熊家瑛
摘 要:新時期,利用先進(jìn)的技術(shù)手段提升醫(yī)院檔案管理工作效率是醫(yī)院內(nèi)部管理與建設(shè)的重點內(nèi)容,需要醫(yī)院管理人員提高重視度。本文主要分析醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題,并且根據(jù)檔案管理人員素質(zhì)不高、先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用不足和檔案管理機制不健全的現(xiàn)狀,重點探究提升醫(yī)院檔案管理水平的有效對策。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;檔案升級
隨著檔案管理技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步,醫(yī)院檔案管理的信息化水平有所提升,對醫(yī)院的運行起到關(guān)鍵作用。實踐應(yīng)用中,檔案管理工作涉及的范圍較廣,具體包括人事檔案管理、醫(yī)療技術(shù)、財務(wù)支出、各項行政管理措施等等,相關(guān)領(lǐng)域工作人員需要分析醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀,為醫(yī)院的高效運行與發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
一、醫(yī)院檔案管理工作問題現(xiàn)狀
1.檔案管理人員素質(zhì)不高
現(xiàn)階段,醫(yī)院檔案管理工作變得越來越重要,檔案管理內(nèi)容、數(shù)量和載體呈現(xiàn)多樣化,對檔案管理人員提出了新的要求。然而,針對目前大部分醫(yī)院檔案管理而言,存在管理人員綜合素質(zhì)不高,先進(jìn)管理技術(shù)應(yīng)用不足的問題,使得檔案管理效果不理想。此外,醫(yī)院在人才管理和建設(shè)上,往往將工作重點放在醫(yī)務(wù)團(tuán)隊建設(shè),對檔案管理工作重視程度不夠,影響醫(yī)院檔案管理技術(shù)水平提升。加之,部分醫(yī)院的檔案管理人員不在編制內(nèi),其工作態(tài)度和服務(wù)意識薄弱,使得醫(yī)院檔案升級工作開展緩慢。
2.檔案應(yīng)用價值未能實現(xiàn)
檔案主要為使用人員提供信息參考,促使相關(guān)人員了解醫(yī)院情況,做出合理決策。雖然醫(yī)院檔案管理被重視,醫(yī)院管理人員也準(zhǔn)確及時記錄了相關(guān)檔案信息。然而,實踐工作中,發(fā)現(xiàn)部分醫(yī)院的檔案管理工作能力較低,對檔案的應(yīng)用價值未能進(jìn)行發(fā)掘,使得檔案管理停留在基礎(chǔ)面,未能給使用人員提供多層次、全方面的參考,檔案信息價值尚未得到有效開發(fā),影響醫(yī)院檔案管理能力提升。實踐工作中,應(yīng)認(rèn)識到檔案應(yīng)用價值重要性,正視這一問題,避免造成醫(yī)院檔案形同虛設(shè)問題。
3.檔案管理技術(shù)應(yīng)用不足
先進(jìn)的檔案管理技術(shù),是提升醫(yī)院檔案管理水平的重要保障,對醫(yī)院內(nèi)部管理和組織運行都具有重要的應(yīng)用意義。目前,部分醫(yī)院在檔案管理工作中,仍然沿用傳統(tǒng)的方式和方法,對檔案管理中的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)平臺使用不夠合理,使得檔案管理技術(shù)水平進(jìn)步緩慢。
同時,部分檔案管理人員對數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)和移動終端管理設(shè)備缺乏使用力度,影響到醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理技術(shù)的應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值明顯,相關(guān)領(lǐng)域工作人員應(yīng)認(rèn)識目前管理技術(shù)應(yīng)用不足現(xiàn)狀,在此基礎(chǔ)上加強先進(jìn)技術(shù)研發(fā)和引進(jìn)力度。
4.檔案管理機制不夠完善
醫(yī)院檔案管理中,管理機制的應(yīng)用不夠全面,影響醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。同時,醫(yī)院檔案管理與其他信息,如醫(yī)療就診信息,采用分開管理模式。在檔案信息的管理工作存在管理機制不完善、監(jiān)督體系不健全的問題,影響醫(yī)院檔案升級。以醫(yī)院的信息科室為例,具體工作是負(fù)責(zé)醫(yī)院的書籍、設(shè)備和計算機管理,卻未能建立基于檔案管理的統(tǒng)一工作機制。
此外,醫(yī)院檔案管理機制的不健全,也造成了大量人力資源和物力成本的浪費,使得實際管理工作的難度加大。信息檔案管理是醫(yī)院高效運行的關(guān)鍵,對醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)具有促進(jìn)意義,在信息管理技術(shù)的應(yīng)用中,離不開健全的管理制度和工作機制,然而,目前大部分醫(yī)院在相關(guān)方面的建設(shè)存在不足。
二、新時期醫(yī)院檔案管理工作要求
1.規(guī)范化要求
醫(yī)院檔案管理工作與各科室關(guān)系密切,需要相關(guān)人員配合與支持,使得檔案管理工作有序進(jìn)行。同時,在檔案管理過程中,應(yīng)重視制定科學(xué)完善的管理制度,使得檔案管理更加規(guī)范合理。規(guī)范化與集成化檔案管理也是目前醫(yī)院管理工作的主要要求,需要管理人員根據(jù)以往經(jīng)驗,并且結(jié)合現(xiàn)有技術(shù),對醫(yī)院檔案管理進(jìn)行規(guī)范化設(shè)計,使得醫(yī)院檔案管理的作用與價值得到發(fā)揮。實際工作中,需要醫(yī)院堅持檔案管理制度創(chuàng)新、方法創(chuàng)新,并且致力于構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理制度體系,促進(jìn)管理方式升級,提升醫(yī)院檔案管理效率。
2.檔案完整性
檔案的完整性要求就是指在檔案本身完好、不發(fā)生遺失、損壞。檔案在保管過程中,容易出現(xiàn)一些外在因素和內(nèi)在原因,導(dǎo)致檔案完整性要求不夠。相關(guān)原因包括檔案保存技術(shù)不先進(jìn)、檔案管理制度變革、檔案庫地址發(fā)生變化以及保管人員專業(yè)素質(zhì)等等。檔案保管中,完整性極為重要,影響檔案使用能力和保管價值,需要對其完整性要求提高重視,做好檔案定期檢查、備份工作。基于檔案管理工作要求,還需要做好相關(guān)檔案及時更新,發(fā)揮檔案有用價值。
3.技術(shù)現(xiàn)代化
新時期,檔案管理形式出現(xiàn)變化,現(xiàn)代化技術(shù)與方法在檔案管理中的應(yīng)用具有現(xiàn)實可行性。工作人員應(yīng)對檔案管理形式進(jìn)行技術(shù)升級改造,使得醫(yī)院檔案管理整體水平提升。同時,對檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化與信息化模式構(gòu)建,也是滿足新時期檔案管理工作要求的有效做法,應(yīng)綜合考慮醫(yī)院檔案管理要求,構(gòu)建現(xiàn)代化檔案信息管理平臺,使得各項工作在平臺上運行,提升工作效率。此外,也應(yīng)加強檔案管理人員信息化管理能力培訓(xùn),促使檔案管理高效合理。
三、促進(jìn)醫(yī)院檔案管理升級的有效對策
1.提高檔案管理人員素質(zhì)
作為一種重要的信息資源,醫(yī)院檔案在醫(yī)院管理中占有重要地位,檔案管理效果關(guān)系到醫(yī)院的有序運營和發(fā)展,因此需要提高對檔案管理工作的重視力度。醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)能力高低是影響檔案管理效果的關(guān)鍵。實際工作中,應(yīng)重點加強對檔案管理人員素質(zhì)能力的培養(yǎng),尤其是利用先進(jìn)技術(shù)管理檔案的能力。以往的醫(yī)院檔案管理工作中,相關(guān)人員的素質(zhì)能力不高,導(dǎo)致檔案管理效率較低,由于醫(yī)院檔案以文字、圖表和相關(guān)資料為載體,部分人員在對相關(guān)資料的儲存和管理中存在意識不強,管理能力不夠的問題,阻礙醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,鑒于此,應(yīng)開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
首先,對醫(yī)院檔案管理人員的服務(wù)意識進(jìn)行培養(yǎng),檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想、更新觀念,更加積極主動參與到檔案管理的日常工作中。管理人員對醫(yī)院檔案管理中存在的問題,應(yīng)主動承擔(dān)責(zé)任,由此不斷提升自身的工作能力和服務(wù)水平。檔案管理人員的責(zé)任感和使命感是醫(yī)院檔案管理工作得以合理開展的前提和基礎(chǔ),因此,院方在檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中,也應(yīng)培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)、恪盡職守的工作態(tài)度,以此提升檔案管理工作開展水平。
其次,應(yīng)定期開展檔案管理人員的經(jīng)驗技術(shù)交流會,組織必要的檔案管理學(xué)術(shù)活動,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)步與升級。在交流活動中,醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識到管理人員的技術(shù)和能力對檔案保管的重要意義,并且在技術(shù)允許的條件下,培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才,以此全面提升檔案管理的信息化。
最后,檔案管理人員應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力,致力于將檔案管理工作模式從傳統(tǒng)中解放出來,突破檔案管理原則和規(guī)則方面的限制,為新時期醫(yī)院檔案管理工作注入活力和創(chuàng)造力。同時,工作實踐中,應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的動態(tài)化要求,對醫(yī)院檔案進(jìn)行更新與完善,并且利用先進(jìn)的管理意識和觀念,促使醫(yī)院檔案管理與新時期社會發(fā)展的要求相一致。
2.提升醫(yī)院檔案使用價值
為提升醫(yī)院檔案管理能力,應(yīng)對檔案使用價值進(jìn)行發(fā)掘,以全新的技術(shù)和檔案管理理念,對目前醫(yī)院檔案管理問題進(jìn)行改進(jìn),促使檔案升級工作合理進(jìn)行。以往的經(jīng)驗表明,對醫(yī)院的檔案管理,應(yīng)堅持技術(shù)創(chuàng)新,不僅關(guān)注檔案管理形式升級,也應(yīng)對檔案內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化,以不同的權(quán)重和比例對各項檔案進(jìn)行分類,使得醫(yī)院檔案管理工作具有層次化與系統(tǒng)化特點。同時,鑒于檔案管理的重要性,醫(yī)院方面應(yīng)加強先進(jìn)人才在檔案管理中作用,促使相關(guān)人員對檔案管理形成責(zé)任感與管理意識,及時發(fā)現(xiàn)檔案信息中問題,并且及時改正與調(diào)整,使得醫(yī)院檔案管理科學(xué)有效,提升醫(yī)院檔案使用價值。
新時期,檔案管理工作應(yīng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算等先進(jìn)技術(shù)形式結(jié)合,發(fā)揮技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢,促使檔案管理效率提升。為此,醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)相關(guān)的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)施,為檔案管理進(jìn)步貢獻(xiàn)主要力量。同時,提升醫(yī)院檔案使用價值的關(guān)鍵,在于提升檔案服務(wù)能力。檔案服務(wù)能力是一個綜合性質(zhì)的概念,不僅包括檔案管理形式創(chuàng)新,也包括檔案管理內(nèi)容改進(jìn),使得檔案信息相關(guān)要素與新時期社會發(fā)展需求相一致,切實提升醫(yī)院檔案整體管理水平。工作中,應(yīng)不斷加強技術(shù)引進(jìn)與管理方式創(chuàng)新,致力于在管理層面上發(fā)揮檔案應(yīng)用意義。
鑒于醫(yī)院檔案管理工作重要性,需要在實踐管理中,不斷提升檔案使用價值,使得檔案管理工作真正服務(wù)于醫(yī)院自身建設(shè)。在此過程中,應(yīng)認(rèn)識到現(xiàn)代化管理形式與方案對檔案管理能力提升的重要意義。通過對相關(guān)方面升級與完善,為醫(yī)院檔案管理進(jìn)步提供可靠保證。同時,在檔案管理中,也應(yīng)不斷提升各科室與部門的協(xié)調(diào)能力,配合檔案管理工作,使得醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化構(gòu)建方案得到落實。工作中,也應(yīng)做好檔案收集整理、分類編號和儲存調(diào)取工作,為醫(yī)院檔案管理工作升級提供便利條件。
需要特別指出的是,醫(yī)院檔案升級工作是一個長期的過程,不能一蹴而就,需要制定長久規(guī)劃,對各項工作進(jìn)行指導(dǎo),使得檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)朝向正確方向發(fā)展。升級改善中,也應(yīng)考慮醫(yī)院檔案管理實際,結(jié)合現(xiàn)有技術(shù)能力,對醫(yī)院檔案進(jìn)行技術(shù)升級,使得檔案管理合理有效。通過對檔案管理方案與規(guī)劃的貫徹落實,也促使檔案使用價值提升,與新時期檔案管理理念相一致。
3.應(yīng)用創(chuàng)新檔案管理技術(shù)
針對醫(yī)院檔案管理工作中信息化技術(shù)應(yīng)用不足的問題現(xiàn)狀,相關(guān)人員應(yīng)提高重視力度,善于利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)構(gòu)建檔案管理的智能化應(yīng)用平臺,促使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化。同時,相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用,也促使醫(yī)院檔案管理工作更加具有時效性,檔案存儲、調(diào)取和應(yīng)用效率明顯提升,對醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化產(chǎn)生重要影響。在醫(yī)院檔案的管理與升級中,應(yīng)堅持“各負(fù)其責(zé)、分工合作”的原則,利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和移動終端,致力于將各類檔案進(jìn)行分級和分層管理,為檔案信息的后期應(yīng)用提供便利。
此外,為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理技術(shù)的升級,醫(yī)院方面應(yīng)加大資金的投入力度,注重在檔案管理中,引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù),為醫(yī)院檔案管理工作的開展提供資金與技術(shù)支持。實際工作中,應(yīng)保障數(shù)據(jù)化檔案存儲和管理中應(yīng)用的硬件設(shè)備完善與升級,關(guān)注檔案智能化管理中軟件的引進(jìn)和應(yīng)用,并且通過科研立項的方式不斷提升檔案管理技術(shù)研發(fā)和使用力度,為醫(yī)院檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新提供有利條件。同時,在檔案管理技術(shù)的應(yīng)用中應(yīng)關(guān)注行業(yè)熱門的人工智能技術(shù),對于人工智能應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理的前景進(jìn)行合理預(yù)測和討論,并對相關(guān)技術(shù)的可行性做出分析,為醫(yī)院檔案管理技術(shù)的進(jìn)步奠定良好基礎(chǔ)。
在醫(yī)院檔案管理智能化進(jìn)程中,應(yīng)建立檔案管理數(shù)據(jù)平臺,平臺管理中應(yīng)包含醫(yī)院人事流程體系、資產(chǎn)管理體系、員工考勤管理體系,以此提升檔案管理對醫(yī)院運行的支持力度,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理技術(shù)的升級與完善。為適應(yīng)新時期社會發(fā)展的要求,各醫(yī)院均不同程度進(jìn)行了檔案管理技術(shù)的引進(jìn)力度,然而值得注意的是,檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需要與醫(yī)院的發(fā)展水平相適應(yīng),綜合考慮醫(yī)院在檔案檢索、分類、編號和統(tǒng)計工作中的具體需求,使得檔案管理更加精細(xì)化。日常工作中,檔案管理人員還需要根據(jù)實際需求,將醫(yī)院檔案的更新部分錄入到計算機管理系統(tǒng)中,并建立目錄檢索,這些都與精細(xì)化管理目標(biāo)相一致,使得醫(yī)院檔案管理工作的開展更加具有時效性。
4.健全醫(yī)院檔案管理機制
醫(yī)院檔案實際管理工作中,健全醫(yī)院檔案管理機制,對檔案的規(guī)范化、有序化產(chǎn)生積極影響。醫(yī)院方面應(yīng)提高對管理制度制定的關(guān)注力度,將管理制度建設(shè)列入到醫(yī)院檔案管理工作的日程中,并且在檔案管理制度中,融入信息技術(shù)管理方面的內(nèi)容,促使管理制度的應(yīng)用范圍更加全面。醫(yī)院檔案管理工作涉及較多方面,對不同領(lǐng)域、不同方面的檔案管理應(yīng)提高重視力度,并且及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的具體問題,構(gòu)建應(yīng)用檔案管理制度解決現(xiàn)實問題的長效機制,為醫(yī)院檔案升級工作提供制度保障。
實踐工作中,為提升醫(yī)院檔案管理工作效率,還需要健全檔案管理模式,在醫(yī)院檔案的收集、整理和排序等多個方面進(jìn)行管理規(guī)范的制定,促使醫(yī)院檔案管理工作更加全面。同時,為提升精細(xì)化管理能力,應(yīng)對管理人員的細(xì)節(jié)控制能力進(jìn)行培養(yǎng),促使相關(guān)人員在檔案管理各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān),促進(jìn)醫(yī)院檔案保存和使用過程的安全性和完整性。
部分醫(yī)院為促進(jìn)檔案管理機制的升級和完善,在日常的檔案管理中,應(yīng)用了云管理模式,將醫(yī)院檔案上傳至云端,并進(jìn)行技術(shù)加密,方便醫(yī)院管理決策人員及時調(diào)取和使用。檔案管理機制的構(gòu)建具有重要意義,不僅提升了醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化,也提升醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。相關(guān)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,在此基礎(chǔ)上,選擇科學(xué)有效的管理機制和管理制度,保證醫(yī)院檔案升級工作的有序開展,為醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)貢獻(xiàn)力量。
四、結(jié)論
綜上所述,在醫(yī)院檔案管理工作中,相關(guān)部門應(yīng)提高管理人員素質(zhì),應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù),注重健全醫(yī)院檔案管理工作機制,在此基礎(chǔ)上,不斷提升醫(yī)院檔案管理工作水平,為醫(yī)院檔案管理升級提供技術(shù)支持。同時,相關(guān)措施的應(yīng)用也有利于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化與智能化,提升檔案管理工作效率。
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(作者單位:南昌市洪都中醫(yī)院 )