張鳳麗

摘 要：計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使得我國(guó)已經(jīng)緊跟國(guó)際發(fā)展的腳步進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)的爆發(fā)式增長(zhǎng)已經(jīng)成為常態(tài)，且各行各業(yè)都受到了大數(shù)據(jù)的影響。高校檔案管理部門(mén)除了要負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的管理之外，還要通過(guò)檔案分析來(lái)向其他管理部門(mén)以及教育工作提供信息與決策的服務(wù)。在此過(guò)程中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠有效提升檔案管理的整體效率和質(zhì)量，幫助檔案管理部門(mén)為其他部門(mén)提供更加全面的服務(wù)?；诖?，本文將對(duì)大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)及其對(duì)高校檔案管理帶來(lái)的變革進(jìn)行分析，然后分析如何借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理工作，希望能夠?yàn)楦咝n案管理工作提供可行性參考建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案管理;變革;挑戰(zhàn);優(yōu)化管理

高校檔案不僅記錄了高校的發(fā)展歷史，同時(shí)也為高校的各項(xiàng)管理工作提供了信息與決策服務(wù)，在高校發(fā)展的過(guò)程中占據(jù)了重要的地位。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作也面臨著一定的挑戰(zhàn)，促使檔案管理工作進(jìn)行變革，數(shù)字化、信息化已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展大方向。因此，如何緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步加快檔案管理的變革與優(yōu)化，是高校檔案管理部門(mén)重點(diǎn)思考的課題。

1 大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)

顧名思義，大數(shù)據(jù)技術(shù)是指通過(guò)新的信息處理模式來(lái)實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)的決策。大數(shù)據(jù)通常具有5V特點(diǎn)，即：大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、價(jià)值密度（Value）、真實(shí)性（Veracity），大量的特點(diǎn)能夠滿(mǎn)足人們對(duì)數(shù)據(jù)信息數(shù)量方面的需求、高速的特點(diǎn)能夠滿(mǎn)足人們獲得信息的時(shí)效方面的需求、多樣的特點(diǎn)能夠滿(mǎn)足人們對(duì)多元化信息的需求、價(jià)值密度特點(diǎn)能夠滿(mǎn)足人們獲得有價(jià)值的信息的需求、真實(shí)性特點(diǎn)能夠滿(mǎn)足人們對(duì)信息的真實(shí)準(zhǔn)確性的需求。由此可見(jiàn)，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理，能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，能夠?yàn)楦咝８黜?xiàng)決策提供有效的數(shù)據(jù)支持。

2 大數(shù)據(jù)為高校檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)與變革

大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)為高校檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)與變革，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1 促使了檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

在傳統(tǒng)的檔案管理觀念中，主要是對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行管理、為使用者提供檔案原件查詢(xún)服務(wù)等，管理者的觀念通常重管理輕服務(wù)，且現(xiàn)如今依然有很多檔案管理者將工作重心放在日常管理上，忽略了主動(dòng)提供檔案服務(wù)的重要性。而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案信息的重要性逐漸凸現(xiàn)出來(lái)，傳統(tǒng)的管理觀念已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足高校發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。這就在很大程度上促使了檔案管理者管理觀念的轉(zhuǎn)變，將傳統(tǒng)的管理觀念逐漸轉(zhuǎn)變成大數(shù)據(jù)管理，重管理輕服務(wù)的觀念也逐漸轉(zhuǎn)變成重服務(wù)重管理的觀念。

2.2 調(diào)整了檔案管理的資金投入

以往高校在檔案管理方面的資金投入占比是非常小的。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作逐漸向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，在此過(guò)程中需要大量的資金投入來(lái)作為硬件設(shè)施、軟件設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)，高校在此方面需要投入更多的資金比例，為檔案管理工作提供了強(qiáng)有力的支持。

2.3 調(diào)整了檔案管理者的知識(shí)與技能結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)管理者的要求相對(duì)較為簡(jiǎn)單，只需要具備專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和技能、熱愛(ài)檔案管理事業(yè)、能夠遵守檔案管理的基本規(guī)章制度即可。而大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作，對(duì)管理者的知識(shí)與技能提出了更高的要求，不僅要求其具備上述能力，同時(shí)也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等有一定的了解。由此可見(jiàn)，大數(shù)據(jù)為高校檔案管理者帶來(lái)了一定的影響，調(diào)整了管理者的知識(shí)與技能結(jié)構(gòu)。

2.4 提升了檔案管理數(shù)據(jù)的安全

傳統(tǒng)的檔案管理中對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的安全僅限于管理者做好人防、物防等工作，在檔案信息安全方面有著一定的漏洞，很可能會(huì)出現(xiàn)檔案資料信息損壞、丟失等情況，影響了檔案信息的正常使用。而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案的安全性得到了一定的保障，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理的漏洞問(wèn)題，提升了數(shù)據(jù)的安全。但與此同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的虛擬性和開(kāi)放性也可能會(huì)使黑客、病毒等入侵，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)丟失。

3 借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

基于上述內(nèi)容可知，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理工作面臨著一定的挑戰(zhàn)和變革，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)優(yōu)化檔案管理工作，提升檔案掛歷的整體效率和質(zhì)量。

3.1 加強(qiáng)檔案服務(wù)工作理念的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案服務(wù)工作理念的轉(zhuǎn)變是非常重要的。要加快檔案服務(wù)工作理念的轉(zhuǎn)變，需要從以下幾方面出發(fā)：

3.1.1 高校加以重視

高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的重視，充分意識(shí)到大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)和重要性，將檔案信息化建設(shè)工程納入發(fā)展日程。同時(shí)。為檔案管理的信息化發(fā)展創(chuàng)建良好的工作條件，在日常管理過(guò)程中采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)加強(qiáng)信息指導(dǎo)工作，并鼓勵(lì)檔案部門(mén)能夠積極參與到高校日常的運(yùn)作以及各項(xiàng)活動(dòng)中去，充分發(fā)揮出檔案管理部門(mén)的服務(wù)功能。

3.1.2 檔案管理者加以重視

除了高校要給予重視之外，檔案管理者也應(yīng)當(dāng)要加以重視，加快檔案服務(wù)管理觀念的轉(zhuǎn)變。管理者應(yīng)當(dāng)要從傳統(tǒng)的檔案保管者、咨詢(xún)者以及提供者的角色中走出來(lái)，將自身定位為服務(wù)于全校的服務(wù)者，積極面向教育的前線，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理應(yīng)用，為高校的發(fā)展以及各種教育活動(dòng)的展開(kāi)提供更深層次的服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理制度的建設(shè)與完善

檔案是高校發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)，具有一定的指導(dǎo)性作用。但是在現(xiàn)階段，由于高校各個(gè)部門(mén)之間的溝通與交流不及時(shí)，沒(méi)有相關(guān)制度來(lái)進(jìn)行約束和管理，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺失。面對(duì)這樣的情況，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理制度的建設(shè)與完善。在制度建設(shè)的過(guò)程中，需要不斷建立并完善基于大數(shù)據(jù)背景的各項(xiàng)制度，包括《檔案管理崗位職責(zé)》《兼職檔案管理人員工作職責(zé)》《文件歸檔制度》《計(jì)算機(jī)管理制度》《檔案收集管理制度》等。在各項(xiàng)制度建設(shè)的過(guò)程中，需要參考我國(guó)現(xiàn)行的《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《歸檔文件整理規(guī)則》、國(guó)家檔案局8號(hào)令及相關(guān)文件等，保證管理制度的完整性，為管理工作的正常實(shí)施奠定良好基礎(chǔ)。

3.3 加快檔案管理的信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)要向著信息化的方向發(fā)展。因此，加快檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理部門(mén)發(fā)展的主要方向。在實(shí)際情況中，為了加快檔案管理信息化建設(shè)，可以從以下幾方面展開(kāi)相關(guān)工作：

3.3.1 加大投入力度

高校檔案管理部門(mén)的資料來(lái)源于各個(gè)院系和相關(guān)部門(mén)，而加快檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)，需要高校在資金方面給予一定的支持，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，專(zhuān)款專(zhuān)用，加強(qiáng)電子設(shè)備以及相關(guān)技術(shù)的更新速度，讓檔案管理部門(mén)與其他各個(gè)部門(mén)之間的交流能夠更加通暢。這樣對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)有著重要的促進(jìn)作用。

3.3.2 加快服務(wù)端的信息化建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，除了在軟硬件方面的建設(shè)之外，還應(yīng)當(dāng)要加快服務(wù)端的信息化建設(shè)。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)軟件和硬件、管理平臺(tái)的使用，并逐漸完善管理功能，特別是服務(wù)功能的完善，比如：搜索引擎功能、查詢(xún)功能、自動(dòng)更新功能等，為檔案的使用者提供更加全面性、便捷性的服務(wù)。此外，為了更加符合高校檔案管理自身的特點(diǎn)，高?？梢耘c相關(guān)機(jī)構(gòu)結(jié)合起來(lái)開(kāi)發(fā)管理平臺(tái)，使檔案管理平臺(tái)與實(shí)際情況更加相符。

3.4 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，必須要有高素質(zhì)的人才來(lái)作為支持。因此，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是非常重要的。在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，可以從以下幾方面入手：

3.4.1 做好培訓(xùn)工作

為實(shí)現(xiàn)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)要做好檔案管理者的培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)的過(guò)程中，不僅要求檔案管理者具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)也要求其具備計(jì)算機(jī)操作能力、大數(shù)據(jù)挖掘能力以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，將計(jì)算機(jī)操作能力作為培訓(xùn)的重點(diǎn)。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的交流，讓具備計(jì)算機(jī)操作能力但管理經(jīng)驗(yàn)不足的管理者與具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)但計(jì)算機(jī)操作能力不足的管理者進(jìn)行全方位的交流，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)的傳授，共同突破檔案管理的難點(diǎn)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

3.4.2 重視人才引進(jìn)

高校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)要重視人才的引進(jìn)，在招聘的過(guò)程中制定嚴(yán)格的考察流程和內(nèi)容，對(duì)人才進(jìn)行全方位的考察，使其不僅具備較為先進(jìn)的管理技能，同時(shí)也具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能，且具備較好的職業(yè)道德素養(yǎng)、服務(wù)意識(shí)等，以便提升整個(gè)人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。

3.5 做好檔案安全管理工作

在檔案管理的過(guò)程中，加強(qiáng)檔案的安全管理是十分重要的，是保證檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性與完整性的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當(dāng)要從以下幾方面來(lái)做好安全工作：

3.5.1 加強(qiáng)安全系統(tǒng)與軟件的應(yīng)用

高校應(yīng)當(dāng)引進(jìn)安全防護(hù)系統(tǒng)、終端等，在檔案管理過(guò)程中做好服務(wù)終端的安全防護(hù)。比如：加大資金的投入力度來(lái)購(gòu)買(mǎi)安全軟件，并聘請(qǐng)專(zhuān)員來(lái)進(jìn)行安全軟件和相關(guān)系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)。在服務(wù)客戶(hù)端方面也要做好相應(yīng)的安全管理，提升系統(tǒng)的安全性。此外，為了保障所有數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性與完整性，需要做好云備份工作，通過(guò)建設(shè)云空間來(lái)將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)上傳并做好備份，避免高校網(wǎng)絡(luò)遭到黑客或是病毒的攻擊而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失。如果信息真的丟失，那么也可以通過(guò)云備份來(lái)恢復(fù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的安全。

3.5.2 加強(qiáng)檔案安全管理制度的建設(shè)與完善

在現(xiàn)階段的檔案安全管理制度方面，多數(shù)高校的安全管理制度不盡完善。因此，高校應(yīng)當(dāng)考慮到多種可能會(huì)影響到數(shù)據(jù)安全的情況，并針對(duì)各種情況來(lái)建設(shè)相應(yīng)完善的安全管理制度。比如：雖然檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化，但是紙質(zhì)檔案的安全也是管理的重點(diǎn)內(nèi)容。因此，相關(guān)安全制度中必須要將紙質(zhì)檔案的安全考慮進(jìn)去，比如檔案室內(nèi)禁止存放私人物品，做好防火、防盜、防雷、防水、防潮、防高溫、防蟲(chóng)、防污染等安全工作;檔案室布局合理且編排有序;每個(gè)月對(duì)檔案室進(jìn)行定期檢查;電腦及存儲(chǔ)設(shè)備做好防毒和殺毒措施，并定期升級(jí)，非工作人員不得使用設(shè)備;檔案管理系統(tǒng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)，數(shù)據(jù)庫(kù)以及光盤(pán)等電子文檔定期做好檢查和備份。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理工作也面臨著一定的變革與挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化檔案管理工作是檔案管理部門(mén)發(fā)展過(guò)程中的大問(wèn)題。高校及檔案管理部門(mén)要意識(shí)到大數(shù)據(jù)的優(yōu)越性，明確大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，并在此基礎(chǔ)上及時(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念、加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)、加快檔案管理的信息化建設(shè)、做好檔案數(shù)據(jù)安全管理、加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作提供全方位的支持。

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