侯喜珍

摘要：本文以加強(qiáng)物資采購過程控制、確保物資供應(yīng)規(guī)范管理為探討主題，針對當(dāng)前公司物資采購與供應(yīng)管理的發(fā)展現(xiàn)狀，提出嚴(yán)格控制準(zhǔn)人辦理程序、檢查資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、審核準(zhǔn)入資質(zhì)等規(guī)范化管理采購渠道的有效措施，強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)物資采購預(yù)算管理、優(yōu)化采購招標(biāo)、完善價(jià)格規(guī)劃、把關(guān)驗(yàn)收環(huán)節(jié)等，為物資采購質(zhì)量與規(guī)范管理提供堅(jiān)實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：物資采購;過程控制;供應(yīng)管理

近年來，我國運(yùn)輸生產(chǎn)力布局實(shí)現(xiàn)了戰(zhàn)略化調(diào)整，物資系統(tǒng)呈現(xiàn)整合建設(shè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。對于大部分地區(qū)的企業(yè)公司而言，物資采購與供應(yīng)過程中存在較多實(shí)際問題，這迫使企業(yè)自身需正視改革形勢的嚴(yán)峻性，并采取有效措施強(qiáng)化物資采購控制，明確物資管理職能作用，構(gòu)建嚴(yán)格有效的監(jiān)督管理機(jī)制，積極挖掘物資管理過程中存在的疏漏與問題，促進(jìn)物資采購、供應(yīng)規(guī)范管理的高效發(fā)展。

一、嚴(yán)格審核準(zhǔn)入流程。規(guī)范化管理采購渠道

（一）嚴(yán)格控制準(zhǔn)入辦理程序

準(zhǔn)入辦理是進(jìn)行物資采購供應(yīng)的首要工作，在辦理準(zhǔn)入批準(zhǔn)的具體工作過程中，管理人員應(yīng)嚴(yán)格化準(zhǔn)入辦理程序操作，為業(yè)務(wù)審核階段工作的順利開展做好鋪墊。由專門的業(yè)務(wù)管理科室進(jìn)一步審核物資采購單位的準(zhǔn)入資格，然后準(zhǔn)人管理委員會對審核結(jié)果加以核準(zhǔn)，確保相關(guān)單位的采購資質(zhì)符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，最后完成準(zhǔn)人手續(xù)的辦理工作。對于各個(gè)分管科目來說，應(yīng)設(shè)定專門的業(yè)務(wù)員逐筆逐項(xiàng)地認(rèn)真監(jiān)督并審核分管物資，以確保物資采購廠商作業(yè)資質(zhì)符合要求為前提，詳細(xì)審查物資的采購流程與采購渠道。審核與管理工作應(yīng)由各業(yè)務(wù)科室統(tǒng)一進(jìn)行，通過物資準(zhǔn)入管理委員會的全面檢查后再予以審批。

（二）嚴(yán)格檢查資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)

我國企業(yè)的物資采購過程中普遍存在較多問題，要使得物資采購管理問題得到切實(shí)解決，應(yīng)準(zhǔn)確識別問題的根源所在。例如物資資質(zhì)界限未明確劃分，對于這一問題相關(guān)人員便可以咨詢有關(guān)部門，針對問題根源進(jìn)行詳細(xì)闡述;或利用上網(wǎng)查詢的方式，明確物資資質(zhì)界限，確保自身管理的物資產(chǎn)品具備必要的認(rèn)證資料，且處于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定范圍內(nèi)。開展細(xì)化資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)工作過程中，需提前了解國家對于物資采購與物資供應(yīng)管理的相關(guān)規(guī)定，并以其詳細(xì)的說明為基準(zhǔn)，規(guī)范化管理采購流程。與此同時(shí)，采購、管理與其他部門應(yīng)加強(qiáng)交流合作，將各項(xiàng)物資的資質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行具體細(xì)化。

（三）嚴(yán)格審核準(zhǔn)入資質(zhì)

對于企業(yè)物資供應(yīng)管理，我國相關(guān)部門進(jìn)行了具體規(guī)定，雙兌換活動便是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之一。供應(yīng)范圍兌現(xiàn)與準(zhǔn)入資質(zhì)兌換是雙兌換的基本內(nèi)容，主要用于提高物資采購與供應(yīng)管理的審核效率，對于所有廠商的準(zhǔn)入范圍與準(zhǔn)入資質(zhì)，組織企業(yè)內(nèi)全體的工作人員對相關(guān)資料予以仔細(xì)核對與科學(xué)管理，并全面核查采購供應(yīng)計(jì)劃流程，將存在的問題及時(shí)挖掘出來，采用正確手段加以解決。收集并整理各項(xiàng)準(zhǔn)人資質(zhì)的檔案資料，以分門別類的方式進(jìn)行單獨(dú)存放?？梢圆扇討B(tài)管理方式管理準(zhǔn)人證件，強(qiáng)化日常監(jiān)督管理各個(gè)物資準(zhǔn)入單位的行為規(guī)范與作業(yè)流程。

二、加強(qiáng)物資采購預(yù)算管理

對于采購預(yù)算額度管理工作，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的物資采購預(yù)算管理制度，按照規(guī)章制度要求嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范化的預(yù)算管理工作。若沒有預(yù)算，則不予發(fā)料，若超出預(yù)算，則停止發(fā)料，樹立嚴(yán)格的預(yù)算工作準(zhǔn)則。在開展規(guī)范化管理物資供應(yīng)工作過程中，企業(yè)需加快科學(xué)化改革物資采購預(yù)算管理方式，以財(cái)務(wù)科室工作制度為起點(diǎn)，做好預(yù)算調(diào)整與管理工作，并切實(shí)落實(shí)到物資采購過程與供應(yīng)管理過程中。對于個(gè)項(xiàng)項(xiàng)目而言，財(cái)務(wù)人員應(yīng)預(yù)先做好物料需求統(tǒng)計(jì)，合理控制預(yù)算，在滿足物資處相關(guān)管理要求的前提下，以采購預(yù)算作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程為依托加以嚴(yán)格操作執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目受理、調(diào)查實(shí)施、預(yù)算調(diào)整與監(jiān)督管理等一系列采購預(yù)算流程的科學(xué)化發(fā)展。以優(yōu)化采購預(yù)算控制管理方式為目的，以強(qiáng)化核查監(jiān)督力度為手段，促進(jìn)企業(yè)物資采購預(yù)算管理走向高效化的進(jìn)步渠道。

與此同時(shí)，財(cái)務(wù)科室應(yīng)完善預(yù)算額度修訂制度，若各個(gè)科室存在剩余的預(yù)算額度，應(yīng)以二十天為期限隨著預(yù)算更新對其預(yù)算總額加以修訂。企業(yè)物資發(fā)料方式主要分為兩種：一是庫房發(fā)料，二是網(wǎng)點(diǎn)供應(yīng)發(fā)料，對于這兩種發(fā)料方式與渠道，管理人員需加強(qiáng)對發(fā)料流程的管控與監(jiān)督，合理把握物資供應(yīng)的預(yù)算范圍。對于大部分企業(yè)公司的預(yù)算管理工作而言，最重要的工作是確保緊急物資的及時(shí)供應(yīng)，這便需要財(cái)務(wù)人員學(xué)會如何將有限的預(yù)算資金進(jìn)行合理分配，確保企業(yè)運(yùn)營緊急需要的物資能夠及時(shí)到位，提高資金預(yù)算的使用效率。

三、優(yōu)化采購招標(biāo)。完善價(jià)格管理

采購招標(biāo)是大部分企業(yè)分包物資供應(yīng)項(xiàng)目的普遍方式，對于物資采購招標(biāo)工作而言，普遍面向的是整批量、大規(guī)模的采購供應(yīng)項(xiàng)目。物資供應(yīng)單位可以在采購批量物品時(shí)爭取得到價(jià)格折扣，或?qū)⑦\(yùn)輸費(fèi)用與倉儲費(fèi)用節(jié)省下來，以此提高物資供應(yīng)經(jīng)濟(jì)效益。若企業(yè)選擇招標(biāo)方式處理物資采購供應(yīng)工作，應(yīng)成立專門的項(xiàng)目招投標(biāo)小組或招標(biāo)工作室，選擇適宜的小組成員，設(shè)定具有招標(biāo)經(jīng)驗(yàn)的人員為領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人，制定完善的招投標(biāo)工作流程方案。項(xiàng)目招標(biāo)書是招標(biāo)工作的綱領(lǐng)性文件，應(yīng)預(yù)先制定并結(jié)合實(shí)際情況充實(shí)條款內(nèi)容，系統(tǒng)化明確招標(biāo)項(xiàng)目的各項(xiàng)條文與規(guī)定，并向具有準(zhǔn)人資質(zhì)的投標(biāo)廠商發(fā)放完整的招標(biāo)書。在充分結(jié)合考慮招投標(biāo)規(guī)定內(nèi)容需要與自身企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的情況下，投標(biāo)廠商便可以酌情確定項(xiàng)目報(bào)價(jià)，然后在項(xiàng)目招投標(biāo)工作正式開展時(shí)投遞報(bào)價(jià)，最后對投標(biāo)結(jié)果加以確認(rèn)。

對于小批量局部物資的管理工作，企業(yè)可以實(shí)行局部指導(dǎo)方式，構(gòu)建局部物資價(jià)格管理制度，若物資的市場價(jià)格存在更新或變動情況，財(cái)務(wù)部門重新填寫物資采購指導(dǎo)價(jià)審批表，調(diào)整原有的指導(dǎo)價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。若一次性的物資采購超過了指導(dǎo)價(jià)格，應(yīng)將相應(yīng)的審批表予以仔細(xì)填報(bào)。提高采購價(jià)格指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)的合理性，通過動態(tài)管理的方式優(yōu)化物資采購價(jià)格管理模式，做到對市場價(jià)格信息的及時(shí)、準(zhǔn)確掌握。價(jià)格管理方式不應(yīng)該是一成不變的，應(yīng)隨著市場物資公允價(jià)格的變化情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。

四、把關(guān)驗(yàn)收環(huán)節(jié)。保證物資質(zhì)量

安全是生產(chǎn)運(yùn)輸工作的基礎(chǔ)，質(zhì)量是確保安全經(jīng)營的基本保障。企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)輸工作效率與安全性一定程度上與物資供應(yīng)質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)具有直接聯(lián)系，要提高企業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營的工作效率與安全性能，需要牢牢掌控物資采購與供應(yīng)過程，將物質(zhì)質(zhì)量審查置于把關(guān)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的第一位，明確權(quán)責(zé)劃分，嚴(yán)格檢查物資供應(yīng)質(zhì)量，建立以崗定責(zé)的管理模式，誰負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目、誰為物資質(zhì)量問題負(fù)責(zé)。優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的質(zhì)量監(jiān)督核查體系，在物資采購、產(chǎn)品驗(yàn)收與貨物存儲等各個(gè)流程設(shè)置專門的驗(yàn)收小組，提高質(zhì)量監(jiān)督管理力度。

由于應(yīng)用途徑存在差異，物資的發(fā)料方式較為不同，一般包括直發(fā)料與段發(fā)料兩種。在日常管理過程中，工作人員均應(yīng)結(jié)合各自特點(diǎn)做好質(zhì)量檢查與管理工作。對于直發(fā)料的質(zhì)量管理，明確生產(chǎn)廠商的資質(zhì)是關(guān)鍵工作內(nèi)容，物資供應(yīng)單位應(yīng)提供必要的準(zhǔn)入依據(jù)或證明，證實(shí)物資定點(diǎn)生產(chǎn)廠，為企業(yè)生產(chǎn)開展及時(shí)、有保障的物質(zhì)供應(yīng)。

五、結(jié)語

物資采購與供應(yīng)管理是企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的關(guān)鍵工作內(nèi)容，如何結(jié)合實(shí)際運(yùn)營情況提高物資采購質(zhì)量、規(guī)范供應(yīng)流程是領(lǐng)導(dǎo)人員需要面臨的重要課題，強(qiáng)化控制物資采購工作流程、構(gòu)建具有科學(xué)性與可行性的物資供應(yīng)監(jiān)督管理制度、構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目預(yù)算管理機(jī)制，有助于推動采購工作與供應(yīng)鏈的高質(zhì)量發(fā)展。