高曉明

【摘要】本文著重闡述了精細(xì)化檔案管理在檔案管理中的具體應(yīng)用方向和途徑，并結(jié)合具體案例開展分析，希望能夠?qū)⒕?xì)化檔案管理的優(yōu)勢(shì)在日常管理工作中發(fā)揮出來(lái)，提高各企業(yè)檔案管理工作效率，為日后此方面的工作提供合理參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;精細(xì)化管理;電子檔案;檔案歸檔

檔案記錄是企業(yè)重要的資源財(cái)富，因此在實(shí)際的管理工作中，人們應(yīng)該不斷提高對(duì)此方面的重視，開創(chuàng)檔案管理新局面，將檔案管理精細(xì)化的理念和方法應(yīng)用到日常檔案管理工作中，保障工作質(zhì)量，提高工作效率。

一、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。許多企業(yè)將檔案管理工作當(dāng)成簡(jiǎn)單的保管工作進(jìn)行，沒(méi)有單獨(dú)的檔案管理部門;也有部分企業(yè)的檔案管理工作是由各部門獨(dú)立進(jìn)行，且企業(yè)對(duì)此項(xiàng)工作未投入足夠的資金支持，導(dǎo)致精細(xì)化檔案管理進(jìn)行不順利。

（二）檔案管理理念落后。許多企業(yè)檔案管理部門雖然進(jìn)行了精細(xì)化管理改革，但實(shí)際工作理念還比較傳統(tǒng)，未進(jìn)行升級(jí)，與改革后的檔案管理工作不相適應(yīng)，拖慢了檔案管理精細(xì)化的改革進(jìn)度。

（三）檔案管理制度不完善。在實(shí)際的企業(yè)檔案管理工作中，需要完善的工作制度，保障工作質(zhì)量和秩序，同時(shí)檔案資料的收集也需要標(biāo)準(zhǔn)模板保證檔案的規(guī)范性，方便日后歸檔，但目前許多企業(yè)還沒(méi)有完善的檔案管理制度，使實(shí)際的檔案管理精細(xì)化改革比較混亂。

（四）檔案管理人員自身專業(yè)能力不達(dá)標(biāo)。當(dāng)前企業(yè)管理步入了信息化時(shí)代，檔案管理精細(xì)化改革對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有較強(qiáng)依賴，因此企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)技能也有了新要求——為滿足企業(yè)發(fā)展需求，檔案管理人員不僅要有超前的管理理念和科學(xué)工作方法，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)使用能力。

（五）缺乏檔案管理監(jiān)督機(jī)制。目前大部分企業(yè)為節(jié)約人力成本未設(shè)立監(jiān)督部門，實(shí)際上這種做法不僅會(huì)使檔案管理工作效率下降，還會(huì)對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展造成不良影響，且檔案管理人員缺乏監(jiān)管也容易產(chǎn)生工作積極性不高的情況，影響企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

（六）檔案管理工作的細(xì)節(jié)不完善。許多企業(yè)的檔案由于審核不嚴(yán)謹(jǐn)比較容易出現(xiàn)資料字跡模糊的情況，且隨著時(shí)間推移檔案修復(fù)難度也會(huì)增加，影響企業(yè)決策的準(zhǔn)確性。此外，在檔案歸檔時(shí)也有分類不夠細(xì)致的問(wèn)題，在查找資料時(shí)，檔案管理人員需要投入大量精力尋找，且容易出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致企業(yè)部分決策得不到應(yīng)有的參考。

二、檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的應(yīng)用措施

（一）提高檔案管理意識(shí)。檔案是企業(yè)的重要資源和財(cái)富，在企業(yè)進(jìn)行決策或進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)都可以利用檔案資料中的信息參考，因此企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的支持力度，提高相關(guān)部門工作人員的檔案管理意識(shí)，從實(shí)際情況出發(fā)做好檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展和決策提供強(qiáng)有力的保障。且檔案管理意識(shí)與相關(guān)工作相輔相成，是決定檔案管理精細(xì)化能否順利落實(shí)的關(guān)鍵，提高管理意識(shí)對(duì)檔案管理工作有重要推動(dòng)作用，此外提高管理意識(shí)也能促使工作人員保持工作積極性，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供更好的服務(wù)。為達(dá)到這些目的，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以加大力度提高對(duì)檔案管理工作的宣傳，且我國(guó)對(duì)相關(guān)工作有明確的法規(guī)，《檔案法》對(duì)該工作有保護(hù)和促進(jìn)的作用，對(duì)檔案管理的許多工作細(xì)節(jié)都有明確標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以利用這種方便強(qiáng)化員工的檔案管理意識(shí)。如：某企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為提高企業(yè)整體檔案管理意識(shí)，召開了員工大會(huì)講解檔案管理工作的重要性，并在會(huì)上對(duì)《檔案法》中有關(guān)檔案精細(xì)化管理的部分進(jìn)行了詳細(xì)分析。此外，還引導(dǎo)員工配合檔案管理部門工作，同時(shí)要求檔案管理部門積極與其他部門溝通，使企業(yè)整體對(duì)檔案管理工作的重視度提升起來(lái)。

（二）更新檔案管理理念。在檔案管理工作中，管理人員需要對(duì)該工作的重要性有深刻的認(rèn)識(shí)，更新工作理念，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)工作理念與新的工作理念的平穩(wěn)過(guò)渡。工作人員首先應(yīng)對(duì)管理工作有正確的理解，并積極完善自身專業(yè)技能，企業(yè)也要為員工提供提升自己的機(jī)會(huì)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)精細(xì)化檔案管理的理念，用新觀念解決檔案管理工作轉(zhuǎn)化中存在的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際情況將新的管理理念應(yīng)用到工作中。由于企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容繁雜且涉及范圍較廣，不可避免地會(huì)出現(xiàn)工作質(zhì)量不高的情況，因此企業(yè)決策人員應(yīng)將精細(xì)化檔案管理理念傳達(dá)給相關(guān)部門，引導(dǎo)其認(rèn)識(shí)到新理念的優(yōu)勢(shì)，對(duì)舊理念進(jìn)行求同存異的改良。如：某企業(yè)為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，減輕檔案管理工作的難度，從改變工作人員管理觀念的方面著手，將精細(xì)化管理檔案的概念及方法傳達(dá)給管理人員，主要將側(cè)重點(diǎn)放在計(jì)算機(jī)管理概念的學(xué)習(xí)上，幫助檔案管理人員運(yùn)用科技手段減輕工作量，同時(shí)提高企業(yè)整體信息化管理水平。

（三）健全檔案管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容是以檔案的儲(chǔ)存為主的，大部分企業(yè)沒(méi)有健全的檔案管理制度，員工多是依靠自己對(duì)于這項(xiàng)工作的理解和以往工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，這樣的管理方式會(huì)造成檔案資料儲(chǔ)存混亂，查閱困難且容易產(chǎn)生關(guān)鍵資料丟失的情況。為改變這種現(xiàn)狀，企業(yè)需要制定與實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)的檔案管理制度，將資料按照類型、時(shí)間等進(jìn)行分類管理，針對(duì)重要檔案資料可以單獨(dú)管理，再安排檔案管理人員對(duì)不同的檔案進(jìn)行管理保存，實(shí)行責(zé)任到人制，為不同類別的檔案設(shè)立專門負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的精細(xì)化管理。此外還可以根據(jù)檔案管理制度制定出配合工作的檔案分類機(jī)制，對(duì)檔案資料的類型進(jìn)行細(xì)分，將相同的資料和無(wú)價(jià)值檔案篩選出來(lái)集中管理，保障檔案管理工作效率，減少查找檔案的時(shí)間。如：某企業(yè)為將精細(xì)化檔案管理工作落到實(shí)處，針對(duì)精細(xì)化檔案管理內(nèi)容制定了相匹配的管理制度，將企業(yè)內(nèi)部資料檔案進(jìn)行整合，將內(nèi)容相同的檔案資料重新整理，對(duì)于缺失的資料進(jìn)行補(bǔ)充。整合工作完成后又構(gòu)建了檔案評(píng)估機(jī)制，將檔案按照對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵程度進(jìn)行劃分，再為各類檔案分配專門的負(fù)責(zé)人，實(shí)行責(zé)任到人制，不僅保障了企業(yè)檔案的準(zhǔn)確性，也從資料管理層面提高了企業(yè)決策的科學(xué)性，有效保障了檔案精細(xì)化管理的工作效率和質(zhì)量。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才。我國(guó)大部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息化，檔案管理工作也不例外，基本完成了信息化改革。精細(xì)化檔案管理工作在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助，因此這項(xiàng)工作對(duì)于管理人員的要求也發(fā)生了變化。在信息時(shí)代，企業(yè)檔案管理工作需要相關(guān)人員具備一定的計(jì)算機(jī)技能，不僅有助于精細(xì)化檔案管理工作的落實(shí)，也能提升檔案信息的準(zhǔn)確性。企業(yè)為加快管理人員專業(yè)素質(zhì)提升，可以為員工提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)尖端計(jì)算機(jī)技能，并將能力應(yīng)用到實(shí)際的檔案精細(xì)化管理中。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的適應(yīng)，使檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技能應(yīng)對(duì)工作中存在的各種困難，擁有獨(dú)立解決問(wèn)題的能力?；蛘咂髽I(yè)也可以用專職培訓(xùn)的方式對(duì)崗位上的檔案管理人員工作能力進(jìn)行分析，針對(duì)管理人員不同的長(zhǎng)處為其制定培訓(xùn)計(jì)劃，促使每名檔案管理人員都能在實(shí)際的工作中將自身閃光點(diǎn)凸顯出來(lái)，提升企業(yè)的檔案管理效率，推動(dòng)檔案管理精細(xì)化發(fā)展速度加快。如：某企業(yè)為提升整體檔案管理水平，增加了人才培養(yǎng)方面的投資，經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)精細(xì)化管理方法，并且每半年進(jìn)行一次職業(yè)技能測(cè)試，對(duì)員工工作能力變化有深入了解，每次測(cè)試后會(huì)配合人事變動(dòng)，針對(duì)員工檔案管理能力的差異性分配與之相符的工作內(nèi)容，幫助其在實(shí)際工作中不斷提升自身精細(xì)化檔案管理水平，此外每月都組織員工開會(huì)討論檔案管理方法，主動(dòng)對(duì)現(xiàn)有的工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。

（五）建立檔案監(jiān)督機(jī)制。為避免企業(yè)檔案管理精細(xì)化改革流于表面，企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，幫助檔案管理精細(xì)化工作落到實(shí)處，使員工提高對(duì)這方面工作的重視程度。企業(yè)可以從檔案管理崗位職責(zé)出發(fā)，制定出科學(xué)、合理、公平的檔案管理工作監(jiān)督考核機(jī)制。我國(guó)對(duì)檔案管理工作監(jiān)督有明確的法律參考，即《檔案法》。企業(yè)可以通過(guò)《檔案法》制定出符合企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，賦予監(jiān)督部門指導(dǎo)、檢查等權(quán)利，將監(jiān)督工作貫穿整個(gè)企業(yè)檔案精細(xì)化管理中，督促檔案管理人員，保障檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，為企業(yè)決策提供有效參考。如：某企業(yè)為加快完成檔案管理精細(xì)化改革，建立了檔案管理監(jiān)督部門，從檔案收集開始進(jìn)行監(jiān)管，杜絕不實(shí)檔案，嚴(yán)格控制檔案準(zhǔn)確性，同時(shí)將檔案使用權(quán)控制起來(lái)，規(guī)定與企業(yè)經(jīng)營(yíng)密切相關(guān)的檔案不能隨意更改查閱，檔案管理人員進(jìn)行日常工作需要使用員工號(hào)碼，進(jìn)入檔案管理程序需要驗(yàn)證碼，同時(shí)監(jiān)督部門每月更換一次驗(yàn)證碼，有效保障了企業(yè)檔案資料的安全性和準(zhǔn)確性。

（六）精細(xì)檔案管理細(xì)節(jié)。檔案管理精細(xì)化工作的細(xì)節(jié)可以從以下三方面進(jìn)行具體闡述：首先是檔案管理流程精細(xì)化。企業(yè)檔案管理人員可以將工作內(nèi)容簡(jiǎn)化，用更多的精力保障檔案管理工作的精確性?？梢詫⑺袡n案進(jìn)行統(tǒng)一編碼，再將檔案進(jìn)行分類，下發(fā)到各級(jí)檔案管理人員處進(jìn)行二級(jí)編碼，不僅方便查找資料，也能避免檔案遺漏。同時(shí)檔案管理部門可以制定出一個(gè)檔案整理范本，要求各部門收集檔案資料時(shí)按照范本格式上傳，方便后續(xù)的檢查審核工作進(jìn)行，此外，企業(yè)管理人員也應(yīng)要求各部門及時(shí)將收集到的檔案資料上傳到檔案管理部門，提高管理工作效率。其次是檔案歸檔工作的精細(xì)化。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理意識(shí)，在歸檔前對(duì)檔案資料進(jìn)行審核分類，確保所有檔案的完整性，減輕后續(xù)整體審核的工作量。最后是電子檔案的精細(xì)管理。目前大部分企業(yè)完成了檔案資料的數(shù)字化，因此電子檔案的精細(xì)化管理工作也要提上日程，管理人員借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理的效率，利用計(jì)算機(jī)的大數(shù)據(jù)分析功能減少檔案資料的錯(cuò)誤率，并利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)為企業(yè)其他部門提供便捷的檔案查詢服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是企業(yè)日常管理經(jīng)營(yíng)中重要的一環(huán)，而精細(xì)化檔案管理可以提升工作效率，企業(yè)可以通過(guò)引進(jìn)新理念、提高管理人員專業(yè)素質(zhì)、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)等多個(gè)方面的改變保障檔案管理工作質(zhì)量，減少檔案錯(cuò)誤丟失的情況。

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