呂德智

【摘要】人事檔案是新時期事業(yè)單位了解在編及合同聘用制人員學習生活環(huán)境、工作發(fā)展經(jīng)歷及評估工作能力的主要途徑，直接關系到單位內(nèi)部人事調動及崗位競聘上崗結果，與單位全體人員薪酬待遇水平及晉升空間等都緊密相關，更對單位業(yè)務系統(tǒng)的正常運轉及管理目標的實現(xiàn)等產(chǎn)生了積極的促進作用。本文針對現(xiàn)階段人事檔案管理難題提出一些能有效提高其管理效果的新建議與新措施。

【關鍵詞】新時期;事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;策略

人事檔案管理工作看似無關緊要，實則對事業(yè)單位內(nèi)部崗位調整、人員管理策略及崗位招聘計劃等都至關重要，客觀反映了其工作能力與專業(yè)特長，但是在部門領導不重視、檔案所有人不配合、檔案存儲風險較大等多種因素混合影響下，其管理效率與管理水平普遍不高，以至于其實際管理效果與預期目標之間的差距越來越大，因此，創(chuàng)新管理模式是刻不容緩的，采取必要的措施來推進人事檔案信息化建設進程。

一、分析人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的制約因素

（一）主觀輕視。相關部門領導將人事檔案管理排除在重點工作范圍之外，一度成為行政部門的附屬工作，而管理人員則將認為這項工作是沒有發(fā)展前途可言的工作，將其劃分為養(yǎng)老型工作崗位。從思想層面來講，管理人員沒有認識到這項工作對事業(yè)單位及整個社會國家發(fā)展的重要意義;從心理層面來講，排斥這項工作;從情感層面來講，得過且過的應付工作。這些負面情緒與消極思想也導致了管理人員很少甚至根本不會主動學習工作相關的知識技能及借鑒他人工作經(jīng)驗，甚至有些管理人員只有在上級檢查或檔案所有人查找檔案時，才會整理一小部分檔案，加劇了人事檔案管理工作的形式化與膚淺化。另外，領導層的輕視也導致了減少人事檔案管理相關的各種費用，比如，人員工資福利開支、設備軟件的采購及壓縮辦公空間等等。最后，也有少數(shù)檔案所有人因沒時間、懶惰心理、忽視心理等而在調動到其他地區(qū)或部門工作時沒有去調檔案，經(jīng)常出現(xiàn)人員調動卻檔案不動的情況，降低了人事檔案資源的完整性與時效性。

（二）信息化水平不高。雖然部門也購買許多電腦等現(xiàn)代辦公軟件設備，但是因管理人員不熟悉現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的操作方法、拒絕改變原有的工作模式及軟件設備故障頻出等原因而造成了這些現(xiàn)代化辦公軟件設備的綜合利用率普遍不高。原有紙質檔案數(shù)量過多，檔案內(nèi)容信息太多，檔案電子轉化速度較慢，不同區(qū)域人事檔案管理系統(tǒng)仍未聯(lián)網(wǎng)，這些都降低了人事檔案資源的共享性與完整性。

（三）管理隊伍專業(yè)能力有待提升。以往崗位招聘中并沒有要求必須檔案管理專業(yè)的高校大學生才能報考，對報考人員的專業(yè)要求較低，但是部分地區(qū)卻對該崗位報考人員的年齡、學歷及身份等進行了嚴格限制。比如，有的地區(qū)要求報考該崗位的人員必須是應屆畢業(yè)生，非檔案管理專業(yè)、沒有豐富工作實踐經(jīng)驗的應屆畢業(yè)生對檔案管理工作較為陌生，沒有掌握人事檔案管理工作的基本技能與方法，缺少檔案管理的實踐經(jīng)驗，需要花費大量的時間來學習相關知識技能。另外，部分剛上崗的管理人員因性格好動、粗心大意、性情浮躁等原因而頻發(fā)出錯，很少主動利用業(yè)余時間來學習檔案管理知識技能。

（四）管理機制較為落后。事業(yè)單位人員調動較大，人員崗位編制也各不相同，人事檔案管理難度較大，降低了其對檔案管理工作的指導促進與監(jiān)督約束作用，加劇了人事檔案管理體系的落后性。

二、提高新時期事業(yè)單位人事檔案管理效果的措施

（一）提高檔案管理理念的先進性。相關領導及管理人員要從思想上重視、情感上認可檔案管理工作，行動上要適當?shù)卦黾尤耸聶n案管理資金技術投入，及時淘汰和更換陳舊落后的檔案管理設備，擴展檔案管理崗位編制，提高管理人員薪酬福利待遇，促使其認識到做好本職工作是其未來晉升發(fā)展的前提條件，強化檔案管理人員責任意識與工作成就感，引導其以更積極認真的態(tài)度開展檔案管理工作。對檔案管理工作進行定期或突擊檢查，既要明確當前工作的難點與重點，也要根據(jù)行政組織框架與管理目標的變化來變更管理方向，及時發(fā)現(xiàn)并徹底解決檔案管理難題，主動找出信息不完整、信息失實等的檔案，并通過聯(lián)系檔案所有人及查找人事調動通知等來加以糾正與完善。另外，還應對往年人事檔案管理工作進行總結分析，并結合檔案管理內(nèi)外部環(huán)境與管理要求的變化，來實現(xiàn)其工作重點，從收集整理檔案資料到有效運用檔案資料的轉變。不再像以往那樣被動地等待相關人員提交檔案信息，而是主動去整理與完善檔案信息，實現(xiàn)了檔案管理工作從被動到主動、從管理到服務的根本性轉變。

（二）提高檔案管理系統(tǒng)的先進性。事業(yè)單位應辯證地看待現(xiàn)代信息技術對人事檔案管理工作帶來的機遇與挑戰(zhàn)，既要購買現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)與設備，加快人事檔案數(shù)據(jù)信息庫的建立速度，推動全國事業(yè)單位人事檔案信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)進程，同時，使用電子檔案，既可以解決紙質檔案保存難、空間占用大等難題，也提高了檔案信息資源的數(shù)字性與共享性。另外，還應經(jīng)常測試管理系統(tǒng)的安全性能，提高檔案數(shù)據(jù)信息管理的安全性，提高對病毒等篩選、預防以及應對能力，降低了人事檔案數(shù)據(jù)信息被泄露等情況的發(fā)生率。人事檔案管理部門應準確劃分不同崗位或人員的工作內(nèi)容，篩選出2到3位工作能力強且細致認真的管理人員來專門負責紙質檔案電子化工作，利用復印機、相機、掃描儀等現(xiàn)代化設備來將每一位人員的紙質檔案進行完整的復制，整理成以人員姓名、身份證號命名的文檔，其中添加檔案室說明文檔來記錄其檔案整理核查過程中遇到的問題，通過與檔案所有人電話核對及查找相關的文書資料等方式來解決這些問題，保證紙質檔案電子化工作得以有序開展。最后，還要加強不同地區(qū)檔案管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)進程，讓時間與空間不再是檔案管理工作的障礙，提高了檔案管理工作的信息化與共享化。

（三）加強管理隊伍建設力度。首先，事業(yè)單位應建立完善檔案管理人員相關的各項規(guī)章制度，尤其是與管理人員切身利益相關的績效考核機制及晉升機制，將其參加職業(yè)技能培訓次數(shù)與考核成績等納入其晉升考核標準之一，對于經(jīng)常以工作繁忙、身體不適、已經(jīng)掌握培訓內(nèi)容等理由拒絕參與培訓活動的或多次培訓考核不合格的人員進行適當?shù)呐u或懲罰，創(chuàng)設職業(yè)技能學習小組，拓寬管理人員學習掌握最新人事檔案管理的技巧與方法，提升其政治素養(yǎng)與職業(yè)道德水平。其次，還應轉變?nèi)耸聶n案管理人員招聘機制，擴招檔案管理專業(yè)或互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)的高校大學生，提高對應聘人員實踐經(jīng)驗的要求。最后，還應調整該項崗位報考招聘機制與標準，適當限制報考人員專業(yè)范圍，延長崗前培訓時間，補充與延伸崗前培訓內(nèi)容，靈活運用現(xiàn)代化辦公設備及教學設備等來創(chuàng)新培訓方法，對于連續(xù)三次崗前培訓考核不合格的人員采取留崗觀察或辭退等處理措施。

（四）完善人事檔案管理制度體系。事業(yè)單位應根據(jù)經(jīng)濟社會的發(fā)展變化、事業(yè)單位體制改革訴求以及人事檔案相關法律等來調整檔案管理機制，簡化檔案管理流程，提高檔案審核標準，定期抽查檔案內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)并改正檔案內(nèi)容的錯誤之處。根據(jù)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律規(guī)章制度來提高事業(yè)單位人事檔案管理體系的先進靈活性與全面立體性，始終堅持集中與統(tǒng)一管理的基本原則，明確人事檔案轉遞、保管、歸檔、查閱、核對等流程，其中人事檔案轉遞機制要求轉出檔案必須完整齊全，在人員職務變動或工作調動任命通知下達之后，應按照相關的規(guī)定對其所有的檔案資料進行統(tǒng)一整理裝訂，通過機要交通轉遞或派遣專人取送，而不能自行郵寄或本人轉送，檔案接收單位需要在回執(zhí)單上簽名蓋章，避免檔案轉遞過程中發(fā)生丟失等情況;人事檔案保管保密機制要求檔案存儲室要配備齊全消防栓、滅火器等設施，做好防潮放水及防蛀防盜等措施，提高檔案存儲室內(nèi)環(huán)境的干凈整潔性與干燥適宜性，要求專人管理屬于機密、絕密的人事檔案資料，非管理人員不能隨意進出檔案管理室。最后，管理人員應至少6個月核對一次檔案材料，要從第一張開始核對其剛收回的檔案材料，反復核驗無誤之后才能進行歸檔保存，這些有助于幫助管理人員及時發(fā)現(xiàn)檔案資料中需要進一步補充或更新的內(nèi)容。

（五）挖掘人事檔案資源的價值。邀請互聯(lián)網(wǎng)信息技術、檔案管理、人力資源等方面的專家學者共同研制功能更加強大的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案數(shù)據(jù)庫的建立速度，提高人事檔案自動核查能力，快速準確篩選出存有空白區(qū)域的人事檔案，并在對照人事任命或調動通知的基礎上來篩選出需要進一步補充完善或轉遞的檔案，提高了人事檔案的真實準確性與時效性。將人員工作成績、工作失誤及日常表現(xiàn)等填寫到人事檔案資料之中，幫助相關人員全面準確了解該人員的工作能力與工作狀況，為其作出更為正確合理的判斷奠定了基礎。

（六）創(chuàng)新宣傳力度。在事業(yè)單位內(nèi)部定期組織開展人事檔案管理相關的宣傳活動，比如，創(chuàng)建微信公眾號、內(nèi)部宣傳欄及主題講座等方式在內(nèi)部形成人事檔案管理氛圍，拓寬人員學習掌握人事檔案相關法律及規(guī)章制度的途徑，強化其人事檔案管理意識，主動配合管理人員的要求。

三、總結

正確看待創(chuàng)新管理模式與人事檔案管理效果、行政管理目標等之間的關系，通過完善機制、提升素養(yǎng)、更新設備軟件等方式來提高其管理質量與管理效率，為實現(xiàn)事業(yè)單位工作人員價值最大化以及重要決策的科學化奠定了基礎。

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