凌小英

【摘要】隨著信息化技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理方式需要根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，結(jié)合信息化技術(shù)，促進(jìn)文書檔案管理水平提升，強(qiáng)化文書檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展。通過(guò)分析信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題，聯(lián)系實(shí)際情況給出針對(duì)性解決措施。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;信息化建設(shè);管理措施

檔案管理工作作為事業(yè)單位基礎(chǔ)保障與流程環(huán)節(jié)，對(duì)事業(yè)單位健康發(fā)展產(chǎn)生越來(lái)越明顯的影響。其中檔案管理工作的核心就是文書檔案管理工作，主要為日常工作中由文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的檔案，既是總結(jié)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)，也是對(duì)未來(lái)工作指示的依據(jù)。過(guò)去事業(yè)單位通過(guò)紙盒外包紙質(zhì)保存文書檔案，數(shù)字存儲(chǔ)僅起到輔助作用。但隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，社會(huì)認(rèn)可與電子認(rèn)證水平的提升，事業(yè)單位文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)程出現(xiàn)較大改變，需要及時(shí)調(diào)整文書檔案管理內(nèi)容與方式以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，本文就此展開(kāi)論述。

一、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析

新時(shí)代下信息化技術(shù)快速發(fā)展，直接改變?nèi)藗兩?、工作方式，直接推?dòng)行業(yè)改革發(fā)展。群體、技術(shù)及生產(chǎn)要素等跨界流動(dòng)，指導(dǎo)事業(yè)單位文書檔案管理的主要指標(biāo)就是信息化與數(shù)字化，傳統(tǒng)文書檔案紙質(zhì)存儲(chǔ)管理模式顯露出一些問(wèn)題。時(shí)間與資料作為事業(yè)單位重要的資源，傳統(tǒng)文書檔案管理內(nèi)容與形式煩瑣，需要耗費(fèi)大量人力、物力及財(cái)力等，造成實(shí)際工作中容易出現(xiàn)一些小問(wèn)題;存檔時(shí)也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，如查閱時(shí)需要花費(fèi)大量時(shí)間;保存時(shí)難度較大，隨著時(shí)間流逝檔案資料持續(xù)增加，意味著需要大量的空間存儲(chǔ)，還需要經(jīng)常性檢查保存情況，做好防蛀、防盜等，造成工作難度與強(qiáng)度增加。文書檔案管理信息化建設(shè)可以解決這些問(wèn)題，新技術(shù)與新模式的革新可滿足信息化文書檔案管理的需要。通過(guò)信息化模式可以增加文書檔案的種類與數(shù)量，不會(huì)受到空間環(huán)境的限制;另外，信息化管理會(huì)消除管理者對(duì)安全問(wèn)題的擔(dān)心，提升檔案管理的安全質(zhì)量。檔案存儲(chǔ)及提取時(shí)不再需要大量人力資源，只需要提取信息即可，減少時(shí)間與精力的消耗，促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提升。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問(wèn)題

信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在很多問(wèn)題，需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行總結(jié)，主要問(wèn)題表現(xiàn)為三點(diǎn)：

（一）檔案管理流程存在問(wèn)題。目前，就事業(yè)單位而言，檔案管理的流程不夠完善，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案的編號(hào)不夠系統(tǒng)。第二，檔案的標(biāo)題設(shè)置不夠規(guī)范，在尋找相應(yīng)的檔案時(shí)，容易由于分類的不準(zhǔn)確降低工作效率。第三，傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代檔案管理模式存在一定的沖突，導(dǎo)致信息的整合標(biāo)準(zhǔn)不一，嚴(yán)重影響工作效率。

（二）檔案管理硬件設(shè)施匱乏。就目前而言，由于科技發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，多數(shù)人開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行管理。但大部分事業(yè)單位存在著一個(gè)嚴(yán)重的問(wèn)題，就是應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的人才相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案管理模式依然非常落后，嚴(yán)重影響了工作效率的提升。并且傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)據(jù)丟失、信息不全等現(xiàn)象更為嚴(yán)重，不利于檔案信息的長(zhǎng)久保存。事業(yè)單位文書檔案管理工作有時(shí)會(huì)將檔案數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單放置在辦公室，忽視了存放的安全性，并且檔案容易在這種情況下出現(xiàn)潮濕、污損等問(wèn)題，嚴(yán)重影響后期的查閱。

（三）缺少專門檔案管理人員。當(dāng)前，事業(yè)單位的文書檔案管理工作分工不夠明確，通常負(fù)責(zé)管理的文秘人員沒(méi)有做到定人定崗，導(dǎo)致相關(guān)的員工都具備管理文書檔案的權(quán)利，相互之間各自為政，對(duì)于廉政建設(shè)而言，產(chǎn)生較大的阻礙。此外，相關(guān)文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不過(guò)關(guān)，直接影響到管理質(zhì)量。

三、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化措施

信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨新的問(wèn)題，需要聯(lián)系事業(yè)單位實(shí)際情況，創(chuàng)新信息化管理模式，現(xiàn)將具體措施總結(jié)如下：

（一）建立健全文書檔案管理制度。制度是提升管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)，對(duì)于事業(yè)單位的文書檔案管理而言，也符合這種要求。在完善制度之前，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提高重視程度，并結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前的實(shí)際情況，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)時(shí)代變化給管理模式帶來(lái)的影響，從而對(duì)整個(gè)文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。為加快大信息化背景下管理模式的轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位需要做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，加強(qiáng)硬件的建設(shè)，傳統(tǒng)的管理模式在效率上表現(xiàn)出明顯的滯后性，在信息化背景應(yīng)該充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為管理提供便利。因此需要做好計(jì)算機(jī)的配置、網(wǎng)絡(luò)的安裝以及內(nèi)網(wǎng)保密處理工作。第二，應(yīng)該積極對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化，借助電腦對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存。第三，還應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)的部門積極配合，確保文書檔案管理系統(tǒng)的完整性。從而不斷完善制度的建設(shè)，為數(shù)據(jù)檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化流程。

（二）推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)。對(duì)事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行管理，需要借助現(xiàn)代化技術(shù)的力量，提升管理的水平，為之后的查閱提供便利的平臺(tái)條件，因此在信息化背景下，需要加快信息化平臺(tái)建設(shè)的進(jìn)程。其中檔案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是信息化平臺(tái)建設(shè)的核心工作，通過(guò)完善平臺(tái)，為檔案信息傳輸、交換以及資源共享提供便利。對(duì)于平臺(tái)的建立，應(yīng)該完善場(chǎng)所建設(shè)，設(shè)立專門的科室對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，并及時(shí)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)資源進(jìn)行存儲(chǔ)，重點(diǎn)做好掃描、攝影以及光盤刻錄等工作，并做好數(shù)據(jù)庫(kù)的加密工作。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的管理應(yīng)該結(jié)合文書檔案管理人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，保證在信息技術(shù)的指導(dǎo)性，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理。需要提高對(duì)文書檔案管理的重視程度，并充分利用科技對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用，為進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)管理的安全性，需要格外重視安全防火墻技術(shù)的應(yīng)用，做好內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的隔離技術(shù)，不斷提升檔案管理的安全系數(shù)。信息化管理模式改善了工作效率，同時(shí)也降低了人力成本，為我國(guó)的檔案管理帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)會(huì)。但實(shí)際上，目前對(duì)于計(jì)算機(jī)的研究不夠完善，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題一直存在，這對(duì)于檔案信息的保密管理造成了一定的威脅。因此需要重視信息化背景下的信息保密工作。

（三）提升文書檔案人員專業(yè)素養(yǎng)。就目前而言，事業(yè)單位文書檔案管理人員在專業(yè)水平和綜合能力方面存在欠缺，因此不利于職業(yè)化發(fā)展。在新的時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理人員的要求不斷提升，事業(yè)單位也需要及時(shí)調(diào)整策略，重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。具體可以從以下幾個(gè)方面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)：第一，重視對(duì)檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，這類人才在事業(yè)單位的學(xué)習(xí)過(guò)程中掌握了系統(tǒng)的知識(shí)，因此對(duì)于檔案管理的管理具有一定的思路，還能結(jié)合實(shí)際情況為創(chuàng)新管理模式提供有效思路。第二，重視對(duì)員工的培訓(xùn)。針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員存在的學(xué)歷不齊、專業(yè)不對(duì)口問(wèn)題可以邀請(qǐng)專業(yè)的管理人員對(duì)相關(guān)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，從技能、技術(shù)以及管理等多方面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。第三，事業(yè)單位應(yīng)該完善檔案管理管理的相關(guān)制度，并由文書檔案管理人員貫徹落實(shí)。對(duì)于書籍管理中出現(xiàn)的破損情況應(yīng)該統(tǒng)一處理，提升資源的利用率。還應(yīng)該對(duì)文書檔案管理人員的日常行為進(jìn)行監(jiān)督，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，激勵(lì)檔案管理人員及時(shí)檢查書籍，確保檔案管理的經(jīng)營(yíng)效益。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，事業(yè)單位文書檔案管理中信息化運(yùn)用時(shí)間有限，也存在一些問(wèn)題需要及時(shí)解決。當(dāng)前遇到的大多數(shù)是小問(wèn)題，需要采取科學(xué)合理的措施，有效解決這些問(wèn)題，提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量與效率，尤其是科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展。文書檔案管理人員要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思想，促進(jìn)管理效率的提升，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳佳杰，姚培雯.試論基層事業(yè)單位文書材料歸檔存在問(wèn)題與對(duì)策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（20）：120.

[2]韓娟.提高事業(yè)單位文書檔案管理質(zhì)量的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2019（09）：59-60.

[3]張婧怡.事業(yè)單位文書檔案管理信息電子化應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：73.

[4]徐春紅.新形態(tài)下做好事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：108.