陳修亭

摘要：當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入到電子政務(wù)時(shí)代，政府檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代潮流的舉措。政府檔案管理信息化建設(shè)有利于提升工作效率，充分的發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值。本文具體就政府檔案管理信息化建設(shè)路徑進(jìn)行探索和分析。

關(guān)鍵詞：政府;檔案管理;信息化建設(shè)

政府檔案數(shù)量多、種類廣，信息化時(shí)代，電子政務(wù)建設(shè)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)改革。檔案管理向著信息化方向發(fā)展，有利于提升檔案管理水平和質(zhì)量，政府工作中強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)信息的利用，以更好的為民眾服務(wù)。當(dāng)前政府檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中仍舊存在一定的問(wèn)題，本文具體就問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出相應(yīng)的解決策略[1]。

一、政府檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提高檔案管理工作的規(guī)范化程度

政府檔案管理信息化建設(shè)有利于提升檔案管理工作的規(guī)范化程度，檔案管理工作中能夠有效的分門(mén)別類，建立規(guī)范化、完善化檔案，以確保檔案信息的安全可靠性。檔案管理信息化過(guò)程中，建立政府檔案管理系統(tǒng)，各部門(mén)之間資源共享，同時(shí)建立完善的訪問(wèn)權(quán)限，依照程序和流程，借助電子信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行信息收集、分類、整理、利用以及保護(hù)等工作，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）契合電子政務(wù)發(fā)展需求

電子政務(wù)建設(shè)正在路上，強(qiáng)化政府檔案管理信息化建設(shè)契合電子政務(wù)發(fā)展需求。檔案信息化建設(shè)解放了勞動(dòng)力，電子政務(wù)時(shí)代政府建設(shè)優(yōu)化結(jié)構(gòu)，精簡(jiǎn)人員，檔案信息化建設(shè)為精簡(jiǎn)人員提供了基礎(chǔ)和前提。當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，政府檔案管理信息化將政府各個(gè)部門(mén)納入其中，實(shí)行檔案綜合管理，有利于廉政服務(wù)型政府建設(shè)。

（三）提高了工作效率

檔案管理信息化有效的提高了政府檔案管理工作的效率。政府工作內(nèi)容較多，信息量大、信息資源種類繁多，檔案管理工作復(fù)雜。檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息遺漏和缺失，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案信息化管理將工作人員從簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高了檔案管理工作的效率，以確保政府能夠更好的為人民服務(wù)[2]。

二、政府檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

政府檔案管理信息化建設(shè)意義重大，檔案管理信息化建設(shè)主要包括了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)以及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)等五個(gè)方面。當(dāng)前政府檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中仍舊存在一定的問(wèn)題。下面具體就問(wèn)題進(jìn)行介紹和分析。

（一）對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足

當(dāng)前工作人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不足嚴(yán)重影響了信息化檔案的建設(shè)水平和效率。檔案管理缺乏完善的管理制度，檔案管理信息化需要新的管理制度來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐，當(dāng)前缺乏新管理制度，僵化、陳舊的管理制度無(wú)法滿足實(shí)踐需求，在一定程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)水平。其次是檔案管理思想落后，當(dāng)前人們?nèi)耘f采用傳統(tǒng)的管理理念和管理思想來(lái)審視檔案管理工作，管理人員多是基于傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，檔案管理工作與政府各部門(mén)其他工作相脫離，在很大程度上影響了檔案管理的發(fā)展，也造成了數(shù)據(jù)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）缺乏專業(yè)的高素質(zhì)人才

人才是檔案管理信息化建設(shè)的中流砥柱，缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才在一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設(shè)水平。檔案管理部門(mén)的地位一直較為尷尬，年輕人不愿意來(lái)，檔案管理部門(mén)甚至被稱為“養(yǎng)老部門(mén)”。尚未意識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才。在具體的管理工作中，工作人員缺乏信息化管理素質(zhì)，沿用傳統(tǒng)的思想和理念進(jìn)行檔案管理工作，造成了政府其他工作中檔案數(shù)據(jù)信息利用不足，影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮。

（三）缺乏資金、技術(shù)支持

設(shè)施設(shè)備是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案管理工作中，缺乏資金、技術(shù)支持，影響了檔案管理信息化建設(shè)水平。當(dāng)前政府部門(mén)缺少專業(yè)的檔案管理資金來(lái)源，資金數(shù)額小，資金數(shù)量不能夠滿足檔案設(shè)備購(gòu)買需求，設(shè)備達(dá)不到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。此外，檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中缺乏技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)管理，嚴(yán)重影響了檔案管理信息化建設(shè)。

三、解決策略和方法

（一）制定總體規(guī)劃

檔案管理信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要一環(huán)，為促使電子政務(wù)建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，需要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)范，有計(jì)劃地推進(jìn)“存量數(shù)字化，增量電子化”，建立健全檔案信息電子化長(zhǎng)效機(jī)制管理。檔案管理信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其建設(shè)必須同經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)，以及同政府部門(mén)的實(shí)際發(fā)展需求相適應(yīng)，確保檔案管理信息化建設(shè)的靈活性以及可擴(kuò)展性。

（二）全面提升工作人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)提出了更高的要求，需要具備一定的計(jì)算機(jī)素質(zhì)和專業(yè)檔案管理素養(yǎng)。為此，檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要強(qiáng)化人才建設(shè)，定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，以確保工作人員的素質(zhì)能夠符合當(dāng)前工作的需求。培訓(xùn)后，基于培訓(xùn)內(nèi)容對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，落實(shí)考核，以考核來(lái)確保培訓(xùn)的效果，切實(shí)提升人員的素質(zhì)和水平[3]。

（三）積極實(shí)施軟件開(kāi)發(fā)工作

檔案管理是一項(xiàng)程度復(fù)雜、操作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，工作中的失誤可能會(huì)對(duì)區(qū)域經(jīng)濟(jì)、安全生產(chǎn)等造成巨大的損失。政府檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中要強(qiáng)化軟件開(kāi)發(fā)工作，以此來(lái)確保檔案管理的效率和質(zhì)量。軟件開(kāi)發(fā)要立足于工作人員的操作水平，盡量的簡(jiǎn)化操作，建立人機(jī)交互界面友好、操作簡(jiǎn)便的軟件系統(tǒng)。此外，政府檔案數(shù)據(jù)關(guān)乎國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全、社會(huì)穩(wěn)定，軟件開(kāi)發(fā)建設(shè)要加強(qiáng)安全建設(shè)，建設(shè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)管理制度和技術(shù)相結(jié)合的措施，確保軟件系統(tǒng)的安全運(yùn)行，以確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理體系，合理授予用戶權(quán)限，以此來(lái)確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和可靠性。

（四）提升檔案管理硬件建設(shè)工作效率

政府檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中要強(qiáng)化硬件建設(shè)，以此為檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。政府部門(mén)應(yīng)該加大資金投入，完善硬件建設(shè)，以便于檔案管理信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。政府檔案數(shù)量多、種類廣，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要確保足夠容量的存儲(chǔ)，以便于數(shù)據(jù)信息的錄入、儲(chǔ)存以及取用，強(qiáng)化檔案管理硬件建設(shè)，以此來(lái)提升檔案管理工作的效率。

（五）積極建設(shè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

政府檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中需要在網(wǎng)站上建立檔案信息站點(diǎn)，以此更好的進(jìn)行檔案管理工作。建設(shè)服務(wù)型政府是當(dāng)前政府建設(shè)的方向，檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中可以建立網(wǎng)頁(yè)形式，以為民眾提供檔案信息服務(wù)，包括文件查詢、文件下載、文件瀏覽等。檔案管理工作具有一定的靈活性和廣延性，在進(jìn)行檔案信息網(wǎng)站建設(shè)時(shí)，應(yīng)該堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，建設(shè)功能能夠進(jìn)行升級(jí)的網(wǎng)站系統(tǒng)，以便于能夠與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)時(shí)更新，以更好的滿足時(shí)代要求。此外，為提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，政府檔案管理要加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理的透明化，以此來(lái)確保人民的利益。

四、總結(jié)

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代要求、落實(shí)信息化戰(zhàn)略的重要內(nèi)容，是促進(jìn)檔案管理利用、提高機(jī)關(guān)工作效率的有效手段[4]。政府檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)以及應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，政府工作中提升檔案數(shù)據(jù)信息的利用度，以此來(lái)推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，以更好的開(kāi)展便民、利民服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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