徐光德

摘要：針對(duì)人社系統(tǒng)而言，注重其檔案管理調(diào)取效率的提升有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理安全性的提高，這對(duì)實(shí)現(xiàn)人社系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，在人社系統(tǒng)中需要通過(guò)行之有效的方式開展數(shù)字化管理工作，這樣才能迎合新時(shí)代的檔案數(shù)字化建設(shè)要求。

關(guān)鍵詞：人社系統(tǒng);檔案管理;數(shù)字化

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

在社會(huì)管理系統(tǒng)中，人社檔案管理作為重要的組成部分發(fā)揮了巨大的作用。這就要求人社檔案管理人員在工作中做到與時(shí)俱進(jìn)，通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下科學(xué)技術(shù)的合理利用，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，這樣才可以確保人社檔案的真實(shí)性、完整性、安全性，進(jìn)而滿足人社檔案高效管理、便捷管理的要求。

一、人社檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.是社會(huì)發(fā)展的本質(zhì)要求

在人社系統(tǒng)中，檔案主要是通過(guò)圖片、文字、音頻與視頻等形式加以呈現(xiàn)，而這部分信息資源會(huì)對(duì)人社系統(tǒng)產(chǎn)生較大的影響，具有極高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，也是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的重要資源。在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，人社系統(tǒng)就需要強(qiáng)調(diào)信息化登記建設(shè)，能夠致力于檔案管理實(shí)效性的提升，這樣才方便對(duì)于信息資源的有效管理。在檔案數(shù)字化建設(shè)的大背景下，人社系統(tǒng)就需要深入利用信息技術(shù)，強(qiáng)調(diào)各個(gè)部門之間的相互關(guān)聯(lián)，最終促進(jìn)人社系統(tǒng)的持續(xù)發(fā)展[1]。

2.是時(shí)代發(fā)展的必然要求

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步使得計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，在這一背景下我國(guó)也進(jìn)入到信息化的時(shí)代，使得人們的生活方式出現(xiàn)了極大的改變，同時(shí)有利于工作效率的提升。將信息技術(shù)直接運(yùn)用到人社系統(tǒng)之中，使得其檔案管理工作出現(xiàn)了較大的變化，并且逐漸朝著數(shù)字化的進(jìn)程發(fā)展。同時(shí)，新時(shí)期和新形勢(shì)對(duì)人社系統(tǒng)檔案管理人員的要求也在不斷提升，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理而言，數(shù)字化檔案管理變得更加便捷，不僅有利于其后續(xù)的查詢利用，同時(shí)能與時(shí)代發(fā)展需求相互匹配。

二、人社檔案的特點(diǎn)分析

人社檔案的特點(diǎn)主要在于社會(huì)性與動(dòng)態(tài)性，并且檔案數(shù)量較多、內(nèi)容繁雜，這樣就會(huì)對(duì)檔案人員開展人社檔案數(shù)字化管理工作帶來(lái)一定的影響。

1.擁有社會(huì)性和動(dòng)態(tài)性

人社系統(tǒng)的建立主要是為了給人們提供良好的社會(huì)保障和公共服務(wù)，所以人社檔案管理本身具有社會(huì)性特征。并且在人社檔案管理工作中還應(yīng)該兼顧其動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，這是因?yàn)閰⒈Ｈ藛T每一年都會(huì)增加新的繳費(fèi)、醫(yī)療、退休等事項(xiàng)，這使得人社檔案也要隨時(shí)更新，并且確保檔案的準(zhǔn)確性，從而更好地服務(wù)廣大人民群眾[2]。

2.數(shù)量多，內(nèi)容繁雜

在國(guó)內(nèi)，人社系統(tǒng)檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，這主要是因?yàn)椋旱谝?，我?guó)人口眾多，參與社保的人口基數(shù)較大，再加上人們?cè)絹?lái)越重視人身保障，所以參加社保的人員數(shù)量較多。第二，社保種類較多，其主要包含了工傷、基本養(yǎng)老、醫(yī)療等保險(xiǎn)，要求更多的佐證材料和保障申請(qǐng)，這些都是增加人社檔案數(shù)量的主要原因。

三、人社系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的有效途徑

在當(dāng)前的人社系統(tǒng)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理要求檔案人員考慮創(chuàng)新檔案管理制度，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)加大資金投入、更新技術(shù)設(shè)備，搭建云計(jì)算信息處理平臺(tái)，強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的專業(yè)技能與思想建設(shè)幾個(gè)方面管理的有效實(shí)施，這樣才能推動(dòng)人社系統(tǒng)檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程，更好地服務(wù)于人社系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展。

1.創(chuàng)新檔案管理制度

正所謂：無(wú)規(guī)矩，不成方圓。在檔案管理的實(shí)施中，檔案人員要圍繞科學(xué)化的管理制度，再匹配完善的流程來(lái)開展工作，這樣不僅可以滿足檔案管理效率的提升，也可以更加高效地開展相關(guān)部門的工作。檔案管理制度需要根據(jù)人社系統(tǒng)的實(shí)際發(fā)展以及檔案管理部門的實(shí)際工作情況來(lái)制定，讓檔案管理方法變得更加科學(xué)，可以促進(jìn)檔案管理與人社系統(tǒng)發(fā)展之間的相互協(xié)調(diào)。在檔案管理制度的制定中，還需要明確檔案管理部門的工作，能夠做好明確分工，并且要求檔案管理人員本身具有信息化處理能力以及專業(yè)化的檔案管理知識(shí)。對(duì)于人社系統(tǒng)檔案部門的老員工以及剛?cè)肼毜男聠T工都需要強(qiáng)化信息化方面的培訓(xùn)，能夠強(qiáng)調(diào)部門之間的相互配合。對(duì)于檔案資料則需要及時(shí)上交，而相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理，要求相關(guān)人員遵守檔案管理制度，最終實(shí)現(xiàn)工作效率與質(zhì)量的提升。

2.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

落實(shí)檔案數(shù)字化管理需要先進(jìn)的系統(tǒng)和應(yīng)用技術(shù)的支撐，數(shù)字化技術(shù)本身具有較為強(qiáng)大的功能，所以人社系統(tǒng)的檔案管理部門就需要結(jié)合檔案資料的具體情況，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建立和完善，做好資料方面的整合與處理工作，以此來(lái)保證檔案管理的高效性。另外，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)之中要做好檔案資料的檢索與編目等工作，最終就可以提升檔案資料的實(shí)際價(jià)值。具體而言：第一，在檔案的檢索與查詢之中利用數(shù)字化技術(shù)。在開展數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)，需要明確檔案資料的實(shí)際價(jià)值，能夠注重其檢索與查詢，在這一環(huán)節(jié)應(yīng)按照固定的關(guān)鍵詞來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的檢索。及時(shí)確定檔案資料的位置，在數(shù)據(jù)庫(kù)之中利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)加以檢索，這樣就可以規(guī)避檢索的復(fù)雜化，也有利于檢索效率的提升。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)還能夠打破空間與時(shí)間的限制，極大地提升檔案資料的實(shí)際利用率。第二，落實(shí)電子文件的收集與整理工作。檔案管理之中包含了諸多電子資料與文件，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的使用就可實(shí)現(xiàn)電子檔案的完整收集與科學(xué)管理，其中包含了文件、錄音、照片等資料。對(duì)于檔案管理部門而言，要利用專業(yè)的設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料直接轉(zhuǎn)化為電子文件資料，通過(guò)打印機(jī)、掃描儀等進(jìn)行檔案資料的打印、掃描處理。作為檔案部門的管理人員還應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化的電子文件歸檔處理，節(jié)約大量的時(shí)間和精力。同時(shí)，將掃描機(jī)技術(shù)規(guī)范落實(shí)，明確檔案搜索信息，這樣就可以合理控制其掃描環(huán)節(jié)，做好檔案數(shù)字化掃描的監(jiān)督工作。

3.加大資金投入，更新技術(shù)設(shè)備

人社檔案數(shù)字化管理主要是對(duì)具有價(jià)值的信息資源進(jìn)行采集與整理，這一部分具有價(jià)值的新型資源主要是服務(wù)于特定的組織部門與人員，可以體現(xiàn)其更大的價(jià)值，創(chuàng)造更大的效益。檔案作為活動(dòng)記錄材料，見(jiàn)證了人社系統(tǒng)的成長(zhǎng)，并且在組織運(yùn)營(yíng)管理之中的使用頻率也在不斷提升，這對(duì)于檔案數(shù)字化的收集與歸檔也提供了新的參考依據(jù)，能夠滿足工作價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。所以，人社系統(tǒng)的管理人員就需要提高對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重視度，投入專項(xiàng)資金用于計(jì)算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)設(shè)備等對(duì)應(yīng)設(shè)施的購(gòu)買，并且在制定決策、設(shè)置目標(biāo)等方面能夠參考檔案信息資料，能夠在組織政策運(yùn)行維持方面發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，真正打破傳統(tǒng)模式的束縛，讓檔案信息變得更加精準(zhǔn)[3]。

4.搭建云計(jì)算信息處理平臺(tái)

云計(jì)算和數(shù)字化技術(shù)之間存在異曲同工的效果。在新時(shí)期下，檔案管理本身?yè)碛袛?shù)字化的特點(diǎn)，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用也是可圈可點(diǎn)的。云計(jì)算技術(shù)主要是基于用戶的操作指令，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用搜索引擎來(lái)獲取對(duì)應(yīng)的資料。云計(jì)算技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)本身都帶有網(wǎng)絡(luò)虛擬性，利用其語(yǔ)言形式，提供用戶對(duì)應(yīng)的檔案資料。在開展檔案管理工作的過(guò)程中就需要建立對(duì)應(yīng)的云計(jì)算平臺(tái)，滿足檔案資料的共享要求，并且及時(shí)更新信息，確保資料能夠快速傳播與共享，進(jìn)一步提升檔案管理的便利性。

5.強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的專業(yè)技能與思想建設(shè)

在新時(shí)期下，人社系統(tǒng)的檔案管理人員應(yīng)該懂得主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的新理念、新方法、新技術(shù)，合理利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)。同時(shí)，在開展檔案管理工作的過(guò)程中要提升專業(yè)知識(shí)水平，合理進(jìn)行檔案系統(tǒng)的分類，合理利用檔案資料。作為檔案管理人員還要學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化管理工作所需要的檔案管理知識(shí)。基于檔案管理部門的角度來(lái)分析，需要為檔案管理人員搭建一個(gè)成長(zhǎng)的平臺(tái)，幫助檔案管理人員培養(yǎng)索引技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用能力，使其在數(shù)字化技術(shù)的支持下提高工作效率。人社系統(tǒng)還要強(qiáng)化思想方面的宣傳，讓全體員工都能夠重視檔案工作，如利用宣傳欄、單位內(nèi)部的日?qǐng)?bào)等方面來(lái)幫助員工轉(zhuǎn)變其思想，利用工作制度、工作會(huì)議、研討交流等傳遞檔案數(shù)字化管理的重要意義。在人社系統(tǒng)內(nèi)部開展日常工作時(shí)涉及微信、QQ等交流過(guò)程，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息的泄漏或者損壞等情況一定要嚴(yán)懲行為當(dāng)事人，這樣才可以幫助人社系統(tǒng)建立重視檔案管理的良好風(fēng)氣，對(duì)檔案管理工作提出合理化的建設(shè)，并且強(qiáng)調(diào)檔案管理部門與其他部門之間的密切配合，促進(jìn)人社系統(tǒng)檔案事業(yè)健康發(fā)展[4]。

結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，在開展人社系統(tǒng)檔案管理工作時(shí)要懂得數(shù)字化建設(shè)的重要性，有針對(duì)性地對(duì)檔案管理加以優(yōu)化，這樣才可以規(guī)避損失的出現(xiàn)。還要對(duì)檔案管理數(shù)字化的基本概念有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)與了解，明確保存檔案的基本作用。在檔案管理部門推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程時(shí)也需要提升其重視度，采取科學(xué)的、有效的措施實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的建立與完善，以此來(lái)幫助人社系統(tǒng)檔案管理人員提升自我工作能力與素養(yǎng)，確保人社系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)施，進(jìn)而提供良好的發(fā)展空間以及對(duì)應(yīng)的發(fā)展條件。

參考文獻(xiàn)

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