龍東波 李寧 王宇 付鳳環(huán)

摘要：隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院整體發(fā)展步伐不斷加快，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。本文通過分析醫(yī)院檔案信息化管理工作的實踐與探索，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作實際及信息化管理過程中遇到的問題進(jìn)行分析，提出了四個有針對性的建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息化建設(shè)

公立醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是衡量醫(yī)院管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作是提升醫(yī)院綜合管理能力的重要途徑之一，對促進(jìn)醫(yī)院快速借鑒歷史發(fā)展的各方面經(jīng)驗，提高工作效率及管理能力都具有重要意義。[1]

一、醫(yī)院檔案信息化管理工作現(xiàn)狀分析

為提高醫(yī)院整體管理水平，中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院（以下簡稱“醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院”）的檔案管理工作始終遵守國家相關(guān)法律規(guī)定，嚴(yán)格按照國家衛(wèi)生健康委員會、國家檔案局、中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院等上級主管部門的要求，逐步完善醫(yī)院檔案管理制度體系建設(shè)，加強醫(yī)院對檔案工作的重視，逐步提高檔案信息化建設(shè)管理水平。

（一）不斷增強對檔案信息化的重視，加大資金投入，提高管理水平與使用效率

檔案數(shù)字化是信息時代推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，也是實現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展的有力抓手。[2]醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院大力推進(jìn)檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作予以高度重視，在完成檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管等基本工作的基礎(chǔ)上，于2017年上線檔案管理系統(tǒng)，使各部門通過系統(tǒng)完成整理、立卷、歸檔工作，規(guī)范了工作流程，提高了工作效率。在檔案資源體系建設(shè)方面，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院將檔案劃分為文書檔案、基建檔案、教育檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、紀(jì)檢檔案、照片檔案、音像檔案等幾大類檔案，在原有數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上，新整理文書檔案、科研檔案、圖紙檔案5000多卷，完成文書檔案41萬頁的掃描工作、目錄著錄39100條；對文書檔案做OCR識別工作；升級后，通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、服務(wù)器，科室的檔案管理員在一定的授權(quán)下，就可以通過網(wǎng)絡(luò)檢索文件、圖紙等掃描件，而不需要再去翻找紙質(zhì)版文件。這樣做大大提高了工作效率，并且對原始檔案有一定的保護(hù)作用。全新建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行一體化管理，包括文件級管理、案卷級管理、文件借閱管理、檔案借閱管理、檔案移交管理、瀏覽器版郵件、用戶和角色管理、系統(tǒng)管理員工具、目錄管理、檔案編研、檔案銷毀、多媒體檔案管理、電子原文管理功能。該系統(tǒng)繼承了原檔案系統(tǒng)的一切優(yōu)點，優(yōu)化使用中存在問題的地方，同時可以將數(shù)據(jù)、報表等完整地轉(zhuǎn)進(jìn)來。

在大型醫(yī)院巡查、檢查工作中，在醫(yī)院變更重要信息接受上級單位檢查過程中，在醫(yī)院工會接受上級工會組織檢查等工作中，檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用。從上級來文、本院制度建設(shè)、人事任免、基建審批、機構(gòu)成立、變更文件、重大課題申報，到醫(yī)院歷史沿革、60年院慶等重大活動、醫(yī)院宣傳等方面，都凸顯了新檔案管理系統(tǒng)的高效性、便捷性。

（二）完善檔案管理制度建設(shè)，提高制度執(zhí)行水平，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化

2017年6月，在全國檔案安全工作會議上，時任國家檔案局局長李明華明確指出，要進(jìn)一步強化制度建設(shè)，“一是要抓好制度的廢改立”，“二是要抓好制度的執(zhí)行”[3]。

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院的檔案管理制度緊跟上級主管部門——中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院的步伐，及時更新，保證檔案管理制度與國家規(guī)定高度統(tǒng)一。根據(jù)上級主管部門要求，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院及時修訂醫(yī)院《文件材料歸檔范圍和保管期限》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》，正在擬稿中的制度為《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》及《中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案管理章程》。在完善制度的同時，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院還加強制度的落實及執(zhí)行。醫(yī)院檔案科將檔案領(lǐng)域相關(guān)法律文書規(guī)定編制成冊，供本單位檔案管理員內(nèi)部學(xué)習(xí)交流；定期開展檔案相關(guān)工作培訓(xùn)，提高檔案管理相關(guān)制度的執(zhí)行水平，進(jìn)一步提高檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平。

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院建立了統(tǒng)一的檔案管理與應(yīng)用平臺，以PDF格式文件作為統(tǒng)一的檔案資源保存及利用格式，提高了醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，有利于電子檔案管理存儲安全、利用便捷。

（三）設(shè)立處室兼職檔案管理員，建立反饋機制，及時改進(jìn)檔案管理工作

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院的檔案管理工作由醫(yī)院院辦公室檔案科負(fù)責(zé)，要求各職能部門設(shè)立本部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門的資料定期歸檔工作。醫(yī)院檔案科形成了一支由26名專兼職檔案管理員組成的隊伍，每年定期對全院檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。醫(yī)院定期召開培訓(xùn)會及座談會，會上專兼職檔案管理員根據(jù)各自部門遇到的問題開展頭腦風(fēng)暴，軟件公司現(xiàn)場答疑，根據(jù)各部門歸檔工作中遇到的問題，及時修改檔案管理軟件設(shè)計功能，在技術(shù)允許的范圍內(nèi)盡可能滿足各部門工作需求，形成良性循環(huán)，不斷完善檔案管理工作。

二、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作面臨的問題

（一）個別部門對檔案信息化工作重視度不足

個別部門對醫(yī)院檔案信息化工作不夠重視，未能及時完成檔案信息化工作。按照醫(yī)院制度規(guī)定，工程竣工后應(yīng)將工程相關(guān)文件移交醫(yī)院檔案科統(tǒng)一管理，由檔案科完成檔案信息化工作。之前，個別部門在某項工程竣工后，未按照規(guī)定將檔案移交，造成圖紙破損、遺失等情況，原始檔案缺失破損，致使后續(xù)難以完成此檔案的信息化工作，更不能為相關(guān)部門提供檔案查閱服務(wù)。部門領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案歸檔及信息化工作，部門檔案管理員也沒能起到監(jiān)督督促作用，致使在項目需要維修、查找原始圖紙時，醫(yī)院檔案科沒有此方面的圖紙，不得不到北京市檔案館查詢此類建筑圖紙。

（二）部門檔案管理員人員流動較大，影響檔案信息化工作效率

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要助力。個別部門的兼職檔案管理員經(jīng)常變動，致使部門檔案信息化工作經(jīng)常由新人承擔(dān)，醫(yī)院需重新對新人進(jìn)行培訓(xùn)，浪費人力、物力。如此反復(fù)，將造成很大的損失。經(jīng)過多次討論，醫(yī)院層面要求科室的檔案管理員相對固定，以便檔案信息化工作的開展。

（三）檔案信息化安全意識不夠

檔案安全是檔案有效利用的前提，在檔案工作中處于極其重要的地位。醫(yī)院內(nèi)部個別部門在正式歸檔前，對文件的安全保管意識不夠，極易造成文件丟失等情況，造成無法彌補的損失。對此，醫(yī)院多次召開會議強調(diào)安全問題，聘請專業(yè)消防人士對全體專兼職檔案管理員開展檔案安全培訓(xùn)，聘請專業(yè)檔案軟件公司人員開展檔案信息化安全培訓(xùn)，定期對全院所有檔案室開展全面檢查和不定期抽查，優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化工作權(quán)限設(shè)置，限制查閱范圍，多措并舉確保檔案實體安全及信息化安全。

三、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)舉措及建議

（一）加強宣傳，提高對檔案信息化工作的重視

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院應(yīng)抓住每年6月9日“國際檔案日”的契機，向醫(yī)院內(nèi)外宣傳醫(yī)院檔案工作，如利用醫(yī)院內(nèi)部電子屏幕、醫(yī)院官網(wǎng)、官方微信公眾號、醫(yī)院微博、H5新媒體海報等多種方式宣傳檔案工作，可同步制作老檔案展覽、圖片展等，圍繞醫(yī)院發(fā)展歷史，講好醫(yī)院院史故事。通過一系列宣傳活動，傳播檔案文化，展示醫(yī)院館藏檔案資源魅力，[4]讓醫(yī)院職工了解院史的同時，提高對檔案的保護(hù)意識，認(rèn)識到檔案的珍貴價值，提高對檔案信息化工作的重視。

（二）加強專業(yè)檔案信息化人才團(tuán)隊建設(shè)

為了能充分利用現(xiàn)代科技手段，建成以數(shù)字資源為內(nèi)容、安全管理為保障、遠(yuǎn)程管理為目標(biāo)的數(shù)字檔案室，實現(xiàn)檔案管理信息化、檔案整理規(guī)范化、檔案存儲數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作模式，[5]專業(yè)的科技及檔案管理人才是必不可少的。在醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院26名專兼職檔案管理員中，最低學(xué)歷為本科，最高為碩士研究生，整體受教育程度較高，但只有一人是檔案學(xué)專業(yè)，占比較高的是公共衛(wèi)生管理專業(yè)、計算機專業(yè)，很少有人接受過專業(yè)、系統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識教育，這就需要我們從自身實際出發(fā)，在加強現(xiàn)有人員專業(yè)知識培訓(xùn)的同時，有針對性地吸引檔案管理專業(yè)信息化人才。

（三）強化檔案信息安全建設(shè)，全面提高檔案安全整體意識及管理水平

將數(shù)字檔案信息長期保存戰(zhàn)略融入我國信息化建設(shè)、檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃有利于可持續(xù)發(fā)展，避免重復(fù)投入。[6]《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“十三五”期間，我國檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)之一是檔案安全高效化，即要在總體國家安全觀的基本思想指導(dǎo)下，完善檔案安全的基本條件和應(yīng)急管理機制，建立并健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系，提高檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險管理能力。

在實際操作中，對于日漸增多的數(shù)字檔案，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院檔案科引入專業(yè)的檔案軟件公司與本院信息部門一道完善加固檔案安全防護(hù)系統(tǒng)，利用信息技術(shù)保障檔案信息安全；建立健全檔案存儲備份，保證備份文件在獨立的醫(yī)院內(nèi)部服務(wù)器上運行的同時，還另行準(zhǔn)備多份備份文件，這樣既能降低檔案信息毀滅丟失的風(fēng)險，又能將檔案信息資源集中起來管理、開發(fā)和利用。

（四）將檔案信息化建設(shè)工作與部門績效考核直接掛鉤，增強激勵效果

為提高相關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)的重視，可考慮將部門檔案信息化建設(shè)工作執(zhí)行情況作為職能部門績效考核指標(biāo)，以便提高部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而推動醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。針對醫(yī)院職能部門檔案信息化建設(shè)考核工作，應(yīng)根據(jù)部門工作的性質(zhì)、特點及共性，設(shè)立可行的績效考核指標(biāo)和激勵體系，以有效促進(jìn)檔案管理工作的長效發(fā)展。[7]從實際操作角度出發(fā)，檔案信息化建設(shè)工作是全院各部門都涉及的工作范疇，符合醫(yī)院整體工作目標(biāo)，這大大提高了將這一指標(biāo)作為績效考核指標(biāo)的可行性及實用性。

綜上，公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，對醫(yī)院的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的積極作用。我們應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)時代、人工智能等高科技手段蓬勃發(fā)展的機遇，取其精華，為公立醫(yī)院乃至我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面持續(xù)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

*基金項目：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院腫瘤醫(yī)院管理研究課題專項基金（項目編號LC2017D10，課題名稱：《中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案精準(zhǔn)化管理研究與實踐》）。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]于雅娟.大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響[J].檔案管理，2016（2）：85-86.

[2]董鳳鳳.美國國家檔案館服務(wù)特色及啟示[J].北京檔案，2019（11）：42-44.

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[4]趙躍飛.檔案宣傳應(yīng)有“傳播維度”概念[J].檔案管理，2019（5）：70.

[5]楊玲，吳玉龍，宋元，米捷.自然資源部數(shù)字檔案室建設(shè)的問題與對策[J].北京檔案，2018（5）：34-35.

[6]謝永憲，成佳秀，王欣.澳洲數(shù)字檔案信息長期保存戰(zhàn)略分析及啟示[J].蘭臺世界，2019（3）：29-31.

[7]鐘俊學(xué)，翟慧文，彭望清.建立公立醫(yī)院員工分級分類績效評價體系的探討——以中山大學(xué)腫瘤防治中心為例[J].中國腫瘤，2018，27（8）：589-595.

作者單位：1.國家癌癥中心/國家腫瘤臨床醫(yī)學(xué)研究中心/中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院腫瘤醫(yī)院

2.中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院