徐鑫

摘要：現(xiàn)如今快速發(fā)展的信息化環(huán)境之下，事業(yè)單位檔案管理工作形式在不斷轉變。目前我國電子政務建設已經(jīng)成為國家信息化建設的重點，所以事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展屬于重要的工作環(huán)節(jié)。但目前來看，事業(yè)單位檔案管理的信息化仍然處于發(fā)展階段，問題較多。對此，探討信息化技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用有實際意義。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;建設途徑

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動、工作紀要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現(xiàn)代社會科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關的項目服務，這些都是可以參考的重要內(nèi)容[1]。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對于實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設途徑

（一）加大對事業(yè)單位檔案管理的資金投入

不管是工程項目還是公司管理部門，順利進行的原因都是每個部門都投入了大量的人力、物力和財力，事業(yè)單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時更新舊設備并有足夠的資金來引進高新技術，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關部門的大力支持下，事業(yè)單位可以積極引進現(xiàn)代化的管理設備，取代原來的計算機、掃描儀、打印機和其他文件管理所需的材料。但是，應注意的是，更換設備后，人員應保存原始數(shù)據(jù)并將其傳輸?shù)叫略O備中，以進行有效的分類和集成[2]。其次，為了確保所收集文件的安全性和機密性，還應建立完整的安全保護系統(tǒng)，以確保文件信息不會丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。

（二）制定檔案管理標準

制定檔案管理標準是事業(yè)單位檔案管理信息化建設的首要工作。首先，應制定具有針對化的信息化管理標準體系，在管理架構上，應保證檔案管理具有高度統(tǒng)一性特點，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現(xiàn)。還應做好領導管理工作，對組長、負責人進行有效安排。其次，應對資源進行有效整合，完成可操作檔案共享標準體系構建工作，保證文書檔案網(wǎng)絡共享平臺可以得到有效運行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機關工作高效性。

（三）完善檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。首先，事業(yè)單位應構建層層負責制度，并成立專業(yè)領導小組，保證檔案管理信息化建設具有專人專崗特點。其次，事業(yè)單位應對檔案管理信息化建設制定長期規(guī)劃與長期目標，具體應涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫得到有效對接，讓安全防護防泄密問題、網(wǎng)絡技術攻關問題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問題得到有效解決。最后，需要對權利義務制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性[3]。

（四）構建良好運行程序

在事業(yè)單位中，為讓良好運行程序得以構建，首先，應結合檔案信息化建設工作實際需求，對檔案電子文件裝訂方式、存儲格式、管理架構以及人員專業(yè)技術進行全面分析，對工作流程進行有效完善，保證管理、保管、移交統(tǒng)一性。其次，應保證在職人員、離職人員對保密責任予以嚴格履行，避免有涉密文件泄露情況產(chǎn)生。最后，應嚴格管理涉密檔案，可以對此類檔案進行登記目錄，開展備案備查工作，全面了解當前檔案管理情況。

（五）提升人才素質(zhì)水平

（1）強化人員培訓

強化人員培訓是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作人員素質(zhì)水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補的重要舉措。在具體工作開展中，應對培訓力度予以增大，一方面應保證培訓人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位;另一方面應保證培訓方式多元性，對講座培訓方式、互聯(lián)網(wǎng)培訓方式、模擬實踐培訓方式予以綜合采用，保證培訓工作開展效果。

（2）加強交流鍛煉

事業(yè)單位應對檔案管理工作人員定期組織交流學習活動與進修學習活動，讓檔案管理工作人員在學習中提升自身的能力素質(zhì)水平，讓人員工作態(tài)度變得更為端正，進而為檔案信息化建設管理工作高質(zhì)量開展提供人力支持。值得注意的是，檔案管理工作人員自身也應積極樹立終身學習理念、自主學習意識，根據(jù)單位需求，及時學習計算機硬件維護知識、軟件應用技能，讓平臺應用、維護、管理工作開展有效性得以提升。

（六）加強館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質(zhì)檔案，并進行館藏管理。如今，現(xiàn)代技術在各個領域的使用為人們的生活帶來了極大的方便。事業(yè)單位的文件管理應逐步將文件轉換為某種形式的數(shù)字信息，數(shù)字處理不僅可以促進文件的組織和存儲，而且可以成為創(chuàng)建文件信息的主要因素。首先，該部門的文件管理人員應根據(jù)各種類型和部門的數(shù)據(jù)信息以及分類返回的文件信息的準確性進一步對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件進行分類[4]。其次，執(zhí)行數(shù)字處理以避免將來由于時間和空間的變化而造成的存檔信息丟失，從而不能保證存檔信息的完整性。

（七）加強信息安全防護

在檔案管理信息化建設背景下，檔案管理工作開展效率迅速提高、耗時大幅縮短，但與此同時，檔案信息資源安全問題也變得更為嚴峻。所以，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設工作中，需要對信息安全防護工作開展力度予以加強。首先，事業(yè)單位需要增強管理工作人員安全意識，讓工作人員嚴格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開展有效性得以提升。其次，事業(yè)單位應開展檔案資源存儲殺毒工作，應在實際情況基礎上，裝設殺毒軟件以及防火墻，并對硬件設備、軟件設備開展定期升級維護工作。最后，在信息化檔案建設中，需要對數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復功能予以全面應用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護工作開展綜合性，值得注意的是，事業(yè)單位應在安全防護工作開展中全面結合實際情況，讓自身優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，完成安全風險與安全問題的監(jiān)控工作、識別工作、處理工作與報告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點。

總之，今后仍需要進一步探討事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向以及技術創(chuàng)新需求，做好信息化建設，并以積極建設信息化檔案模式作為基礎，持續(xù)完善和優(yōu)化檔案的管理技術水平，促使事業(yè)單位檔案管理工作實效性持續(xù)提高，從而提高事業(yè)單位檔案管理的意義和社會價值。

參考文獻：

[1]劉佳梅.檔案信息化建設面臨的問題與對策[J].傳播力研究，2019，3（11）：239.

[2]田鑫.新時期辦公室檔案管理規(guī)范化研究[J].辦公室業(yè)務，2019（03）：103.

[3]李啟紅.探討行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時代信息檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2019（02）：80.

[4]魏峰.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑探索[J].蘭臺內(nèi)外，2019（02）：26-27.