龐蜀冠

摘 要：人事檔案記錄人生軌跡，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，對(duì)單位的人才管理以及個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展有著重要的意義。在新時(shí)期背景之下，人力資源和社會(huì)保障局如何進(jìn)行相關(guān)人事檔案管理工作并提高其有效性是關(guān)系著未來(lái)發(fā)展的重要問(wèn)題。本文將闡述新時(shí)期人事檔案管理工作的重要意義，從現(xiàn)狀及其存在的問(wèn)題著手，探討在新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障;人事檔案管理;有效性

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，人事檔案管理工作的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，人事檔案管理工作的要求也在不斷的提高。人事檔案管理工作不僅僅是對(duì)于檔案的管理，同時(shí)也是單位進(jìn)行人才培養(yǎng)，規(guī)劃未來(lái)發(fā)展策略的重要組成部分[1]。因此，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的人事檔案管理工作應(yīng)該提高高度，從策略和發(fā)展的角度來(lái)看待其對(duì)于社會(huì)的積極意義。

1 新時(shí)期人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案記錄著個(gè)人的身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職業(yè)經(jīng)歷以及社會(huì)經(jīng)歷，這是中國(guó)人事管理的重要特征。人事檔案對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)有著重要的意義。這不僅是人生經(jīng)歷的記載，同時(shí)是向用人部門(mén)提供對(duì)個(gè)人統(tǒng)籌考核評(píng)價(jià)特別是任用提拔的主要依據(jù)，在當(dāng)事人從業(yè)成長(zhǎng)變遷中具有重要的意義。例如，個(gè)人在工作崗位調(diào)動(dòng)，晉升等狀況下都需要考察人事檔案，人事檔案中記錄的個(gè)人經(jīng)歷以及其他相關(guān)的基本信息對(duì)于單位來(lái)說(shuō)是重要的證據(jù)，能夠在很大程度上影響一個(gè)人的發(fā)展。人事檔案對(duì)于單位來(lái)說(shuō)也具有重要的意義[2]。人事檔案中記錄的個(gè)人基本信息是企業(yè)或者單位考察個(gè)人基本狀況的重要信息，人事檔案中的信息往往能夠反映一個(gè)人的成長(zhǎng)環(huán)境，工作狀況、培養(yǎng)潛質(zhì)，人一生工作涉及的所有人力資源部門(mén)在不能系統(tǒng)掌握人才信息的情況下，主要依靠從檔案信息上分析一個(gè)人在工作與生活中的狀況，對(duì)于企業(yè)或者單位的人才發(fā)展策略有著重要的意義。當(dāng)前，信息傳播更加的方便快捷，人事檔案的管理工作顯得更加重要。應(yīng)對(duì)當(dāng)前新時(shí)期的變化，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的人事檔案管理工作需要從現(xiàn)狀著手，不斷的進(jìn)行改善提升。

2 新時(shí)期人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

在新時(shí)代的背景下，人事檔案管理工作的不足日益凸顯，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

1）人檔分離，加劇人事檔案管理的困難。隨著社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的提高，全國(guó)的人員流動(dòng)性越來(lái)越高。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境中，大部分的企業(yè)公司都不需要人事檔案，很多流動(dòng)人口實(shí)際所在地與人事檔案保存地點(diǎn)都不一樣[3]。很多人在一生之中甚至都不需要使用到人事檔案，直接棄檔。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息的電子化程度越來(lái)越高，無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人，都在使用電子化的信息記錄個(gè)人的經(jīng)歷和生活。企業(yè)在進(jìn)行招聘和人才管理的時(shí)候一般不需要通過(guò)原始紙質(zhì)人事檔案，而是通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的個(gè)人信息，而個(gè)人的信息也在電子化程度日益提升的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代在網(wǎng)絡(luò)中被記錄。因此，嚴(yán)重的人檔分離的狀況給人事檔案管理工作帶來(lái)很大的困難。

2）人事檔案信息不足，利用率不高。傳統(tǒng)的人事檔案信息管理采用的是紙質(zhì)檔案管理，個(gè)人在工作調(diào)動(dòng)等信息發(fā)生變化的時(shí)候需要經(jīng)過(guò)一系列的程序進(jìn)行變更與記錄。隨著人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中作用逐漸變小，非行政事業(yè)單位人員對(duì)于人事檔案的重視程度也越來(lái)越低，這就導(dǎo)致人事檔案不能及時(shí)記錄人們的個(gè)人信息變更、工作經(jīng)歷變化，其中的有用信息越來(lái)越少。而有用信息特別是新近個(gè)人信息的缺失又導(dǎo)致檔案對(duì)于個(gè)人和企業(yè)的用處也越來(lái)越小，保持人事檔案的利用率也就無(wú)從談起。

3）人事檔案管理信息化程度不足，管理模式陳舊。當(dāng)前，不論是個(gè)人信息還是企業(yè)信息，大部分都采用電子化的手段進(jìn)行管理。但是，目前人力資源和社會(huì)保障局管理的人事檔案中，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，不論是人事檔案還是其相應(yīng)的管理方式，都已經(jīng)無(wú)法滿足信息時(shí)代人們的需求[4]。人事檔案管理的信息化程度亟待提升，而其管理模式也需要隨著人事檔案的變化和當(dāng)前人們對(duì)于人事檔案不同的需求進(jìn)行改變。

3 新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理的措施

基于目前人事檔案管理的現(xiàn)狀，我們還應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展對(duì)人事檔案管理的需求，以及技術(shù)進(jìn)步對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)的利好進(jìn)行改善。

1）完善人事檔案信息，提升人事檔案利用率。人事檔案在一個(gè)人生活與工作中發(fā)揮的作用應(yīng)當(dāng)越來(lái)越大。但是，人們期望的人事檔案并不是傳統(tǒng)意義上的人事檔案，而是指人的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷，過(guò)往經(jīng)歷中得到的評(píng)價(jià)等，這些信息組合在一起拼湊出一個(gè)人完整的基本信息。因此傳統(tǒng)的人事檔案信息應(yīng)當(dāng)隨著當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展而變化，增強(qiáng)信息的完整性以及使用的便利性，要進(jìn)一步完善機(jī)制，暢通信息收集、匯總、梳理渠道辦法，通過(guò)電子化的信息系統(tǒng)完善人事檔案，同時(shí)對(duì)于傳統(tǒng)的信息整理程序進(jìn)行更新，尤其是對(duì)于異地人員的檔案信息申報(bào)，需要額外的考慮到異地人員檔案信息申報(bào)以及使用的便利性[5]。這樣才能夠提升人事檔案的利用率，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和意義。

2）狠抓軟件硬件更新，提升人事檔案管理信息化水平。傳統(tǒng)的人事檔案管理是基于紙質(zhì)檔案的管理，人事檔案的發(fā)展方向是電子化，因此其管理方式也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)。一方面，人力資源和社會(huì)保障部門(mén)要針對(duì)當(dāng)前的狀況更新電子化的管理工具，提升硬件和軟件設(shè)施的建設(shè)，不斷優(yōu)化升級(jí)，為管理科學(xué)化提供必要的基礎(chǔ)。另一方面，管理人員要不斷地提升自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理工作的理論學(xué)習(xí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化新技術(shù)新應(yīng)用，并且在實(shí)際的工作中探索創(chuàng)新改革，以實(shí)干專業(yè)干的作風(fēng)不為人事檔案提供更好服務(wù)，適應(yīng)新時(shí)代的背景對(duì)檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)的要求。

3）建立科學(xué)管理模式，堅(jiān)持實(shí)現(xiàn)人事檔案管理長(zhǎng)效規(guī)范。隨著檔案信息化水平的進(jìn)步，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的配套升級(jí)，管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)不斷的加強(qiáng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式也應(yīng)有科學(xué)化的變化。要逐漸的建立人事檔案的科學(xué)管理模式，完善相應(yīng)的規(guī)章制度，按照現(xiàn)有的社會(huì)條件更新現(xiàn)有的檔案信息建立流程以及人事檔案使用流程[6]。要探索人事信息定期收集制度，明確收回信息整理歸檔要求，強(qiáng)化組織保障，進(jìn)一步落實(shí)專門(mén)機(jī)構(gòu)，專門(mén)力量，注重人事檔案管理考核，建立人事檔案管理人才專家?guī)?，定期分析區(qū)域檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)調(diào)整補(bǔ)充專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的真正科學(xué)化、制度化，在實(shí)踐過(guò)程中不斷提升新時(shí)期人力資源和社會(huì)保障部門(mén)人事檔案管理工作的有效性。

4 結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的人事檔案管理工作主要存在著信息化程度不高，人檔分離，利用率不高的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)通過(guò)現(xiàn)有的技術(shù)手段加強(qiáng)人事檔案的信息化程度，根據(jù)社會(huì)的需求不斷地提升人事檔案的真實(shí)性、針對(duì)性和系統(tǒng)性，提升使用率，并在實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中逐漸建立科學(xué)的管理模式，不斷提高人力資源和社會(huì)保障部門(mén)人事檔案管理工作的有效性。

參考文獻(xiàn)

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