譚璐

摘?要：我國(guó)很多領(lǐng)域都有涉及到檔案工作，開(kāi)展檔案管理工作具有積極引導(dǎo)意義，開(kāi)展合理、高效的管理工作是確保檔案真實(shí)安全的前提。因此在檔案管理工作中，應(yīng)該用更加合理的、科學(xué)的管理策略。本文首先分析鎮(zhèn)江市人力資源社會(huì)保障檔案管理中心業(yè)務(wù)科的現(xiàn)狀和工作的特點(diǎn)，最后提出有效開(kāi)展檔案管理工作的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：人社局;檔案管理;人力資源

【中圖分類號(hào)】G27??【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）18-0296-01

在檔案管理工作中人事檔案管理是其中一部分，目前鎮(zhèn)江市人力資源社會(huì)保障檔案管理中心業(yè)務(wù)科主要工作為檔案的管理與服務(wù)利用，所存檔案主要分為人事檔案和社保業(yè)務(wù)檔案，查詢工作記錄和歷史養(yǎng)老繳費(fèi)記錄都會(huì)利用到這部分檔案，這部分檔案關(guān)系到個(gè)人的切身利益，還是很重要的。有效、有序開(kāi)展檔案管理工作有利于事務(wù)穩(wěn)定進(jìn)行，能夠在一定程度上促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展，提高辦事效率、讓辦事流程更便捷。只有對(duì)檔案管理的重要性有充分認(rèn)識(shí)，并選用相應(yīng)管理策略，才可以充分發(fā)揮檔案管理作用，以此推動(dòng)檔案管理中心的發(fā)展，最終保證社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。

1?鎮(zhèn)江人社工作檔案管理現(xiàn)狀

1.1?具備比較完善的檔案管理中心

鎮(zhèn)江人社局為完善檔案管理工作，已經(jīng)構(gòu)建了比較完善的檔案管理中心。準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展的重要性，并且能夠重視檔案管理，可以有效落實(shí)檔案部門(mén)分配工作，保證部門(mén)工作互不干擾，部門(mén)間可實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效溝通和資源共享。檔案管理中心能夠準(zhǔn)確發(fā)揮自身任務(wù)，確定工作任務(wù)，避免出現(xiàn)重復(fù)情況。并且可以合理分配檔案管理工作，提升工作效率，減少工作量，降低了工作人員工作負(fù)荷，保障快速開(kāi)展工作檔案管理工作[1]。

1.2?具有較強(qiáng)的檔案資料信息保密性

檔案中心檔案管理的內(nèi)容是對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)移交的相關(guān)檔案材料進(jìn)行收集整理，入庫(kù)上架并統(tǒng)一保管，以便后期工作的開(kāi)展與利用，對(duì)于其他工作開(kāi)展具有參考意義，管理工作檔案和社保檔案可以為其他工作提供真實(shí)、有效的參考資料，將政府部門(mén)工作效率提高。此外，鎮(zhèn)江檔案中心檔案管理的保密工作做的很好，例：工作人員需通過(guò)門(mén)禁卡進(jìn)入庫(kù)房，個(gè)人不好查閱本人及直系親屬的檔案，但可復(fù)印經(jīng)辦業(yè)務(wù)所需材料，單位閱檔必須通過(guò)介紹信才可以查閱單位員工的人事檔案，查閱社保歷史繳費(fèi)記錄必須由本人查詢、或者單位持介紹信查詢等。

1.3?實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工

社保中心歷史檔案未錄入系統(tǒng)，傳統(tǒng)手工翻查存在耗時(shí)長(zhǎng)、準(zhǔn)確率不高等問(wèn)題，就業(yè)管理中心歷史檔案也存在錄入信息有誤等問(wèn)題，目前鎮(zhèn)江檔案管理中心已經(jīng)在做政府投資項(xiàng)目-檔案管理及數(shù)字化加工，對(duì)在庫(kù)歷史檔案進(jìn)行整理及數(shù)字化，目前已完成就業(yè)管理中心歷史檔案整理裝盒，正在開(kāi)展社保歷史檔案的整理及數(shù)字化加工工作，對(duì)未進(jìn)入系統(tǒng)的社保歷史檔案材料進(jìn)行分類組卷，錄入系統(tǒng)并進(jìn)行掃描，方便調(diào)用，預(yù)計(jì)完工后會(huì)大大提高工作效率和準(zhǔn)確率。

2?檔案管理中心工作檔案管理具備的特征

2.1?檔案管理手段多樣

檔案管理中心傳統(tǒng)檔案管理工作耗時(shí)較長(zhǎng)，容易受到外部因素的影響。傳統(tǒng)管理工作任務(wù)量大，記錄、分類及歸檔等工作需要人工參與，使管理準(zhǔn)確性較差。而目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了在金保系統(tǒng)中查詢，接下來(lái)會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案掃描信息化，更方便于檔案的查閱。除此之外，檔案能夠通過(guò)多樣的形式來(lái)保存，利于開(kāi)展檔案分類管理工作，將勞動(dòng)強(qiáng)度和成本降低，也有著越來(lái)越豐富的管理手段[2]。

2.2?專庫(kù)管理

目前檔案管理工作中存在著海量信息這一狀態(tài)，紙質(zhì)檔案占用空間也較大，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)存放混亂、管理無(wú)序的情況，在查找相應(yīng)檔案時(shí)會(huì)花費(fèi)較多的時(shí)間。為了良好的進(jìn)行檔案管理和保存，可通過(guò)專庫(kù)來(lái)保存各類檔案，每份檔案都有檔案號(hào)，這樣能夠有效整理檔案儲(chǔ)存空間，保證檔案存放的有序性，有效進(jìn)行檔案分類，使管理更加專業(yè)，方便查閱，節(jié)約更多的時(shí)間。

3?加強(qiáng)檔案管理的策略

3.1?提升管理人員綜合素質(zhì)

開(kāi)展檔案管理工作與管理人員不可分離，管理人員管理能力和專業(yè)水平對(duì)于檔案管理合理開(kāi)展具有重要意義，因此需要使用合理措施提高工作人員綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式難以跟上社會(huì)快速發(fā)展的步伐，針對(duì)這一情況，應(yīng)該激勵(lì)工作人員，使其積極學(xué)習(xí)管理相關(guān)知識(shí)和技術(shù)，提升自身專業(yè)素養(yǎng)，創(chuàng)新管理方法，并具備一定的責(zé)任和法律意識(shí)。確保工作人員可以掌握工作檔案管理的重要性，掌握更多新思想和技術(shù)，使用先進(jìn)的管理技術(shù)以及方法，提升工作人員素質(zhì)，最終提升檔案管理效率。

3.2?加強(qiáng)檔案管理信息化

隨著計(jì)算機(jī)數(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案占空間、管理效率低、任務(wù)重以及查詢調(diào)度較為繁瑣等問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，如果實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，各個(gè)部門(mén)間會(huì)有更加高效的溝通，并且能夠共享資源，在管理中投入的資金也會(huì)減少，從而可以高效的進(jìn)行檔案管理工作，能夠解決原本保存和管理檔案的方式中會(huì)產(chǎn)生的檔案磨損和保存時(shí)間短的問(wèn)題[3]。管理工作檔案更加細(xì)化，可以促進(jìn)管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

3.3?優(yōu)化檔案管理觀念

檔案管理中心為了有效開(kāi)展工作檔案管理工作，需要對(duì)管理觀念進(jìn)行優(yōu)化，從而應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)兴枷胗^念，領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員應(yīng)該提升自身的管理意識(shí)，以此開(kāi)展工作將會(huì)大幅提高管理工作質(zhì)量，也會(huì)提升自身管理能力。除此之外，在管理工作中投入更多的財(cái)力、物力和人力，完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，保證合理存放檔案資料。管理工作檔案的部門(mén)，需要主動(dòng)協(xié)調(diào)工作，確保各部門(mén)間有更加協(xié)調(diào)的合作。部門(mén)需保證檔案管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性，以順利開(kāi)展檔案管理工作。

結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中工作檔案管理能夠發(fā)揮重要作用，檔案管理中心加強(qiáng)檔案管理能夠向人們提供更良好的服務(wù)，使檔案資料的準(zhǔn)確率更高，因此在檔案管理中應(yīng)該采取良好的策略，通過(guò)提升管理人員素質(zhì)、制定完善管理制度、加強(qiáng)管理信息化等策略來(lái)順利開(kāi)展工作檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]林清嬌.淺談人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略[J].消費(fèi)導(dǎo)刊，2019，（48）：190.

[2]吳蔓玲.人社工作檔案管理的重要性分析及其管理策略研究[J].文淵（高中版），2019，（3）：541.

[3]鞠京紅.人社工作檔案管理的策略分析[J].環(huán)球市場(chǎng)，2019，（2）：258.