[摘 要] 文章通過介紹房地產(chǎn)權(quán)屬檔案使用過程中存在的問題，論述了提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效率的重要性和緊迫性，以此來適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

[關(guān)鍵詞] 檔案信息 檔案管理 利用效能

中圖分類號：D035 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是指群眾在登記或變更房地產(chǎn)權(quán)屬過程中形成的有保存價值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)記錄等信息資料，是重要的房地產(chǎn)信息資源。

隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案數(shù)量也隨之迅猛增加，如何合理、科學(xué)地管理房地產(chǎn)檔案，使之發(fā)揮應(yīng)有功效，真正服務(wù)于社會是迫切研討的工作。同時結(jié)合機(jī)構(gòu)改革，被整合單位的業(yè)務(wù)如何銜接成了新部門的工作重點(diǎn)，在重新制定各業(yè)務(wù)流程的過程中突顯了檔案的作用，作為一位檔案工作者，如何為檔案使用者提供準(zhǔn)確、有效用的數(shù)據(jù)成為日常工作必須解決的問題。為更好地完成本職工作，充分發(fā)揮房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效果，本人通過走訪稅務(wù)、司法、檔案館大廳等部門，收集了使用單位意見和來訪群眾的需求，在此提出一些思考。

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案使用過程中存在的問題

（一）檔案查檔封面的信息不是100%準(zhǔn)確。

因房屋登記工作變遷的歷史原因以及登記人員的素質(zhì)參差不齊，造成了房地產(chǎn)檔案信息存在各類的缺陷，使用機(jī)關(guān)和群眾在查詢檔案封面時往往出現(xiàn)以下情況[1]：

1.房屋屬性不準(zhǔn)確，封面表述商住和住宅的，但與歷史購買合同表述的房屋屬性不一致。

2.身份信息不全或不準(zhǔn)，特別是港澳臺人員，很多人員的身份證和結(jié)婚證復(fù)印件再復(fù)印時根本無法看清，使用者無法判斷。如果港澳臺人員在購買房屋時提供的是回鄉(xiāng)證，若干年后，回鄉(xiāng)證的號碼會出現(xiàn)變化，導(dǎo)致有效證件與原始證件不符。

3.房屋坐落不完整、前后不一致。許多房屋地址因政府部門重新命名，但檔案沒有留底，增加了使用者使用難度。

4.權(quán)屬人姓名不完整，個別人員在改名后沒有及時報備以及部分生僻字與電腦備案的不一致，甚至出現(xiàn)錯別字、同音字等。

5.部分檔案通過繼承、贈予等方式取得的沒有在封面反映，部分房屋取得方式信息無顯示。

（二）查檔封面沒有檔案號

現(xiàn)行的查檔封面沒有打印檔案號，與查檔內(nèi)容沒有一個關(guān)聯(lián)一致的渠道，導(dǎo)致部分不法分子利用該漏洞進(jìn)行造假，特別是稅務(wù)部門在判斷是否給予納稅人享受優(yōu)惠稅率時難以判斷，需要群眾去尋找其他資料證明，耽誤了辦事的時間。

（三）檔案服務(wù)范圍較小

在現(xiàn)代社會，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時帶來了各種經(jīng)濟(jì)糾紛。許多涉及房地產(chǎn)案件都通過法院拍賣進(jìn)行過戶以償還債務(wù)，但公開拍賣的產(chǎn)權(quán)信息狀況甚少，使買受人在競買的過程中承受很大的風(fēng)險，現(xiàn)行的檔案查詢制度滿足不了社會對房地產(chǎn)檔案信息的利用需求。

（四）檔案查詢途徑有待進(jìn)一步提升

目前，在檔案館查詢房地產(chǎn)檔案資料，一般是通過門前填表，然后排隊等候，由工作人員在計算機(jī)管理系統(tǒng)上對群眾提出的要求進(jìn)行相關(guān)查詢，出具相關(guān)房產(chǎn)信息證明并打印蓋章的方式。但房地產(chǎn)檔案通過微信公眾號或網(wǎng)上查詢功能服務(wù)等暫未開放，使許多有歷史價值的檔案信息不能為市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供參考。

（五）查檔人員專業(yè)水平有待提升

因各部門對檔案的要求都不同，導(dǎo)致群眾在查詢時會出現(xiàn)不同的情況，可是群眾的素質(zhì)參差不齊需求也各有不同的，往往辦一個證明需跑檔案館查詢幾次。如果工作人員平時沒有經(jīng)驗(yàn)積累，未能及時提醒辦事群眾或一次性告知，導(dǎo)致辦事群眾反復(fù)跑多趟的事情時有發(fā)生。另外，檔案類別品種繁多，隨著科技發(fā)展，檔案載體更是日新月異，檔案工作者更需要創(chuàng)新管理技術(shù)能力才能跟得上時代需求。

（六）檔案管理軟件跟不上業(yè)務(wù)量的發(fā)展需要，檔案整理所需設(shè)備也需要增加配置

（七）檔案開放力度不足

許多有價值的檔案直至今日一直不敢開放，致使檔案的利用率大大降低。檔案之所以不公開，主要是因?yàn)闄n案的鑒定工作跟不上，開放鑒定已經(jīng)成為檔案開放的一大障礙和瓶頸。我國檔案開放鑒定仍然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或具體詳細(xì)的條文，綜合檔案判定是否控制使用的依據(jù)，主要是國家檔案局制發(fā)的《各級國家檔案館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》，但操作性不強(qiáng)，內(nèi)控信息、敏感信息規(guī)定不明確，主觀、人為因素較多。

二、提升房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用效率的建議

檔案管理部門要了解房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用，積極配合社會發(fā)展需求，重視廣大百姓對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用的迫切性，擺正服務(wù)意識，嚴(yán)格管理制度，以群眾滿意為己任。

（一）提高檔案錄入清晰度，創(chuàng)新檔案查詢模式

1.健全檔案工作規(guī)章制度，提高執(zhí)行力[2]。在基層部門，檔案種類繁多，沒有一套完整的檔案工作規(guī)程約束，檔案管理就會非常凌亂，雖然有不少的規(guī)章制度，但基層部門和上級部門的監(jiān)察力度不大，使工作人員在日常工作得過且過，不認(rèn)真審核，錄入資料錯誤，從源頭上群眾的登記資料都得不到正確的反應(yīng)，建議加大績效考核力度，真正將考核落到實(shí)處，提升檔案管理工作質(zhì)量，做到用制度規(guī)范檔案日常管理。

2.房地產(chǎn)檔案原件作為群眾進(jìn)行房產(chǎn)、土地登記的原始資料，是檔案數(shù)據(jù)來源及產(chǎn)權(quán)歸屬的具法律效力的證明。在歸檔時應(yīng)通過高清影像設(shè)備進(jìn)行掃描錄入存檔，清晰地看到原始檔案每一頁所記載的內(nèi)容，才能滿足日后不同用戶對信息的基本要求，使檔案利用更加方便，同時也降低管理成本。

3.大力推廣網(wǎng)上查詢功能，減少現(xiàn)場辦理等候時間。開發(fā)自助查詢系統(tǒng)，使部分業(yè)務(wù)讓群眾首先通過人臉識別系統(tǒng)認(rèn)證，允許經(jīng)認(rèn)證后的群眾查詢屬于自己的檔案資料，例如不動產(chǎn)登記證的信息、發(fā)票、契稅稅票內(nèi)容；如自建房產(chǎn)，允許查詢報建資料、土地購買票據(jù)和合同等。

開通網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，通過密碼限制，讓群眾可以足不出戶辦理日常高頻率使用的檔案查詢并打印。

4.對港澳臺人員在購買房產(chǎn)時，同時留存他們的身份證號、回鄉(xiāng)證或臺胞證，防止日后回鄉(xiāng)證或臺胞證變更時，可查驗(yàn)身份證的真實(shí)性讓群眾快速辦理業(yè)務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案歸檔工作

在登記錄入環(huán)節(jié)把好檔案信息質(zhì)量關(guān)，制定信息數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)，并按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范、完整的錄入。聯(lián)合其他部門加強(qiáng)原始檔案資料的歸集，務(wù)必保證資料清晰，數(shù)量完整，文字資料準(zhǔn)確，相關(guān)證件在有效期內(nèi)，對于地址變更的必須在規(guī)定期限內(nèi)辦理并及時歸檔。編制檔案整理工作方法，將日常整理檔案過程中形成的工作方法編制成冊，使檔案整理工作有章可循。

（三）完善檔案利用渠道

房地產(chǎn)檔案工作者要了解群眾所需所想，主動走訪群眾，開展調(diào)查研究，以需求為導(dǎo)向，在做好保密的前提下，拓寬利用渠道，最大限度地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的價值。

1.在檔案館設(shè)立專門的檔案信息咨詢點(diǎn)，接受群眾現(xiàn)場咨詢、電話咨詢、網(wǎng)上咨詢等，減少辦事多次來回走動。

2.實(shí)行信息共享。建立市級信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，選擇部分房地產(chǎn)檔案信息向部分部門公開，實(shí)現(xiàn)信息共享，為房地產(chǎn)業(yè)健康發(fā)展提供更多的決策參考。

3.建立檔案利用頻度數(shù)據(jù)。對群眾經(jīng)常查詢的檔案數(shù)據(jù)重點(diǎn)監(jiān)控，了解群眾的重點(diǎn)需求從而從源頭進(jìn)行整改，對該部分內(nèi)容重點(diǎn)完善其資料的收集、錄入、歸檔、移交手續(xù)，聽取使用者的意見和建議，建立更為合理的檔案數(shù)據(jù)庫，方便日常查詢。

（四）提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

1.提升工作人員專業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平學(xué)習(xí)，使其全面系統(tǒng)地掌握檔案學(xué)專業(yè)知識，提高檔案收集、管理和開發(fā)利用水平，逐步提高綜合歸納能力、協(xié)調(diào)組織能力、寫作編輯能力。歸集各部門一般的查詢要求，一次性告知群眾查詢資料的漏缺。

2.提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感和榮譽(yù)感。檔案管理人員每天都面對繁瑣、重復(fù)性的工作，容易自我感覺工作沒有挑戰(zhàn)性，創(chuàng)新性不強(qiáng)導(dǎo)致工作熱情不足，這種典型的心理現(xiàn)象，會導(dǎo)致優(yōu)秀的檔案管理人員流失。建議加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，給他們創(chuàng)造更好的工作環(huán)境和工作氛圍，引導(dǎo)他們樹立正確的職業(yè)價值觀和人生觀，檔案工作是社會生產(chǎn)力的必不可少的堅實(shí)基礎(chǔ)，認(rèn)識到自身價值對社會的貢獻(xiàn)。同時，要求工作人員在工作中時刻保持對工作的熱情。優(yōu)化考核和晉升制度，做到讓工作人員可進(jìn)可出，增加競爭性，讓他們看到盼頭，充分認(rèn)識自己工作在當(dāng)今社會的重要性和群眾對檔案工作人員的依靠。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭坤賢.試析新時期檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型[J].中山檔案，2013（1）：8-11.

[2]黎佩文.利用舊檔案 建立新檔案 服務(wù)人民群眾[J].中山檔案，2015（1）：15.

★作者簡介：聶春霞，出生于1976年3月9日，中央廣播電視大學(xué)、東北財經(jīng)大學(xué)工商管理本科畢業(yè)，主要從事房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案、測繪檔案管理工作20余年，2014年12月取得檔案專業(yè)館員資格。