梁雙江

摘要：隨著現(xiàn)代技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也發(fā)生相應(yīng)的變化，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展下的必然趨勢，是一種新型的檔案管理方式。但是，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)在建設(shè)的存在中還存在一些問題，因此事業(yè)單位的相關(guān)人員需要對此有充分的認(rèn)知，并積極的采取針對性的解決方案進(jìn)行處理。才能夠推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)就是將紙質(zhì)檔案利用信息技術(shù)相關(guān)手段進(jìn)行轉(zhuǎn)換，然后保存在計(jì)算機(jī)上，并建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，從而在需要查閱資料時(shí)能夠快速準(zhǔn)確的查找到所有內(nèi)容。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

在信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，不僅符合時(shí)代發(fā)展的趨勢，同時(shí)也能夠促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的辦公信息化，從而有利于事業(yè)單位的發(fā)展。此外，檔案管理工作的信息化能夠提高當(dāng)管理人員的工作效率，保證了紙質(zhì)檔案的完整性，能夠減少檔案管理工作人員的工作量。因此，事業(yè)單位相關(guān)人員需要重視檔案管理信息化建設(shè)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 缺乏對檔案信息安全的保障

事業(yè)單位與普通的民營企業(yè)不同，事業(yè)單位的很多資料涉及到國家機(jī)密，因此在對相關(guān)資料進(jìn)行信息化的過程中，一定要注重相關(guān)內(nèi)容的安全性和保密性。因?yàn)橐坏┬孤恫糠仲Y料內(nèi)容，就會導(dǎo)致國家保密信息被泄露，從而造成不良的社會影響，危害到國家的安全。但是在日常的檔案管理工作時(shí)，部分的事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員，對信息內(nèi)容的安全性缺乏足夠的重視，部分檔案管理人員使用存儲機(jī)密信息的計(jì)算機(jī)進(jìn)行購物、網(wǎng)頁的瀏覽等，就會導(dǎo)致國家機(jī)密文件被泄露。因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員必須要重視這些問題，要在確保了檔案內(nèi)容安全的基礎(chǔ)上進(jìn)行信息化建設(shè)。

2.2 檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)較低

當(dāng)前在我國事業(yè)單位的檔案管理工作中，從事該項(xiàng)工作的大多為受教育水平較低的人員，因?yàn)榇蟛糠秩藛T認(rèn)為檔案管理工作缺乏技術(shù)性和專業(yè)性，而且受重視程度較低，導(dǎo)致部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)降低，專業(yè)性較差，甚至部分人員無法熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)。而檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)也直接影響到檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2.3 信息化建設(shè)速度較慢

將事業(yè)單位的檔案管理信息化是一項(xiàng)需要投入大量人力、物力和財(cái)力的工程，需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視以及檔案工作人員的積極配合，但是在實(shí)際上部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化的建設(shè)重要性較為忽視，部分單位甚至到目前為止還沒有進(jìn)行全面的檔案管理信息化建設(shè)，導(dǎo)致了當(dāng)前部分事業(yè)單位的大部分檔案是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。而紙質(zhì)管理對于檔案存儲的環(huán)境有一定的要求，而且紙質(zhì)管理容易丟失，容易損壞，查找起來較為困難。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)重視，加快信息化建設(shè)速度。

3 解決方案

3.1 保障信息安全

事業(yè)單位的部分資料涉及到國家的機(jī)密，如果泄露將會影響到國家的發(fā)展，造成嚴(yán)重的后果，因此事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視信息的保密性和安全性，可以安裝安全軟件，對事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行保護(hù)，降低事業(yè)單位信息竊取和信息接泄漏的機(jī)率。其次，還需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)他們的安全意識，并簽訂保密協(xié)議，防止信息的泄露。

3.2 提高工作人員的綜合素養(yǎng)

要加快事業(yè)單位的信息化的建設(shè)，首先就需要重視相關(guān)人員的信息化技能以及綜合素養(yǎng)的提高，事業(yè)單位需要定期的對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓相關(guān)人員能夠了解到檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展的重要性，增強(qiáng)他們的職業(yè)責(zé)任感。其次，還需要對相關(guān)人員進(jìn)行信息技術(shù)相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，如掃描儀的使用，相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的檢索方式等，提高他們的信息化能力和專業(yè)素養(yǎng)。在工作人員完成了培訓(xùn)后，還需要定期的組織考核，并將考核結(jié)果與薪資水平相結(jié)合，提高工作人員的培訓(xùn)積極性，促進(jìn)工作人員綜合素養(yǎng)的提升。

3.3 加速推動檔案管理信息化建設(shè)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對檔案管理信息化的重視，并根據(jù)自身的情況制定檔案管理工作的制度和監(jiān)督制度，對檔案管理人員進(jìn)行約束和管理，使檔案管理工作規(guī)范化，并充分的保障相關(guān)資料的安全性。此外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要做好檔案管理工作重要性的內(nèi)部宣傳，加強(qiáng)基礎(chǔ)配套設(shè)施的建設(shè)，從而激發(fā)相關(guān)人員的工作熱情。

4 結(jié)語

隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位也需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，尤其是檔案管理工作，檔案管理水平直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，提高信息化建設(shè)水平。

（作者單位：內(nèi)蒙古興安盟扎賚特旗紀(jì)檢監(jiān)察干部培訓(xùn)中心）