于俊波 謝贈(zèng)華

摘要：合同變更管理是合同執(zhí)行管理的重要環(huán)節(jié)，做好合同變更管理對(duì)企業(yè)成本管控、合同管理效率提升起到至關(guān)重要的作用。文章通過列舉運(yùn)行核電廠近年服務(wù)類合同變更管理過程中遇到的一些問題，及獲得的良好實(shí)踐，旨在為進(jìn)一步提升核電企業(yè)合同變更管理水平提供參考。

關(guān)鍵詞：合同變更; 成本管控;效率提升; 良好實(shí)踐

隨著核電企業(yè)由建設(shè)期轉(zhuǎn)生產(chǎn)運(yùn)行階段，產(chǎn)生了大量的服務(wù)外包需求，這其中又有許多是長(zhǎng)期需要外委的服務(wù)項(xiàng)目。伴隨著合同執(zhí)行時(shí)間的推移、與不同供應(yīng)商之間的管理磨合、國(guó)家對(duì)于相關(guān)方面政策的變化、核電企業(yè)管理方式的轉(zhuǎn)變等一系列因素導(dǎo)致合同執(zhí)行期間出現(xiàn)了較多不可預(yù)計(jì)的變更，變更常伴隨著價(jià)格的調(diào)整，是合同雙方利益的焦點(diǎn)，每一次變更都會(huì)給核電廠采購(gòu)制度建設(shè)、外委成本管控以及采購(gòu)效率提升工作帶來挑戰(zhàn)。所以，如何優(yōu)化合同變更管理，減少不合理的合同變更成為核電廠采購(gòu)部門必須要予以解決的問題。

1 變更的主要情形及產(chǎn)生的原因

從實(shí)際結(jié)果統(tǒng)計(jì)，變更的主要情形有：

1.1 內(nèi)容存在爭(zhēng)議，影響合同繼續(xù)執(zhí)行;

1.2 按實(shí)結(jié)算類的合同，合同未到期，合同費(fèi)用已執(zhí)行完;

1.3 服務(wù)范圍/外委內(nèi)容/技術(shù)要求發(fā)生變化;

1.4 邊界條件發(fā)生變化;

1.5 國(guó)家相關(guān)政策調(diào)整導(dǎo)致合同部分約定不適用。

原因分析：

通過解剖麻雀，從采購(gòu)各環(huán)節(jié)依次分析，少部分的變更是因?yàn)橐恍┛陀^條件變化導(dǎo)致，大多數(shù)變更事項(xiàng)是由前期策劃不充分、文件編制不嚴(yán)謹(jǐn)、相關(guān)人員培訓(xùn)溝通不到位、合同執(zhí)行管理不及時(shí)、不到位造成?？傊贤兏c采購(gòu)需求的編制和提報(bào)、與采購(gòu)文件的編制及合同條款設(shè)置、與合同執(zhí)行管理都息息相關(guān)。

2 針對(duì)上述原因所采取的應(yīng)對(duì)措施

2.1 樹立全局意識(shí)

采購(gòu)的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問題都將影響合同的簽訂質(zhì)量，需求領(lǐng)域和采購(gòu)領(lǐng)域?qū)I(yè)跨度較大，采購(gòu)過程中應(yīng)該非常重視二者的緊密融合，以采購(gòu)部門為主導(dǎo)，需求部門提供有效的輸入，需求端和采購(gòu)端通過充分溝通、統(tǒng)一思想，即在每個(gè)項(xiàng)目外委工作啟動(dòng)的初期就建立只有全局策劃好、互相緊密配合才能保障合同簽訂質(zhì)量的共識(shí)。

2.2 重視采購(gòu)需求提報(bào)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，重視技術(shù)文件的編制質(zhì)量。

為保證采購(gòu)工作的順利執(zhí)行，提高采購(gòu)管理的計(jì)劃性、合理性和科學(xué)性，由采購(gòu)部門牽頭，每年下半年組織公司各需求部門編制下一年度采購(gòu)計(jì)劃清單，采購(gòu)需求計(jì)劃的編制應(yīng)充分考慮項(xiàng)目進(jìn)度、采購(gòu)周期等因素;同時(shí)各需求部門需按照年度采購(gòu)計(jì)劃要求，及時(shí)辦理立項(xiàng)申請(qǐng)，確保采購(gòu)需求申請(qǐng)的按時(shí)啟動(dòng)，以便采購(gòu)部門按照采購(gòu)計(jì)劃要求的采購(gòu)周期，合理安排采購(gòu)任務(wù)，及時(shí)完成項(xiàng)目采購(gòu)。避免因采購(gòu)周期壓縮而導(dǎo)致采購(gòu)過程把控的質(zhì)量下降。

采購(gòu)部門編制技術(shù)規(guī)格書模板及注意事項(xiàng)，提供需求部門參照編制詳細(xì)的技術(shù)需求，采購(gòu)員同步參與技術(shù)需求文件的審核，從商務(wù)視角提出建議，以此提高技術(shù)文件表達(dá)的清晰度，避免理解歧義而給合同執(zhí)行階段埋下隱患。

2.3 提升采購(gòu)文件、合同文本編制質(zhì)量

為了降低人因失誤影響、有效利用經(jīng)驗(yàn)反饋成果、便于提高整體采購(gòu)效率，采購(gòu)部門牽頭建立了標(biāo)準(zhǔn)化文件庫(kù)。通過做好頂層設(shè)計(jì)，避免出現(xiàn)因個(gè)別采購(gòu)人員經(jīng)驗(yàn)不足而導(dǎo)致的文件編制質(zhì)量較差，進(jìn)而影響合同簽訂質(zhì)量。另外，標(biāo)準(zhǔn)化還是一個(gè)過程，制定、執(zhí)行、和不斷完善標(biāo)準(zhǔn)的過程，注重吸收合同過程管理工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，定期要對(duì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充。例如在合同條款中明確稅率及法定稅率發(fā)生變化時(shí)稅金的實(shí)際計(jì)算方式、暫定總價(jià)合同中預(yù)留一部分暫列金并明確使用方式、暫定總價(jià)合同約定以合同到期時(shí)間和費(fèi)用執(zhí)行完畢先到者為合同結(jié)束時(shí)間等措施均獲得了較好的實(shí)踐。

2.4 加強(qiáng)合同執(zhí)行管理

將合同執(zhí)行管理提升作為重點(diǎn)工作推動(dòng)，合同履行期間，項(xiàng)目管理處室負(fù)責(zé)監(jiān)督、跟蹤和組織合同的具體執(zhí)行。如供應(yīng)商不履行合同或不適當(dāng)履行合同，項(xiàng)目管理處室應(yīng)收集證據(jù)并及時(shí)采取措施。必要時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商及時(shí)交涉。

采購(gòu)部門牽頭建立服務(wù)合同交底制度，并形成記錄。合同交底范圍一般應(yīng)包括明確雙方合同/項(xiàng)目管理處室和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)機(jī)制、進(jìn)度管理要求、技術(shù)管理要求、質(zhì)量控制和驗(yàn)收管理要求、安全管理要求，以及合同考核管理、質(zhì)保管理、人員資質(zhì)和授權(quán)管理、文件管理、應(yīng)急響應(yīng)、服務(wù)人員入場(chǎng)和離廠管理等方面要求等，以及相關(guān)合同項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)反饋，包括需要關(guān)注的技術(shù)難點(diǎn)、易產(chǎn)生的問題、預(yù)防措施等。

建立合同費(fèi)用預(yù)警機(jī)制，對(duì)暫定價(jià)合同支付費(fèi)用與合同執(zhí)行進(jìn)度比例偏差過大的項(xiàng)目進(jìn)行管控。如合同執(zhí)行費(fèi)用與合同執(zhí)行進(jìn)度同比例偏差過大，采購(gòu)部門視偏差比例向項(xiàng)目管理部門簽發(fā)《合同費(fèi)用控制聯(lián)系單》或《暫停新增工作委托通知單》，提醒項(xiàng)目管理部門和供應(yīng)商關(guān)注項(xiàng)目費(fèi)用。

2.5 完善對(duì)應(yīng)制度，引入考核機(jī)制

為了保障采購(gòu)計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，建立采購(gòu)計(jì)劃考核機(jī)制，對(duì)各需求處室年度采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行考核。為了強(qiáng)調(diào)合同變更的必要性和合理性，建立了合同變更管理制度。正常情況下，需先完成合同變更，才能執(zhí)行變更項(xiàng)目。重大合同變更或第二次及以后需繼續(xù)進(jìn)行合同變更的提高審批權(quán)限。

3 通過以上措施所達(dá)到的效果

通過以上措施，近一年來筆者所在電廠基本沒有出現(xiàn)先實(shí)施后變更的情形，項(xiàng)目管理人員、供應(yīng)商在執(zhí)行合同過程中能夠經(jīng)常主動(dòng)查閱合同文件規(guī)定，遇到不確定如何解決的問題能夠及時(shí)與采購(gòu)人員溝通、交換意見。服務(wù)類合同變更的次數(shù)明顯減少、變更理由也愈加合理，達(dá)到了預(yù)期的目標(biāo)。

4 結(jié)語

在履行服務(wù)類合同的過程中，合同變更是常見的。合同變更也并不都是壞事，合同變更主要就是為了更好地實(shí)現(xiàn)合同的預(yù)期目的。若要減少不合理的、對(duì)委托方不利的變更，除了制度上約束外，采購(gòu)人員要做到全局策劃，前期文件的編制要與項(xiàng)目后期執(zhí)行相呼應(yīng)。要十分重視人的不確定因素，采購(gòu)鏈條上任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了嚴(yán)重的問題都可能導(dǎo)致合同不必要的變更，所以要通過定期培訓(xùn)、日常管理過程中的實(shí)踐交流等方式，不斷提高相關(guān)人員的管理水平和管理意識(shí)。擁有不斷完善的管理制度、豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人才隊(duì)伍以及良好的經(jīng)驗(yàn)反饋機(jī)制，運(yùn)行核電廠的服務(wù)類合同變更管理工作就能長(zhǎng)期得到有效提升。