馮曉英

摘要：資金貫穿于企業(yè)生存和發(fā)展的全過程，資金安全性管理一向是企業(yè)財務管理的重要內(nèi)容，而現(xiàn)金作為企業(yè)無法替代的一種支付方式，極易被侵占和挪用，甚至出現(xiàn)舞弊行為，相比于銀行存款等形式的資金管理難度更大。本文介紹了H集團目前的財務管理模式和現(xiàn)金管理模式，分析了在財務集中管理模式下分支機構(gòu)現(xiàn)金管理中存在的盤點不及時、未達賬項原因查找不及時、不相容崗位未分離等原因造成的現(xiàn)金被侵占和挪用的風險，提出了分支機構(gòu)從建立總收流動收款制度、三個層次的日清日結(jié)制度、未達賬項每日查找制度、營收稽核每日匯報制度等幾個方面完善公司現(xiàn)金管理制度和健全公司的內(nèi)部控制制度，同時要優(yōu)化組織架構(gòu)和崗位設置，提高員工綜合素質(zhì)，制定現(xiàn)金安全獎懲制度，成立稽核小組等改進思路，進一步加強零售企業(yè)現(xiàn)金安全管理。

關(guān)鍵詞：商業(yè)零售企業(yè);現(xiàn)金安全;財務集中;總收管理

一、商業(yè)零售企業(yè)資金管理的重要性

企業(yè)管理的目標是生存、發(fā)展、獲利，而貫穿于企業(yè)管理全過程的就是資金，為了滿足經(jīng)營活動中的流動性、獲利性和投資性需求，企業(yè)必須擁有一定的資金儲備。資金就是企業(yè)生存發(fā)展的“血液”，資金安全性管理一向是企業(yè)財務管理的重要內(nèi)容。貨幣資金主要包括現(xiàn)金和銀行存款，而現(xiàn)金作為企業(yè)無法替代的一種支付方式，極易被侵占和挪用，甚至出現(xiàn)舞弊行為，相比于銀行存款等形式的資金管理難度更大。H集團是一所大型連鎖零售企業(yè)，分支機構(gòu)每天都會有現(xiàn)金收入，尤其是遇到節(jié)假日時，隨著銷售量的增長，現(xiàn)金量也在大幅增加，加之節(jié)假日銀行不辦理對公業(yè)務，現(xiàn)金不能及時存入銀行，致使現(xiàn)金積存量會越來越大。由于區(qū)域財務人員也都處于休假狀態(tài)，無人對現(xiàn)金進行盤點和檢查稽核，使得現(xiàn)金安全風險也會隨之加大，所以現(xiàn)金安全管理成為當前H集團財務管理的重中之重。

二、H集團現(xiàn)金管理現(xiàn)狀

（一）H集團背景介紹

H集團為一家全國性擴張的零售連鎖企業(yè)，主營大型綜合連鎖超市，在全國21個省市均擁有160多家分支機構(gòu)，分支機構(gòu)有母公司的分公司，也有下屬子公司的分公司，分支機構(gòu)數(shù)量較多且位置分散，不利于總公司的監(jiān)控和管理。

（二）H集團財務管理模式

H集團目前財務管理模式為區(qū)域集中管理，屬于分散管理到財務共享服務中心的過渡階段，全國分為華北、華南、西北、西南、東北、華中、華東等7個區(qū)域財務中心，每個財務中心下轄所屬區(qū)域內(nèi)的若于個省區(qū)。區(qū)域財務中心設財務總監(jiān)和業(yè)務模塊財務經(jīng)理，主要負責所轄區(qū)域的資金管理、賬務核算、費用報銷、印鑒管理等職能，相當于一個區(qū)域財務共享服務中心，而各省區(qū)主要負責當?shù)氐亩悇丈陥蠛蜏贤?、當?shù)噩F(xiàn)金的管理、當?shù)囟惼笔杖?，對當?shù)亟?jīng)營的服務和監(jiān)督等職能，省區(qū)內(nèi)分支機構(gòu)又分布在不同縣市。單個分支機構(gòu)不設置獨立的財務人員，只有總收人員負責貨款的收取和核對。由于省區(qū)財務或者區(qū)域財務中心財務人員對分支機構(gòu)的現(xiàn)金只是定期檢查和不定期抽查，做不到每日盤點，所以分支機構(gòu)的現(xiàn)金管理存在風險。異地分支機構(gòu)由于距離原因，省區(qū)和區(qū)域財務中心財務人員盤點和檢查稽核的次數(shù)相對更少，導致異地現(xiàn)金安全問題更為嚴重。

（三）H集團現(xiàn)金管理現(xiàn)狀

H集團分支機構(gòu)的現(xiàn)金收入包含三大部分：一部分是銷售商品產(chǎn)生的現(xiàn)金收入，一部分是分支機構(gòu)收取的一些雜費等其他業(yè)務收入，還有一部分是外租區(qū)商戶交回的租金。三大現(xiàn)金收入都會交給分支機構(gòu)總收入員收取并進行系統(tǒng)核銷，賬務人員會在次日進行營收稽核并導入賬務模塊入賬。H集團分支機構(gòu)現(xiàn)金的管理模式經(jīng)歷了三個階段的演變：

第一階段：分支機構(gòu)總收每店設置5-6人，排班安排同收銀員一致，分為早班和晚班，而且每班都是雙人雙崗，考慮到員工休假等原因，一個分支機構(gòu)需配備5一名總收人員完成現(xiàn)金收款及開票，核銷等工作。

第二階段：為了提高效率，節(jié)約成本，分支機構(gòu)總收取消早晚班，改為長白班制，總收外室設置郵筒式保險柜，晚班收銀員下班后將貨款包和備用金包投入郵筒式保險柜，次日總收上班后由總收，安保和收銀領(lǐng)班三方監(jiān)點。這種模式下保證雙人雙崗，同時考慮到休假因素，每個分支機構(gòu)總收人員配置是3人，比第一種模式節(jié)約近50%的人力成本。

第三階段：為了進一步提高效率，節(jié)約成本，重新評估了總收每天的工作量后，進一步將分支機構(gòu)總收改為每2個分支機構(gòu)設置3人，相當于每個分支機構(gòu)1.5人，相比第二種模式又節(jié)約將近50%的人力成本，但是本次改進主要效果是節(jié)約了一半的人力成本，但是不能保證雙人雙崗，這樣會存在一定的現(xiàn)金風險，相當于在接受了一定風險的前提下追求成本費用的大幅度節(jié)約，以達到利潤的提升。

三、H集團分支機構(gòu)現(xiàn)金管理中存在的問題及成因

（一）H集團分支機構(gòu)現(xiàn)金管理中存在的問題

1.節(jié)假日時的現(xiàn)金持有量不斷加大

由于節(jié)假日金融機構(gòu)不辦理對公業(yè)務，而零售企業(yè)節(jié)假日銷售也正是高峰，現(xiàn)金又不能及時送存銀行，導致零售企業(yè)的現(xiàn)金持有量不斷增加，存在很大的安全風險。

2.現(xiàn)金盤點稽核不及時

區(qū)域財務中心或省區(qū)財務對分支機構(gòu)的現(xiàn)金做不到及時盤點稽核，如果被侵占或挪用，不能及時發(fā)現(xiàn)。

3.未達賬項查找不及時

賬務人員以月度為單位編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，這就會導致如果有總收人員私自更改營收稽核報表（比如將現(xiàn)金收款方式改為銀行存款）并私自挪用公款，不能及時發(fā)現(xiàn)，只有到月度編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表時才能發(fā)現(xiàn)未達賬項，給總收人員有一定的時間差可以挪用。

4.不相容崗位未分離

首先，系統(tǒng)核銷和收款是同一個人操作，如果收款人員將所收款項同時做系統(tǒng)核銷并將現(xiàn)金挪用，區(qū)域財務中心只要未到現(xiàn)場盤點，在賬上也不會體現(xiàn)欠繳，在銀行做不到每日上門收款的情況下，如果此筆資金被挪用，也不能及時發(fā)現(xiàn)。

其次，收款和開具收據(jù)是同一人操作，導致收款并開具收據(jù)后將此筆款項挪用，而恰好系統(tǒng)上并沒有錄入應收費用的情況下，將此筆款項挪用，也不能及時發(fā)現(xiàn)。

再次，操作資金和導出銀行對賬單由一人操作存在風險，如果出納私自挪用資金并將銀行對賬單篡改，銀行存款余額調(diào)節(jié)表也發(fā)現(xiàn)不了問題。

（二）H集團分支機構(gòu)現(xiàn)金管理問題的成因

1.財務區(qū)域集中導致現(xiàn)金盤點不及時

由于財務區(qū)域集中的管理模式，分支機構(gòu)只設總收人員，導致財務中心對分支機構(gòu)現(xiàn)金盤點稽核不及時。

2.財務的慣性思維導致未達賬項查找不及時

由于一直以來財務規(guī)定的以月度為單位編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，造成月末結(jié)賬時才會查找未達賬項產(chǎn)生的原因。

3.由于壓縮成本造成的不相容崗位未分離

隨著零售企業(yè)競爭的加劇，銷售收入方面的突破會遇到瓶頸，這樣企業(yè)必然會從壓縮成本費用方面來提升利潤。因分支機構(gòu)一般規(guī)模不大，因此為節(jié)約人力成本，可能忽視了一些最基本也最簡單的貨幣資金管理原則，造成了一些不相容崗位由一人兼任，導致了操作風險，給侵占資金的職務犯罪帶來了可乘之機，存在極大的資金安全隱患。

四、H集團分支機構(gòu)現(xiàn)金管理問題的改進思路

（一）完善公司現(xiàn)金管理制度和內(nèi)控體系

1.總收實行流動收款制度

分支機構(gòu)現(xiàn)金管理經(jīng)過以上三個階段的演變，人力成本己經(jīng)比最開始節(jié)約了75%，但是到第三階段，在節(jié)約成本的基礎(chǔ)上，存在了一定的現(xiàn)金風險，所以現(xiàn)考慮第四種解決方案，總收實行流動收款制度：即一個地區(qū)只設兩名總收人員進行流動收款（分支機構(gòu)較多的地區(qū)視工作量情況適當增加人員編制），在一家分支機構(gòu)點完款并同班結(jié)（收銀臺系統(tǒng)銷售數(shù)據(jù)）核對無誤后將現(xiàn)金存放金庫，之后直接到下一個分支機構(gòu)點款核對。這樣由于雙人在崗，可以避免現(xiàn)金風險，同時由于完成一家分支機構(gòu)的點款和核對后直接流動到下一家分支機構(gòu)，也避免了總收人員長期在一家分支機構(gòu)總收室工作的舞弊操作時間和空間。此外，對于人力成本來講，也會成倍的下降。對于門店雜費的收取，可盡可能地采用轉(zhuǎn)賬或微信支付寶等支付方式。

2.現(xiàn)金管理做到三個層次的日清日結(jié)

企業(yè)資金安全是第一位的，要做到三層日清日結(jié)。第一層日清日結(jié)應該在業(yè)務運行中完成，例如當天該入機的銷售全部入機，做好班結(jié)并交回總收，防止出現(xiàn)當天收到的貨款不入機，系統(tǒng)上沒有銷售，現(xiàn)金也挪作他用等情況;第二層日清日結(jié)在資金管理模塊，要核對所有的賬面收入同銀行收入是否一致，收入差異在一個工作日內(nèi)識別及處置，對于資金安全來講，也能最及時的發(fā)現(xiàn)問題;第三層日清日結(jié)是財務識別業(yè)務風險的能力，每天通過分析對比日數(shù)據(jù)，找出重大波動，警示業(yè)務團隊。通過三層日清日結(jié)機制的運行，驅(qū)動業(yè)務真實性、合規(guī)性的提升，這是財務部更有價值的進步，也是財務最大的成長機會點。

3.企收銀未收賬項每日查找

做到每日核對并查找未達賬項原因，及時發(fā)現(xiàn)企收銀未收款項。

4.營收稽核情況每日匯報機制

每日的營收稽核情況定時向財務總監(jiān)匯報，這樣各級員工會更加重視此部分工作，從而及時發(fā)現(xiàn)問題。

5.加強往來對賬管理制度

企業(yè)不少往來賬因業(yè)務頻繁，極易成為貨幣資金舞弊的控制薄弱點。很多貨幣資金舞弊事件是通過對往來賬做手腳，或者直接收取客戶貨款不入賬，達到把挪用公款的目的。因此，企業(yè)應該加強對分支機構(gòu)往來賬項的對賬管理，把分支機構(gòu)的往來賬目納入總公司或區(qū)域財務中心的嚴密監(jiān)控之下，加強威懾力。

6.加強對分支機構(gòu)日常報表勾稽關(guān)系的監(jiān)控

通過對分支機構(gòu)日常報表勾稽關(guān)系的監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)可能存在的異常，對異常數(shù)據(jù)追查，以發(fā)現(xiàn)可能存在的資金舞弊。區(qū)域財務中心設置專門的崗位，每日檢查分支機構(gòu)財務報表，特別是對現(xiàn)金余額長期偏高、銀行未達賬項偏多，個別往來賬過大等異常事項給予關(guān)注，設置專用勾稽關(guān)系檢查報表，此崗位的人員一定由對賬務非常熟悉且有豐富經(jīng)驗的員工來擔任，才能對于異常保持應有的職業(yè)敏感。

（二）優(yōu)化組織機構(gòu)及崗位設置

1.建立分支機構(gòu)駐店財務主管委派制度

由總部或區(qū)域財務中心直接委派駐店財務主管，加強對分支機構(gòu)的現(xiàn)金安全管理和分支機構(gòu)經(jīng)營業(yè)務的支持和監(jiān)督。分支機構(gòu)財務主管的薪資和晉升由總公司或區(qū)域財務中心決定，從而提升分支機構(gòu)財務主管的獨立性，形成分支機構(gòu)財務和業(yè)務的相互監(jiān)督。在強調(diào)財務對業(yè)務監(jiān)督的同時，也應建立業(yè)務對財務的監(jiān)督機制，以避免財務在分支機構(gòu)處于無人監(jiān)督的真空地帶，通過互相監(jiān)督，以避免或減少現(xiàn)金舞弊帶來的損失。分支機構(gòu)駐店財務主管同時也負責幫助店長分析門店財務狀況，對區(qū)域財務中心的制度做現(xiàn)場培訓和解答，這樣在監(jiān)督的同時還提高了對分支機構(gòu)經(jīng)營的服務和支持。

2.加強不同崗位對收據(jù)管理的互相監(jiān)督

賬務每日核對收據(jù)同賬面現(xiàn)金的余額是否一致，有沒有收據(jù)己經(jīng)開具，但是賬上沒有體現(xiàn)現(xiàn)金收入的情況;收據(jù)用完后有沒有將存根聯(lián)交回稅務崗，稅務崗稽核所有收據(jù)是不是聯(lián)號，防止私自收取現(xiàn)金開具收據(jù)給對方的情況出現(xiàn)。

3.加強不同崗位對銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制控制

銀行對賬單的導入工作由出納變成賬務人員，為賬務人員辦理網(wǎng)銀查詢密鑰，僅有查詢權(quán)限，從網(wǎng)銀系統(tǒng)中導出銀行對賬單并導入ERP系統(tǒng)，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，這樣可以避免出納既操作資金又導出銀行對賬單造成的篡改風險。

（三）建立資金安全管理的獎懲機制

將資金安全與各部門職責掛鉤，逐級進行現(xiàn)金安全管理考核，層層落實，責任到人。對因管理不善，控制不嚴造成的資金損失，要追究相應的責任，激發(fā)各管理層級對現(xiàn)金安全的重視，最大限度地規(guī)避現(xiàn)金安全風險。

（四）提升員工的綜合素質(zhì)

1.招聘員工的擔保機制和背景調(diào)查

招聘所有同現(xiàn)金有關(guān)的崗位時必須讓應聘人員提供擔保人，對招聘通過的員工做一定的背景調(diào)查，背景調(diào)查通過后方可入職。

2.加強員工培訓

員工培訓分為以下幾個方面：一是企業(yè)文化方面，加強優(yōu)秀企業(yè)文化的宣導，讓員工增強對企業(yè)的認同感和主人翁意識;二是法律意識和職業(yè)道德方面，讓員工時刻秉持應有的執(zhí)業(yè)操守，讓員工知道觸犯法律將會受到的法律制裁;三是業(yè)務方面，定期為員工培訓不同模塊的業(yè)務知識，增強員工的業(yè)務能力，使其明確職業(yè)規(guī)劃而不是混沌度日甚至破罐子破摔;四是系統(tǒng)方面，由于企業(yè)ERP系統(tǒng)的上線和不斷更新，使得有些員工跟不上系統(tǒng)的腳步，所以應當定期為員工培訓系統(tǒng)操作，使其工作得心應手，獲得工作上的成就感;五是經(jīng)營方面，定期為員工培訓經(jīng)營業(yè)務，讓員工成為懂業(yè)務的財務，從而更好的支持和監(jiān)督業(yè)務，綜合素質(zhì)得到全面發(fā)展。

3.對員工定期輪崗

給員工定期輪崗，不僅員工的業(yè)務水平得到全方面的鍛煉和學習，對公司來講，定期輪崗也能規(guī)避很多因員工長期在一個崗位工作而產(chǎn)生的操作風險和利益風險。

（五）加強對分支機構(gòu)現(xiàn)金的稽核檢查

區(qū)域或省區(qū)財務部成立專門的稽核小組對分支機構(gòu)的現(xiàn)金進行定期稽核和不定期抽查，對分支機構(gòu)形成一種威懾。

五、結(jié)語

隨著零售企業(yè)規(guī)模的擴大，分支機構(gòu)不斷增多，其分支機構(gòu)一般數(shù)量較多且位置分散，總公司或區(qū)域財務中心在日常管理中往往鞭長莫及，例行的檢查稽核和審計都是事后的監(jiān)督，不能有效地做到防患于未然，因此，財務集中管理模式下，總公司或區(qū)域財務中心對分支機構(gòu)現(xiàn)金安全管理除了應加強審計及檢查稽核以外，更應該加強和完善日常的財務制度建設，健全內(nèi)控體系，加強制度地執(zhí)行力，優(yōu)化組織架構(gòu)和崗位設置，提升員工的綜合素質(zhì)，不斷提高安全管理水平，更多地做到事前和事中的控制，最大限度地規(guī)避現(xiàn)金安全風險。

參考文獻：

[1]黃衛(wèi)偉，等.價值為綱：華為財經(jīng)管理綱要[M].北京：中信出版社，2017（9）：296-297.

[2]程楠.我國酒店行業(yè)的現(xiàn)金管理研究[J].現(xiàn)代商業(yè)，2019（17）：110-111.

[3]王洪濤.企業(yè)集團多銀行現(xiàn)金管理方案分析—以河南煤業(yè)化工集團為例[J].經(jīng)濟研究導刊，2019（9）：95-97.

[4]李昕冉.企業(yè)現(xiàn)金管理中存在的常見問題及對策分析[J].納稅，2018（29）：234.