自動(dòng)化，所以相關(guān)設(shè)計(jì)人員一定要注重自動(dòng)化技術(shù)運(yùn)用，提升系統(tǒng)自動(dòng)化效率。第三，數(shù)據(jù)處理功能完善。相關(guān)設(shè)計(jì)人員注重?cái)?shù)據(jù)處理功能完善，一方面幫助企業(yè)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行搜索，另一方面幫助企業(yè)刪除重復(fù)信息，保障信息有效性。

3 單位信息化管理中利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義

3.1 提升工作成效

利用OA系統(tǒng)可以幫助企業(yè)提升工作速度，提升管理質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供必要條件。第一，利于企業(yè)整體管理。企業(yè)做大做強(qiáng)之后，企業(yè)分公司分散地域比較廣闊，如果采用傳統(tǒng)管理方式，無論派專員或者是進(jìn)行電話聯(lián)系等，多少都會(huì)對(duì)相關(guān)管理信息傳遞速度與質(zhì)量造成不利影響。通過OA系統(tǒng)恰好可以解決這一問題，利用OA系統(tǒng)跨越地域限制，將母公司與子公司有機(jī)聯(lián)系形成一個(gè)整體，提升企業(yè)管理水平。第二，利于管理透明化。傳統(tǒng)管理方式業(yè)務(wù)審批流程比較復(fù)雜，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)程監(jiān)管不利，對(duì)管理工作效率提升造成不利影響。利用OA系統(tǒng)可以進(jìn)一步將業(yè)務(wù)信息透明化，讓管理更加透明，對(duì)企業(yè)管理信息的共享還有很大好處。第三，利于企業(yè)員工協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)可以進(jìn)一步協(xié)調(diào)員工工作，方便提升企業(yè)員工合作積極性，提升企業(yè)管理水平。

3.2 方便搭建與完善集中式管理

企業(yè)管理信息化推進(jìn)中相關(guān)平臺(tái)搭建與完善可以進(jìn)一步提升企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)信息化進(jìn)一步提升。通過OA系統(tǒng)可以將企業(yè)全體結(jié)合為統(tǒng)一整體，將企業(yè)中相關(guān)管理人員與所有員工匯聚到系統(tǒng)之中，提高管理能力方便企業(yè)完善集中式管理。OA系統(tǒng)信息處理迅速、相關(guān)企業(yè)事務(wù)記錄與處理全面、發(fā)文收文便捷，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)管理信息化水平提升。另外，利用OA系統(tǒng)可以將收集到信息進(jìn)行共享，方便企業(yè)員工通過OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)整體管理信息進(jìn)行掌握，方便積極、健康企業(yè)管理氛圍的營(yíng)造[1]。企業(yè)氛圍對(duì)企業(yè)員工工作熱情影響比較大，企業(yè)具備積極向上氛圍，有利于促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展。

3.3 明確工作流程

通過OA系統(tǒng)方便企業(yè)工作流程明確，為企業(yè)相關(guān)工作秩序提供保障，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。第一，通過OA系統(tǒng)上下級(jí)工作申報(bào)與迅速審核，上級(jí)對(duì)相關(guān)規(guī)定傳達(dá)可以迅速實(shí)現(xiàn)，對(duì)下級(jí)信息上傳也十分有力。第二，每一項(xiàng)工作具體時(shí)間可以具體規(guī)定，保障企業(yè)管理工作秩序，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)富強(qiáng)壯大。第三，方便企業(yè)無紙化進(jìn)程推進(jìn)。利用OA系統(tǒng)處理相關(guān)管理信息，可以減少辦公中傳統(tǒng)紙筆使用，進(jìn)一步提升企業(yè)辦公無紙化辦公水平，提升企業(yè)管理信息化水平，為企業(yè)發(fā)展提供必要條件。

4 在單位信息化管理中利用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)踐路徑

4.1 不斷深化OA系統(tǒng)

單位在利用OA系統(tǒng)時(shí)，需要不斷深化OA系統(tǒng)的運(yùn)用，不斷完善OA系統(tǒng)，為企業(yè)信息化管理提升提供條件。第一，對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行更新，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要。OA系統(tǒng)發(fā)展具有一定趨勢(shì)，單位信息化技術(shù)人員可以不斷完善OA系統(tǒng)，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)信息化管理水平的提升。企業(yè)在相關(guān)技術(shù)整合方面，需要將企業(yè)行政管理、檔案管理、信息管理深入整合，為企業(yè)信息化管理助力[2]。第二，注重技術(shù)應(yīng)用宣傳。除了相關(guān)系統(tǒng)技術(shù)開發(fā)之外還需要對(duì)相關(guān)技術(shù)人員的技術(shù)應(yīng)用能力進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升管理人員管理能力，促進(jìn)企業(yè)朝著正確方向發(fā)展。第三，及時(shí)監(jiān)測(cè)OA系統(tǒng)穩(wěn)定性與安全性。企業(yè)在日常管理中需要注重系統(tǒng)穩(wěn)定性監(jiān)測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，不斷提升企業(yè)管理信息水平的提升。

4.2 合理利用OA系統(tǒng)

企業(yè)在日常管理中需要注重相關(guān)OA系統(tǒng)利用，不斷提升系統(tǒng)利用率促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提升。相關(guān)信息管理人員需要注重崗位職責(zé)。首先，不同崗位利用功能不同。在進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)推廣方面，企業(yè)需要注重不同崗位不同技能培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)專崗專職，以提升企業(yè)信息化管理水平[3]。例如，如果屬于企業(yè)績(jī)效管理部門，對(duì)其培訓(xùn)時(shí)需要適當(dāng)增加相關(guān)財(cái)務(wù)處理、數(shù)據(jù)處理等信息培訓(xùn)，提升財(cái)務(wù)績(jī)效管理人員水平，為企業(yè)管理信息化提供保障。再次，注重相關(guān)系統(tǒng)利用情況檢測(cè)。企業(yè)在運(yùn)用相關(guān)信息化管理手段OA系統(tǒng)時(shí)，需要定期對(duì)員工利用情況進(jìn)行檢測(cè)，全面掌握員工系統(tǒng)利用情況，對(duì)更新系統(tǒng)技術(shù)及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，提升員工運(yùn)用能力，促進(jìn)企業(yè)信息化管理邁上新的臺(tái)階。最次，關(guān)注OA系統(tǒng)利用情況監(jiān)督。相關(guān)管理部門及時(shí)監(jiān)督系統(tǒng)使用情況，保障系統(tǒng)應(yīng)用質(zhì)量。

4.3 OA系統(tǒng)利用管理

企業(yè)在運(yùn)用OA系統(tǒng)時(shí)需要隨時(shí)對(duì)運(yùn)用情況進(jìn)行管理，全面掌握企業(yè)運(yùn)用水準(zhǔn)，為企業(yè)發(fā)展提供必要支持。首先，企業(yè)需要注重對(duì)企業(yè)員工職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行調(diào)查。企業(yè)在管理中需要注重相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)調(diào)查，根據(jù)員工具體情況開展相關(guān)OA系統(tǒng)使用技巧與注意事項(xiàng)培訓(xùn)，個(gè)性化培訓(xùn)提升員工使用OA系統(tǒng)水平，為企業(yè)信息化管理水平提升提供先決條件。其次，企業(yè)可以利用OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行制定。企業(yè)在發(fā)展中可以通過OA系統(tǒng)對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行整合，全面掌握企業(yè)具體情況，整合企業(yè)信息制定更為科學(xué)與適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展的戰(zhàn)略，保障企業(yè)按照目標(biāo)一步一步發(fā)展下去。再次，企業(yè)要注重相關(guān)工作流程完善。利用OA系統(tǒng)企業(yè)可以對(duì)相關(guān)工作流程進(jìn)行安排與完善，方便員工按照相關(guān)流程投入到工作之中，保障工作有序推進(jìn)。最后，注重系統(tǒng)安全性。在系統(tǒng)使用過程中為了保障系統(tǒng)信息保密性，企業(yè)需要根據(jù)自身技術(shù)情況設(shè)定保密級(jí)別比較高的安全密匙，進(jìn)一步保障企業(yè)信息安全化。

5 結(jié)語

綜上所述，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在單位信息化管理中的實(shí)踐路徑比較多，企業(yè)可以從不斷深化OA系統(tǒng)、合理利用OA系統(tǒng)、OA系統(tǒng)利用管理三方面，全面提升企業(yè)系統(tǒng)應(yīng)用水平，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)信息化管理水平的提升，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。另外，企業(yè)在應(yīng)用相關(guān)技術(shù)地同時(shí)還要不斷完善企業(yè)內(nèi)部管理體系，不斷提升企業(yè)管理綜合能力，為企業(yè)朝著更為積極方向發(fā)展提供必要條件。

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