周勝

【摘要】高校建設(shè)離不開各個(gè)環(huán)節(jié)。當(dāng)前在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校數(shù)據(jù)化建設(shè)工作也在不斷發(fā)展完善，而檔案管理工作更是高校必不可少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，積極推動(dòng)高校建設(shè)好檔案管理數(shù)字化是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展必然要求。該文擬簡(jiǎn)單探討高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中遇到的問題和解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校建設(shè);檔案管理;數(shù)字化

伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校的發(fā)展也在不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，包括教學(xué)方式、人事管理、教研研究和檔案管理等一系列工作，都在由紙質(zhì)管理模式逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理模式，檔案管理作為高校建設(shè)的重要組成部分有著重要意義。然而隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程中，也存在著不少問題。

一、推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化的意義

21世紀(jì)是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，信息技術(shù)不斷發(fā)展，并伴隨著互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)廣泛應(yīng)用在人們的生活中，實(shí)現(xiàn)信息社會(huì)數(shù)字化建設(shè)是必然趨勢(shì)。而高校檔案信息數(shù)字化對(duì)我國(guó)高校建設(shè)進(jìn)一步提高起著重要的作用。高校檔案作為記錄高校發(fā)展的第一手資料，涉及許多方面，種類多、信息量大是它的主要特征。高校建設(shè)離不開檔案管理，它是最能直接表現(xiàn)和反映高校發(fā)展的歷史進(jìn)程和真實(shí)情況，包含著許多珍貴信息和科研成果，是不能忽視的寶貴財(cái)富;同時(shí)檔案管理是保證高校能否穩(wěn)定發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。但是，目前我國(guó)很多高校在推動(dòng)檔案管理數(shù)字化工作還存在著很多問題，不利于檔案管理工作效率和工作質(zhì)量提高。這就需要高校管理層能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，切合實(shí)際情況，正確把握時(shí)代發(fā)展的潮流，以科學(xué)發(fā)展觀提升教育創(chuàng)新理念，推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化有效發(fā)展，不斷完善數(shù)字化管理網(wǎng)格化，實(shí)現(xiàn)方便快捷的檔案信息資源共享，促進(jìn)高校的良好建設(shè)。

二、高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的主要問題

（一）硬件和軟件設(shè)備缺少投入。高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要充足的軟件和硬件設(shè)備投入到工作中，這也是想要更好開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵的一步。首先，檔案信息數(shù)字化需要良好的網(wǎng)絡(luò)連接環(huán)境，需要支持信息傳遞穩(wěn)定輸送，但是目前很多高校在這方面并沒有過多的投入建設(shè)，受到自身或者某些客觀因素限制，導(dǎo)致一些過于老化的硬件設(shè)施沒有得到及時(shí)更新，信息管理系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)大容量的網(wǎng)絡(luò)信息輸送。其次，軟件技術(shù)手段較落后，無法提供給工作人員高效便捷的工作系統(tǒng)、處理各種文件的軟件以及身份識(shí)別系統(tǒng)和信息共享系統(tǒng)。這影響了高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的步伐，滯緩了推動(dòng)其發(fā)展的進(jìn)程。

（二）管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系不統(tǒng)一。高校檔案管理沒有建立統(tǒng)一的管理規(guī)范和體系，各校發(fā)展參差不齊。由于檔案管理數(shù)字化工作共享安全要求高、操作處理技術(shù)要求嚴(yán)，需要統(tǒng)一的技術(shù)支持、管理體系和工作標(biāo)準(zhǔn)。但是目前高校并不能實(shí)現(xiàn)這樣的要求，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化信息在收集、分類、歸檔和共享的流程緩慢，造成各個(gè)高校之間檔案信息數(shù)字化工作建設(shè)進(jìn)度不一致。又因?yàn)橹贫炔唤∪芾眢w系沒有得到完善，缺少相應(yīng)的管理制度意識(shí)。

（三）缺乏專業(yè)性人才。檔案信息數(shù)字化需要具有專業(yè)知識(shí)的人才，既要懂檔案管理，也要會(huì)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，以及需要良好的隊(duì)伍建設(shè)，因此對(duì)檔案管理人員有更高的要求。目前檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)較低，專業(yè)能力相對(duì)較差，他們沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作時(shí)計(jì)算機(jī)操作困難、檔案整理緩慢、共享信息不方便，工作效率低。不能很好地應(yīng)對(duì)高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，難以適應(yīng)高速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)需求。專業(yè)人士的缺失也導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高，制約了檔案信息數(shù)字化發(fā)展朝著專業(yè)化的道路發(fā)展。

（四）安全意識(shí)薄弱，沒有得到重視。檔案信息數(shù)字化建設(shè)對(duì)我國(guó)高校建設(shè)發(fā)展有著十分重要的作用。就我國(guó)高?，F(xiàn)狀來說，學(xué)校對(duì)它的重要性還沒有清晰的認(rèn)識(shí)，意識(shí)不到檔案信息數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，又因?yàn)闄n案文件具有一定的保密性，對(duì)它的宣傳力度小，老師和學(xué)生無法充分了解到它的重要程度，使檔案管理在學(xué)校各個(gè)部門容易受到忽視。對(duì)電子文件的安全意識(shí)也較為薄弱，安全隱患問題主要表現(xiàn)在檔案信息在網(wǎng)絡(luò)共享容易受到入侵，文件查閱沒有嚴(yán)密性，某些職工甚至可以隨意查看檔案文件。這是目前高校檔案信息建設(shè)中存在的普遍性問題。

三、提升高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對(duì)策

（一）加大基礎(chǔ)設(shè)施投入。檔案的載體和記錄方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展而不斷革新。推行數(shù)字化工作建設(shè)不僅需要人才的支撐，也需要優(yōu)良的基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)軟件，引入先進(jìn)的數(shù)字化硬件設(shè)施。高校應(yīng)該提高對(duì)檔案信息數(shù)字化工作的經(jīng)費(fèi)使用，及時(shí)更新硬件設(shè)備，積極引進(jìn)先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，比如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，為高校檔案管理數(shù)字化工作提高物質(zhì)保障。同時(shí)，信息數(shù)字化要求高校選擇一款適合學(xué)校系統(tǒng)、功能全面的檔案軟件，使用一些高水平、系統(tǒng)功能完善的檔案管理軟件，能夠適應(yīng)工作人員在工作中的操作需求，這是推動(dòng)檔案信息數(shù)字化的關(guān)鍵一步。

（二）建立健全的高校檔案管理制度。任何一項(xiàng)工作的推行，都會(huì)存在一些問題，檔案信息數(shù)字化發(fā)展也是如此。我們應(yīng)該健全專門的高校檔案管理制度，并且建立起一定條件的監(jiān)督機(jī)制，以便于管理制度的順利實(shí)施。教育部在2008年9月1日起就頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在推行實(shí)施的過程不斷修改完善，高校檔案管理工作在慢慢改正，也在不斷探索恰當(dāng)?shù)墓芾碇贫取Ｊ紫?，?yīng)該明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，建立嚴(yán)格合適的管理規(guī)范，使工作人員遵循工作要求，在檔案整理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能按照標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)行。其次，建立一個(gè)專門的監(jiān)督小組，督促工作人員的工作情況，有利于提高工作人員的工作效率。最后，簡(jiǎn)化工作程序，便捷有效地處理檔案信息。只有建立一個(gè)完善的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，才能使工作健康有序。

（三）建設(shè)專門的人才隊(duì)伍。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，離不開高素質(zhì)的專業(yè)人才，一個(gè)專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)也需要這樣的復(fù)合型人才。檔案管理人員作為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍中的關(guān)鍵，需要具有較高的知識(shí)素養(yǎng)。因此對(duì)這方面人才的培養(yǎng)刻不容緩，高校也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力、培養(yǎng)他們的專業(yè)素養(yǎng)以及更新他們的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，現(xiàn)在許多高校都有開設(shè)針對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化發(fā)展的專業(yè)課，高校也要積極引進(jìn)既懂檔案管理知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的高級(jí)人才，充分發(fā)揮他們專業(yè)優(yōu)勢(shì)，提升高校檔案管理建設(shè)隊(duì)伍整體的專業(yè)化能力。另外，高校也可以建立良好的工作競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)提高工作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和工作能力十分有利。檔案工作人員的素質(zhì)提高了，檔案管理隊(duì)伍也會(huì)不斷進(jìn)步，才會(huì)使檔案管理數(shù)字化發(fā)展更加快速走上專業(yè)化的方向，取得更好的成效，更好地滿足高校對(duì)這方面人才的需求。

（四）加強(qiáng)安全管理，提高重視。網(wǎng)絡(luò)安全問題急需解決：一方面，國(guó)家需要制定嚴(yán)格的信息保密制度，讓工作人員依法辦事，嚴(yán)格遵守規(guī)則，培養(yǎng)從業(yè)人員的安全保密意識(shí);另一方面，學(xué)校需要建立多種安全防范措施應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系入侵者的破壞，建立一套完善的管理系統(tǒng)，爭(zhēng)取落實(shí)到人，有事必究的管理機(jī)制。我們需要提高檔案信息數(shù)字化工作的重視，加強(qiáng)學(xué)校對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，讓大家對(duì)它有更多了解，學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)它的重視，也要得到學(xué)校各個(gè)成員的支持，這樣有利于改善檔案管理工作人員的工作環(huán)境、提高影響力和學(xué)校各個(gè)部門的管理意識(shí)。檔案信息數(shù)字化工作才能更好為學(xué)校服務(wù)，使它的作用得到充分發(fā)揮。

四、結(jié)語

高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展工作的推行，仍然存在著很多問題，這要求我們?cè)谑褂眠^程中對(duì)其不斷完善?，F(xiàn)在越來越多人把目光關(guān)注檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，人們的個(gè)人信息安全意識(shí)也在不斷加強(qiáng)，這使檔案信息數(shù)字化推進(jìn)工作獲得一個(gè)很大的進(jìn)步。這對(duì)推動(dòng)高校信息化建設(shè)有著十分重要的意義，也是必不可少的環(huán)節(jié)之一。高校除了要注意物質(zhì)層面的問題，也要對(duì)專業(yè)素質(zhì)人才培養(yǎng)加以重視，不能為了完成工作而工作，要切合自身實(shí)際情況制定符合學(xué)校發(fā)展方向的措施，從而不斷提升高校檔案信息數(shù)字化的發(fā)展水平。

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