閆振生

【摘 ?要】檔案包括著工作人員的信息單位內(nèi)部的計(jì)劃以及未來規(guī)劃，傳統(tǒng)的檔案管理方法是由工作人員填寫紙質(zhì)的檔案表，之后由特定的人員和部門負(fù)責(zé)管理和收集檔案，這種方法很容易發(fā)生丟失的情況，并且在查找檔案的時(shí)候也會(huì)有很大的不便。已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)代社會(huì)對檔案的需求。因此，檔案管理信息化是檔案管理的必然發(fā)展趨勢，將檔案管理與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化相互融合，可以促進(jìn)檔案管理更好的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化;檔案管理;發(fā)展趨勢

檔案見證了各個(gè)單位的發(fā)展以及內(nèi)部人員的全部信息，屬于重要的信息資源和社會(huì)的共同財(cái)富。在檔案管理的過程中，需要對檔案進(jìn)行有規(guī)律的放置并且做好標(biāo)注，以便于在查找的時(shí)候方便拿取。而將檔案進(jìn)行信息化管理的方法則避免信息丟失和查找不方便的情況，利用信息化和數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，為單位和社會(huì)提供快速方便的服務(wù)，只需要利用互聯(lián)網(wǎng)動(dòng)動(dòng)手指就可以查到自己想要的檔案信息，檔案管理信息化極大的提高了檔案的利用率和信息資源的合理配置。

1 什么是檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子設(shè)備將檔案信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式的檔案資源，這樣可以在國家和相關(guān)部門的統(tǒng)一管理和調(diào)配下對檔案信息進(jìn)行精準(zhǔn)的管理，不再需要由各個(gè)單位和相關(guān)部門保存大量的紙質(zhì)檔案，只需要將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)資源庫，就可以在有關(guān)部門和個(gè)人需要調(diào)出信息的時(shí)候快速有效地查看。檔案管理信息化取代了以前以實(shí)體檔案為主的檔案管理模式，這種管理方式非常符合目前信息化的發(fā)展，體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化和檔案管理相互融合的現(xiàn)代化水平，在加速檔案信息資源共享的同時(shí)，還方便國家有關(guān)部門對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理和規(guī)劃。

2 檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)地球村的快速形成，原有的檔案管理辦法和檔案保存形式已經(jīng)無法滿足當(dāng)代社會(huì)的需求和資源共享的目的。所以說檔案管理信息化是當(dāng)今時(shí)代的必然趨勢，同時(shí)也方便有關(guān)部門對國家人才進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配和將檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行資源共享。負(fù)責(zé)檔案保存和調(diào)配的單位也急需轉(zhuǎn)變思想和盡快革新技術(shù)，將手中的實(shí)體檔案資源快速轉(zhuǎn)化為互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)字資源，形成一個(gè)資源共享的信息化平臺(tái)，加快我國人才的建設(shè)工作，將信息化檔案管理變成社會(huì)的福音和推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的助力。

2.1 檔案信息化建設(shè)是我國現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容

貫徹落實(shí)國家有關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)以互聯(lián)網(wǎng)和電子設(shè)備為主要載體的檔案管理信息化建設(shè)是全國檔案事業(yè)發(fā)展十二五規(guī)劃中的重要任務(wù)，國家希望有關(guān)部門盡快將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)信息呈現(xiàn)在數(shù)字化平臺(tái)之中，并且構(gòu)建出完善的檔案接收，檔案整理以及檔案更新等體系，確保檔案信息成為共享的數(shù)字化資源，并且要按照國家相關(guān)規(guī)定對信息資源和檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位的保存和管理。確保檔案信息化平臺(tái)在方便檔案信息調(diào)取的同時(shí)，還能保證這些信息的安全科可靠性。

2.2 社會(huì)的發(fā)展促進(jìn)和推動(dòng)了檔案管理業(yè)務(wù)的變革

傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)目前時(shí)代對于檔案信息的需求，傳統(tǒng)的檔案管理方式只能依靠人工去對檔案的接收和外借進(jìn)行記錄，并且要對檔案進(jìn)行及時(shí)的整理和歸納，防止信息發(fā)生交叉混亂。而向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變的方式在檔案共享，信息整理，以及檔案的統(tǒng)一調(diào)配方面都有著無法超越的優(yōu)勢。目前社會(huì)需要更多的人才去推動(dòng)國家的發(fā)展和信息化的推進(jìn)，所以這些人才的檔案信息就是各個(gè)單位迫切需求的。比如內(nèi)蒙古興安盟突泉縣黨群服務(wù)中心可以利用互聯(lián)網(wǎng)將符合要求的人員檔案進(jìn)行檢索和篩選，這樣節(jié)省了查看檔案花費(fèi)的時(shí)間，大大提高了工作的效率，并且可以使得檔案信息可以迅速擴(kuò)展到需要的人手中，使得信息交換加速，促進(jìn)人才流動(dòng)。

2.3 檔案信息化可進(jìn)一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)信息化雖然給人們對檔案信息的了解有著很大的幫助，但是網(wǎng)絡(luò)虛擬空間存在著很多的漏洞，容易讓一些不法分子倒賣檔案信息，造成人員信息的泄露。雖然我國的檔案信息化規(guī)范還比較健全，但是仍存在一些不足，所以說將檔案信息化進(jìn)一步完善和提升，可以促進(jìn)我國檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的構(gòu)建。研發(fā)人員需要不斷提高檔案信息化平臺(tái)的安全可靠性，并且對于檔案的借還，信息的儲(chǔ)存，以及檔案信息的相互交換，還有數(shù)據(jù)的更新都需要進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)計(jì)和緊密的安排，確保每一項(xiàng)任務(wù)都有專人負(fù)責(zé)，讓檔案信息在網(wǎng)絡(luò)信息化的空間內(nèi)也變得井井有條，在查看檔案信息便利的同時(shí)，提高檔案信息的安全性，進(jìn)一步完善我國的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

3 結(jié)束語

檔案管理信息化已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢，負(fù)責(zé)檔案管理的有關(guān)部門必須盡快進(jìn)行技術(shù)革新，將檔案信息快速歸入到網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)以供資源共享，同時(shí)有關(guān)部門還要加強(qiáng)規(guī)范檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系，檔案管理信息化成為檔案共享和推進(jìn)社會(huì)人才隊(duì)伍建設(shè)的最好助力，讓檔案信息不再停留在實(shí)物上，而是以數(shù)字信息的形式傳播到每一個(gè)需要的單位和人員手中，讓檔案信息進(jìn)行合理配置，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)揮檔案的作用。

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