李淑娟

【摘要】當(dāng)前事業(yè)單位在自主發(fā)展建設(shè)過程中聘用了部分編制外人員，編制外人員的人事檔案管理問題成為制約編制外人員發(fā)揮作用的主要障礙因素。由于我國事業(yè)單位對編制外人員人事檔案管理的重視不足，缺乏科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和有效的管理手段，不利于提高編制外人才的管理水平。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;編制外人員;檔案管理

事業(yè)單位對編制內(nèi)人員建立了完善的檔案管理體系，但是對編制外人員的檔案管理重視不足，沒能形成統(tǒng)一的人事檔案管理體系，還要根據(jù)編制外人員的實際情況創(chuàng)建靈活的人事檔案管理機(jī)制。

一、編制外人員人事檔案管理的主要問題

（一）檔案重要性認(rèn)識不足。很多事業(yè)單位的檔案管理部門沒能認(rèn)識人事檔案管理的重要性，存在著人事檔案管理有效性不足的問題。首先，事業(yè)單位人事檔案管理部門缺乏對編制外人事檔案考核與評估的依據(jù)，上級部門未能加強(qiáng)對事業(yè)單位編制外人員人事檔案管理的考核。其次，事業(yè)單位編制外人員不熟悉檔案管理法規(guī)，沒能充分的重視檔案管理的重要性，也不明白加強(qiáng)檔案管理對自我成長發(fā)展的重要意義。再次，有的事業(yè)單位未能盡到解釋說明的作用，不能加強(qiáng)人事檔案價值的宣傳工作，事業(yè)單位編制外人員沒能參與到人事檔案管理當(dāng)中去，沒能配合人事部門收集上報相關(guān)材料。加上編制人員的檔案信息復(fù)雜，經(jīng)過多次流轉(zhuǎn)，在檔案中存在著大量非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)信息，在管理過程中存在一定的難度，因此制約編制外人事檔案管理的質(zhì)量與效率。當(dāng)前我國人事檔案的轉(zhuǎn)接手續(xù)還較為煩瑣，因此在很大程度上造成了編制人員人事檔案應(yīng)用不足的問題。

（二）管理主體相對混亂。目前有些事業(yè)單位并未對編制外人員人事檔案展開全面管理工作，不少編制外人員的人事檔案存儲在中介機(jī)構(gòu)或勞動資源保障部門。由于檔案管理機(jī)構(gòu)的復(fù)雜性，導(dǎo)致人事檔案管理的混亂性。不少事業(yè)單位存在著編制外人員人事檔案管理缺失的問題。首先，各級代理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)不同，專業(yè)技術(shù)水平有限，因此導(dǎo)致編制外人員的人事檔案很可能存在較大的風(fēng)險和隱患。其次，事業(yè)單位沒能履行應(yīng)盡的義務(wù)，不能按照年度任務(wù)要求有效完善事業(yè)單位編外人員的人事檔案數(shù)據(jù)信息。最后，有些編制外人員每年還要繳納一定數(shù)額的人事檔案管理的費用。實現(xiàn)上并未能履行人事檔案管理工作的要求，人事檔案的數(shù)據(jù)材料嚴(yán)重缺失，編制外人員在事業(yè)單位工作期間的信息豐富性不足，這在一定程度上侵犯了編外人員人事檔案方面的合法權(quán)益。

（三）檔案管理手段落后。目前事業(yè)單位從事人事檔案管理人員數(shù)量有限，現(xiàn)有的人事檔案管理的硬件設(shè)備與技術(shù)條件相對落后。事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)有計算機(jī)設(shè)備和軟件系統(tǒng)主要由在編人員開發(fā)和服務(wù)?？梢杂糜诰幫馊藛T的人事檔案管理系統(tǒng)未能有效建立，編外人員的人事檔案管理設(shè)備不足，缺乏足夠的場地存放編制人員的人事檔案。不少事業(yè)單位人事檔案管理技術(shù)手段相對落后，人事檔案管理投入不足，甚至只有一定檔案盒、一個文件柜，人事檔案在管理過程中存在較大的安全隱患。信息化的技術(shù)手段未能發(fā)揮必要的管理作用，事業(yè)單位人事部門更缺乏足夠的人力物力資源實現(xiàn)編外人員紙質(zhì)檔案的信息化。有些事業(yè)單位缺乏足夠的力量去調(diào)研編外人員人事檔案的真實性，因為缺乏科學(xué)化的管理技術(shù)手段與制度措施導(dǎo)致編制人員人事檔案丟失。事業(yè)單位還要從人事檔案管理的總體目標(biāo)出發(fā)，持續(xù)性引進(jìn)和完善可用于編制人員檔案管理的設(shè)備。

二、編制外人員人事檔案管理的發(fā)展方向

（一）規(guī)范化管理。編制外人員是事業(yè)單位人員構(gòu)成的重要組成部分。編制外人員在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中會逐步地突顯出重要的作用。目前事業(yè)單位的編制外人員的類型多樣，具有外聘的專家學(xué)者、臨時聘用人員、借調(diào)人員、志愿者等。不同類型的人員均應(yīng)當(dāng)有規(guī)范化的人事檔案管理辦法，建立專門的人事檔案管理制度，在法制化、規(guī)范化的理念下進(jìn)行人事檔案管理，這樣才能為編制外人員負(fù)責(zé)，記錄編制外人中的詳細(xì)信息，以便于編制外人員更好地為國家公益事業(yè)服務(wù)。因此應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編制外人員的檔案格式，消除編制外人員檔案管理隨意性較大的問題，按照信息化人事檔案管理的要求，逐步建立編制外人事檔案管理平臺，基于檔案管理的規(guī)范性推動事業(yè)單位聘任編制外人員的規(guī)范性，只有做到規(guī)范性管理檔案才能加大人才甄別管理的有效性。

（二）信息化管理。編制外人員是事業(yè)單位用人的一大特色，為了更好地提高編制外人員的管理水平，對編制外人才進(jìn)行有效挖掘，實現(xiàn)編制內(nèi)外的有效互動，把編制外人員作為事業(yè)單位特殊人才引進(jìn)的重要端口，實現(xiàn)上級單位對下級事業(yè)單位編制外人員情況有效掌握的目標(biāo)，構(gòu)建事業(yè)單位人員管理的統(tǒng)一格局，還要采用信息化的編制外人員檔案管理機(jī)制，開發(fā)編制外人員統(tǒng)一管理平臺，對事業(yè)單位外聘的專家學(xué)者、工勤人員、志愿者和專業(yè)技術(shù)人員的信息進(jìn)行統(tǒng)一化的管理。加大編制外人員的信息收集力度，采用智能化信息管理方式，開發(fā)符合人才智能化管理需要的APP等。

（三）快捷化管理。編制外人員的流動性，編制外人員的管理難度較大，檔案變化大。一些編制外人員的檔案管理還涉及醫(yī)保、養(yǎng)老保險、公積金繳納等業(yè)務(wù)。基于編制人員流動性大的現(xiàn)實，還要進(jìn)一步簡化編制外人員檔案管理的方式，在信息化的基礎(chǔ)上進(jìn)一步簡單化編制外人員的檔案管理辦法，減少不必要信息的錄入，在保留關(guān)鍵信息的基礎(chǔ)上提高編制外人員檔案處置流轉(zhuǎn)的有效性，強(qiáng)調(diào)事業(yè)單位采用檔案托管的方法，構(gòu)建事業(yè)單位與地方人才管理中心的共用同管理檔案機(jī)制，發(fā)揮專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的代為管理作用，從而達(dá)到提高檔案管理有效性和運轉(zhuǎn)科學(xué)性的目標(biāo)。

三、編制外人員人事檔案管理的完善對策

（一）加強(qiáng)檔案管理宣傳。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)取得編制外人員的積極配合，注重加大人事檔案工作的宣傳力度，促進(jìn)編外員主動參與到事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中。首先，應(yīng)當(dāng)在編制外人員入職初就做好人事檔案管理的宣傳與講解工作，引起編制外人員對人事檔案管理的足夠重視，基于編制外人員的自主意愿和上級機(jī)關(guān)的統(tǒng)一管理要求開展編制外人事檔案轉(zhuǎn)接管理。其次，加強(qiáng)相關(guān)政策法規(guī)的宣傳工作，根據(jù)國家要求，事業(yè)單位改革需要，進(jìn)一步促進(jìn)編制外人員掌握人事檔案管理的政策要求，引導(dǎo)編制外人員積極配合人事部門更好地做好專業(yè)技術(shù)信息、獎懲信息、培訓(xùn)信息的收集工作。圍繞著服務(wù)編制外人員晉升職稱，繳納養(yǎng)老醫(yī)療保障，獲得各種福利待遇需要開展人事檔案管理的宣傳工作。根據(jù)事業(yè)單位編制人員的發(fā)展需要，適時對個別編制外人員進(jìn)行人員檔案管理的宣講，引導(dǎo)編制外人員積極地投入個性化的人事檔案管理工作當(dāng)中。國家應(yīng)當(dāng)要求基層事業(yè)單位加強(qiáng)對編制外人員的人事檔案管理工作，注重在事業(yè)單位分類改革，完善評聘機(jī)制，推動事業(yè)單位崗位績效制基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，提高編制外人員檔案管理的有效性，在明確的制度法規(guī)下落實編制外人員檔案管理義務(wù)，加強(qiáng)對相關(guān)工作的考核與把關(guān)力度。

（二）規(guī)范人事檔案管理的行為。為了解決事業(yè)單位在編制外人員檔案管理隨意性大的問題，應(yīng)當(dāng)制定完善的事業(yè)單位編制外人員的人事檔案管理工作規(guī)范。首先，制定統(tǒng)一管理編制外人員人事檔案的管理工作方法，明確編制外人員人事檔案管理的工作思路。根據(jù)編制外人員的流動情況確定人事檔案管理工作的重點任務(wù)，在上級社保機(jī)關(guān)事業(yè)單位主管部門的引領(lǐng)下，促進(jìn)事業(yè)單位采用科學(xué)化的編制外人員人事檔案管理方法。首先，以標(biāo)準(zhǔn)化方法對臨時聘用人員、志愿者、簽約專家、勞務(wù)派遣人員開展人事檔案管理工作。事業(yè)單位還要與縣級以上人事檔案管理部門與業(yè)務(wù)服務(wù)部門建立緊密的聯(lián)系，形成良好的編制外人員的檔案互動機(jī)制，形成科學(xué)化的人事檔案的轉(zhuǎn)接與調(diào)用機(jī)制，做到未經(jīng)授權(quán)不得私自處理編制外人員檔案，保證編制外人員檔案處在安全有序的管理體系當(dāng)中。其次，只有做到編制人員的人事檔案管理由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，才能發(fā)揮各種組織機(jī)構(gòu)在輔助事業(yè)單位開展編制外人員人事檔案管理方面的作用。再次，人事部門應(yīng)當(dāng)在規(guī)定限期將原保存的檔案轉(zhuǎn)依到相關(guān)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，按照相關(guān)的流程推動編制外人事檔案進(jìn)行有效流轉(zhuǎn)。最后，形成對編制外人員人事檔案的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對編制外人員人事檔案的審核，有效審視和把握事業(yè)單位編制外人員的檔案情況，解決事業(yè)單位編制外人員檔案管理混亂的問題。

（三）提高檔案管理設(shè)備水平。事業(yè)單位為了更好地提高編制外人才檔案管理水平，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化人事檔案管理專業(yè)技術(shù)實力。加強(qiáng)對事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的力度，基于專業(yè)設(shè)施設(shè)備滿足人事檔案管理的現(xiàn)實需要。首先，提高人事檔案管理的硬件設(shè)備水平，引入專業(yè)的計算機(jī)設(shè)備，注重在智能化的理念下構(gòu)建人事檔案管理工作機(jī)制，強(qiáng)調(diào)以專業(yè)的信息設(shè)備解決人事檔案管理工作中存在的現(xiàn)實困境。其次，加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，要求人事檔案管理人員以積極的態(tài)度，扎實的工作方法，按照標(biāo)準(zhǔn)化的理念開展編制外人員的檔案管理工作。應(yīng)當(dāng)熟悉人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)，采用科學(xué)化的人事檔案管理的方法，推動編制外人員人事檔案管理工作的全面升級。重點組織專業(yè)的人事檔案管理工作隊伍，提升事業(yè)單位人事部門處理復(fù)雜檔案的技術(shù)能力。最后，要在智能化檢索設(shè)備的基礎(chǔ)上挖掘人事檔案信息，注重檢索有利于事業(yè)單位發(fā)展的各類人事數(shù)據(jù)信息，能夠圍繞著編制外人員的人事信息需要實現(xiàn)與編制外人員的有效互動，提高人事檔案的傳遞效率，滿足編制外人員的檔案使用需要，起到服務(wù)編制外人員的作用。

四、結(jié)論

事業(yè)單位人員管理方式日益靈活，加強(qiáng)編制外人員檔案管理，對于構(gòu)建完善的事業(yè)單位人才體系有重要意義。應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新事業(yè)單位人才檔案管理方式，健全編制外人員的檔案管理工作機(jī)制，切實通過檔案管理保障事業(yè)單位編制外人員的合法權(quán)益，全面提高事業(yè)單位人才配置的水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳霞.大型醫(yī)院合同制職工人事檔案管理存在的問題及對策[J].青島行政學(xué)院學(xué)報，2016（6）.

[2]楊美其.淺談編外人員人事檔案管理[J].浙江檔案2012

（4）.

[3]杜玉蘭.論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].北京檔案， 2012（6）.