史美偉

摘 要：隨著城市化建設(shè)的加快，工程項目建設(shè)在管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，對工程檔案的收集、管理提出了新的要求，而檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了很多新情況、新問題，企業(yè)和單位對檔案管理正越來越關(guān)注。尤其是在建項目檔案的完整準確度，對企業(yè)單位后續(xù)使用將產(chǎn)生一定的影響，如何充分發(fā)揮檔案管理對企業(yè)單位管理工作的支撐推進作用，成為當前在建工程管理工作的當務(wù)之急，需要重點關(guān)注在建項目檔案管理工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：項目建設(shè);檔案管理

一、在建項目檔案管理工作內(nèi)容

在建項目檔案管理的主要內(nèi)容是整理完善保存項目檔案、城建檔案等，記錄項目建設(shè)過程，保存建設(shè)數(shù)據(jù)等，以供項目工程建成后正常使用。

眾所周知，工程項目從立項、審批、開工建設(shè)到工程竣工，需要經(jīng)歷經(jīng)歷較長時間，在此期間會形成大量的有價值的資料，這些資料將全面反映項目的情況。因此，只有做好這些資料的收集、整理、歸檔，才能將項目建設(shè)整體情況保存記錄下來，同時對項目施工過程管理和竣工投產(chǎn)后的正常生產(chǎn)組織維護，也具有十分重要的意義。

二、項目建設(shè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

在建設(shè)項目實施過程中比較重視項目施工進度，但對項目施工過程中的檔案管理重視程度很不夠。項目建設(shè)初期，大部分單位都會將工作重心放到施工建設(shè)上去，一般會首先成立項目部，項目部又下設(shè)很多職能部門，但很少會設(shè)立檔案管理的相關(guān)職能部門。而實際在項目建設(shè)過程中會形成很多的文件材料，如果沒有足夠的重視，沒有成立檔案管理機構(gòu)的話，等到項目建成、竣工驗收時，需要對檔案資料進行驗收，才開始整理，這時前期很多的資料，有可能丟失，或收集不全。

（二）檔案管理制度規(guī)范不健全

國家在檔案管理方面很是重視，出臺了很多的規(guī)范性文件，例如：國家性檔案管理規(guī)范性文件，DA/T28-2018《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》;GB/T50328-2014《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等。這些規(guī)范性文件中規(guī)定了一般建設(shè)項目檔案整理的規(guī)則和歸檔范圍，但是這些規(guī)范并不一定與各單位或建設(shè)項目的資料收集和管理完全符合，需要單位負責人和檔案管理人員根據(jù)規(guī)范性文件制定適合本單位和本項目管理的規(guī)范性制度文件和操作細則。尤其是由于大型項目建設(shè)初期，籌劃組織人員少，人員分工不固定，機構(gòu)臨時，在檔案管理規(guī)章制度的建設(shè)方面欠缺，不能很好的制定出適合本單位和本項目管理的文件。

（三）項目檔案管理人員缺乏

由于項目建設(shè)初期，人員組成復(fù)雜，且項目管理人員大部分是項目建設(shè)人員，對施工管理比較專業(yè)，但對檔案管理不熟悉，缺乏對項目管理和檔案管理都熟悉的檔案管理人員，無法進行系統(tǒng)的整理和歸類，而且檔案管理人員的頻繁變動會使的檔案在整理、收集很難做到一致。比如，技術(shù)人員如果不懂得檔案管理，他就不知道檔案的歸檔范圍、整理規(guī)范等，就無法確保第一手資料的保存;而檔案管理人員如果不懂項目建設(shè)管理，就不知道怎么樣收集資料和該收集哪些資料，哪些資料需要整理、歸檔，哪些不需要整理、歸檔。

三、從“三早”入手，提高檔案管理質(zhì)量

（一）管理早重視，檔案管理工作籌劃在前

項目檔案形成后，可以作為項目審計、審查備案查詢依據(jù)，更是為事故追溯提供了依據(jù)。這里舉一個現(xiàn)實例子：哈爾濱陽明灘大橋，位于哈爾濱西部松花江干流上，因主橋穿越松花江陽明灘島而得名，工程于2009年12月5日開工建設(shè)，2011年11月6日建成通車，2012年8月24日早晨，哈爾濱陽明灘大橋發(fā)生垮塌事故，造成3人死亡5人受傷，事故發(fā)生后7人專家立即展開調(diào)查，施工材料進行檢驗檢測和鑒定，并對工程設(shè)計、質(zhì)量檢查、日常管理等方面進行調(diào)查取證、期間調(diào)查取證105人次，調(diào)取相關(guān)資料297份，經(jīng)調(diào)查建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位原始資料齊全完成，真實有效，調(diào)查結(jié)論：橋梁質(zhì)量檢驗符合要求，使得所有參建單位沒有一個受到處罰。從上面的事例中，我們可以看到完整檔案管理對項目工程的重要性。因此，項目檔案管理必須在項目籌劃建設(shè)階段就要列入單位管理重要事項，并且指定專門的檔案管理人員和明確檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，并明確其各自的職責，從上到下提高單位全員對檔案管理的重視，并形成與項目建設(shè)同步的績效考核機制。

（二）制度早制定，檔案管理工作規(guī)范在前

雖然國家在檔案建設(shè)中出臺了的規(guī)范性文件，但單位在做好國家規(guī)范文件的學習和落實的同時，要結(jié)合單位實際情況，在項目建設(shè)初期，就要建立相關(guān)的檔案管理機構(gòu)，組織專人制定適合本單位和項目的檔案管理的規(guī)范化文件，并形成制度，嚴格落實。著重從以下兩方面入手：一方面要制定監(jiān)督管理制度，定期對施工單位和監(jiān)理單位的前期材料進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時修改，缺少資料，及時補全，確保最后形成資料的完整性;另一方面要制定統(tǒng)一的歸檔范圍，根據(jù)項目進展，收集相應(yīng)的資料，使得收集的過程資料完整，不要缺失。

（三）人員早培訓，檔案管理工作夯基在前

本單位檔案管理人員對項目是否熟悉，將直接決定檔案管理的質(zhì)量，因此，在項目開工之前對檔案管理人員進行必要的培訓，并且要早要深。在平?？梢詤⒓訃覚n案管理部門定期舉辦的檔案管理人員的培訓，也可以跟其他檔案管理人員學習，多學習規(guī)范性的文件，通過學習掌握項目檔案知識，如何分類，如何歸檔，如何整理，如何編碼。對于一些施工復(fù)雜的大項目，要及時開展該項目的專業(yè)培訓。

結(jié)束語：

在建項目檔案管理工作應(yīng)該作為一項重要工作對待，貫穿項目建設(shè)始終。在項目建設(shè)前期，應(yīng)對工程建設(shè)資料及時進行收集，形成早抓;項目建設(shè)中后期，檔案管理人員參加項目建設(shè)例會，及時了解工程建設(shè)的進度及環(huán)節(jié)，是處于立項手續(xù)的辦理階段，招投標階段和施工過程，還是竣工驗收階段，這樣才能確保檔案管理接收及整理工作的全面性和及時性，確保項目檔案的完整性。