摘 要 回顧自《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》發(fā)布以來高校檔案整理有關(guān)規(guī)范的發(fā)展歷程，疏理高校“卷”“件”結(jié)合整理模式產(chǎn)生的背景、理論依據(jù)及實(shí)踐狀況，分析該模式的執(zhí)行困惑，即“卷”“件”整理的執(zhí)行范圍不明確以及與之相關(guān)的管理問題。筆者認(rèn)為，各高校探索“卷”“件”結(jié)合檔案整理模式，應(yīng)遵循“共性+個(gè)性”相結(jié)合的原則，對(duì)全宗檔案分類的起點(diǎn)應(yīng)明確為按檔案門類分類，不同檔案門類之間所用的整理分類等可以互相不一致。

關(guān)鍵詞 高校檔案 立卷改革 檔案整理 卷件結(jié)合

中圖分類號(hào) G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2019-09-25

基金項(xiàng)目：四川省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會(huì)檔案管理科研課題“新形勢下高校‘卷件結(jié)合的檔案整理模式研究”（170102）。

作者簡介：姚笑云，成都理工大學(xué)檔案館助理研究員，檔案學(xué)碩士，研究方向?yàn)闄n案管理。

Discussion on the Combination of "Volume" and "Item" in University Archives Compilation

Yao Xiaoyun

Abstract The paper reviews the development history of relevant norms of archives compilation in colleges and universities since the publication of "Regulations"， and sorts out the background， theoretical basis and practice of the archives compilation mode of "volume" and "item" combination in colleges and universities， and analyzes the implementation confusion of the mode， namely， the unclear implementation scope of "volume" and "item" compilation and relevant management issues. The author believes that when exploring the archives compilation mode of "volume" and "item" combination， colleges and universities should follow the principle of combining "commonness" with "personality"， classify the whole archives according to the archives category， and the classification between different archives categories can be inconsistent.

Keyword archives in colleges and universities; reform of filing; archives compilation; "volume" and "item" combination

一、回顧高校檔案整理有關(guān)規(guī)范的發(fā)展演變

涉及高校檔案整理的規(guī)范很多，本文只選取涉及面較寬、影響較深的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類方法》（以下簡稱《實(shí)體分類法》）、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）及《歸檔文件整理規(guī)則》等進(jìn)行梳理。《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》《四川省文書立卷與案卷構(gòu)成的一般要求》等針對(duì)某領(lǐng)域或地區(qū)的規(guī)范暫不羅列。

1993年國家教育委員會(huì)發(fā)布《關(guān)于發(fā)布〈高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法〉、〈高等學(xué)校檔案工作規(guī)范〉的通知》（教辦[1993]429號(hào)），這是新中國成立以來第一部全面規(guī)范各類高等學(xué)校檔案分類及管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范性文件，推行以案卷作為整理單元的立卷整理方式。發(fā)布以來，國內(nèi)高校基本都按此規(guī)范進(jìn)行檔案分類并采取案卷級(jí)整理。上述規(guī)范和整理方式對(duì)高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化有重要意義。

在此之前的1989年，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-89）發(fā)布，該規(guī)范經(jīng)過2000年及2008年兩次修訂，本質(zhì)仍是針對(duì)科技檔案立卷整理的操作規(guī)范。

2000年，作為立卷改革發(fā)展的里程碑，遵循“簡化整理、深化檢索”的理念，國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）（以下簡稱《規(guī)則》），針對(duì)文書檔案推行以文件作為整理單元的文件級(jí)整理方式。然而《規(guī)則》在高校中并沒有得到廣泛推行，大部分高校仍采取觀望態(tài)度。

2015年國家檔案局發(fā)布新修訂的《規(guī)則》（DA/T 22-2015），新《規(guī)則》在原整理方法基礎(chǔ)上，圍繞將電子文件整理納入適用范圍、增加檔號(hào)內(nèi)容、明確裝訂要求、優(yōu)化整理流程等重點(diǎn)工作展開[1]8修訂。新《規(guī)則》將立卷改革推向一個(gè)高點(diǎn)，許多高校開始在部分檔案立卷整理的同時(shí)，對(duì)另外部分檔案采取了文件級(jí)整理。而在不同規(guī)范與不同整理方式如何銜接及兼顧問題上，各高校出現(xiàn)了多種操作。

2018年，教育部國務(wù)院學(xué)位委員會(huì)在關(guān)于宣布失效一批規(guī)范性文件的通知（教政法〔2018〕5號(hào)）文件中，將《關(guān)于發(fā)布〈高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法〉、〈高等學(xué)校檔案工作規(guī)范〉的通知》列于其中?！兑?guī)范》及《實(shí)體分類法》正式宣告廢止。但由于多年來《實(shí)體分類法》已深入高校檔案工作，目前各高校在整理方式上仍然難以統(tǒng)一。筆者也了解到，自2010年以來，各地檔案工作學(xué)會(huì)已紛紛啟動(dòng)《實(shí)體分類法》修訂研討工作，目前暫無新規(guī)范出臺(tái)。

二、高校檔案“卷”“件”結(jié)合整理模式的理論依據(jù)與實(shí)踐調(diào)研

1.理論依據(jù)。從分類而治、避重就輕、取長補(bǔ)短等角度出發(fā)，“卷”“件”結(jié)合整理是必要的。誠如何嘉蓀所言，“作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，檔案文件既可以看做是在以主體為核心的活動(dòng)過程中形成的（文書檔案），也可以看做是在以客體為中心的活動(dòng)過程中形成的（科技檔案）”[2]35-37。一般用于反映專門性或?qū)I(yè)性強(qiáng)的客體及有關(guān)活動(dòng)的科技檔案，往往具有專業(yè)性及成套性特點(diǎn)，為充分保持與客體為核心的活動(dòng)過程相吻合的天然有機(jī)聯(lián)系，真實(shí)反映客體的狀況、結(jié)構(gòu)、特點(diǎn)或運(yùn)動(dòng)規(guī)律，在整理過程中，更適用于案卷級(jí)整理。而一般用于反映主體活動(dòng)的文書檔案，檔案相互間聯(lián)系相比科技檔案等專門檔案而言比較松散。特別是進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于其生成和流轉(zhuǎn)的辦公條件和環(huán)境已有很大變化，采用文件級(jí)整理，更有利于提高文書處理部門的歸檔整理效率（便于隨辦隨歸、簡化整理工作、避免因立卷質(zhì)量影響檢索準(zhǔn)確率等等）。

2.實(shí)踐調(diào)研。據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，當(dāng)前高校主流的檔案整理模式可分三類：第一，立卷模式，以《規(guī)范》《實(shí)體分類法》為規(guī)范依據(jù)。據(jù)調(diào)研，有的高校或因檔案規(guī)模較小，或因辦公自動(dòng)化程度較低，或因檔案人員素質(zhì)局限，或出于尊重原整理基礎(chǔ)等原因，立卷改革比較保守，對(duì)檔案全部采取案卷級(jí)整理。第二，組件模式，以《規(guī)則》為規(guī)范依據(jù)。有學(xué)者指出，“高校檔案實(shí)施《規(guī)則》標(biāo)準(zhǔn)整理檔案，是受到檔案同行專家的認(rèn)可的，實(shí)踐也是可行的”[3]30-31。以北京大學(xué)檔案館為代表，立卷改革十分徹底，對(duì)學(xué)校所有檔案全部按“件”整理，適當(dāng)組虛擬卷[4]11-16。第三，更多的高校采取了“卷”“件”結(jié)合整理模式。在遵照上述規(guī)范基礎(chǔ)上，針對(duì)不同檔案采用不同整理方式，即部分檔案按“件”、部分檔案按“卷”整理。這是由于，按“卷”按“件”整理各有利弊，高校檔案復(fù)雜多樣，很多高校在整理方式上難以取舍，故選擇此模式。據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，采取該模式的高校大體都按照“文書檔案按件整理，科技檔案等其他檔案立卷整理”的共識(shí)執(zhí)行。

采用“卷”“件”結(jié)合整理模式的高校，面臨最突出的困惑和問題是“卷”“件”整理的執(zhí)行范圍不明確。新《規(guī)則》指出：“本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理?！倍凇秾?shí)體分類法》的分類框架中，哪些類別或哪些類別的哪些部分檔案應(yīng)劃入文書檔案范疇的說法多樣，目前尚未統(tǒng)一，各高校在操作中更是五花八門。如黨群檔案、行政檔案、外事檔案屬于文書檔案的觀點(diǎn)普遍得到認(rèn)可;教學(xué)檔案則存在較大分歧，有的高校將其作為文書檔案，有的高校則理解為科技檔案或其他專門檔案，如中國礦業(yè)大學(xué);又如科研檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案等類別，包含了“11綜合”即管理類以及其他項(xiàng)目業(yè)務(wù)類材料的內(nèi)容，無法明確界定其屬于哪種檔案門類;財(cái)會(huì)檔案更是如此。對(duì)此，有的高校按“文書檔案按件，其他檔案立卷整理”執(zhí)行，這便出現(xiàn)某些類別檔案同時(shí)采取兩種方式整理的問題，不僅增加了整理工作的復(fù)雜程度，也不利于檔案的統(tǒng)一管理;有的高校將這些類別檔案的管理類部分劃入黨群或行政類檔案當(dāng)中;也有的高校則從該類別檔案的整體性出發(fā)，都進(jìn)行立卷整理。

與此相關(guān)的，不同整理規(guī)范規(guī)定的分類方法及檔號(hào)結(jié)構(gòu)，在無法明確執(zhí)行范圍的實(shí)踐中所導(dǎo)致的混亂，不利于檔案的規(guī)范化與統(tǒng)一管理。

三、探索高校檔案“卷”“件”結(jié)合整理模式的幾點(diǎn)建議

1.遵循“共性+個(gè)性”相結(jié)合的原則。各高校在探索整理模式時(shí)，一方面要遵循檔案整理的基本原則，即要以遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用作為前提;整理的質(zhì)量要齊全完整規(guī)范，并符合檔案保護(hù)要求;立卷改革的目的在于簡化整理，深化檢索;文書檔案與科技檔案等其他門類檔案在整理中的區(qū)別在方案中要有所體現(xiàn)，不能混淆[5]34-35。另一方面，應(yīng)充分考慮學(xué)校檔案工作具體實(shí)際，包括學(xué)校辦學(xué)規(guī)模及層次、學(xué)科和專業(yè)特點(diǎn)，檔案數(shù)量規(guī)模及構(gòu)成成分，學(xué)校辦公自動(dòng)化程度，檔案信息化與數(shù)字化程度，部門立卷歸檔制度推行情況，檔案人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)及素質(zhì)等，同時(shí)也應(yīng)考慮現(xiàn)在及未來與電子文件整理的銜接問題，從而找到適合本學(xué)校的整理模式。

2.全宗檔案分類的起點(diǎn)是按檔案門類分類，并應(yīng)予以明確。不同門類的檔案是具有天然界限的不同種類，這可以看做是全宗內(nèi)檔案分類的第一步驟[6]111。由于其天然界限明確，我們常常忽略在檔案管理中執(zhí)行了此“暗分類”操作。上述“卷”“件”整理的執(zhí)行范圍不明確的問題，從本質(zhì)而言是不同分類方法的沖突問題。這些高校在檔案分類時(shí)按《實(shí)體分類法》中的問題分類法進(jìn)行（該規(guī)范在分類時(shí)并無按檔案門類進(jìn)行“暗分類”），而在考慮按“卷”或“件”整理方式時(shí)是按檔案門類屬性進(jìn)行分類選擇。不同分類方法界限不同，類別互相交叉包含，從而導(dǎo)致在具體執(zhí)行中無所適從。筆者認(rèn)為，既然按檔案門類分類是必要的第一分類步驟，就應(yīng)當(dāng)在分類方案中予以明確。

3.不同檔案門類之間所用的整理模式、分類標(biāo)準(zhǔn)和層級(jí)等可以互相不一致。不同檔案門類特點(diǎn)不同，在整理中也應(yīng)有所區(qū)別。如文書檔案在某些學(xué)校更適宜采用文件級(jí)整理，科技檔案更適宜案卷級(jí)整理;又如文書檔案更適宜采用組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法，而科技檔案則應(yīng)按項(xiàng)目進(jìn)行分類組卷;文書檔案采用保管期限分類法可為管理工作帶來便利，而科技檔案若按保管期限分類則影響其立卷科學(xué)性……若分類之初已對(duì)檔案門類進(jìn)行了劃分，不同檔案門類之間所采用的分類標(biāo)準(zhǔn)、層級(jí)以及與之對(duì)應(yīng)的檔號(hào)編制結(jié)構(gòu)之間互相不一致的問題并不會(huì)帶來管理的混亂，相反可以更好地提高管理工作效率。

上述幾點(diǎn)建議可作為高校探索“卷”“件”結(jié)合整理模式的參考，同時(shí)也為修訂及執(zhí)行新《實(shí)體分類法》提供參考。

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