高喬子

Research on Control and Management Strategies of Technical Documents for

Product Development Projects

GAO Qiao-zi

【摘? 要】產(chǎn)品開發(fā)項目的研發(fā)質(zhì)量管理包括設(shè)計控制、設(shè)計轉(zhuǎn)換、更改控制、技術(shù)文件控制四個方面。其中，技術(shù)文件的控制貫穿整個產(chǎn)品開發(fā)過程。技術(shù)文件對于產(chǎn)品開發(fā)項目本身以及產(chǎn)品整個生命周期甚至企業(yè)經(jīng)營而言都非常重要。論文分析了技術(shù)文件管理的必要性，對技術(shù)人員本身以及管理層面兩個方面存在的問題進(jìn)行了分析，并提出對技術(shù)文件進(jìn)行控制管理的策略與方法。

【Abstract】The research and development quality management of product development projects includes four aspects， namely design control， design conversion， change control and technical document control. Among them， the technical documents control runs through the whole product development process. Technical documents are very important for the product development projects themselves， the whole life cycle of the products and even the enterprise operation. This paper analyzes the necessity of technical documents management， analyzes the problems existing in two aspects， that is， technicians themselves and management level， and puts forward the strategies and methods of the control and management of technical documents.

【關(guān)鍵詞】研發(fā)質(zhì)量;技術(shù)文件;項目管理;控制管理

【Keywords】research and development quality; technical documents; project management; control management

【中圖分類號】F273.2? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）05-0026-02

1 引言

現(xiàn)代質(zhì)量意識的核心是面向過程，追求顧客滿意，可以說質(zhì)量是顧客滿足要求的程度[1]。因此，產(chǎn)品開發(fā)質(zhì)量管理的目標(biāo)就是清晰地定義顧客要求，并實現(xiàn)顧客要求。產(chǎn)品開發(fā)項目的研發(fā)質(zhì)量管理包括四個方面內(nèi)容，即設(shè)計控制、設(shè)計轉(zhuǎn)換、更改控制、技術(shù)文件的控制，技術(shù)文件的控制必須貫穿整個產(chǎn)品開發(fā)過程。

2 技術(shù)文件控制管理的必要性

什么是技術(shù)文件？技術(shù)文件是描述一個已經(jīng)完成了的產(chǎn)品的設(shè)計歷史的記錄的集合。技術(shù)文件包括設(shè)計開發(fā)的計劃、用戶需求、設(shè)計輸入、技術(shù)解決方案、設(shè)計輸出、驗證、確認(rèn)、更改、設(shè)計轉(zhuǎn)換類的各種文件。

為什么要對技術(shù)文件進(jìn)行控制？這不僅是因為設(shè)計控制本身就是依托技術(shù)文件的文檔化的過程，沒有技術(shù)文件就無法提供實施了設(shè)計控制的依據(jù)，沒有對技術(shù)文件的良好控制就不能建立起良好的設(shè)計控制。缺乏文字描述的開發(fā)成果無法判斷是否符合要求，無法為公司貢獻(xiàn)知識，也無法進(jìn)行協(xié)同開發(fā)。同時，技術(shù)文件是項目技術(shù)經(jīng)驗、業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗的積累，也為實現(xiàn)項目范圍、項目進(jìn)度、項目成本、項目資源、項目溝通、項目風(fēng)險及其他相關(guān)方面管理目標(biāo)從而優(yōu)化項目管理打下基礎(chǔ)。在項目合同管理方面，技術(shù)文件（特別是用戶方簽字確認(rèn)的設(shè)計文件）是項目結(jié)算或者發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時進(jìn)行違約賠償或者經(jīng)濟(jì)判決的重要依據(jù)和憑證。在產(chǎn)品或系統(tǒng)開發(fā)完成進(jìn)入售后服務(wù)或系統(tǒng)維護(hù)階段，技術(shù)文件不但可以為問題快速定位提供支撐，同時，也為設(shè)計缺陷查找及原因分析提供回溯資料及憑證。

3 技術(shù)文件控制管理的問題

雖然業(yè)界各類項目管理體系均積極提倡并規(guī)定了技術(shù)文件的形成、控制、管理過程，在企業(yè)層面也均意識到技術(shù)文件的重要性并制定了產(chǎn)品研發(fā)過程的技術(shù)文件管理規(guī)定，但在技術(shù)人員的執(zhí)行層面，特別是對于國內(nèi)企業(yè)而言，一個普遍現(xiàn)象就是：不愿意寫文檔，即便礙于行政規(guī)定形成技術(shù)文件，在使用時這些技術(shù)文件遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到理想效果[2]。其原因如下：

①國外企業(yè)較重視質(zhì)量管理、過程控制，中國企業(yè)的項目管理體系起步較晚，國外進(jìn)行質(zhì)量管理的大環(huán)境遠(yuǎn)優(yōu)于國內(nèi)。

②重技巧學(xué)習(xí)而輕能力培養(yǎng)，很多技術(shù)人員只重視技術(shù)如軟件人員對編程技巧的學(xué)習(xí)，而不重視如需求調(diào)研的方式方法、項目范圍、時間管理、風(fēng)險管理、質(zhì)量管理等項目管理能力培養(yǎng)，項目管理與技術(shù)均是產(chǎn)品或系統(tǒng)研發(fā)成功的因素，相輔相成。

③重表象，輕基礎(chǔ)。面向過程的系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)文件撰寫需要標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)流圖，面向?qū)ο蟮脑O(shè)計中需要標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計圖，不掌握這些經(jīng)過實踐檢驗的基礎(chǔ)工具是無法形成行之有效的技術(shù)文件。

④對用戶需求、對產(chǎn)品對系統(tǒng)了解不徹底，因此，不愿意撰寫。技術(shù)文件較之于話語性知識更方便于檢查、推敲及對照，有問題容易暴露，技術(shù)人員在沒有對系統(tǒng)極其清楚的情況下要避免被發(fā)現(xiàn)問題、避免暴露自己不足的方法就是不撰寫技術(shù)文檔。

⑤有經(jīng)驗的開發(fā)人員的流失造成開發(fā)工作低水平循環(huán)，導(dǎo)致經(jīng)驗無法傳承。

⑥技術(shù)人員沒有學(xué)會處理問題的方法，不會將復(fù)雜問題分層并簡化繼而形成技術(shù)文件，熱衷于尋求已有系統(tǒng)文檔，無法對新問題進(jìn)行處理。

⑦技術(shù)人員糟糕的寫作功底。

4 技術(shù)文件控制管理的策略和方法

那么如何對技術(shù)文件進(jìn)行控制管理？在技術(shù)人員層面，國內(nèi)項目質(zhì)量管理方面的大環(huán)境無法左右。在企業(yè)層面，可以通過強(qiáng)制行政規(guī)定要求技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)文件的編制，同時，企業(yè)需要擔(dān)負(fù)起提高技術(shù)人員寫作能力的培訓(xùn)任務(wù)，甚至設(shè)立專職團(tuán)隊進(jìn)行研發(fā)項目技術(shù)文件的系列工作。特別重要的是，建立嚴(yán)格的技術(shù)文件評審制度，對技術(shù)文件的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，對技術(shù)文件是否能真正解決實際問題，是否能實實在在反映項目的實際情況，是否能指導(dǎo)項目組內(nèi)部相互之間，或者研發(fā)、市場、運(yùn)維、銷售等各方面的實際需求，能否讀得懂、理得清，要建立嚴(yán)格的評審制度，以此倒逼技術(shù)人員提高技術(shù)文件控制管理能力。

在技術(shù)文件的管理層面，ISO9001中提出了記錄控制的要求：

①記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索。

②應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制。技術(shù)文件較之一般的生產(chǎn)記錄還有其特殊性，即技術(shù)文件通常是由不同人員編寫并且是分散保存的。例如，許多設(shè)計者的開發(fā)文檔通常是由設(shè)計者保留到個人文件夾中，而會議紀(jì)要和電子郵件、項目計劃又可能存放到其他位置。技術(shù)文件頻繁升級，并且由不同的角色使用，如項目經(jīng)理、設(shè)計師、測試工程師都要使用需求文檔，他們需要獲得正確版本的文件，同時，還須要保密。這些新的技術(shù)特點(diǎn)使得技術(shù)文件的控制要求要高于ISO9001的規(guī)定才能滿足企業(yè)研發(fā)管理的要求。創(chuàng)業(yè)期小型研發(fā)團(tuán)隊可能是由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，研發(fā)團(tuán)隊發(fā)展到一定規(guī)?？赡苄枰⒂蓪Ｈ素?fù)責(zé)的文控中心，最后發(fā)展到采用PLM實施技術(shù)文件的控制。

為了有效地實施技術(shù)文件的控制，應(yīng)補(bǔ)充如下控制措施：

①聲明開發(fā)文檔是企業(yè)的財富而不是個人的。技術(shù)開發(fā)文檔的編制也是為公司創(chuàng)造財富，而不僅僅是個人承擔(dān)開發(fā)工作的說明。

②明確技術(shù)文件的制修訂流程、責(zé)任和批準(zhǔn)權(quán)限。明確的規(guī)定可以減少混亂無序的狀態(tài)，對企業(yè)同一類業(yè)務(wù)、同一類項目指定規(guī)定流程可以說防止無序混亂狀態(tài)、減少了工作量。

③對技術(shù)文件進(jìn)行評審并及時歸檔，以保證文檔的完整、正確和易讀。評審制度極其重要，可以有效監(jiān)督技術(shù)文件文檔的質(zhì)量，防止敷衍了事、有其形而無其髓。

④明確版本升級規(guī)則。

⑤標(biāo)識文件之間的引用關(guān)系和配套關(guān)系，BOM、零部件與文件之間的關(guān)系。

⑥標(biāo)識技術(shù)文件的狀態(tài)，包括對版本進(jìn)行標(biāo)識和控制。

⑦規(guī)定技術(shù)文件的使用權(quán)限。

⑧員工離職時，開發(fā)文檔的交接。但是出于監(jiān)管當(dāng)局、顧客以及自身的管理需要，常常都會對技術(shù)文件的內(nèi)容提出增強(qiáng)的控制要求，這些要求中可能包括對設(shè)計文檔的形式和內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)。

5 結(jié)語

技術(shù)文件對于產(chǎn)品開發(fā)項目本身、產(chǎn)品整個生命周期、企業(yè)經(jīng)營來說都是非常重要的，國際標(biāo)準(zhǔn)化組織及各質(zhì)量管理體系對此進(jìn)行積極提倡，但是國內(nèi)部分企業(yè)目前并未進(jìn)行技術(shù)文件控制管理，或者說即便進(jìn)行了技術(shù)文件管理，其效果也并不理想。本文分析了進(jìn)行技術(shù)文件管理的必要性，深入分析了技術(shù)人員本身和管理層面兩個方面存在的問題，進(jìn)而提出了對技術(shù)文件進(jìn)行有效控制管理的策略和方法。

【參考文獻(xiàn)】

【1】ISO 9000-2015 Quality management systems—Fundamentals and vocabulary[S].

【2】喬飛.引入“三大控制”管理核電項目文檔的探索與實踐[J].浙江檔案，2017（06）：64.