薛薇

摘要：信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，有效推動(dòng)了我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在信息時(shí)代的背景下，檔案數(shù)字化是時(shí)代所趨。那么，如何高效地建設(shè)檔案數(shù)字化，保證其質(zhì)量和安全保密性已成為相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視的問題。文章針對此問題提出了相關(guān)的策略，旨在提升我國檔案數(shù)學(xué)化的管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;檔案管理質(zhì)量;安全保密;保密控制

一、引言

在日常的檔案數(shù)字化管理過程之中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，比如說檔案失真、丟失等情況，會直接影響檔案的管理質(zhì)量，損害工作人員的利益。因此，在開展檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，一定要制定質(zhì)量管理策略，做好安全保密工作，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)事業(yè)的順利開展。

二、檔案數(shù)字化存在的問題

（一）思想方面存在著對檔案數(shù)字化重視不夠的問題

基于一般認(rèn)知，人們對檔案發(fā)展缺乏重視，目前大部分單位和部門的檔案管理工作還處于傳統(tǒng)的管理模式中。一些地區(qū)和單位在傳統(tǒng)檔案管理上就存在固有問題，檔案管理成為單位內(nèi)部管理中容易被忽視的環(huán)節(jié)。例如，檔案庫房配備及設(shè)備等硬件配置不足，在單位預(yù)算中，用于檔案工作的資金投入較少，檔案工作人員往往是由綜合辦公室人員兼任，沒有專職人員，聲像檔案和實(shí)物檔案歸檔較少。對于這類地區(qū)和單位來說，檔案數(shù)字化更是難以實(shí)現(xiàn)，電子系統(tǒng)和數(shù)字化處理設(shè)備落后甚至缺乏，檔案數(shù)據(jù)化和電子化管理根本無從談起。

（二）數(shù)字化加工存在一定的難度

隨著檔案數(shù)字化、信息化工作的推進(jìn)，數(shù)字資源必將成為信息傳播的主要形式?？稍诂F(xiàn)實(shí)工作中，由于數(shù)字化處理設(shè)備不齊全，檔案數(shù)字化還無法完全實(shí)現(xiàn)。一些單位實(shí)現(xiàn)了文件數(shù)據(jù)庫的查詢，但由于軟件更新快，檔案信息錄入也出現(xiàn)一定的問題。缺少專項(xiàng)人才和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入，檔案信息的加工、存儲以及開發(fā)、利用還處于滯后狀態(tài)。因此，加強(qiáng)檔案數(shù)字化的加工已引起相關(guān)部門的重視。

（三）缺乏檔案管理數(shù)字化人才

新時(shí)期檔案工作日新月異，對檔案工作人員整體素質(zhì)要求也有了新的要求。新時(shí)期，檔案工作不再是對方需要什么，查找什么，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案工作者要以技術(shù)為導(dǎo)向以服務(wù)為宗旨，積極探索大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作方法。一是要具備一定的網(wǎng)絡(luò)信息知識、軟件的維護(hù)和管理知識，并且要能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，二是在掌握系統(tǒng)論、信息論的基礎(chǔ)上，還要具備大數(shù)據(jù)分析能力，能根據(jù)用戶需求，利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)挖掘、排隊(duì)分析等方式，快速尋找有價(jià)值的信息來滿足用戶需求。這就要求檔案數(shù)字化的工作人員要加強(qiáng)專業(yè)及整體素質(zhì)，在管理水平和管理能力上不斷提升。

（四）數(shù)字檔案公開保密問題

依據(jù)政府信息公開相關(guān)法律的規(guī)定，檔案館應(yīng)該依法公開相關(guān)的檔案，以便于滿足社會公眾的知情權(quán)。事實(shí)上檔案館展開數(shù)字檔案建設(shè)工作也是為了以更加直觀便捷的方式，向社會公眾提供各種類型的檔案，滿足公眾對檔案信息的知情權(quán)。但在檔案信息公開的同時(shí)，還存在檔案保密的問題，信息公開與檔案保密之間也就形成了沖突。數(shù)據(jù)安全是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的重點(diǎn)。數(shù)據(jù)的安全在大數(shù)據(jù)時(shí)代顯得尤為重要，目前所使用的電子軟件大多存在一定程度的漏洞，容易給不法分子帶來可乘之機(jī)，需要配備專業(yè)技術(shù)人員對檔案數(shù)字化相關(guān)軟件進(jìn)行維護(hù)和管理，檔案管理人員也要提高安全意識，提高檔案管理的安全性。

數(shù)字檔案相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，更容易被獲取也能夠在更廣泛的范圍內(nèi)，以更快的速度傳播。因此，數(shù)字檔案公開也會帶來信息安全方面的問題。如果在數(shù)字檔案形成及傳輸?shù)倪^程中，因病毒感染或是黑客攻擊而導(dǎo)致承載著公民個(gè)人信息的檔案被泄露，則可能會侵害公民的個(gè)人信息安全權(quán)及隱私權(quán)，還會導(dǎo)致公共利益、國家利益因此而受損。

三、檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制的提升措施

（一）創(chuàng)新檔案數(shù)字化以及安全保密的服務(wù)手段

為應(yīng)對信息時(shí)代對于檔案工作新要求，檔案數(shù)字化的工作已經(jīng)進(jìn)行了多年，并在一定程度上解決了傳統(tǒng)檔案利用信息技術(shù)進(jìn)行管理及共享的問題。檔案數(shù)字化為深入挖掘檔案的利用率提供了支撐。例如，可以在現(xiàn)行檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，開發(fā)檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)接口，鏈接數(shù)字化檔案資料，提供給用戶查找。分層分級劃分權(quán)限，在保證檔案資料使用的同時(shí)強(qiáng)化保密措施。各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)也可以進(jìn)行關(guān)聯(lián)對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享。公共平臺可以主動(dòng)提供推送服務(wù)，用戶既可以在系統(tǒng)中主動(dòng)查找訂閱自己感興趣的專題，檔案管理信息平臺也可以定期向用戶進(jìn)行信息推送，平臺內(nèi)實(shí)時(shí)更新的信息時(shí)也能夠準(zhǔn)確投送給目標(biāo)用戶，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，提高檔案的社會價(jià)值。

（二）提升檔案數(shù)字化以及安全保密人員技術(shù)水平

要避免在數(shù)字檔案管理過程中出現(xiàn)各種法律風(fēng)險(xiǎn)，帶來法律問題，不僅需要法律制度的完善以對相關(guān)主體形成督促和約束，而且也應(yīng)該要通過人員素質(zhì)的提高與技術(shù)水平的提升，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)字檔案管理健康規(guī)范的運(yùn)行，發(fā)揮出數(shù)字檔案在檔案管理中的優(yōu)勢與價(jià)值。加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，檔案數(shù)字化工作的展開需要各檔案館相關(guān)人員的積極參與，也需要檔案使用者的積極配合。要加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)教育，提升其職業(yè)道德素養(yǎng)，提高其對數(shù)字檔案的認(rèn)識。

引導(dǎo)檔案工作人員掌握檔案信息化相關(guān)的法律法規(guī)，并努力做到在數(shù)字檔案建設(shè)及保管的過程中，做好信息安全工作，體現(xiàn)對知識產(chǎn)權(quán)的有效保護(hù)，也要盡可能地以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度確保數(shù)字檔案的真實(shí)性與客觀性。在數(shù)字檔案管理的過程中，尤其要提高管理人員的保密意識，堅(jiān)決杜絕檔案泄漏事件的發(fā)生，以從源頭上保護(hù)社會公眾的個(gè)人信息安全。要加強(qiáng)對檔案利用者的宣傳教育，引導(dǎo)檔案利用者合理規(guī)范地使用檔案，提高他們的法律意識，以免在檔案利用過程中出現(xiàn)故意侵害他人合法權(quán)益的行為。

（三）做好檔案數(shù)字化以及安全保密人員管理工作

做好人員的管理工作，可以有效地提升安全保密性。其過程需要從以下幾個(gè)方面開展人員管理工作：首先，在招聘工作人員時(shí)，要做好政審工作;其次，做到職責(zé)分明，明確每一個(gè)工作人員的職責(zé)，落實(shí)到細(xì)節(jié)之處，不要出現(xiàn)工作模糊地帶;最后，定期考核，了解工作人員的工作情況和他們的思想動(dòng)態(tài)。有工作人員離職時(shí)，需要在第一時(shí)間，將其門禁卡和相關(guān)的證件收回，同時(shí)，還要在所有的工作系統(tǒng)里面，刪除其認(rèn)證權(quán)限。

（四）完善安全保密制度

安全保密制度是很早之前就有的，但是在具體執(zhí)行的時(shí)候，效果往往不盡如人意。之所以會出現(xiàn)這樣的情況，是因?yàn)橛械墓ぷ魅藛T沒有明確安全保密的重要性，在工作時(shí)粗心大意。還有的人認(rèn)為，安全保密制度是累贅，會降低其工作效率等。因此，必須要提升工作人員的安全警惕性，讓其意識到安全保密工作的重要性。一旦出現(xiàn)了泄密問題，就必須要嚴(yán)格追查，并根據(jù)規(guī)定，進(jìn)行處罰，不容心軟。與此同時(shí)，還要不斷提升安全防范技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的安全防護(hù)設(shè)施，不斷優(yōu)化安全軟件，盡量保證數(shù)字化檔案和實(shí)體檔案的安全性。

四、結(jié)束語

檔案數(shù)字化在檔案利用中的便捷性和檔案保存的便攜性上，較傳統(tǒng)檔案有著無以比擬的優(yōu)勢。數(shù)字化加工后的檔案，可以利用大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)，合理地計(jì)算和調(diào)整實(shí)際需求，快速匹配相關(guān)資源，并迅速反饋，有效地解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的“脹庫”問題。檔案管理數(shù)字化正在不斷建設(shè)和發(fā)展之中，其中還存在著不少的問題，等待相關(guān)人員解決完善，以此來促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的不斷提升。

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