張馨勻

摘 要：在當(dāng)代大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展背景下，利用高新技術(shù)實(shí)現(xiàn)工程檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和發(fā)展已經(jīng)是大勢(shì)所趨。大數(shù)據(jù)時(shí)代下工程檔案數(shù)據(jù)多樣、數(shù)據(jù)庫(kù)龐大，因此能夠提供更加準(zhǔn)確的決策信息，利于發(fā)展。因此，在信息化背景下，應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行檔案管理信息化改革，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步提升工程檔案管理水平。鑒于此文章重點(diǎn)針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息化管理現(xiàn)狀及控制措施進(jìn)行了分析，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;工程檔案;信息化管理

1 導(dǎo)言

檔案資料對(duì)于工程企業(yè)來(lái)說(shuō)具有十分重要的意義，因此在保存和管理中絕對(duì)不能出現(xiàn)任何問(wèn)題，所以企業(yè)必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，這樣不僅可以提高工程檔案的管理能力，還可以為企業(yè)的日后戰(zhàn)略發(fā)展制定相應(yīng)的參考依據(jù)。因此，企業(yè)必須要重視應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)提高工程檔案管理能力，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

1）安全性有待提升，檔案管理信息化平臺(tái)尚未被認(rèn)可。目前很多檔案管理人員對(duì)工程檔案管理信息化發(fā)展并不認(rèn)可，尤其是在很多機(jī)密資料的存儲(chǔ)上，使用云上存儲(chǔ)的模式盡管給檔案管理人員帶來(lái)了很大的方便，但是信息的安全性仍然得不到保證。以當(dāng)前檔案管理信息化的數(shù)據(jù)加密技術(shù)為例，信息化管理的身份驗(yàn)證方式非常簡(jiǎn)單，很容易被網(wǎng)絡(luò)木馬病毒截獲數(shù)據(jù)，導(dǎo)致出現(xiàn)信息安全泄漏的問(wèn)題。同時(shí)，保證信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定的工作需要專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行，并且需要不斷更新系統(tǒng)來(lái)保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，這無(wú)疑加大了勞動(dòng)成本。因此，更多的決策者也表示，將如此多的勞動(dòng)成本投入到工程檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)中來(lái)，對(duì)于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展并未展現(xiàn)出優(yōu)勢(shì)。

2）缺乏相應(yīng)的規(guī)劃。隨著時(shí)代的不斷深化與發(fā)展，對(duì)任何一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，在開(kāi)發(fā)項(xiàng)目工程的過(guò)程中，如何才能統(tǒng)一地完成工程驗(yàn)收，更加高速和穩(wěn)定地開(kāi)展工作是十分值得關(guān)注的問(wèn)題。項(xiàng)目最開(kāi)始的數(shù)據(jù)分散于不同的部門(mén)，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)不同，數(shù)據(jù)格式不夠統(tǒng)一，個(gè)別數(shù)據(jù)存在缺陷，信息組織過(guò)于復(fù)雜。

3）檔案管理工作的信息化應(yīng)用能力薄弱。在工程建設(shè)行業(yè)中，工程檔案管理水平有限，在新的發(fā)展形勢(shì)下，社會(huì)發(fā)展對(duì)工程檔案管理工作提出了更高的要求，并且不斷呈現(xiàn)新的發(fā)展特點(diǎn)。但是，在實(shí)際工作中，一些工作人員不能緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，他們很多人缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力，甚至一些人在信息技術(shù)的應(yīng)用上并不是很熟練，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能很好的滿(mǎn)足工程檔案管理工作的要求。除此之外，一些檔案管理工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，信息化操作水平不高，不愿意參與學(xué)習(xí)，來(lái)提高業(yè)務(wù)能力，對(duì)信息化管理流程不熟悉，不能利用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案的檢索和使用，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和效果。

4）檔案管理中運(yùn)用到的信息化設(shè)備更新緩慢。從實(shí)踐來(lái)看，我國(guó)工程檔案信息化建設(shè)發(fā)展比較緩慢，信息化設(shè)備更新緩慢，難以達(dá)到檔案的信息化管理的實(shí)際所需。另外，更新信息化設(shè)備需要投入一定的資金，為了有效控制成本支出，為檔案管理工作配備最為基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，人力、物力投入非常有限，不能滿(mǎn)足越來(lái)越多的工程檔案管理的實(shí)際需要，因而，很大程度上制約了工程檔案管理工作的信息化建設(shè)的進(jìn)程和實(shí)效。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息管理控制策略

1）樹(shù)立大檔案觀與大服務(wù)觀。面向未來(lái)，現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)下，工程檔案管理工作者不能將視野局限于檔案的形式，而應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)提高自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，妥善處理不同類(lèi)型的檔案信息，將不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)地管理，構(gòu)建智能化的工程檔案管理模式，確保檔案信息能夠有序地存儲(chǔ)和分布，全面提高工程檔案數(shù)據(jù)的管理效率與質(zhì)量。樹(shù)立良好的大服務(wù)觀，才能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，推動(dòng)工程檔案管理實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。此外，檔案管理人員樹(shù)立為群眾服務(wù)的觀念，最大化地開(kāi)發(fā)利用工程檔案信息的價(jià)值，充分提高挖掘檔案數(shù)據(jù)的能力，提高工程檔案管理的服務(wù)水平。

2）及時(shí)更新信息化設(shè)備。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，最常用到的是紙質(zhì)檔案，這種檔案形式具有一定的劣勢(shì)，例如，紙質(zhì)的檔案隨著使用頻率的增多，很容易造成損壞;容易受到蟲(chóng)蛀，發(fā)生霉變等，將嚴(yán)重影響檔案保存的穩(wěn)定性和長(zhǎng)久性。對(duì)于檔案管理中的落后的信息化設(shè)備，企業(yè)要及時(shí)的進(jìn)行更新和升級(jí)，推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，提升檔案管理工作的效果和質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案管理人員要做好檔案信息和數(shù)據(jù)的分類(lèi)，對(duì)它們實(shí)施分類(lèi)管理，方便日后的查找和查閱，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率和效果。

3）建立檔案數(shù)字管理系統(tǒng)。首先，企業(yè)必須要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，變成現(xiàn)代化的信息檔案管理，企業(yè)還要重點(diǎn)建設(shè)檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，在對(duì)工程檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中還要積極應(yīng)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法及原理，分類(lèi)管理、存儲(chǔ)數(shù)字檔案和電子檔案，這樣工程檔案管理系統(tǒng)才會(huì)更加先進(jìn)，從而確保企業(yè)工程檔案管理不會(huì)出現(xiàn)任何失誤。

4）加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。企業(yè)要對(duì)現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)使工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心和工作意識(shí)。各建設(shè)企業(yè)要不斷加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，以此來(lái)確保工作人員擁有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。要對(duì)工作人員開(kāi)展多層次、多形式的理論和知識(shí)培訓(xùn)，并且要先從法律法規(guī)、崗位職責(zé)、制度建設(shè)等方面進(jìn)行培訓(xùn)，這樣才能確保工作人員提高理論知識(shí)，同時(shí)又提高了實(shí)際操作中的法律法規(guī)知識(shí)。最后，再對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)硬件的培訓(xùn)，以此來(lái)提高工作人員的綜合素養(yǎng)。通過(guò)培訓(xùn)員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力得到較大的提高，從而使其有較高的職業(yè)綜合素養(yǎng)，使得工程檔案管理工作從根本上符合社會(huì)發(fā)展的需要。

5）不斷豐富檔案信息服務(wù)的形式。大數(shù)據(jù)時(shí)代，工程檔案管理服務(wù)要緊跟時(shí)代的發(fā)展變化，實(shí)施信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，進(jìn)一步豐富檔案信息服務(wù)的形式。其一，利用微縮技術(shù)服務(wù)。在工程檔案管理中，必然會(huì)有一些非常重要或者非常珍貴的檔案資料，對(duì)這些資料的保管要非常謹(jǐn)慎，既要防止損壞，也要防止丟失或者被盜。這時(shí)可以利用微縮技術(shù)，將這些資料進(jìn)行縮減，進(jìn)而妥善保管。另外，在工程檔案管理中，資料信息非常多，而且繁雜，加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)的強(qiáng)大功能，能夠極大的提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

6）建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平。多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新為工程檔案信息化管理創(chuàng)造了良好的條件。為了有效提高工程檔案的管理水平，建立并完善一套工程檔案信息管理系統(tǒng)是十分必要的。根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求，建立新型的檔案信息管理模式，加快系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)信息的處理速度，為使用者提供相應(yīng)的咨詢(xún)和查詢(xún)服務(wù)，在保存和管理電子文件的過(guò)程中，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)提高電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，保證電子文件可以適用于不同類(lèi)型的系統(tǒng)。為了更加充分地發(fā)揮電子文件的功能，企業(yè)必須創(chuàng)建優(yōu)秀、先進(jìn)的檔案管理軟件，只有這樣，檔案管理才能為企業(yè)的發(fā)展助力。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)全面的進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，這些大數(shù)據(jù)不僅給人們的工作和生活帶來(lái)一定的方便，同時(shí)還給工程檔案管理工作帶來(lái)了全新的面貌，使得人們將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)階段的電子檔案，這些電子檔案不僅可以有效的提高工程檔案管理水平，同時(shí)對(duì)促進(jìn)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展也有重要的作用。

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