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淺談人工智能背景下的高校財務(wù)轉(zhuǎn)型

2020-07-14 08:38:56李曼
現(xiàn)代營銷·信息版 2020年5期
關(guān)鍵詞:財務(wù)轉(zhuǎn)型人工智能高校

李曼

摘? 要:人工智能作為21世紀(jì)的關(guān)鍵技術(shù),各行各業(yè)不斷對原有技術(shù)進(jìn)行“人工智能”賦能,通過人工智能不斷挖掘行業(yè)潛力。將人工智能引入到高校財務(wù)管理工作中,可以最大限度的提高財務(wù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、財務(wù)核算和報表編制的工作效率,為高校管理的戰(zhàn)略決策提供高質(zhì)量的參考依據(jù)。本文分析了目前高校財務(wù)報銷流程存在的主要問題,以及依靠人工智能技術(shù)可以帶給高校財務(wù)管理的轉(zhuǎn)變,進(jìn)而推動財務(wù)機(jī)器人在高校中的逐步推廣,促進(jìn)高校財務(wù)管理健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞:人工智能;高校;財務(wù)轉(zhuǎn)型

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,我國逐步邁入移動互聯(lián)網(wǎng)時代,人工智能作為前沿科技之一,其應(yīng)用范圍也在逐漸擴(kuò)大,給人們的生活帶來了極大的便利。20世紀(jì)末會計進(jìn)入了電算化發(fā)展的新階段,大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的發(fā)展為會計人工智能數(shù)據(jù)奠定了基礎(chǔ)。2016年,中國率先將人工智能引入財務(wù)會計領(lǐng)域。德勤率先提出了人工智能機(jī)器人的開發(fā)計劃,很多公司相繼開發(fā)出了以自動化為核心的財務(wù)機(jī)器人,財務(wù)核算與稅務(wù)處理的工作效率隨之大幅度的提升。

近些年我國高等教育不斷發(fā)展,高校各類經(jīng)費(fèi)收入逐年提高,財務(wù)報銷的整體工作量也隨之劇增。另一方面,國家“放管服”政策的落實,使得學(xué)校獲得了更大的自主權(quán),高校內(nèi)部對于財務(wù)報銷管理水平也有了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求,將高校財務(wù)管理人員從冗長的財務(wù)工作中解放出來,利用人工智能技術(shù)開展高校財務(wù)管理是時代發(fā)展的必然趨勢。

一、高校財務(wù)報銷流程存在的問題

隨著高等教育的蓬勃發(fā)展,高校財務(wù)核算成指數(shù)增長,特別是在國家推行電子發(fā)票和公務(wù)卡結(jié)算后,高校財務(wù)日常報銷量業(yè)務(wù)中核對的信息量急劇增加,使得現(xiàn)有財務(wù)人員面臨更大的工作難度,與此同時各類矛盾也凸顯出來。解決“報賬繁”問題,為科研人員再松綁是全國上下聚焦的熱點(diǎn)話題。為進(jìn)一步落實 “放管服”改革的重要舉措,各部委出臺了多項措施和辦法,解決困擾師生的日常財務(wù)報賬中出現(xiàn)的問題。通過調(diào)研了解到,很多高校在近些年通過推廣網(wǎng)上投遞式報賬,逐步緩解面對面報賬時老師往返財務(wù)部門和排隊的問題。但隨著經(jīng)費(fèi)的不斷增長,財務(wù)目前的人員配置往往與繁重的核算量不匹配,如何通過建設(shè)智能化財務(wù)報銷系統(tǒng),改革財務(wù)報銷模式,簡化報銷流程,轉(zhuǎn)變服務(wù)理念,創(chuàng)新報銷方式,優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量,提高師生滿意度是每個高校財務(wù)管理人員要解決的重要議題,推進(jìn)財務(wù)報銷工作改革勢在必行。

(一)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量巨大

高校財務(wù)報銷覆蓋各類票據(jù)。單筆業(yè)務(wù)既能包括數(shù)個公務(wù)卡支付和還款信息,還有可能涵蓋對公對私支付信息及電子發(fā)票的信息。財務(wù)人員對上述信息需要逐條逐項核對,此類工作技術(shù)含量低且高度重復(fù),耗費(fèi)了大量的人力資源,是制約報賬效率提高的重要因素。

(二)政策傳遞不到位,師生滿意度低

財務(wù)政策推陳出新,更新較快。高校財務(wù)部門面對數(shù)量龐大的師生群體,對于高校財務(wù)報銷各項規(guī)定及相關(guān)制度的宣講很難開展,信息傳遞的方式有限。廣大師生對財務(wù)報銷流程的了解程度不能及時更新,造成財務(wù)部門和師生之間的信息不對稱,容易造成部分師生對財務(wù)工作的不了解。其次,財務(wù)報銷工作的很多工作需要各職能部處之間的配合,如果各職能部門之間溝通不暢,造成信息傳遞不到位、不及時,將報銷業(yè)務(wù)復(fù)雜化,降低報銷效率。

(三)頻繁更換報賬員,溝通難度大

很多高校允許教職工雇傭財務(wù)秘書(非正式教職工)或者學(xué)生辦理財務(wù)報銷手續(xù)。在規(guī)模較大的課題組中,經(jīng)常是由多名教工使用同一經(jīng)費(fèi)卡辦理相關(guān)報銷業(yè)務(wù)。報銷過程中如一次沒有辦理成功,中間更換經(jīng)辦人現(xiàn)象時有發(fā)生。經(jīng)辦人之間信息不對稱,不同一線財務(wù)人員對政策的掌握和解釋不同,造成一筆業(yè)務(wù)退單量和“返工率”很高,無形中拉長了時間成本,造成師生對財務(wù)部門的不滿。

(四)財務(wù)人員配備不到位

高校的財務(wù)人員編制有限,而財務(wù)報銷核算量卻在指數(shù)級遞增,給一線財務(wù)人員帶來了很大壓力。目前很多高校的財務(wù)處聘用大量的“勞務(wù)派遣”合同工以應(yīng)對增長的核算需求,使得人員素質(zhì)參差不齊。此外,財務(wù)報銷人員每天要處理大量的重復(fù)性報銷業(yè)務(wù),工作量極大,不僅需要對票據(jù)信息進(jìn)行審核,還要判斷此筆業(yè)務(wù)的真實性并進(jìn)行會計憑證編制,這要求從業(yè)人員有較高的責(zé)任心和業(yè)務(wù)素質(zhì)以及良好的溝通能力。

二、人工智能在財務(wù)管理中的優(yōu)勢

高校財務(wù)管理有明確的法律法規(guī),程序化程度較高,主觀判斷較少,這些特點(diǎn)都與“人工智能”的優(yōu)勢匹配。人工智能可以有效的降低財務(wù)管理的人員成本,解決人員編制不足等問題。“財務(wù)機(jī)器人”可以24 小時不間斷工作,出錯幾率很小,不會因為人為失誤而造成“返工”,極大提升工作效率?!柏攧?wù)機(jī)器人”可以內(nèi)置財務(wù)報銷政策,通過人機(jī)對話的形式,為師生解答各類問題,可以將財務(wù)政策直接宣傳到位,有效解決了不同一線財務(wù)人員解釋不一致的問題。面對乏味枯燥的長時間工作,“財務(wù)機(jī)器人”不會有任何“抱怨情緒”,通過重復(fù)工作的“訓(xùn)練”,反而能使“財務(wù)機(jī)器人”的準(zhǔn)確性更高。此外,“財務(wù)機(jī)器人”可以不斷的升級數(shù)據(jù)庫,財務(wù)管理人員可以對數(shù)據(jù)有效跟蹤,機(jī)器人收集的財務(wù)大數(shù)據(jù)還能幫助管理層進(jìn)行決策?!柏攧?wù)機(jī)器人”將廣大財務(wù)人員從繁重重復(fù)的報銷業(yè)務(wù)中解脫出來,更好地從事其他人工智能無法取代的工作,比如和相關(guān)部門的溝通,業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和戰(zhàn)略決策等。

三、人工智能在高校財務(wù)管理中的實際應(yīng)用

(一) 引入智能“財務(wù)機(jī)器人”

根據(jù)國家電子發(fā)票的相關(guān)規(guī)定,電子發(fā)票已經(jīng)基本取代紙質(zhì)發(fā)票。但在高校日常業(yè)務(wù)開展中發(fā)現(xiàn),很多高校報銷依然需要打印電子發(fā)票作為報銷憑證,無形中造成了紙張的浪費(fèi)。除此之外,一線財務(wù)人員還要對發(fā)票抬頭、稅號、日期、摘要等進(jìn)行核對,判斷其是否符合報銷的要求。使用人工智能類“報賬機(jī)器人”逐步取代在財務(wù)報銷中的手工憑證,自動識別校對電子發(fā)票,可以替代核對工作,極大減輕工作量。

(二) 搭建“智能”報賬平臺

很多高校開始搭建“智能”報賬平臺,目前從訂購火車票、高鐵、飛機(jī)票、酒店的商旅平臺為試點(diǎn)。以T大學(xué)為例,師生可以在網(wǎng)上或APP中預(yù)訂酒店和機(jī)票,系統(tǒng)自動凍結(jié)經(jīng)費(fèi)卡的金額,解決了師生的墊資和借款問題。行程結(jié)束后網(wǎng)上獲取的電子發(fā)票點(diǎn)擊上傳至商旅平臺提交報賬。整個過程可以由差旅老師直接處理,解決了差旅老師和經(jīng)辦人信息不對稱的問題?!爸悄堋眻筚~平臺可以根據(jù)發(fā)票上的日期、金額自動填寫行程申請單和報銷單據(jù),無須老師手動輸入和黏貼發(fā)票,師生不再有丟失紙質(zhì)發(fā)票的困擾,整個報銷過程簡單方便易操作?!爸悄堋鄙搪闷脚_能將電子發(fā)票和網(wǎng)上報賬系統(tǒng)以及在線支付三者打通,簡化流程,減輕了一線財務(wù)人員的工作量,揭開了高校無紙化報銷的新時代。

(三) 實現(xiàn)線上審批和財務(wù)審核

高校已經(jīng)基本實現(xiàn)了財務(wù)電子化管理,更有部分高校融合先進(jìn)信息技術(shù),將各職能部門進(jìn)行整合,在全校范圍內(nèi)行成一個互通互聯(lián)的完整信息網(wǎng)絡(luò)。校內(nèi)辦公網(wǎng)與財務(wù)系統(tǒng)的互通互聯(lián),可以將過去線下審批蓋章的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上,加上移動端APP的開發(fā),使得審批人可以24小時在線審批。人工智能可以做簡單的判斷,將待審批事項自動推送至審批人,推進(jìn)財務(wù)管理審批的自動化、無紙化、智能化。

利用電子簽名技術(shù)、在“智能”報賬平臺實現(xiàn)線上的負(fù)責(zé)人審批及財務(wù)審核。具體操作如下:經(jīng)辦人將電子票據(jù)上傳至系統(tǒng)中,系統(tǒng)按照報銷人選擇的經(jīng)費(fèi)項目自動流轉(zhuǎn)到審批人處,審批人可查看電子單據(jù),然后通過電子簽名技術(shù)進(jìn)行在線審批。審批人審批完成后,系統(tǒng)可自動流轉(zhuǎn)到財務(wù)審核處,由財務(wù)對該報銷單在網(wǎng)上審核,如果發(fā)現(xiàn)材料缺失或是存在問題,可直接通過系統(tǒng)退給報銷人,報銷人在接到退單后可直接查看財務(wù)對該報銷單據(jù)提出的問題,其在補(bǔ)充完材料后可繼續(xù)提交該業(yè)務(wù),財務(wù)人員核對無誤后即可完成賬務(wù)處理。

(四) 財務(wù)人員與人工智能的分工配合

高校作為國內(nèi)科技攻關(guān)的核心單位,在提高科技研發(fā)能力的同時,其財務(wù)管理水平也應(yīng)該在全社會樹立標(biāo)桿。將人工智能引入高校財務(wù)管理,由“財務(wù)機(jī)器人”取代一線財務(wù)人員,完成那些簡單煩瑣的初級工作。長時間從事簡單重復(fù)的工作會讓人產(chǎn)生疲勞感,消磨工作激情,而財務(wù)機(jī)器人不存在這種情況,經(jīng)過不斷地重復(fù)訓(xùn)練,機(jī)器人能將簡單乏味的工作越做越好,技術(shù)人員也能不斷地對機(jī)器人升級優(yōu)化,使其能更好的進(jìn)行工作。過去需要一線財務(wù)人員加班處理的業(yè)務(wù),如月底結(jié)賬或批量的報銷業(yè)務(wù),可以由機(jī)器人取代。此外,機(jī)器人的差錯率大大低于人工,差錯率可以降低到幾乎為零,加上24小時不間斷的工作,提高效率同時降低了財務(wù)風(fēng)險。但我們也要認(rèn)識到,“財務(wù)機(jī)器人”沒有自主思維,無法做出主觀判斷,不具備財務(wù)人員的溝通協(xié)調(diào)能力。所以對于“財務(wù)機(jī)器人”采集的數(shù)據(jù),需要財務(wù)人員進(jìn)行分析思考總結(jié),最終將財務(wù)信息轉(zhuǎn)化為對高校戰(zhàn)略決策的重要依據(jù)。未來將財務(wù)人員和“財務(wù)機(jī)器人”有機(jī)結(jié)合起來,分工配合,必能實現(xiàn)最大的產(chǎn)能效益。

四、結(jié)語

綜上所述,在當(dāng)今“科技中國”蓬勃發(fā)展的大背景下,高校作為最新科學(xué)技術(shù)的前沿單位,迫切希望能夠在高校實現(xiàn)全流程智能化報銷,充分發(fā)揮人工智能在提高財務(wù)管理效率、節(jié)約資源等方面的獨(dú)特優(yōu)勢,提高資源配置質(zhì)量和效率。隨著人工智能的發(fā)展,一定在各行各業(yè)與原有技術(shù)進(jìn)行深入融合,取代部分財務(wù)管理工作。利用“財務(wù)機(jī)器人”將高校財務(wù)人員可以從繁重的重復(fù)性報銷業(yè)務(wù)解放出來,投入到更專業(yè)的財務(wù)管理領(lǐng)域,使自身具有人工智能所不能取代的財務(wù)管理價值。同時也要意識到人工智能也有其自身的局限性,是不可能完全取代專業(yè)的財務(wù)人員。高校未來要將財務(wù)人員和人工智能相融合,共同提高財務(wù)管理效率和質(zhì)量,促進(jìn)高校財務(wù)管理向全流程無紙化智能管理不斷邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn):

[1]殷濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下高校財務(wù)報銷工作改革探究 [J].教育財會研究,2015(06):57-60.

[2]郭愛玲.高校財務(wù)報銷系統(tǒng)智能化研究[J].管理觀察,2019(06):150-152.

[3]王公興.人工智能在財務(wù)管理中的實踐[J].財務(wù)管理,2019(06):54-56.

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