岳玉輝

摘要：隨著事業(yè)單位自身發(fā)展的加快，其檔案使用頻率越來(lái)越高，使得以往的管理模式已經(jīng)難以滿足單位面臨的發(fā)展需求了，因此必須積極創(chuàng)新各種管理模式，完善各種制度，從而保障事業(yè)單位能夠健康穩(wěn)定地進(jìn)行發(fā)展。從當(dāng)前的管理狀況來(lái)看，無(wú)論是管理制度，還是管理者的能力素質(zhì)，均面臨著較大的挑戰(zhàn)。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須嚴(yán)抓管理，兼顧管理工作中的每一環(huán)節(jié)進(jìn)行管理創(chuàng)新。只有認(rèn)真找出管理工作中的問(wèn)題并采取針對(duì)性的創(chuàng)新措施，才能夠真正地提升管理工作的質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新措施

當(dāng)前，事業(yè)單位出現(xiàn)了明顯的發(fā)展與改革，然而其在檔案管理方面仍然存在著制度不完善、設(shè)施缺乏、管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，從而對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到了一定的限制作用。合理的創(chuàng)新措施有利于糾正管理工作中的諸多不足之處，因此對(duì)檔案管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新對(duì)管理效率的提升發(fā)揮著積極意義?；诖?，筆者對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新措施進(jìn)行了分析與總結(jié)，以期能夠?yàn)楦魇聵I(yè)單位及其管理人員提供幫助。

一、完善檔案管理制度

完善管理制度不僅可以提升工作效率，而且也能夠使管理工作的質(zhì)量得到優(yōu)化。其具體內(nèi)容如下：①建立健全檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)要依據(jù)單位自身的發(fā)展需要制定相應(yīng)的管理規(guī)范、引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)并明確管理工作的具體方式與詳細(xì)流程，使每項(xiàng)管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度準(zhǔn)則，從而為工作人員提供制度依靠。同時(shí)，在制定管理制度的時(shí)候，要兼顧制度本身的實(shí)用性與明確性，以便使各項(xiàng)規(guī)章制度能夠更順利地發(fā)揮作用[1]。②建立合理的獎(jiǎng)懲考核制度。依據(jù)單位實(shí)情合理提升管理人員的工作待遇，定期對(duì)工作人員的管理水平進(jìn)行考核，對(duì)表現(xiàn)良好的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)較差的工作人員則采取相應(yīng)的工作指導(dǎo)，對(duì)所有工作人員要一視同仁。③改進(jìn)管理模式。單位內(nèi)部要積極推進(jìn)對(duì)檔案管理模式的改進(jìn)，事業(yè)單位雖然屬于服務(wù)性、公益性的單位，然而近年來(lái)其與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)系越來(lái)越密切，因此，其檔案管理模式還需順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展，從而促使檔案信息能夠得到最大化利用。

二、采取信息管理措施

信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展潮流，大大地改進(jìn)了管理工作的便捷性，其不僅可以提升檔案管理的效率，而且還能夠優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)信息化管理。其具體措施為：①完善信息化建設(shè)。事業(yè)單位必須依據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況來(lái)制定完善的信息化建設(shè)規(guī)劃，并且要明確每一階段的建設(shè)任務(wù)以及該階段實(shí)施信息化建設(shè)的具體步驟以及可能出現(xiàn)的問(wèn)題，然后在安裝規(guī)劃要求對(duì)各個(gè)階段的建設(shè)任務(wù)逐一落實(shí)，從而確保信息化建設(shè)能夠逐步完成。②創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)建自己的檔案信息網(wǎng)站，并以本單位主頁(yè)的形式為社會(huì)提供所有檔案信息的查詢、填報(bào)以及調(diào)取等各種服務(wù)，從而確保檔案信息能夠及時(shí)更新與使用以確保檔案使用的時(shí)效性與使用率。③設(shè)置數(shù)字化檔案管理庫(kù)。事業(yè)單位內(nèi)部要全力設(shè)置適用于自身發(fā)展的數(shù)字化檔案管理庫(kù)，且在設(shè)置管理庫(kù)的時(shí)候務(wù)必要確保檔案信息齊全并有非常清晰的分門(mén)別類，從而促使檔案管理工作中的共同使用、檔案分析以及相關(guān)處理等任務(wù)能夠便于執(zhí)行。

三、提升管理人員素質(zhì)

管理人員的業(yè)務(wù)處理水平以及綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量與效率起著關(guān)鍵性影響，要想進(jìn)一步促使事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率得以優(yōu)化就必須積極提升管理人員的個(gè)人素質(zhì)。因此，事業(yè)單位必須做好以下幾點(diǎn)：①積極引入高素質(zhì)的檔案管理人才。事業(yè)單位要在檔案管理人員的聘用過(guò)程中加大管控力度，在篩選人才時(shí)必須全面考慮應(yīng)聘者的工作經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人履歷、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)道德等多個(gè)方面，尤其是要能夠熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而引入高素質(zhì)的管理人才[2]。②加強(qiáng)培訓(xùn)。事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員召開(kāi)培訓(xùn)課程，全面分析各階段管理工作中表現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)點(diǎn)以及不足之處，為管理人員講解如何完善這些不足之處并倡導(dǎo)其積極提問(wèn)以給予全面解答。在培訓(xùn)過(guò)程中，要加大各工作人員之間的相互交流，使所有問(wèn)題都能夠清楚地呈現(xiàn)出來(lái)：同時(shí)，務(wù)必要做到實(shí)事求是，直面工作人員出現(xiàn)的各種問(wèn)題，以采取針對(duì)性的完善措施，從而不斷提升管理人員的工作能力與綜合素質(zhì)。

四、優(yōu)化檔案管理環(huán)境

檔案管理環(huán)境的優(yōu)化程度在一定方面影響著管理人員的管理態(tài)度與工作效率，良好的管理環(huán)境往往可以為管理工作提供便捷且改善管理人員的工作態(tài)度。優(yōu)化檔案管理環(huán)境具體要從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：①硬件方面。事業(yè)單位要積極完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要有獨(dú)立檔案室，并且要確保檔案室有不受外界影響的獨(dú)立環(huán)境。若存在辦公室與檔案室一體的現(xiàn)象則必須及時(shí)解決，以開(kāi)辟出檔案室的獨(dú)立空間。同時(shí)，事業(yè)單位必須劃分足夠的資金來(lái)購(gòu)入智能電動(dòng)檔案密集架、電腦以及干燥箱等管理設(shè)備，從而確保檔案室具有足夠的硬件設(shè)備以方便檔案管理人員完成相關(guān)工作。②軟件方面。首先，要制定科學(xué)合理的檔案管理程序，并引入成熟可靠的檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，事業(yè)單位的干部領(lǐng)導(dǎo)與管理人員均需強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，明確檔案管理工作對(duì)自身以及單位發(fā)展的重要意義，熟練掌握各種軟件系統(tǒng)的應(yīng)用范圍以及使用流程的標(biāo)準(zhǔn)化，全力提升自己對(duì)各種軟件的應(yīng)用操作能力以加強(qiáng)檔案管理技能，從而顯著地提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位中需要使用檔案的情況相當(dāng)多，比如聘用員工、考核、調(diào)薪、升職以及社會(huì)服務(wù)等，且隨著事業(yè)單位的自身發(fā)展使得檔案的使用頻率越來(lái)越高。然而，在以往的管理當(dāng)中存在著管理制度不完善、管理人員素質(zhì)偏低、軟硬件設(shè)施不全以及管理方式落后等諸多問(wèn)題。因此，事業(yè)單位不僅要積極完善檔案管理制度并全面采取信息管理措施，而且還需幫助管理人員提升個(gè)人素質(zhì)并引入足夠的資金來(lái)大力優(yōu)化檔案管理環(huán)境，從而使管理人員都能夠樂(lè)于投身到檔案管理工作中來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張夏陽(yáng).事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：107-108.

[2]王鋒.淺析事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：112-113.