1 范圍

本規(guī)范規(guī)定了政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子出證文件歸檔的一般方法，包括電子出證文件的歸檔功能需求、歸檔內(nèi)容、組織結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)格式等。

本規(guī)范適用于政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在統(tǒng)建的政務(wù)服務(wù)平臺(tái)和自建的業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)（以下統(tǒng)稱(chēng)為政務(wù)服務(wù)平臺(tái)）辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)時(shí)依托公共數(shù)據(jù)共享平臺(tái)或其他提供電子出證文件的數(shù)據(jù)平臺(tái)（以下統(tǒng)稱(chēng)為數(shù)據(jù)共享平臺(tái)）通過(guò)數(shù)據(jù)共享獲取的電子出證文件的歸檔。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T 36901-2018 電子證照 總體技術(shù)架構(gòu)

GB/T 36903-2018 電子證照 元數(shù)據(jù)規(guī)范

GB/T 36905-2018 電子證照 文件技術(shù)要求

DA/T 31-2017 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T 85-2019 政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范

3 術(shù)語(yǔ)和定義

3.1 電子出證 electronic certificates issuing

政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在政務(wù)服務(wù)平臺(tái)辦理政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)時(shí)通過(guò)數(shù)據(jù)共享獲取能夠反映事項(xiàng)真實(shí)情況、與待證事實(shí)相關(guān)聯(lián)、來(lái)源和形式符合法律規(guī)定的公共數(shù)據(jù)，并作為辦事和執(zhí)法法定依據(jù)的過(guò)程。

3.2 電子出證文件 documents from electronic certificates issuing

政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在電子出證過(guò)程中獲取的電子證照、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄、電子出證記錄等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和電子文件。

3.3 電子出證記錄 records for electronic certificates issuing

描述電子出證全過(guò)程的元數(shù)據(jù)。

3.4 證照 certificate

由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位頒發(fā)、能夠證明資格或權(quán)利等的憑證類(lèi)文件。

注：證照包括證件和執(zhí)照等。[GB/T 36901-2018，術(shù)語(yǔ)和定義3.1]

3.5 電子證照 electronic certificate

由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的證照數(shù)據(jù)文件。[GB/T 36901-2018，術(shù)語(yǔ)和定義3.3]

3.6 歸檔 archiving

將具有憑證、查考和保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門(mén)提交的過(guò)程。[GB/T 18894-2016，術(shù)語(yǔ)和定義3.12]

3.7 元數(shù)據(jù) metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。[GB/T 18894-2016，術(shù)語(yǔ)和定義3.3]

3.8 信息包 information package

由內(nèi)容信息、流程信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的電子文件信息整體。

4 總則

4.1 政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子出證文件的歸檔作為政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔的組成部分，應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理、安全高效的原則。

4.2 符合國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定要求的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子出證文件可僅以電子形式歸檔。

4.3 應(yīng)明確政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子出證文件歸檔工作的職責(zé)和分工，包括以下四類(lèi)部門(mén)的職責(zé)和分工：

a）數(shù)據(jù)應(yīng)用部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)本部門(mén)的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表，在對(duì)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，對(duì)電子出證文件進(jìn)行同步歸檔，并對(duì)歸檔后形成的電子檔案按照《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》等規(guī)定進(jìn)行管理；

b）數(shù)源部門(mén)按照《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法》等規(guī)定，負(fù)責(zé)提供用于電子出證的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或電子文件，并確保其真實(shí)性、完整性、安全性和可用性；

c）各級(jí)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)和數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)為電子出證文件的歸檔工作提供技術(shù)支持，包括：開(kāi)發(fā)或完善政務(wù)服務(wù)平臺(tái)和數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享接口以實(shí)現(xiàn)電子出證文件向政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的傳輸；開(kāi)發(fā)或完善政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的預(yù)歸檔模塊，以支持電子出證文件的歸檔；

d）檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)提出電子出證文件歸檔的功能需求，指導(dǎo)和監(jiān)督政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子出證文件歸檔工作。

4.4 歸檔的電子出證文件作為整個(gè)辦件的一部分，與該辦件的其他電子文件組件及元數(shù)據(jù)共同構(gòu)成一份完整的電子檔案。

5 歸檔功能需求

5.1 政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的預(yù)歸檔模塊應(yīng)具備收集、檢測(cè)、整理電子出證文件等基本歸檔功能，并符合DA/T 85-2019的規(guī)定。

5.2 政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的預(yù)歸檔模塊包括但不限于以下功能：

a）應(yīng)將電子出證文件的歸檔范圍嵌入整個(gè)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的歸檔范圍配置中；

b）應(yīng)能接收和保存數(shù)據(jù)共享平臺(tái)傳輸?shù)碾娮映鲎C文件，并根據(jù)歸檔配置自動(dòng)對(duì)電子出證文件進(jìn)行收集和整理，作為歸檔信息包的組成部分。收集的歸檔內(nèi)容符合第6章的規(guī)定，整理的組織結(jié)構(gòu)和命名符合第7章的規(guī)定；

c）應(yīng)能對(duì)歸檔電子出證文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，并支持對(duì)檢測(cè)不合格的電子出證文件進(jìn)行補(bǔ)充；

d）應(yīng)能對(duì)電子出證文件來(lái)源可追溯，對(duì)歸檔過(guò)程中的所有操作及操作人員、時(shí)間和結(jié)果等日志信息進(jìn)行記錄和跟蹤審計(jì)。

5.3 數(shù)據(jù)共享平臺(tái)應(yīng)具備采集、導(dǎo)出、查詢(xún)電子出證文件的功能，包括但不限于以下功能：

a）應(yīng)能收集和保存電子出證過(guò)程中提供的原始數(shù)據(jù)或證明文件以及相關(guān)元數(shù)據(jù)，并支持通過(guò)電子出證唯一標(biāo)識(shí)碼進(jìn)行查驗(yàn)；

b）應(yīng)能通過(guò)數(shù)據(jù)接口將符合法定辦事要求的原始數(shù)據(jù)或證明文件以及相關(guān)元數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸給數(shù)據(jù)應(yīng)用部門(mén)，并支持一定時(shí)間內(nèi)（至少1年）向數(shù)據(jù)應(yīng)用部門(mén)提供應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)的二次查詢(xún)和導(dǎo)出，以確保該查證事項(xiàng)可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔；

c）應(yīng)支持通過(guò)時(shí)間戳、數(shù)字摘要、區(qū)塊鏈等技術(shù)手段確保傳輸給數(shù)據(jù)應(yīng)用部門(mén)的原始數(shù)據(jù)或證明文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)不被篡改。

電子出證文件的具體歸檔過(guò)程參見(jiàn)圖1。

6 歸檔內(nèi)容

6.1 電子出證文件組件

6.1.1 歸檔的電子出證文件組件為下列形式中的任意一種：

a）電子證照，包括版式和非版式；

b）檔案數(shù)字化成果、電子檔案復(fù)制件或其證明文件；

c）系統(tǒng)通過(guò)共享數(shù)據(jù)自動(dòng)生成的電子證明材料。

圖 1 電子出證文件歸檔示意圖

6.1.2 歸檔的電子出證文件組件應(yīng)包含證明其來(lái)源可靠的電子簽名、時(shí)間戳、電子印章或應(yīng)用區(qū)塊鏈等技術(shù)生成的數(shù)字憑證或數(shù)字摘要。

6.1.3 政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)在提取電子出證文件過(guò)程中如需當(dāng)事人進(jìn)行有效授權(quán)和確認(rèn)的，獲取的當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)信息應(yīng)與電子出證文件一并歸檔保存。

6.1.4 當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)為現(xiàn)場(chǎng)簽署的紙質(zhì)材料時(shí)，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的經(jīng)辦人應(yīng)通過(guò)數(shù)字化掃描等方式上傳至政務(wù)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行歸檔。數(shù)字化掃描應(yīng)符合DA／T31—2017的規(guī)定，滿(mǎn)足信息內(nèi)容真實(shí)完整、清晰可讀的最低限度要求，推薦采用200dpi掃描。

6.2 電子出證記錄

6.2.1 歸檔的電子出證記錄應(yīng)包括：電子出證唯一標(biāo)識(shí)碼、數(shù)據(jù)應(yīng)用部門(mén)和系統(tǒng)編碼、數(shù)據(jù)來(lái)源部門(mén)和接口編碼、請(qǐng)求時(shí)間、響應(yīng)時(shí)間、辦事對(duì)象的法定身份標(biāo)識(shí)和名稱(chēng)、事項(xiàng)編碼、辦件統(tǒng)一申報(bào)號(hào)、應(yīng)用材料或表單名稱(chēng)、數(shù)據(jù)查詢(xún)參數(shù)、數(shù)據(jù)返回結(jié)果、數(shù)據(jù)查詢(xún)者信息。

6.2.2 電子出證記錄以XML格式文檔保存，命名為“電子出證記錄.XML”，其基本元數(shù)據(jù)和格式示范參見(jiàn)附錄A。

6.2.3 電子出證記錄由數(shù)據(jù)共享平臺(tái)通過(guò)接口提供給政務(wù)服務(wù)平臺(tái)歸檔保存。

7 組織結(jié)構(gòu)和命名

7.1 電子出證文件與同一辦件其他歸檔電子文件組件一并形成完整的歸檔信息包。歸檔信息包的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合DA/T 85-2019的規(guī)定。

7.2 歸檔的電子出證文件存放在同一文件夾中，該文件夾存放在以歸檔材料目錄命名的文件夾下。組織結(jié)構(gòu)示例如圖2所示。

7.3 同一個(gè)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦件中多次電子出證形成的電子出證文件分別存放在各自的文件夾中。

7.4 存放電子出證文件的文件夾以電子出證文件所指代的材料名稱(chēng)命名，如“婚姻證明”。

7.5 電子出證文件組件一般采用原始名稱(chēng)命名。版式電子證照、電子檔案可直接采用原文件名；非版式電子證照和其他電子出證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式后以電子出證文件所指代的材料名稱(chēng)命名，如“婚姻電子證照”。有效授權(quán)和確認(rèn)形成的文件以其所指代的行為命名，如“有效授權(quán)信息”或“確認(rèn)書(shū)”等。

8 存儲(chǔ)格式

8.1 歸檔電子出證文件的存儲(chǔ)格式應(yīng)符合DB/T 85-2019的規(guī)定。

8.2 版式電子證照、電子檔案采用ofd、pdf等格式保存。

8.3 從數(shù)據(jù)庫(kù)記錄提取的非版式電子證照，以xml等易于讀取和顯示的格式保存，電子證照的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T 36903-2018的規(guī)定。示例參見(jiàn)附錄B。

8.4 其他采用非標(biāo)準(zhǔn)或通用格式的電子出證數(shù)據(jù)，歸檔時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)或通用格式一并保存。

8.5 電子出證記錄等元數(shù)據(jù)文件以xml格式保存。

8.6 當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)為電子信息的，以xml等易于讀取和顯示的格式保存；當(dāng)事人有效授權(quán)和確認(rèn)為數(shù)字化掃描副本上傳的，以pdf、jpg等通用格式保存。

圖 2 歸檔電子出證文件的組織結(jié)構(gòu)示例

附錄A（資料性附錄）

電子出證記錄的元數(shù)據(jù)描述和格式示范

本資料性附錄給出了電子出證記錄的元數(shù)據(jù)描述（見(jiàn)表A.1）和格式示范參考

表 A.1 電子出證記錄的元數(shù)據(jù)描述

格式示范如下：

附錄B（資料性附錄）

非版式電子證照歸檔示例

本資料性附錄給出了非版式電子證照歸檔示例