鐘吉

【摘要】檔案工作歷來(lái)是我黨和政府的重要工作內(nèi)容之一，雖然當(dāng)前我們一直在強(qiáng)調(diào)政務(wù)公開(kāi)，但與此同時(shí)我們需要牢牢把握好保密工作，確保國(guó)家信息安全。因此，在利用數(shù)字化促進(jìn)檔案工作順利進(jìn)行的同時(shí)需要做好一定的保密工作，才能夠推動(dòng)落實(shí)相關(guān)信息內(nèi)容。本文將通過(guò)分析如何有效落實(shí)檔案數(shù)字化中的保密工作，旨在為相關(guān)人員提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化;保密工作

檔案經(jīng)常會(huì)涉及一些國(guó)家秘密，需要充分地做好保密工作才能夠有效保障其信息安全。在《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章第一條就明確指出來(lái)：“為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法?！庇纱丝梢?jiàn)，檔案工作對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)具有較高的價(jià)值。但是與此同時(shí)，我們不能夠忽視《中華人民共和國(guó)檔案法》提到的“有效地保護(hù)檔案”，也就是說(shuō)要充分保護(hù)好檔案中所包含的信息內(nèi)容的安全性，以免因?yàn)闄n案內(nèi)容失密而泄露國(guó)家秘密。在當(dāng)前的社會(huì)背景之下，數(shù)字化、信息化、云計(jì)算等等技術(shù)使得檔案保密工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，必須要引起相關(guān)人員的高度重視，進(jìn)而有效保障其秘密性。

一、做好監(jiān)督管理工作，加大監(jiān)督力度

目前利用檔案的人數(shù)正在逐年上升，需要相關(guān)人員對(duì)于檔案保密工作引起高度重視。加強(qiáng)對(duì)檔案的利用監(jiān)督可以有效發(fā)現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種行為，從而保障檔案在利用的過(guò)程中信息完整與安全性。

（一）有關(guān)部門(mén)和單位必須要積極完善好制度建設(shè)。尤其是一些國(guó)家重要機(jī)關(guān)，應(yīng)該要保證檔案信息的開(kāi)放規(guī)范，從而保證其處于一定的約束之下。當(dāng)前對(duì)于公民使用檔案尚未有明確的法律規(guī)定。這樣的情況會(huì)使得檔案數(shù)字化管理面臨著一定的挑戰(zhàn)，并且使得很多檔案信息在使用的過(guò)程中具有一定的隨意性、壟斷性，有可能會(huì)因?yàn)槟承┤说睦骝?qū)使導(dǎo)致國(guó)家秘密文件被流失在外，對(duì)于整個(gè)黨和國(guó)家的檔案事業(yè)造成不利的影響，同時(shí)這種利益驅(qū)使容易滋生腐敗現(xiàn)象，不利于我國(guó)社會(huì)的穩(wěn)步發(fā)展。因此，基于當(dāng)前《中華人民共和國(guó)檔案法》還不夠完善的背景之下，加上檔案逐步趨于數(shù)字化管理，要求各個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體以及企事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)要明確好自身的管理制度，根據(jù)具體的使用情況，通過(guò)對(duì)不同層次的人員明確好其利用范圍，規(guī)定好相關(guān)的審批制度和手續(xù)，確保國(guó)家的檔案保密工作順利進(jìn)行。

（二）相關(guān)人員積極執(zhí)行監(jiān)督措施。在使用檔案的過(guò)程中，相關(guān)的管理人員應(yīng)該要根據(jù)不同的使用對(duì)象，基于自己的工作經(jīng)驗(yàn)以及是非能力判斷的基礎(chǔ)之上，掌握好使用人員的心理動(dòng)機(jī)以及使用目的，對(duì)于一些有異常行為的人員需要加大監(jiān)管力度，重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，防止相關(guān)使用人員損毀涂改、偽造。對(duì)于檔案管理現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)該要明確好數(shù)字化加工的重要制度和規(guī)定，配備專門(mén)的保險(xiǎn)櫥柜，安裝監(jiān)控?cái)z像系統(tǒng)，全方位監(jiān)督整個(gè)檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。對(duì)于參與檔案數(shù)字化工作的人員來(lái)說(shuō)，要求其除了工作以外的物品，包括手機(jī)等電子通信工具一律不許帶入內(nèi)，非項(xiàng)目的工作人員進(jìn)出應(yīng)該要進(jìn)行相關(guān)的登記。對(duì)于設(shè)備的監(jiān)督，要求其使用的掃描儀、計(jì)算機(jī)等等設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，根據(jù)不同層次的工作崗位為其設(shè)置不同的權(quán)限，相關(guān)工作人員沒(méi)有權(quán)利對(duì)其進(jìn)行隨意更改。為了避免病毒、木馬等入侵，要求相關(guān)信息部門(mén)合作監(jiān)督，通過(guò)加強(qiáng)安全設(shè)置防止非法入侵盜取信息。同時(shí)，相關(guān)檔案管理部門(mén)的人員需要加大對(duì)管理制度和規(guī)范的宣傳力度，讓所有的人員能夠意識(shí)到當(dāng)前黨和國(guó)家政府對(duì)于檔案保密工作的重視程度，在進(jìn)入有關(guān)工作場(chǎng)地和離開(kāi)的時(shí)候均應(yīng)該通過(guò)打開(kāi)的方式，確保所有的保密工作順利進(jìn)行。此外，檔案管理部門(mén)的有關(guān)人員應(yīng)該要定期對(duì)和使用人員翻閱查看的卷宗進(jìn)行檢查，落實(shí)到管理工作，從而保證有關(guān)檔案的保密性。

二、強(qiáng)化依法治檔的觀念，確保保密工作順利進(jìn)行

檔案數(shù)字化工作已經(jīng)成為我國(guó)有關(guān)部門(mén)的基礎(chǔ)性工作，加上檔案的重要性，必須要通過(guò)國(guó)家相關(guān)法律依法管理，才能夠有效保障檔案保密工作的順利進(jìn)行。所以，相關(guān)人員首先應(yīng)該積極明確好檔案數(shù)字化外包服務(wù)的主要內(nèi)容。當(dāng)前有關(guān)部門(mén)為了能夠提高自身的工作效率，會(huì)通過(guò)其他的相關(guān)技術(shù)機(jī)構(gòu)快速完成掃描、圖處以及格式化轉(zhuǎn)換等等基礎(chǔ)性工作，這雖然在一定程度上可以保證檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，但是也給檔案的保密工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。因此要求有關(guān)部門(mén)必須要明確好外包服務(wù)的主要內(nèi)容，不得越線。相關(guān)的檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好內(nèi)部的工作，明確分工，制定相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理進(jìn)行協(xié)調(diào)與監(jiān)管。在實(shí)施過(guò)程中要求要給予監(jiān)督之下，并且通過(guò)信息化部門(mén)給予一定的技術(shù)支持，確保錄入的信息能夠與當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)更新保持同步。其次，要求相關(guān)人員需要對(duì)加工的檔案進(jìn)行接收、整理、拆卷、掃描、去污等等工作，保證檔案的質(zhì)檢合格。積極宣傳法制觀念，讓參與檔案管理的所有人員以及使用檔案的所有人員明確檔案保密工作對(duì)于國(guó)家、社會(huì)的重要性，從而能夠提高他們對(duì)檔案保密工作的支持力度。此外，在招投標(biāo)階段要重點(diǎn)考察相關(guān)機(jī)構(gòu)的保密資格信息，為確保檔案數(shù)字化工作和保密工作順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)線上媒體與線下媒體的宣傳，讓社會(huì)大眾能夠有效了解檔案保密工作的重要意義，積極配合有關(guān)部門(mén)的工作，從而使得檔案保密工作順利進(jìn)行。

三、強(qiáng)化數(shù)字化信息管理，確保檔案資源使用安全

最后，要求相關(guān)人員需要強(qiáng)化數(shù)字化信息管理，確保檔案資源使用安全。由于當(dāng)前我們處于信息化時(shí)代，在使用過(guò)程中一旦出現(xiàn)檔案泄露會(huì)造成難以預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。所以在使用檔案資源的過(guò)程中，我們需要建立良好的安全保障機(jī)制，按照相關(guān)的制度和規(guī)范穩(wěn)步實(shí)施檔案網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化工作，嚴(yán)格做好對(duì)涉密檔案的保密工作，充分保障檔案的數(shù)據(jù)原始性、真實(shí)性、完整性、有效性。檔案數(shù)字化信息內(nèi)容的安全，從形成檔案數(shù)字化信息的時(shí)候就已經(jīng)受到一定程度的威脅，并且在后續(xù)的收集、運(yùn)轉(zhuǎn)以及集中歸檔整個(gè)一系列的過(guò)程中都會(huì)面臨著檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在檔案數(shù)字化信息處理的一系列過(guò)程中，要求相關(guān)人員必須要通過(guò)身份鑒別登錄有關(guān)系統(tǒng)，設(shè)置好人員使用權(quán)限限制檔案資源的使用，從而能夠有效保障檔案信息的完整性，防止檔案文件失真。數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)的安全性，對(duì)于整個(gè)檔案保密工作的落實(shí)有著十分重要的意義，所以要求在設(shè)計(jì)和運(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中更應(yīng)該堅(jiān)持保密原則，網(wǎng)絡(luò)密級(jí)規(guī)定，分別完善好當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)。定期對(duì)整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行可靠性檢測(cè)，避免因?yàn)橄到y(tǒng)失靈或者是遭到非法攻擊，使得檔案保密工作難以正常進(jìn)行。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要明確好安全管理的職責(zé)以及有關(guān)措施與方法，采取計(jì)算機(jī)病毒防治、系統(tǒng)漏洞掃描防護(hù)、防火墻加載、訪問(wèn)控制等等手段阻止非法入侵，從而有效保證檔案數(shù)字化的安全性。在存儲(chǔ)備份的過(guò)程中，要求有關(guān)人員需要采取磁盤(pán)陣列等計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，這是保障整個(gè)系統(tǒng)安全的最基本的措施。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞遺失，可以充分利用磁盤(pán)陣列進(jìn)行恢復(fù)。同時(shí)，在利用系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)的基礎(chǔ)之上，要求有關(guān)人員需要做好移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等不同載體的檔案數(shù)字化工作，保證檔案不會(huì)輕易丟失，并定期對(duì)這些載體做好防護(hù)，妥善保管好有關(guān)資料。數(shù)字化信息管理要求相關(guān)人員要從形成、存儲(chǔ)等多個(gè)方面進(jìn)行管理，避免因?yàn)橄到y(tǒng)故障導(dǎo)致檔案被泄露，難以維持其保密性。涉密檔案嚴(yán)重關(guān)乎我國(guó)的有關(guān)權(quán)益，如果泄露對(duì)國(guó)家會(huì)造成不利影響。因此，需要有關(guān)人員積極做好數(shù)字化信息管理，確保整個(gè)檔案資源的使用安全。

四、小結(jié)

綜上所述，檔案數(shù)字化工作中的保密工作有著十分重要的意義，對(duì)于整個(gè)檔案工作順利進(jìn)行有著十分重要的作用。通過(guò)本文分析，我們認(rèn)為首先最重要的是要落實(shí)好監(jiān)督體制，通過(guò)層層監(jiān)督，能夠有效避免在各個(gè)環(huán)節(jié)中的信息泄露事件發(fā)生。其次通過(guò)法治和有關(guān)制度監(jiān)管所有人員的工作，通過(guò)提高檔案管理人員的保密意識(shí)，推動(dòng)檔案數(shù)字化中的保密工作順利進(jìn)行。最后通過(guò)數(shù)字化信息管理使得檔案的加工以及存儲(chǔ)過(guò)程中得到充分的監(jiān)督管理，不斷地促進(jìn)保密工作落實(shí)，提高檔案數(shù)字化的效用。

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