胡純輝

【摘要】隨著國民經(jīng)濟的不斷增長，信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新，學(xué)校檔案數(shù)字化發(fā)展得到了質(zhì)的飛躍。數(shù)字化建設(shè)作為現(xiàn)代學(xué)校檔案信息資料管理過程的重中之重，是一項不可或缺的關(guān)鍵內(nèi)容，學(xué)校通過加強檔案數(shù)字化建設(shè)能夠全面提升檔案管理工作的科學(xué)準確性、時效性以及標準規(guī)范性，最大程度發(fā)揮出檔案信息的作用，推動學(xué)校建設(shè)穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。因此，現(xiàn)代學(xué)校管理人員要及時轉(zhuǎn)變自身管理工作理念，正確認識到檔案數(shù)字化管理的重要性，通過將數(shù)字化與檔案管理有機結(jié)合在一起，有效提升檔案綜合管理水平，保障學(xué)校紙質(zhì)檔案的安全性。本文將進一步對學(xué)校檔案數(shù)字化展開分析與探討。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案;數(shù)字化;管理

當前是一個信息化技術(shù)時代，學(xué)校檔案建設(shè)管理工作發(fā)展要與時俱進，跟上時代前進的腳步。學(xué)校檔案管理部門要努力實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)目標，基于檔案數(shù)字化能夠有效實現(xiàn)各項檔案信息資源的傳遞共享，幫助管理人員提高檔案管理質(zhì)量和效率，方便用戶降低檔案信息檢索難度，從而高效獲取利用檔案信息資源。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比較，數(shù)字化管理模式更加符合學(xué)校教育發(fā)展要求，檔案數(shù)字化建設(shè)直接關(guān)系到學(xué)校檔案管理水平，同時也會影響到學(xué)校未來教育發(fā)展水平，能夠保障各項工作順利地開展。

一、學(xué)校檔案數(shù)字化的重要意義

學(xué)校檔案數(shù)字化實質(zhì)是指管理人員通過利用電子掃描、計算機錄入以及電子數(shù)據(jù)整理等不同形式，將學(xué)校檔案信息資料有效轉(zhuǎn)化成計算機設(shè)備能夠科學(xué)準確識別處理的數(shù)字形式，然后將紙質(zhì)檔案信息資料以數(shù)字形式安全存儲在計算機系統(tǒng)中，方便人們的檢索查詢利用。當前，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)管理內(nèi)容主要分為三個部分：第一部分是檔案目錄數(shù)字化，學(xué)校檔案管理人員要有效利用計算機信息技術(shù)構(gòu)建出完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫、完成對檔案文件及目錄的計算機管理;第二部分是檔案內(nèi)容數(shù)字化，檔案管理人員通過采用電子掃描等方式將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，并建立起檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;第三部分是視頻、錄音以及圖片檔案數(shù)字化管理，檔案管理人員要積極構(gòu)建出多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫，將相關(guān)檔案資料安全存儲在該數(shù)據(jù)中。學(xué)校加強檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義主要體現(xiàn)在以下幾方面內(nèi)容。

（一）滿足學(xué)校安全存儲要求。學(xué)校紙質(zhì)檔案管理往往對于檔案室環(huán)境建設(shè)要求較高，倘若檔案儲存室中的環(huán)境溫度與濕度存在異常情況，將會影響到紙質(zhì)檔案的正常壽命，造成檔案資料的破壞并難以進行復(fù)原，這對于學(xué)校來說無疑是一種損失。因此，現(xiàn)代學(xué)校通過將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，不僅能夠充分保障各校檔案信息資料的使用次數(shù)和使用壽命，還可以有效防止紙質(zhì)檔案原稿在反復(fù)借閱使用后產(chǎn)生損壞無法復(fù)原的情況。學(xué)校實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理目標，能夠最大限度滿足學(xué)校對于紙質(zhì)檔案的安全存儲要求，不用擔(dān)心數(shù)字化檔案會受到外界環(huán)境因素的影響遭到破壞，解決了歷史紙質(zhì)檔案因紙質(zhì)脆化變質(zhì)、蟲蛀等難以保護的問題。

（二）提高檔案利用效率。在傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式下，檔案查詢借閱者需要通過依靠人工檢索方式去獲取對應(yīng)的檔案資源，這個過程需要消耗一定的時間。針對于此，學(xué)校通過加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式保持在計算機檔案系統(tǒng)中，這樣一來用戶就可以直接使用計算機去高效檢索查詢需求檔案信息，方便自身快速找到對應(yīng)的檔案資料，并將檔案資料進行復(fù)印。學(xué)校實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標能夠最大程度提升檔案利用效率，有效拓寬原始檔案的利用范圍，讓更多人發(fā)揮出檔案資料的價值作用，推動學(xué)校教育建設(shè)和諧穩(wěn)定的發(fā)展。

（三）實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案的價值發(fā)揮需要實現(xiàn)對檔案資料信息的共享目標，傳統(tǒng)檔案管理模式無法有效滿足學(xué)校多人同時借閱使用檔案信息資源，這樣無疑會耽誤到人們的檔案信息利用工作，不利于檔案信息的共享傳遞交流。因此，學(xué)校必須通過加強檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)對檔案紙質(zhì)文件、網(wǎng)絡(luò)信息、電子文件向配套的歸檔模式，有效構(gòu)建出網(wǎng)絡(luò)上的檔案信息資源庫，將不同檔案信息資源優(yōu)化整理分類后存放在指定數(shù)據(jù)庫中，這樣一來，不同用戶就可以在同一時間上網(wǎng)查詢共享利用檔案資源，實現(xiàn)學(xué)校各部門檔案信息資源的科學(xué)共享目標。

二、學(xué)校檔案數(shù)字化管理方法思考

（一）電子掃描優(yōu)化處理。與市場企業(yè)檔案管理內(nèi)容不同，學(xué)校紙質(zhì)檔案管理需要及時做到優(yōu)化整理歸類工作，這樣才能夠方便用戶的查詢使用。學(xué)校紙質(zhì)檔案資料的載體是存在一定差異性的，但是數(shù)字化處理方式卻無太大區(qū)別。學(xué)校檔案管理人員在面對學(xué)籍信息表、畢業(yè)證存根等以紙質(zhì)作為核心載體的檔案信息資料管理時，可以通過利用電子掃描方式進行數(shù)字化處理。由于學(xué)校紙質(zhì)檔案規(guī)格是多種多樣的，管理人員在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理時要合理選擇相對應(yīng)的電子掃描設(shè)備，比如對于規(guī)格較大的紙質(zhì)檔案工作人員可以優(yōu)先采用大型數(shù)碼平臺展開直接掃描保存工作。當學(xué)校紙質(zhì)檔案對色彩數(shù)字化處理存在一定要求時，工作人員則需要選擇使用具備彩色模式的掃描設(shè)備，而如果是對存在污損紙張檔案資料進行掃描時則需要利用到去污模式。如果是對于一些非紙質(zhì)實體檔案資料，檔案管理人員則可以利用拍攝手段完成對非紙質(zhì)化檔案資源的數(shù)字化處理，根據(jù)檔案實際特征合理選擇最佳拍攝掃描。

（二）數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。學(xué)校在黨建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)過程中，首先要保障數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定性。學(xué)校檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)內(nèi)容主要可以分為兩部分：一部分是檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，一部分是內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)。學(xué)校管理人員可以通過利用計算機技術(shù)有效搭建起能夠突出本校文化特色的校園網(wǎng)站，并在校園網(wǎng)站中優(yōu)化設(shè)計出檔案信息管理服務(wù)系統(tǒng)，當用戶成功登錄該網(wǎng)站就可以進行需求檔案資源的檢索查詢使用，檢索信息主要涵蓋了文字、圖像、視頻等。檔案管理人員要及時上傳各項檔案信息資源，優(yōu)化組織上網(wǎng)信息數(shù)據(jù)，賦予檔案信息網(wǎng)絡(luò)更多的服務(wù)功能，為用戶有效提供自定義、跨門類的檢索，這樣才有利于提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的檢索效率，方便用戶高效利用學(xué)校檔案信息資源。

（三）建立專業(yè)完善檔案數(shù)字化管理人才隊伍。在教育發(fā)展新形勢下，現(xiàn)代學(xué)校要高度重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，針對該項工作學(xué)校要專門組建起高能力、高素質(zhì)的數(shù)字化管理人才隊伍。檔案數(shù)字化管理人員不僅要熟練掌握運用各項計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還必須具備良好的檔案理論知識和管理技術(shù)水平，能夠履行好自身的職責(zé)，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)字化管理服務(wù)。學(xué)校檔案管理部門要定期組織檔案管理人員參與專業(yè)化培訓(xùn)教育工作，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，全面掌握檔案管理基礎(chǔ)知識和基本技能，接觸了解到最新檔案數(shù)字化方法，并將數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容與學(xué)校檔案管理工作融合在一起，全面提升學(xué)校檔案管理水平。學(xué)校還可以通過邀請社會檔案管理研究專家學(xué)者到校進行座談交流，分享最新檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗，幫助檔案管理人員提高數(shù)字化管理意識，實現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范化管理目標。

（四）加大對檔案數(shù)字化的成本投入。在信息化技術(shù)發(fā)展背景下，學(xué)校要根據(jù)自身辦學(xué)條件和教育發(fā)展水平，適當加大對檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作的成本投入工作，積極完善檔案數(shù)字化管理工作環(huán)境，培養(yǎng)更多的檔案數(shù)字化優(yōu)秀管理人才。首先，學(xué)校要針對檔案管理人員制定出一定的激勵政策，將員工數(shù)字化管理工作表現(xiàn)納入績效考核體系中，促使員工能夠積極主動學(xué)習(xí)數(shù)字化管理技術(shù)和方法，將先進管理理念帶入實踐管理工作中，為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)工作。然后，學(xué)校要安排專業(yè)人員深入市場進行調(diào)研分析工作，充分掌握用戶對于數(shù)字化檔案管理服務(wù)的相關(guān)需求，從而有針對性地引進完善檔案數(shù)字化軟硬件資源，強化學(xué)校內(nèi)部檔案數(shù)字化管理環(huán)境建設(shè)工作，促使工作人員能夠依托網(wǎng)絡(luò)平臺開展檔案服務(wù)活動，提高學(xué)校檔案交互能力，并更加高效利用檔案。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是現(xiàn)代學(xué)校開展各項工作的重要基礎(chǔ)，其工作質(zhì)量高低直接關(guān)系到能否促進各項教學(xué)研活動的順利開展。因此，學(xué)校要注重推動內(nèi)部檔案的數(shù)字化管理建設(shè)，結(jié)合自身檔案管理建設(shè)發(fā)展情況，科學(xué)引進利用先進的信息化技術(shù)，構(gòu)建出完善的檔案數(shù)據(jù)庫，將不同類型檔案內(nèi)容以數(shù)字化形式安全儲存在系統(tǒng)庫中，方便用戶的上網(wǎng)檢索查詢利用，最大程度發(fā)揮出學(xué)校檔案資源的價值作用。

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