楊瑩

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展使得各項(xiàng)工作的科學(xué)性不斷增加，促進(jìn)了企業(yè)辦公室工作分工的日益細(xì)化。當(dāng)前辦公室檔案管理任務(wù)不斷增加，面對的情況較為復(fù)雜。要求辦公室檔案管理工作具有更強(qiáng)的規(guī)范性，以科學(xué)的方法提高檔案管理的效率。本文主要分析辦公室檔案管理工作的主要問題，著力構(gòu)建科學(xué)的檔案管理工作體系，指出提高辦公室檔案管理工作效率的有效對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;檔案管理;優(yōu)化對策

1 綜合辦公室檔案管理的特點(diǎn)

1）種類多。綜合辦公室是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，辦公室的處理的文件種類繁多，掌握著大量工作中的數(shù)據(jù)信息。在辦公室完成行政管理、收發(fā)文件、日常工作監(jiān)督等任務(wù)時產(chǎn)生了大量、多樣且具有動態(tài)性的數(shù)據(jù)信息，這里既有文件，也有報表，還有大量工作時的音、視頻資料，新時期辦公室檔案管理工作的任務(wù)量不斷增加，檔案管理管理工作的難度加大，檔案管理耗費(fèi)的時間不斷提升。

2）專業(yè)強(qiáng)。辦公室檔案管理日益向著專業(yè)化的方向發(fā)展，以往僅依靠兼職人員進(jìn)行檔案管理的工作方法已經(jīng)行不通，檔案管理工作需要在信息化環(huán)境下建立更專業(yè)的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)體系。辦公室檔案管理人員不僅要熟悉信息化的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)流程與處置方法，還要具備一定的行業(yè)知識，這樣才能提高檔案數(shù)據(jù)信息的收集質(zhì)量，合理的判斷檔案的應(yīng)用價值，從而發(fā)揮辦公室檔案為業(yè)務(wù)工作服務(wù)的作用。檔案管理應(yīng)當(dāng)采用專業(yè)的方法，構(gòu)建科學(xué)的管理體系，提高檔案管理工作的整體效率。

3）更新快。辦公室每天都要處理大量的工作信息，這些信息使得檔案記錄內(nèi)容不斷增，檔案數(shù)據(jù)信息的更新頻繁。例如，辦公室需要處理設(shè)備、人員、經(jīng)費(fèi)、物資分配等事物，這些日常產(chǎn)生事物產(chǎn)生了大量檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不滿足時代的需要，還要建立更加完善的檔案管理工作體系。

2 綜合辦公室檔案管理的問題

1）缺乏正確檔案管理意識。辦公室工作較為繁雜，涉及大量的公文流轉(zhuǎn)、后勤管理、安全控制，以及其他臨時性的工作任務(wù)。很多辦公室人員缺乏正確的檔案管理意識，檔案管理素質(zhì)較低，現(xiàn)有的檔案管理工作還僅停留在檔案收集與文檔制作方面，紙質(zhì)檔案管理思維占據(jù)主導(dǎo)，檔案資源的服務(wù)價值未能體現(xiàn)出來。由于在日常工作中忽略了檔案管理的重要性，檔案管理工作的質(zhì)量水平相對較低，檔案管理工作的效率不高，檔案管理未能與行政工作同步有序進(jìn)行，缺乏更加科學(xué)的檔案管理方法。

2）檔案管理制度還不完善。目前辦公室的負(fù)責(zé)人員缺乏對檔案管理的監(jiān)督意識，檔案管理工作的重視度不高，檔案管理過程中未能圍繞著檔案資源的應(yīng)用建立更有效的管理制度，檔案管理制度的執(zhí)行也較為粗糙。當(dāng)前辦公室檔案管理常常流于形式，未能深刻的執(zhí)行檔案管理制度，檔案管理工作不到位，重要的檔案未能進(jìn)行有效開發(fā)，大量檔案的使用價值有待挖掘，一些檔案未能在各項(xiàng)工作中發(fā)揮指導(dǎo)促進(jìn)作用。

3）管理人員的素質(zhì)有待提高。目前辦公室檔案管理人員的素質(zhì)還有待提高，綜合辦公室通常僅配備一名檔案員，檔案員往往由辦公室秘書兼任。檔案員通常包攬了所有的檔案工作，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作任務(wù)的日漸繁重，現(xiàn)有的檔案管理員的工作壓力較大，還要進(jìn)一步建立完善的檔案管理分工機(jī)制，注重形成相互配合的檔案管理體系，這樣才能滿足新時期檔案管理工作的需要。

4）檔案管理的方法較落后。目前辦公室的檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案管理的方法為主，辦公室還未能熟悉信息化的檔案管理工作方法，檔案管理人員不能熟練的掌握信息化的檔案管理方式。很多在辦公室自動化網(wǎng)絡(luò)中的文件未能有效保存，大量的工作信息未能納入檔案體系當(dāng)中，傳統(tǒng)的檔案記錄方法嚴(yán)重的影響檔案管理工作質(zhì)量，因檔案管理操作方法不當(dāng)，很大程度上造成了檔案風(fēng)險。

3 辦公室檔案管理的具體策略

1）提供檔案職責(zé)意識。辦公室應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的責(zé)任意識，力求由專業(yè)人員開展檔案管理工作。辦公室主任應(yīng)當(dāng)肩負(fù)起檔案管理監(jiān)督的責(zé)任，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，了解檔案管理工作的具體情況，及時更正檔案管理不到位的問題，在全員配合的基礎(chǔ)上形成良好的檔案管理工作的環(huán)境氛圍。辦公室全員應(yīng)當(dāng)配合開展檔案管理工作，各業(yè)務(wù)部門同樣要配合辦公室，由人事部門定期進(jìn)行辦公室檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并且對檔案管理人員的專業(yè)能力進(jìn)行考核，提升檔案管理人員的責(zé)任心。

2）完善檔案管理工作制度。綜合辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)建立在完善的制度基礎(chǔ)上，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)具有明確制度，發(fā)揮制度在約束檔案管理人員方面的作用。首先，建立良性的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，明確檔案管理工作的重點(diǎn)，根據(jù)當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)明確檔案管理工作的指向，保證檔案運(yùn)轉(zhuǎn)流程的科學(xué)有序。其次，完善檔案管理的登記考核制度，加強(qiáng)檔案管理人員的評價，建立良好的檔案管理統(tǒng)計、考核、評價與獎勵制度。重點(diǎn)分析檔案管理存在的問題，提高檔案管理制度的實(shí)用性與可操作性，發(fā)揮專職監(jiān)督人員的重要作用。辦公室檔案管理還要優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對職工的具體引導(dǎo)，著力構(gòu)建檔案管理制度的宣傳機(jī)制，形成良好的制度運(yùn)轉(zhuǎn)氛圍，提高檔案管理工作規(guī)范性。

3）提升檔案員專業(yè)性。辦公室檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、敬業(yè)精神、工作態(tài)度直接的決定了檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理人員充分的發(fā)揮自身的創(chuàng)造性，提高檔案管理工作人員的整體質(zhì)量水平，大力組織開展檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，不斷引進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理設(shè)備，以各種方式提高檔案管理人員的專業(yè)性，為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓(xùn)知識，這樣才能提高檔案管理的整體水平，彌補(bǔ)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理工作效率，消除檔案管理工作風(fēng)險，加快檔案建設(shè)的步伐。

4）強(qiáng)化檔案管理技術(shù)考核。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對辦公室工作進(jìn)行充分的認(rèn)知，解決好檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系中發(fā)生的問題，監(jiān)督各部門和相關(guān)責(zé)任人落實(shí)好檔案管理工作的具體任務(wù)。首先，加強(qiáng)檔案管理技術(shù)人員的教育工作，促進(jìn)辦公室人員明確檔案管理的重要性和法規(guī)意識，引導(dǎo)檔案管理人員正確的認(rèn)識自己的責(zé)任義務(wù)，重點(diǎn)監(jiān)督檔案管理人員的履職效果其次，將檔案資料的管理納入檔案管理考核機(jī)制。增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識，明確檔案管理的分工，全面加強(qiáng)辦公室人員的引導(dǎo)考核，督促辦公室人員熟悉檔案管理的方法，達(dá)到全面提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量的目標(biāo)。

5）引進(jìn)信息化管理方式。新時代辦公室應(yīng)當(dāng)引進(jìn)綜合性的檔案管理方法，注重建立檔案管理工作平臺，強(qiáng)調(diào)對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行科學(xué)性的梳理。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式有弊端，還要優(yōu)化檔案資源的信息管理模式，采用信息化的管理平臺對檔案進(jìn)行管理。首先，辦公室開展檔案管理工作應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識，強(qiáng)調(diào)辦公室的綜合檔案員保持與所有部門的有效性，根據(jù)各部門工作進(jìn)行個性化的檔案資源供給。制定個性化的檔案共享機(jī)制，在全面了解上下游需求的基礎(chǔ)上開展檔案管理與服務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案管理與服務(wù)方式的再升級，強(qiáng)化學(xué)習(xí)信息化的檔案管理工作知識與方法，不僅可以提高檔案管理工作的效率，降低檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的方向，還能滿足新時代人們使用的需要。

4 結(jié)論

辦公室的工作任務(wù)較為繁雜，辦公室既具有安全保密工作任務(wù)，同時還要最大限度的發(fā)揮手中檔案資源的實(shí)用價值。本文主要分析檔案管理工作的特點(diǎn)，明確檔案管理工作的具體任務(wù)，提出解決檔案管理問題的一些思路，著力構(gòu)建科學(xué)化、體系化和專業(yè)化的檔案管理工作體系。

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