亓凡

【摘要】人事檔案記錄著技術(shù)人員的重要信息，能夠反映出技術(shù)人員的專業(yè)水平，是評(píng)價(jià)技術(shù)人員能力的重要指標(biāo)。醫(yī)院干部人事檔案包含了技術(shù)人員的多角度信息，例如學(xué)歷狀態(tài)、考核結(jié)果以及進(jìn)修經(jīng)歷等，部分醫(yī)院甚至還記錄了技術(shù)人員的工資情況，具有完整性。隨著科技的發(fā)展，公立醫(yī)院進(jìn)行了不斷的革新，為合理化醫(yī)院的人力資源管理發(fā)展創(chuàng)造了條件。人事檔案成了醫(yī)院評(píng)優(yōu)評(píng)先、職稱晉升的主要依據(jù)，也是醫(yī)院選拔人才、創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)的主要手段。目前研究的重點(diǎn)是如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案與信息化技術(shù)相結(jié)合，將傳統(tǒng)的手工管理模式革新，創(chuàng)建新型的信息化管理模式，并融入精細(xì)化管理內(nèi)容，提高醫(yī)院人事檔案管理的效率，為我國醫(yī)學(xué)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè);醫(yī)院人事檔案;精細(xì)化管理

一、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理的人才結(jié)構(gòu)和信息化程度不足。人事檔案包含復(fù)雜的內(nèi)容，其主要的優(yōu)勢(shì)有三點(diǎn)：第一是專業(yè)性強(qiáng);第二是保密性強(qiáng);第三是嚴(yán)謹(jǐn)性強(qiáng)。鑒于此，人事檔案管理人員必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，從而提升檔案管理的信息化程度。但是，目前我國的人事檔案管理存在著人才結(jié)構(gòu)不合理、信息化程度不高等問題，尤其是無法實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息科技的融合，發(fā)展緩慢。人事檔案管理需要優(yōu)秀的人才擔(dān)任，但我國的人事檔案管理人員往往是后勤人員，該類人員并不能掌握相關(guān)的管理技術(shù)，醫(yī)院也未對(duì)其實(shí)施考核制度，長此以往，醫(yī)院的檔案管理效率不斷下降。另外，我國的人事檔案管理人員一般是身兼數(shù)職，難以對(duì)管理工作做到全身心的投入，正是由于時(shí)間和思想上的不足，導(dǎo)致人事檔案管理工作極易出現(xiàn)誤差，使得檔案信息混亂不堪，降低了檔案信息的利用率。

（二）人事檔案管理重藏輕用。醫(yī)院管理人員將工作的核心放在了服務(wù)質(zhì)量角度，其目的是借助科技水平強(qiáng)化患者的醫(yī)療感受，并不在意檔案信息的使用。就目前的檔案管理來看，其仍以傳統(tǒng)的手工管理為主，不重視信息化和網(wǎng)絡(luò)化元素的融合，當(dāng)查閱人事檔案信息時(shí)，浪費(fèi)不少時(shí)間。再加上醫(yī)院人事檔案管理人員的不足，進(jìn)一步約束了檔案信息的使用。

（三）醫(yī)院人事檔案歸檔形式簡單。在《干部檔案工作條例》中，其明確地指出了“人事檔案的分類，主要是十大類，詳細(xì)了記錄了醫(yī)院人事的相關(guān)信息?！睂?duì)于醫(yī)院來說，其經(jīng)常遇到人事檔案信息的查閱，只有將檔案信息實(shí)施科學(xué)化的分類，才能做到檔案信息的有效使用。但是，我國醫(yī)院人事檔案歸檔形式簡單，這一問題限制了檔案信息的查閱，例如，醫(yī)院只是簡單地對(duì)護(hù)理部的信息進(jìn)行分類，并沒有明確護(hù)理的分類，如果要查閱眼科護(hù)理的人事檔案，就需要從頭到尾地翻閱，浪費(fèi)了時(shí)間。

二、醫(yī)院人事檔案管理精細(xì)化的必要性

（一）精細(xì)化人事檔案管理符合時(shí)代的發(fā)展。隨著科技的發(fā)展，我國公立醫(yī)院的規(guī)模擴(kuò)大迅速，醫(yī)院內(nèi)部的人員由最初的幾十人增加到了幾百人，這無疑給人事檔案的管理帶來了負(fù)擔(dān)，此時(shí)如果仍以傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行，就會(huì)降低管理效率，造成不必要的管理誤差。精細(xì)化人事檔案管理符合時(shí)代的發(fā)展，有效地解決了傳統(tǒng)管理效率不足的問題，其使得醫(yī)院檔案管理更加規(guī)范化、具體化，保障了檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

（二）精細(xì)化人事檔案管理可提高工作效率。精細(xì)化人事檔案管理改善了檔案管理的方式，節(jié)約了檔案管理的時(shí)間，降低了管理成本，強(qiáng)化了管理效率，是未來醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。精細(xì)化人事檔案管理中，管理人員借助科技水平分解了管理工作的內(nèi)容，使得管理目標(biāo)非常清晰，這有助于降低檔案管理的錯(cuò)誤率。另外，精細(xì)化人事檔案管理將“建檔”“查閱”“歸檔”融為一體，檔案管理效率顯著提高。

（三）精細(xì)化人事檔案管理可實(shí)現(xiàn)檔案模式的革新。精細(xì)化人事檔案管理包含了諸多的科技元素，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的革新，推動(dòng)著醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，在不久的將來，我國的精細(xì)化人事檔案管理將與世界接軌，檔案管理將更加人性化、規(guī)范化、科學(xué)化。精細(xì)化人事檔案管理需要建立科學(xué)的制度，并將管理制度進(jìn)一步細(xì)化為三點(diǎn)：第一點(diǎn)是短期的發(fā)展制度;第二點(diǎn)是中期的發(fā)展制度;第三點(diǎn)是長期的發(fā)展制度，在不同的時(shí)期，精細(xì)化人事檔案管理實(shí)行差異化的制度。

三、以信息化推動(dòng)人事檔案精細(xì)化管理

信息化技術(shù)近年發(fā)展迅速，精細(xì)化人事檔案管理未來的發(fā)展需要以信息技術(shù)作為支撐，借助科技的平臺(tái)去促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

（一）創(chuàng)建合理的精細(xì)化人事檔案管理信息庫。公立醫(yī)院在近年來發(fā)生的變化是眾所周知的，其主要表現(xiàn)為規(guī)模的擴(kuò)大，其帶來的是醫(yī)院內(nèi)部人員的增加，此時(shí)將需要大量的檔案信息進(jìn)行管理。對(duì)于新增的資料來說，其既包含了干部的任免資料，又包含黨員的歸屬地資料;在人力資源檔案中，檔案管理人員需整理醫(yī)院人員的考核資料、審批資料以及職稱晉升資料等;在科教部資料中，管理人員的任務(wù)是統(tǒng)計(jì)進(jìn)修人員資料和培訓(xùn)人員資料。傳統(tǒng)的手動(dòng)式資源管理不再適用于復(fù)雜的資源管理形式，需要借助科學(xué)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理的資源管理。在精細(xì)化人事檔案管理信息庫的幫助下，將人事檔案信息進(jìn)行多角度的分類，例如業(yè)務(wù)能力的分類、任免情況的分類、個(gè)人情況的分類等等。除此之外，精細(xì)化人事檔案管理信息庫還制約了不同部門的資料查閱權(quán)限，極大減少了資源的浪費(fèi)現(xiàn)象。精細(xì)化人事檔案管理信息庫保障了資源使用的高效性。

（二）完善精細(xì)化人事檔案管理系統(tǒng)，重視信息的安全性。精細(xì)化人事檔案管理系統(tǒng)配備了專業(yè)化的信息檢索功能，可根據(jù)查閱者的需求對(duì)信息實(shí)施搜索。常見的搜索內(nèi)容為績效指標(biāo)（KPI），其為醫(yī)院篩選出了優(yōu)秀的管理人才，保障了醫(yī)院的檔案管理發(fā)展。需要注意的是，人事檔案管理系統(tǒng)所存在的數(shù)據(jù)均為管理人員上傳的，上傳的過程中需確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不可弄虛作假。精細(xì)化人事檔案管理將醫(yī)院多方面的檔案信息整合到了一起，方便了資料的查閱。另外，精細(xì)化人事檔案管理系統(tǒng)為技術(shù)人員的職稱晉升創(chuàng)造了可能，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的最優(yōu)化配置，這既是時(shí)代發(fā)展的需要，也是未來醫(yī)院建設(shè)的需要。精細(xì)化人事檔案管理系統(tǒng)包含了諸多的隱私信息，所以醫(yī)院必須考慮信息的安全性。首先，醫(yī)院建立管理制度，重視管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，盡可能涵蓋到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，保障檔案管理的宏觀控制。其次，醫(yī)院的管理與信息技術(shù)結(jié)合，例如增設(shè)防火墻、殺毒程序等等，從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)角度做好安全保障。

（三）增強(qiáng)精細(xì)化人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，擴(kuò)大人才力量。一切的檔案管理都需要人才的支持，精細(xì)化人事檔案管理的開展也不例外，需要優(yōu)秀人才為基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院必須從內(nèi)心角度改變對(duì)檔案管理工作的看法，將其列為重點(diǎn)研究項(xiàng)目，引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理部門的建設(shè)。另外，醫(yī)院為管理部門制定發(fā)展規(guī)劃，激發(fā)管理人員的積極性，保障管理工作的順利實(shí)施。增強(qiáng)精細(xì)化人事檔案管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，其目的是擴(kuò)大人才力量，醫(yī)院應(yīng)該從管理者的計(jì)算機(jī)能力角度入手，培訓(xùn)其數(shù)據(jù)處理能力和檔案管理能力。要求管理人員了解先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，掌握基礎(chǔ)的檔案管理策略，并懂得如何實(shí)施多媒體檔案管理。在未來的時(shí)間里，醫(yī)院的檔案管理將與信息化技術(shù)結(jié)合更加密切，我國的醫(yī)學(xué)檔案管理將進(jìn)入新的時(shí)代。

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