曾佳乙

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)之中，為人們的生產(chǎn)、生活提供了極大的便利。信息化技術(shù)的推廣與普及是社會發(fā)展與進步的一個重要特征，信息化技術(shù)的應(yīng)用為各行各業(yè)提供了一種新的發(fā)展模式，并迅速改變著人們的生活。當(dāng)前，我國高校行政檔案管理工作較為復(fù)雜，且存在著諸多問題，要想促進行政檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，勢必要將信息化技術(shù)應(yīng)用到其中。本文闡述了高校行政檔案管理工作的重要性以及存在的問題與不足，并在此基礎(chǔ)上就如何在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)提出了一些針對性建議，希望能夠促進我國高校行政檔案管理工作的健康穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政檔案;管理;信息化技術(shù);應(yīng)用

前言

高校要想得到健康、有序地運行，就必須有行政檔案管理工作作為基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前我國高校行政管理工作來看管理辦法仍然較為傳統(tǒng)，也就是說檔案的收集、分類以及歸檔工作仍然依靠人工進行處理，這在很大程度上影響了相關(guān)工作的效率。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息化技術(shù)應(yīng)用于高校行政檔案管理工作中勢必會成為一種必然趨勢。信息化技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用將在很大程度上提升相關(guān)工作的效率。信息化技術(shù)是一種較為新型的管理方式，具有如下特點：存儲量較大;時效性較強;便于后續(xù)的管理與查詢。由此可見，在高校行政檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)將會大大提高工作效率，促進我國高校的快速、健康、有序發(fā)展。

一、關(guān)于高校行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的認識

1.行政檔案信息化管理的概述

信息化技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)意義上的人工管理模式，有效轉(zhuǎn)變了人工管理模式下效率低下、后續(xù)查詢不方便、存儲量較小等問題和不足。信息化的行政檔案管理指的是借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，對行政檔案管理中的相關(guān)信息進行較為智能地提取、分類、整理以及加工，以便于能夠在最大程度上提升相關(guān)工作的辦事效率，更好地服務(wù)于師生。與傳統(tǒng)意義上的人工檔案管理方式相比，信息化技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用可以存儲更多的檔案信息、能夠及時有效地查詢和修改相關(guān)信息，除此之外，還能夠利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，快速傳遞相關(guān)行政檔案信息，這在很大程度上節(jié)約了社會的人力、物力和財力資源。

2.在高校行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)勢

現(xiàn)代先進科學(xué)技術(shù)在高校行政檔案管理中的應(yīng)用，是對傳統(tǒng)人工檔案管理工作的一種替代。高校行政檔案管理的信息化能夠統(tǒng)一相關(guān)信息的字體、字號以及格式，大大節(jié)約了人力、物力和財力，為后續(xù)相關(guān)工作的開展打下堅實的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)相對于傳統(tǒng)人工來說一個非常顯著的優(yōu)點在于可以對海量的信息進行存儲并運作，再加上其字體、字號、格式以及紙張都是相同的，這樣在整體上提升了高校行政檔案管理工作的效率。隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步，人們的生活節(jié)奏越來越快，節(jié)約時間和人力成本成為許多人追求的首要目標(biāo)，因此，現(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理中的應(yīng)用很好地契合了人們的需求。

3.樹立行政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意識

隨著信息化技術(shù)在高校中的應(yīng)用與普及，高校的發(fā)展朝著現(xiàn)代化方向的發(fā)展，高等院校只有實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，才能在最大程度上促進其各方面的綜合發(fā)展。高等院校的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展，一方面應(yīng)當(dāng)依靠現(xiàn)代新進的信息化手段，另一方面還應(yīng)當(dāng)梳理標(biāo)準(zhǔn)化的意識，從思想上對信息化技術(shù)加以重視。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也就是在進行管理檔案的過程中，必須將每一項工作的具體標(biāo)準(zhǔn)制定出來，然后每一個相關(guān)部門按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)開展后續(xù)工作，只有這樣才能在最大程度上節(jié)約人力、物力與財力，進而保證高校行政檔案管理工作的快速、有序開展。

4.信息化技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理的步驟

高校檔案管理工作首先要做的就是對相關(guān)信息進行搜集與整理，這是一個非常重要的環(huán)節(jié)。搜集與整理相關(guān)信息，一方面需要現(xiàn)代化現(xiàn)金信息技術(shù)的支持與幫助，另一方面還需要素質(zhì)較高的人員進行操作。由于現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的更新速度比較快，所以相關(guān)人員必須不斷進行學(xué)習(xí)，以便于不斷豐富自己的知識儲備。搜集與整理完相關(guān)信息之后，就應(yīng)當(dāng)對相關(guān)信息進行歸納與分類。歸納與分類信息是高校檔案管理工作的核心所在，需要相關(guān)工作人員認真、謹(jǐn)慎。

二、高校行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的重要性

1.有利于提高高校行政檔案管理工作的時效工作率

高校行政檔案管理信息化指的是將現(xiàn)代先進科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到高校行政檔案的管理工作中，并對相關(guān)檔案進行分類、整理與存檔，這樣能夠在很大程度上節(jié)省相關(guān)工作人員的時間和精力，提高行政管理工作的工作效率，促使高校行政檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。與此同時，在高校行政檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代現(xiàn)金科學(xué)技術(shù)，可以大大提升信息的準(zhǔn)確性，在最大程度上減少相關(guān)檔案信息的破損和丟失。

2.有利于高校行政管理的透明化和公開化

將現(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用于高校行政檔案管理工作中，有利于促進高校行政管理的公開化和透明化。行政部門的工作計劃、工作人員的相關(guān)信息、相關(guān)獎勵懲罰情況等信息，將全部展示在高等院校的官方網(wǎng)站上，這樣可以幫助相關(guān)工作人員更好地了解本部門的情況，從而更好地進行監(jiān)督管理，促進高校行政管理的透明化和公開化。

3.有利于提高高校行政檔案的利用率

將現(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用到高校行政檔案管理工作中，可以在最大程度上提升高校行政檔案管理工作的工作效率，降低相關(guān)工作人員的時間成本;除此之外，高校行政檔案管理的信息化可以更好地服務(wù)于相關(guān)人員，便于相關(guān)人員查找信息，進而提升工作效率，在最大程度上提高高校行政檔案的利用率。

4.有利于高校輔助工作的可持續(xù)發(fā)展

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也得到飛速發(fā)展，這在很大程度上提升了人們的生活水平，與此同時高校行政管理工作的問題也逐漸顯現(xiàn)。傳統(tǒng)上高校行政檔案管理工作的模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，因此，必須對高校行政檔案管理工作進行升級和轉(zhuǎn)型，以便于促進行政管理工作質(zhì)量的提升，進而促進輔助工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、信息化技術(shù)應(yīng)用到高校行政檔案管理中存在的問題

1.管理人員對高校行政檔案信息化工作不夠重視

當(dāng)前，絕大多數(shù)高等院校的工作重心都放在了擴大招生上，在工作方式與工作方法上有了一定的革新。但是值得注意的是，相關(guān)管理人員并未對現(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用給予充分的重視，這在很大程度上導(dǎo)致了高校檔案信息管理工作的混亂、無序，不僅降低了相關(guān)部門的工作效率，而且還對高校檔案信息的安全性產(chǎn)生了不良影響。

2.信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

行政檔案信息化需要依托現(xiàn)代現(xiàn)代信息技術(shù)進行，包括計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，需要投入大量計算機、存儲器、服務(wù)器等硬件，而目前很多高校在檔案管理上采用的設(shè)備還停留在基礎(chǔ)管理階段，設(shè)備陳舊，故障頻發(fā)，同時，投入的資金不足，無法滿足現(xiàn)代信息化技術(shù)要求，限制檔案信息化管理水平的推進和提升。

3.高校行政檔案管理人員的素質(zhì)較為低下

當(dāng)前，現(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用于高校行政檔案管理工作中的一個重大阻礙在于行政檔案管理人員的素質(zhì)較為低下。當(dāng)前，在我國高等院校中相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識較強，但是大多數(shù)工作人員的管理水平較為低下，能夠運用管理系統(tǒng)進行精確操作的工作人員更是少之甚少。高校行政檔案管理人員雖然具備較強的專業(yè)理論知識，但是大多數(shù)缺乏檔案管理的實踐經(jīng)驗，這在很大程度上阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展，進而阻礙了相關(guān)工作的有效進行。

4.高校行政檔案信息化管理存在安全隱患

信息技術(shù)高速發(fā)展與信息建設(shè)投入不足的矛盾，暴露了信息化管理安全隱患，其主要問題有：

第一，行政檔案存儲空間安全不足，缺乏對電子檔案有效管理，教師、管理員、學(xué)生都可以獲取到電子檔案。同時，缺乏存儲有效存儲備份，缺少備份服務(wù)器，或者備份服務(wù)器缺少合理管理，主服務(wù)器和備份服務(wù)器均存放在同一空間，電子檔案均有可能泄露或丟失。

第二，高校行政信息管理系統(tǒng)采用的防護技術(shù)主要有防火墻、電子簽名、密鑰管理、數(shù)字認證等技術(shù)，這些技術(shù)為信息管理系統(tǒng)保駕護航，但是如果信息管理安全技術(shù)的不夠完善，則信息管理系統(tǒng)有可能受到惡意攻擊或竊取。

四、信息化技術(shù)在高校行政檔案管理中的應(yīng)用策略

1.加強對高校行政檔案信息化管理的認識

信息化管理過程中，管理理念對管理質(zhì)量和管理效率具有重要影響，高校管理層應(yīng)重視信息化管理，行政檔案管理人員要積極了解信息化管理特點、要求和發(fā)展趨勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理念，主動學(xué)習(xí)信息化檔案管理的技術(shù)、流程、相關(guān)程序和法律法規(guī)，建立現(xiàn)代化的信息管理理念。具體而言，高校行政檔案管理部門可以組織員工開展信息化系統(tǒng)調(diào)研，開展檔案信息化討論、分析和探討適合本校的檔案信息化建設(shè)路徑，確定信息化建設(shè)的目標(biāo)，結(jié)合實際工作情況，提出建設(shè)思路和對策，提高行政檔案管理人員對信息化的認識。

2.建立健全相關(guān)應(yīng)用制度

要想使高校行政檔案管理工作能夠有序、規(guī)范開展，首先應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的應(yīng)用制度。隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步，絕大多數(shù)人都將利益放在了第一位，并不惜為利益鉆空子，在這樣的時代背景下，必須建立健全相關(guān)的應(yīng)用制度才能在最大程度上約束相關(guān)人員的行為。高校相關(guān)單位和部門在開展行政檔案管理工作時，首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合本部門的實際情況制定切實可行的檔案搜集、分類、整理以及歸檔等工作細則，并對每一個環(huán)節(jié)進行相應(yīng)的約束和監(jiān)督。行政檔案最重要的是要追求其真實和完整，因此高校行政檔案管理部門必須向相關(guān)工作部門下發(fā)其詳細的制度，以便于保證檔案信息不被毀損、不被丟失，在最大程度上保證高校檔案信息的真實、完整。

3.引進先進技術(shù)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，作為大數(shù)據(jù)處理的主流技術(shù)云計算技術(shù)已開始應(yīng)用于檔案信息管理，由于檔案管理系統(tǒng)可在云端運行，可以減少處理能力和硬盤存儲空間，大大降低計算機成本。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可在短時間對海量數(shù)據(jù)進行挖掘分析、整合，可以優(yōu)化管理信息、查詢、過程控制和分析決策，智能化的運行提高了檔案管理系統(tǒng)效率。檔案管理人員可以采用電子標(biāo)簽技術(shù)在檔案中植入電子標(biāo)簽，可以實現(xiàn)非接觸讀取檔案信息，讀取便捷，且可以同時段讀取多芯片存儲信息，可以極大簡化流程，提高強點速度。

確定技術(shù)路線，需要投入相應(yīng)的硬件，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行，硬件的投入可以采取充分利用現(xiàn)有設(shè)備，補足其他設(shè)備的原則，加大檔案管理信息化的資金、人力的投入。根據(jù)學(xué)校實際情況，選擇合適的硬件設(shè)施、配置合適的處理軟件，建立高效的檔案信息化平臺，不僅保持設(shè)備的先進性，同時要經(jīng)濟合理。

4.實現(xiàn)文檔的一體化管理

根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用情況來看，今后發(fā)展的一個重要趨勢是實現(xiàn)文檔的一體化管理。文檔一體化管理的實現(xiàn)能夠在很大程度上保證文件的快速、有效傳輸，與此同時還能夠保證各種資源的共享，因此，文檔一體化灌流的實現(xiàn)對于高等院校的健康、持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。文檔的一體化，可以幫助相關(guān)行政管理部門不斷完善自身內(nèi)部的信息檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進而更好地為相關(guān)工作提供最大程度上的便利。

5.加大信息管理的安全防護建設(shè)

建立安全防范制度，定期對防火墻、電子簽名、密鑰管理、數(shù)字認證等安全保障技術(shù)升級，采用入侵檢測技術(shù)檢查系統(tǒng)完整性，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全測試，定期進行維護，及時解決安全隱患。定期備份檔案信息數(shù)據(jù)，采用多技術(shù)手段進行備份數(shù)據(jù)，避免突發(fā)事件對檔案信息帶來的破壞。

6.加快行政檔案信息專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案信息化管理涉及到的知識層面和技術(shù)層面都比較廣，高校應(yīng)加強人才隊伍建設(shè)。一方面，高校內(nèi)應(yīng)成立一批專業(yè)的計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)人才，為檔案信息化提供技術(shù)支持，另一方面，應(yīng)培養(yǎng)或聘用專業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理人才，保證行政檔案管理科學(xué)、高效的進行，為檔案信息化提供理論支撐，組建成專業(yè)檔案信息化團隊，長期負責(zé)學(xué)校復(fù)雜的行政管理系統(tǒng)。

五、小結(jié)

隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的進步，科學(xué)技術(shù)也在不斷地發(fā)展與革新，信息時代的到來給人們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利?，F(xiàn)代先進科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用，在很大程度上節(jié)約了人力、物力以及財力，極大地提升了相關(guān)工作部門的工作效率，進而促進了高等院校的健康、可持續(xù)發(fā)展。但是值得注意的是，當(dāng)前高校行政檔案管理的信息化還存在許多問題和不足，必須提高行政檔案管理理念、建立健全相關(guān)的應(yīng)用制度、引進先進技術(shù)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入、加大信息管理的安全建設(shè)、實現(xiàn)文檔的一體化管理。

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（作者單位：仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院）